Verwaltung von Gemeinschaftsbereichen (neue Benutzeroberfläche für Gemeinschaftsbereiche)

Zoom aktualisiert den Workflow zur Verwaltung von (Festnetz-)Telefonen in Gemeinschaftsbereichen, Analog-Telefon-Adaptern (ATAs) und Zoom Phone-Geräten im Web Portal. Erfahren Sie mehr über die neue Benutzeroberfläche für Gemeinschaftsbereiche. 

Wenn Sie diese Benutzeroberfläche für Ihr Konto aktiviert haben, erfahren Sie diesen Artikel, wie Sie Gemeinschaftsbereiche bestimmen, Geräte zuweisen und Einstellungen wie die Nebenstellennummer konfigurieren.

Bei einem Gemeinschaftsbereich kann es sich um jeden Bereich in einem Büro handeln, der mehr als einem Mitarbeiter zur Verfügung steht. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel über ein auf hybrides Arbeiten zugeschnittenes Büro verfügt, kann jede Hoteling Station als Gemeinschaftsbereich definiert werden. Diesem können dann Telefone zugewiesen werden, die Mitarbeiter verwenden können.

In diesem Artikel:

• So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich hinzu und weisen ihm Geräte zu
• Ändern von Einstellungen für Gemeinschaftsbereiche
  • Registerkarte Profil
  • Registerkarte Richtlinien
  • Registerkarte Einstellungen
  • Einstellungen für die Anrufbearbeitung
• So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer Anrufwarteschleife hinzu
• So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer automatischen Rufannahme hinzu
• So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer IVR hinzu
• So fügen Sie mehrere Gemeinschaftsbereiche auf einmal hinzu
• So exportieren Sie eine Liste von Gemeinschaftsbereichen

Voraussetzungen für die Verwaltung von Gemeinschaftsbereichen

• Neue Benutzeroberfläche Gemeinschaftsbereich für Ihr Konto aktiviert
• Pro-, Business-, Bildungs- oder Enterprise-Konto
• Kontoinhaber- oder Administratorrechte
• Lizenz für Zoom Phone 
• Zertifiziertes Gerät hinzugefügt und bereitgestellt

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich hinzu und weisen ihm Geräte zu

Befolgen Sie diese Anleitung, um ein Tischtelefon hinzuzufügen, das jeder verwenden kann. Sie können auch mehrere Telefone in Gemeinschaftsbereichen auf einmal hinzufügen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die folgenden Informationen ein:
   • Standort (nur sichtbar, wenn Sie mehrere Standorte haben): Wählen Sie den Standort aus, dem das Gemeinschaftsbereich-Telefon zugeordnet werden soll.
   • Anzeigename: Geben Sie einen Anzeigenamen ein, um das Gemeinschaftsbereich-Telefon zu identifizieren.
   • Beschreibung (optional): Geben Sie eine Beschreibung ein, um das Gemeinschaftsbereich-Telefon leicht identifizieren zu können.
   • Nebenstellennummer: Geben Sie eine zuzuweisende Nebenstellennummer ein.
   • Paket: Weisen Sie ein Paket für ausgehende Anrufe zu.
   • Land/Region: Wählen Sie das Land/die Region für die Notfalladresse des Telefons aus. Das Land bestimmt, welche Nebenstellennummern reserviert sind. Diese können Sie nicht für das Telefon verwenden.
   • Zeitzone: Wählen Sie eine Zeitzone aus, um festzulegen, welche Uhrzeit auf den zugewiesenen Geräten angezeigt wird.
5. Klicken Sie auf Speichern. 
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen.
7. Klicken Sie im Abschnitt Tischtelefon(e) auf Hinzufügen.
8. Wählen Sie die bereitgestellten Tischtelefone oder ATAs aus, die zum Gemeinschaftsbereich hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.
9. Klicken Sie im Abschnitt Zoom Phone-Gerät auf Zuweisen.
10. Wählen Sie das Zoom Phone-Gerät aus, das dem Gemeinschaftsbereich hinzugefügt werden soll.

