Erste Schritte mit Zoom Chat (Kontoinhaber und Admins)

Überblick

Zoom Chat ist die perfekte Ergänzung zu Ihrer Echtzeit-Video- und Telefonkommunikation. Admins können den Chat verwenden, um:

• die Produktivität in allen Workflows durch sichere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu steigern.
• es Benutzern zu ermöglichen, sofort Telefonanrufe oder Videomeetings zu starten, Dateien zu teilen und sogar eine Nachricht direkt im Chat anzuheften.
• eine anhaltende und durchsuchbare Fülle an inoffiziellem Wissen und Unternehmensbotschaften zu pflegen.
• die zentrale Verwaltung und granulare Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien durchgesetzt und Ihre Informationen geschützt werden.

Voraussetzungen

• Kontoinhaber, Admin oder Benutzer mit relevanten Berechtigungen

In diesem Artikel:

• Bereitstellen von Zoom Chat
  • Einrichten der einfachen SAML-Zuordnung
  • Einrichten der erweiterten oder automatischen SAML-Zuordnung
  • Zuweisen von Chat-Verwaltungsberechtigungen
  • Ändern der Chat-Einstellungen für das Konto
• Zoom Chat verwalten
  • Erstellen von Chat-Gruppen und Ändern der erweiterten Einstellungen und des Datenschutzes von Chat-Gruppen
  • Verwalten von Kanälen
  • Ändern der Chat-Speichereinstellungen
• Sicherheitsfunktionen für Zoom Chat
  • Ändern der Chat-Sicherheitseinstellungen auf Kontoebene
  • Entfernen externer Kontakte

Bereitstellen von Zoom Chat

Gehen Sie entsprechend den nachfolgenden Abschnitten vor, um Zoom Chat bereitzustellen und die Chat-Einstellungen auf Kontoebene zu ändern.

Einrichten der einfachen SAML-Zuordnung

Mit der einfachen SAML-Zuordnung können Sie einen Standardlizenztyp festlegen, wenn sich Benutzer über SSO bei Zoom anmelden. Sie können auch bestimmte SAML-Attribute, die von Ihrem Identity Provider (IdP) übergeben werden, der E-Mail-Adresse, dem Vornamen, dem Nachnamen, der Telefonnummer und der Abteilung eines Benutzers in Zoom zuordnen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Erweitert und dann auf Einmaliges Anmelden (SSO).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte SAML Response Mapping (SAML-Antwortzuordnung).
4. Stellen Sie sicher, dass Sie im Abschnitt SAML Basic Information Mapping (Einfache SAML-Informationszuordnung) die folgenden Attribute angeben. Diese Attribute wirken sich darauf aus, was auf den Visitenkarten der Benutzer angezeigt wird, wenn jemand im Desktop Client oder in der mobilen App mit der Maus über ihr Profilbild fährt.
   • E-Mail-Adresse
   • Vorname
   • Nachname
   • Anzeigename
   • Telefonnummer
   • Stellenbezeichnung
   • Ort
   • Profilbild
   • Abteilung

Erfahren Sie mehr über die einfache SAML-Zuordnung.

Einrichten der erweiterten oder automatischen SAML-Zuordnung

Sie können eine erweiterte oder automatische SAML-Zuordnung einrichten, um Chat-Gruppen und -Kanäle zu definieren oder zu erstellen. Sie können entweder eine erweiterte SAML-Zuordnung einrichten, um in Ihrem IdP definierte Gruppen mit vorhandenen Kanälen/Chat-Gruppen zu synchronisieren, oder eine automatische SAML-Zuordnung einrichten, um Kanäle oder Chat-Gruppen automatisch zu erstellen und zu ändern.

Chat-Gruppen bestimmen, wie Benutzer im Desktop Client und in der mobilen App organisiert sind, wodurch es für Ihre Benutzer einfacher wird, Kollegen zu finden und mit ihnen zu chatten. Mit Chat-Gruppen können Sie auch Chat-Einstellungen für eine Gruppe von Benutzern anpassen. Sie können beispielsweise eine Chat-Gruppe für die Abrechnungsabteilung erstellen, sodass alle Abrechnungsmitarbeiter im selben Abschnitt auf der Registerkarte Kontakte angezeigt werden und dieselben Chat-Einstellungen verwenden.

