Verwaltung von Gemeinschaftsbereichen (neue Benutzeroberfläche für Gemeinschaftsbereiche)

Zoom aktualisiert den Workflow zur Verwaltung von (Festnetz-)Telefonen in Gemeinschaftsbereichen, Analog-Telefon-Adaptern (ATAs) und Zoom Phone-Geräten im Web Portal. Erfahren Sie mehr über die neue Benutzeroberfläche für Gemeinschaftsbereiche

Wenn Sie diese Benutzeroberfläche für Ihr Konto aktiviert haben, erfahren Sie diesen Artikel, wie Sie Gemeinschaftsbereiche bestimmen, Geräte zuweisen und Einstellungen wie die Nebenstellennummer konfigurieren.

Bei einem Gemeinschaftsbereich kann es sich um jeden Bereich in einem Büro handeln, der mehr als einem Mitarbeiter zur Verfügung steht. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel über ein auf hybrides Arbeiten zugeschnittenes Büro verfügt, kann jede Hoteling Station als Gemeinschaftsbereich definiert werden. Diesem können dann Telefone zugewiesen werden, die Mitarbeiter verwenden können.

In diesem Artikel:

Voraussetzungen für die Verwaltung von Gemeinschaftsbereichen

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich hinzu und weisen ihm Geräte zu

Befolgen Sie diese Anleitung, um ein Tischtelefon hinzuzufügen, das jeder verwenden kann. Sie können auch mehrere Telefone in Gemeinschaftsbereichen auf einmal hinzufügen.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die folgenden Informationen ein:
  5. Klicken Sie auf Speichern
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen.
  7. Klicken Sie im Abschnitt Tischtelefon(e) auf Hinzufügen.
  8. Wählen Sie die bereitgestellten Tischtelefone oder ATAs aus, die zum Gemeinschaftsbereich hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.
  9. Klicken Sie im Abschnitt Zoom Phone-Gerät auf Zuweisen.
  10. Wählen Sie das Zoom Phone-Gerät aus, das dem Gemeinschaftsbereich hinzugefügt werden soll.

Ändern von Einstellungen für Gemeinschaftsbereiche

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie die Einstellungen für ein Gemeinschaftsbereich-Telefon, das Sie bereits hinzugefügt haben, bearbeiten möchten.

Hinweis: Es gibt auch globale Telefoneinstellungen und Richtlinieneinstellungen, die bestimmte Telefonfunktionen aktivieren bzw. deaktivieren.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
  4. Klicken Sie auf den Anzeigenamen des Gemeinschaftsbereichs, den Sie bearbeiten möchten.
    Sie sehen die folgenden Informationen und Optionen:

Registerkarte Profil

Registerkarte Richtlinien

Mit den Richtlinieneinstellungen können Sie bestimmte Zoom Phone-Funktionen aktivieren oder deaktivieren.

Hinweise: Gemeinschaftsbereichen stehen dieselben Richtlinieneinstellungen zur Verfügung wie Telefonen in Gemeinschaftsbereichen, mit Ausnahme von Hotdesking. Über die Registerkarte Einstellungen können Sie Hotdesking für bestimmte Geräte aktivieren oder ausschalten.

Registerkarte Einstellungen

Hinweis: Nachdem Sie benutzerdefinierte Zeiten festgelegt haben, können Sie anpassen, wie eingehende Anrufe während dieser Zeiten weitergeleitet werden

Einstellungen für die Anrufbearbeitung

So fügen Sie ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich zu einer Anrufwarteschleife hinzu

Sie können ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich als Mitglied zu einer Anrufwarteschleife hinzufügen.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Anrufwarteschleifen.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Anrufwarteschleife, zu der Sie das Telefon hinzufügen wollen.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Mitglied(er) auf Anzeigen und Bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
  7. Wählen Sie das Telefon im Gemeinschaftsbereich aus und klicken Sie auf OK.

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer automatischen Rufannahme hinzu

Sie können während der Geschäfts- oder Ruhezeiten der automatischen Rufannahme auf ein Telefon in einem Gemeinschaftsbereich weiterleiten.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung, dann auf Automatische Rufannahme.
  3. Klicken Sie auf den Namen der automatischen Rufannahme, zu der Sie das Telefon hinzufügen möchten.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Nach Feierabend auf Bearbeiten neben Umleiten an.
  5. Wählen Sie Gemeinschaftsbereich aus, geben Sie den Namen des Gemeinschaftsbereichs an und wählen Sie dann den Gemeinschaftsbereich aus.
  6. Klicken Sie auf OK.

So fügen Sie einen Gemeinschaftsbereich zu einer IVR hinzu

Wenn Sie über ein IVR-System verfügen, können Sie eine Option im IVR-Menü erstellen, um Anrufer an einen Gemeinschaftsbereich weiterzuleiten.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung, dann auf Automatische Rufannahme.
  3. Klicken Sie den Namen der automatischen Rufannahme mit IVR an, zu der Sie das Telefon hinzufügen möchten
    .Hinweis: Richten Sie eine IVR ein, falls die automatische Rufannahme über keine solche verfügt.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Nach Feierabend unter interaktive Sprachausgabe (IVR) auf Bearbeiten.
  5. Klicken Sie neben einer der Tasten auf Bearbeiten.
  6. Wählen Sie An Festnetztelefon weiterleiten aus, geben Sie den Namen des Gemeinschaftsbereichs an und wählen Sie dann den Gemeinschaftsbereich aus.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

So fügen Sie mehrere Gemeinschaftsbereiche auf einmal hinzu

Fügen Sie über eine CSV-Datei mehrere Gemeinschaftsbereiche auf einmal hinzu.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
  4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Importieren.
  5. Wenn Sie über mehrere Standorte verfügen, wählen Sie den Zielstandort aus, dem die Benutzer angehören sollen.
  6. Klicken Sie auf CSV-Beispiel. Sie können eine CSV-Beispieldatei herunterladen und sich die Pflichtfelder anzeigen lassen.
    Hinweis: Klicken Sie auf Zertifizierte Hardware für Zoom Phone, um eine Liste der zulässigen Einträge anzuzeigen. Füllen Sie die Spalten Hersteller und Modell anhand dieser Liste aus, damit die CSV-Datei korrekt importiert werden kann.
  7. Klicken Sie auf Herunterladen.
  8. Füllen Sie die Felder in der CSV-Beispieldatei mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Microsoft Excel aus.
    Hinweis:
  9. Klicken Sie auf CSV hochladen und wählen Sie Ihre fertige CSV-Datei aus, um den Batch-Prozess zu starten.
    Hinweis: Wenn eines oder mehrere der Felder einen Fehler enthalten, kann der Batch-Prozess nicht abgeschlossen werden. Ihnen stehen folgende Optionen zur Auswahl:
  10. Klicken Sie auf Schließen, wenn der Batch-Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

So exportieren Sie eine Liste von Gemeinschaftsbereichen

Sie können auch eine CSV-Datei mit einer Liste aller Gemeinschaftsbereiche für Ihre eigenen Unterlagen exportieren.

Hinweis: Das Zoom Web Portal unterstützt keine Batch-Aktualisierung von Gemeinschaftsbereichen per CSV-Datei. Sie sollten die exportierte CSV-Datei nicht bearbeiten und dann wieder importieren.

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinschaftsbereich.
  4. (Optional) Verwenden Sie die Suchleiste und Dropdown-Menüs, um Gemeinschaftsbereiche zu filtern.
  5. Klicken Sie auf Exportieren, um eine CSV-Datei mit einer aktuellen Liste der Gemeinschaftsbereiche im Webportal herunterzuladen.