Ändern von Einstellungen für Gemeinschaftsbereiche

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie die Einstellungen für ein Gemeinschaftsbereich-Telefon, das Sie bereits hinzugefügt haben, bearbeiten möchten.

Hinweis: Es gibt auch globale Telefoneinstellungen und Richtlinieneinstellungen, die bestimmte Telefonfunktionen aktivieren bzw. deaktivieren.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
4. Klicken Sie auf den Anzeigenamen des Gemeinschaftsbereichs, den Sie bearbeiten möchten.
   Sie sehen die folgenden Informationen und Optionen:

Registerkarte Profil

• Anzeigename: Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Anzeigenamen, um ihn zu ändern.
• Standort: Zeigt den Standort an, zu dem der Telefonbenutzer gehört. Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs einen anderen Standort aus, um diesem das Telefon zuzuweisen.
• Paket: Klicken Sie auf Zuweisen, um ein Paket für ausgehende Anrufe zuzuweisen. Klicken Sie auf × neben einem zugewiesenen Paket, um es zu entfernen.
• Nebenstellennummer: Klicken Sie auf Bearbeiten, um die dem Telefon zugewiesene Nebenstellennummer zu ändern.
  Hinweis: Nebenstellennummern können bis zu 6 Ziffern haben. Wenn Sie über mehrere Standorte verfügen und Codes für die Standorte aktiviert haben, können Nebenstellennummern zwischen 2 und 5 Ziffern lang sein. Standort-Codes können zwischen 1 und 3 Ziffern lang sein.
• Nummer(n): Klicken Sie auf Zuweisen, um dem Telefon im Gemeinschaftsbereich Nebenstellennummern zuzuweisen. Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn Sie ein Paket zuweisen.
• Ausgehende Anrufer-ID (nur sichtbar, wenn Sie ein Paket zuweisen): Wählen Sie die ID für ausgehende Anrufe von diesem Telefon aus. Sie können aus den Telefonnummern auswählen, die der zentralen automatischen Rufannahme zugewiesen wurden.
• Land/Region (nur sichtbar, wenn Sie ein Paket zuweisen): Zeigt das Land für die Notfalladresse des Telefons an. Das Land bestimmt, welche Nebenstellennummern reserviert sind. Diese können Sie nicht für das Telefon verwenden.
• Vorwahl (nur sichtbar, wenn Sie ein Paket zuweisen): Zeigt die Standardvorwahl für ausgehende Anrufe an. Klicken Sie auf Bearbeiten, um diese zu ändern, oder auf Einstellen, falls Sie noch keine Vorwahl hinzugefügt haben.
• Notfalladresse: Klicken Sie auf Verwalten , um die Notfalladresse zu bearbeiten, die dem Telefon im Gemeinschaftsbereich zugewiesen wurde. Wenn Sie mehrere Standorte haben, können Sie eine beliebige dem Standort zugewiesene Adresse oder die Standardadresse des Standorts auswählen.
• Zeitzone: Wählen Sie eine Zeitzone aus, um festzulegen, welche Uhrzeit auf dem Telefon im Gemeinschaftsbereich angezeigt wird.
• Abteilung/Kostenstelle: Weisen Sie eine Abteilung oder Kostenstelle zu. 
• Speicherort für Kommunikationsinhalte: Hier können Sie den Speicherort von Kommunikationsinhalten verwalten.

Registerkarte Richtlinien

Mit den Richtlinieneinstellungen können Sie bestimmte Zoom Phone-Funktionen aktivieren oder deaktivieren.

Hinweise: Gemeinschaftsbereichen stehen dieselben Richtlinieneinstellungen zur Verfügung wie Telefonen in Gemeinschaftsbereichen, mit Ausnahme von Hotdesking. Über die Registerkarte Einstellungen können Sie Hotdesking für bestimmte Geräte aktivieren oder ausschalten.

Registerkarte Einstellungen

Hinweis: Nachdem Sie benutzerdefinierte Zeiten festgelegt haben, können Sie anpassen, wie eingehende Anrufe während dieser Zeiten weitergeleitet werden. 