Kanäle sind Bereiche, in denen Benutzer auf Zoom miteinander chatten können. Sie werden hauptsächlich für ein bestimmtes Projekt, Team oder Thema verwendet. Öffentliche Kanäle sind offen für jedermann zugänglich, während man bei privaten Kanälen nur per Einladung Mitglied werden kann.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Erweitert und dann auf Einmaliges Anmelden (SSO).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte SAML Response Mapping (SAML-Antwortzuordnung).
   • Abschnitt SAML Advanced Information Mapping (Erweiterte SAML-Informationszuordnung)
     • Chat-Gruppe: Weisen Sie vorhandenen Chat-Gruppen bestimmte IdP-Gruppen zu, indem Sie das SAML-Attribut, den SAML-Wert und den Ergebniswert eingeben. Wenn Ihr IdP beispielsweise über ein vorhandenes Attribut und einen Wert verfügt, der der Abrechnungsabteilung Ihres Unternehmens zugewiesen ist, können Sie die Abrechnungsabteilung der gewünschten Chat-Gruppe zuweisen.
     • Kanal: Weisen Sie vorhandenen Kanälen bestimmte IdP-Gruppen zu, indem Sie das SAML-Attribut, den SAML-Wert und den Ergebniswert eingeben. Wenn Ihr IdP beispielsweise über ein vorhandenes Attribut und einen Wert verfügt, der der Abrechnungsabteilung Ihres Unternehmens zugewiesen ist, können Sie die Abrechnungsabteilung dem gewünschten Kanal zuweisen.
   • Abschnitt SAML Auto Mapping (Automatische SAML-Zuordnung):
     • Chat-Gruppe: Geben Sie ein Attribut an, das in Ihrem IdP definiert ist, um automatisch Chat-Gruppen zu erstellen. Wenn Ihr IdP beispielsweise über ein Manager-Attribut verfügt, kann Zoom automatisch mehrere Manager-Chat-Gruppen basierend auf allen IdP-Gruppen erstellen, die über dieses Manager-Attribut verfügen.
     • Kanal: Geben Sie ein Attribut an, das in Ihrem IdP definiert ist, um automatisch Kanäle zu erstellen. Wenn Ihr IdP beispielsweise über ein Manager-Attribut verfügt, kann Zoom automatisch einen Kanal für Benutzer erstellen, die über dieses Manager-Attribut verfügen.

Erfahren Sie mehr über die erweiterte SAML-Zuordnung, Chat-Gruppenverwaltung und Kanalverwaltung.

Zuweisen von Chat-Verwaltungsberechtigungen

Sie können eine Rolle erstellen, um einem anderen Benutzer Chat-Verwaltungsberechtigungen zuzuweisen. Auf diese Weise kann der Benutzer den Chat im Zoom Web Portal verwalten. Sie können beispielsweise eine Chat-Verwaltungsrolle erstellen, damit ein anderer IT-Administrator Chat-Gruppen erstellen und bearbeiten kann.

1. Melden Sie sich als Kontoinhaber im Zoom-Webportal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Benutzerverwaltung und anschließend auf Role Management (Rollenverwaltung).
3. Klicken Sie auf Add Role (Rolle hinzufügen).
4. Legen Sie einen Namen und eine Beschreibung der Rolle fest und klicken Sie anschließend auf Add (Hinzufügen).
5. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Chat Management (Chat-Verwaltung).
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Edit (Bearbeiten) für die folgenden Berechtigungen:
   • Chat-Gruppen: Anzeigen oder Bearbeiten von Chat-Gruppen für das Konto.
   • Chat-Verlauf: Archivierte Chat-Nachrichten im Konto anzeigen.
   • Chat-Einstellungen: Anzeigen oder Bearbeiten von Chat-Einstellungen, die alle Benutzer im Konto betreffen.
7. Klicken Sie auf die Registerkarte Role Members (Rollenmitglieder).
8. Klicken Sie auf Add Members (Mitglieder hinzufügen).
9. Geben Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Benutzer ein, um die Rolle zuzuweisen.
10. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Erfahren Sie mehr über die Nutzung der Rollenverwaltung.

Ändern der Chat-Einstellungen für das Konto

Zoom Chat verfügt über Einstellungen auf Kontoebene, die für alle Benutzer gelten. Sie können bestimmte Chat-Funktionen wie Dateiübertragung und Codeausschnitte aktivieren oder deaktivieren. Sie können auch anpassen, wie Benutzer im Desktop Client und in der Mobile App angezeigt werden.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und anschließend auf Chatverwaltung.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Chateinstellungen.
4. Ändern Sie zu Beginn diese Einstellungen:
   • Freigabe: Erlauben Sie den Benutzern des Kontos, Folgendes im Chat zu teilen.
     • Bildschirmaufnahme
     • Dateiübertragung
     • Animierte GIF-Bilder
     • Codeausschnitte
     • Audionachrichten
   • Sichtbarkeit: Passen Sie an, wie Benutzer auf der Registerkarte Kontakte im Desktop Client und in der Mobile App angezeigt werden.
     Hinweis: Mindestens eine dieser Optionen muss aktiviert sein. Zoom aktiviert automatisch eine dieser Einstellungen, wenn Sie versuchen, beide Einstellungen zu deaktivieren.
     • Unternehmenskontakte: Zeigen Sie im Zoom Desktop Client und in der Mobile App den Abschnitt Unternehmenskontakte auf der Registerkarte Kontakte an. In diesem Abschnitt werden alle Benutzer des Kontos aufgelistet.
     • Chat-Gruppen: Organisieren Sie im Zoom Desktop Client und in der Mobile App Kontakte nach Ihren festgelegten Chat-Gruppen. Wenn Sie beispielsweise eine Chat-Gruppe für HR haben, wird auf der Registerkarte Kontakte ein Abschnitt HR mit den entsprechenden Mitarbeitern angezeigt.
   • Sicherheit
     • Allow users to add contacts (Benutzern das Hinzufügen von Kontakten erlauben): Geben Sie an, ob Benutzer interne oder externe Benutzer einladen können. Wenn diese Option ausgeschaltet ist, können Benutzer keine Kontakte hinzufügen, aber das Kontaktverzeichnis des Unternehmens weiterhin einsehen. Wenn Sie die Option Only in the same organization and specified users (Nur in derselben Organisation und angegebene Benutzer) auswählen, können Sie angeben, welche externen Kontakte Ihre Benutzer als Kontakte hinzufügen können.
     • Allow users to chat with others (Benutzern das Chatten mit anderen erlauben): Geben Sie an, ob Benutzer mit internen oder externen Benutzern chatten können. Wenn Sie die Option In the same organization (In derselben Organisation) auswählen, können Benutzer möglicherweise weiterhin mit externen Benutzern chatten, wenn sie zu Kanälen oder Gruppenchats mit externen Benutzern hinzugefügt werden. Wenn Sie die Option Only in the same organization and specified users (Nur in derselben Organisation und angegebene Benutzer) auswählen, können Sie angeben, mit welchen externen Kontakten Ihre Benutzer chatten können.
   • Speicherung: Legen Sie fest, wie lange Nachrichten gespeichert werden. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie im Abschnitt Chat-Speicher.
     • Cloud-Speicher
     • Lokale Daten löschen
     • Bearbeitete und gelöschte Nachricht speichern