• Geschäftszeiten: Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Zeiten zu ändern, in denen der Benutzer Anrufe annehmen kann. Sie können die Geschäftszeiten so einstellen, dass sie über 23:30 Uhr hinaus reichen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Geschäftszeiten in 10-Minuten-Schritten einzustellen, indem Sie eine Zeit manuell eingeben, zum Beispiel 23:10 Uhr.
• Schließzeiten: Wenn Sie die Geschäftszeiten angepasst haben, können Sie auch Schließzeiten festlegen.
• Feiertage: Klicken Sie auf Verwalten, um gewisse Tage als Feiertage zu kennzeichnen. 
• Tasten und Stellen: Ändern Sie die Linientasten-Einstellungen.
• Tischtelefon(e): Fügen Sie Tischtelefone oder ATAs zum Gemeinschaftsbereich hinzu.
• Zoom Phone-Gerät: Fügen Sie Zoom Phone-Geräte zum Gemeinschaftsbereich hinzu.
  • Kalender (optional): Fügen Sie eine Kalenderressource hinzu.
  • Standort (optional): Weisen Sie das Gerät einem Workspace zu.
• Liste der blockierten Kontakte: Legen Sie Regeln zum Blockieren externer Anrufe fest.

Einstellungen für die Anrufbearbeitung

• Gerät anrufen: Aktivieren oder deaktivieren Sie das Klingeln bei eingehenden Anrufen.
• Klingeldauer: Wenn Sie Gerät anrufen aktiviert haben, konfigurieren Sie die maximale Klingeldauer, bevor der Anruf wie in der folgenden Einstellung angegeben behandelt wird (Wenn ein Anruf nicht angenommen wird).
• Wenn ein Anruf nicht beantwortet wird: Wählen Sie aus, wie unbeantwortete Anrufe während der angegebenen Zeiten behandelt werden sollen.
  • Abspielen einer Nachricht, dann Anruf trennen: Spielt eine personalisierte Nachricht für den Anrufer ab und beendet dann das Telefonat. Klicken Sie auf Audiobibliothek, um eine personalisierte Audiodatei auszuwählen, aufzunehmen oder hochzuladen.
  • Trennen: Der Anruf wird getrennt, ohne dass eine Nachricht abgespielt wird.
  • An eine andere Nebenstelle weiterleiten: Leitet Anrufe an eine anderen Nebenwahl auf dem Konto weiter.
  • An externen Kontakt weiterleiten: Wenn das Konto über ein Verzeichnis externer Benutzer verfügt, können Sie Anrufe an einen externen Kontakt weiterleiten.

So fügen Sie ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich zu einer Anrufwarteschleife hinzu

Sie können ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich als Mitglied zu einer Anrufwarteschleife hinzufügen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Anrufwarteschleifen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Anrufwarteschleife, zu der Sie das Telefon hinzufügen wollen.
4. Klicken Sie im Abschnitt Mitglied(er) auf Anzeigen und Bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
7. Wählen Sie das Telefon im Gemeinschaftsbereich aus und klicken Sie auf OK.

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer automatischen Rufannahme hinzu

Sie können während der Geschäfts- oder Ruhezeiten der automatischen Rufannahme auf ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich weiterleiten.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung, dann auf Automatische Rufannahme.
3. Klicken Sie auf den Namen der automatischen Rufannahme, zu der Sie das Telefon hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Nach Feierabend auf Bearbeiten neben Umleiten an.
5. Wählen Sie Gemeinschaftsbereich aus, geben Sie den Namen des Gemeinschaftsbereichs an und wählen Sie dann den Gemeinschaftsbereich aus.
6. Klicken Sie auf OK.

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer IVR hinzu

Wenn Sie über ein IVR-System verfügen, können Sie eine Option im IVR-Menü erstellen, um Anrufer an einen Gemeinschaftsbereich weiterzuleiten.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung, dann auf Automatische Rufannahme.
3. Klicken Sie den Namen der automatischen Rufannahme mit IVR an, zu der Sie das Telefon hinzufügen möchten
   .Hinweis: Richten Sie eine IVR ein, falls die automatische Rufannahme über keine solche verfügt.
4. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Nach Feierabend unter interaktive Sprachausgabe (IVR) auf Bearbeiten.
5. Klicken Sie neben einer der Tasten auf Bearbeiten.
6. Wählen Sie An Festnetztelefon weiterleiten aus, geben Sie den Namen des Gemeinschaftsbereichs an und wählen Sie dann den Gemeinschaftsbereich aus.
7. Klicken Sie auf Speichern.

So fügen Sie mehrere Gemeinschaftsbereiche auf einmal hinzu

Fügen Sie über eine CSV-Datei mehrere Gemeinschaftsbereiche auf einmal hinzu.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Importieren.
5. Wenn Sie über mehrere Standorte verfügen, wählen Sie den Zielstandort aus, dem die Benutzer angehören sollen.
6. Klicken Sie auf CSV-Beispiel. Sie können eine CSV-Beispieldatei herunterladen und sich die Pflichtfelder anzeigen lassen.
   Hinweis: Klicken Sie auf Zertifizierte Hardware für Zoom Phone, um eine Liste der zulässigen Einträge anzuzeigen. Füllen Sie die Spalten Hersteller und Modell anhand dieser Liste aus, damit die CSV-Datei korrekt importiert werden kann.
7. Klicken Sie auf Herunterladen.
8. Füllen Sie die Felder in der CSV-Beispieldatei mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Microsoft Excel aus.
   Hinweis:
   • Löschen Sie nicht die erste Reihe mit den Datenfeldnamen. Stellen Sie sicher, dass die Hersteller- und Modell-Felder korrekt ausgefüllt sind.
   • Wenn Sie mehrere Standorte haben, aber keine Standort-Codes aktiviert haben, lassen Sie die Spalte Standort-Code leer. Das Telefon wird auf den von Ihnen ausgewählten Zielstandort importiert.
9. Klicken Sie auf CSV hochladen und wählen Sie Ihre fertige CSV-Datei aus, um den Batch-Prozess zu starten.
   Hinweis: Wenn eines oder mehrere der Felder einen Fehler enthalten, kann der Batch-Prozess nicht abgeschlossen werden. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:
   • Klicken Sie auf Details, um eine Beschreibung der Felder zu sehen, die nicht korrekt ausgefüllt wurden.
   • (Falls zutreffend) Klicken Sie auf Probleme ignorieren und andere hochladen, um den Batch-Prozess fortzusetzen. Die Zeilen der CSV-Datei, die Fehler enthalten, werden nicht importiert. Diese Option wird Ihnen nicht angezeigt, wenn alle Zeilen Fehler enthalten.
   • Wenn alle Zeilen in der CSV-Datei Fehler enthalten, wird der Batch-Prozess nicht abgeschlossen. Klicken Sie auf Erneut hochladen, nachdem Sie die CSV-Datei korrigiert haben.
   • Klicken Sie auf Schließen, um den Batch-Import abzubrechen.
10. Klicken Sie auf Schließen, wenn der Batch-Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

So exportieren Sie eine Liste von Gemeinschaftsbereichen

Sie können auch eine CSV-Datei mit einer Liste aller Gemeinschaftsbereiche für Ihre eigenen Unterlagen exportieren.

Hinweis: Das Zoom Web Portal unterstützt keine Batch-Aktualisierung von Gemeinschaftsbereichen per CSV-Datei. Sie sollten die exportierte CSV-Datei nicht bearbeiten und dann wieder importieren.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
4. (Optional) Verwenden Sie die Suchleiste und Dropdown-Menüs, um Gemeinschaftsbereiche zu filtern.
5. Klicken Sie auf Exportieren, um eine CSV-Datei mit einer aktuellen Liste der Gemeinschaftsbereiche im Webportal herunterzuladen.