Erfahren Sie mehr über andere Chat-Einstellungen auf Kontoebene.

Zoom Chat verwalten

Nach der Bereitstellung von Zoom Chat können Sie zusätzliche Chat-Gruppen erstellen, Chat-Gruppeneinstellungen ändern und Kanäle für bestimmte Teams, Projekte oder Themen erstellen.

Erstellen von Chat-Gruppen und Ändern der erweiterten Einstellungen und des Datenschutzes von Chat-Gruppen

Chat-Gruppen bestimmen, wie Benutzer im Desktop Client und in der Mobile App organisiert sind, wodurch es für Ihre Benutzer einfacher wird, Kollegen zu finden und mit ihnen zu chatten. Mit Chat-Gruppen können Sie auch Chat-Einstellungen für eine Gruppe von Benutzern anpassen. Sie können beispielsweise eine Chat-Gruppe für die Abrechnungsabteilung erstellen, sodass alle Abrechnungsmitarbeiter im selben Abschnitt auf der Registerkarte „Kontakte“ angezeigt werden und dieselben Chat-Einstellungen verwenden.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und anschließend auf Chatverwaltung.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Chat-Gruppen auf Chat-Gruppe hinzufügen, und geben Sie die erforderlichen Informationen ein:
   • Gruppenname: Geben Sie einen Anzeigenamen ein, um die Identifizierung der Chat-Gruppe zu erleichtern.
   • Datenschutz-Einstellungen für Gruppen: Wählen Sie einen Chat-Gruppentyp aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen unter dem Anzeigenamen der Chat-Gruppe.
6. Ändern Sie zu Beginn diese Datenschutz-Einstellungen für Chat-Gruppen:
   • Allow users to search others (Benutzern erlauben, andere zu suchen): Legen Sie fest, ob Benutzer andere Benutzer desselben Kontos oder eines übergeordneten Kontos suchen können.
   • Allow users to add contacts (Benutzern erlauben, Kontakte hinzuzufügen): Erlauben Sie Benutzern, Zoom-Kontakte zu ihrem Kontaktverzeichnis hinzuzufügen. Klicken Sie auf eine Option, um die Zugriffsebene festzulegen.
   • Allow users to chat with others (Benutzern erlauben, mit anderen zu chatten): Erlauben Sie Benutzern, mit internen oder externen Kontakten zu chatten. Klicken Sie auf eine Option, um die Zugriffsebene festzulegen.

Erfahren Sie mehr über Chat-Gruppen und andere erweiterte Einstellungen.

Verwalten von Kanälen

Kanäle: Erstellen von privaten oder öffentlichen Bereichen für ein bestimmtes Projekt, Team oder Gesprächsthema. Benutzer können Kanäle verwenden, um Nachrichten, Dateien und Bilder an andere Mitglieder zu senden. Sie können auch ein Sofort-Meeting mit Kanalmitgliedern starten.

Hinweis: Gruppenchats unterscheiden sich von Kanälen.

• Gruppenchats werden gestartet, wenn ein Benutzer einen Chat mit zwei oder mehr Benutzern startet oder Benutzer zu einem bestehenden Einzelchat einlädt.
• Gruppenchats haben nicht die gleichen Datenschutz-Bedienelemente wie Kanäle und erfordern keinen Themennamen.
• Sie können Gruppenchats nicht im Zoom Web Portal verwalten. Nur Gruppenchat-Admins können diese Chats im Desktop Client oder in der Mobile App verwalten.

Zu Beginn können Sie Kanäle aus Ihren vorhandenen Chat-Gruppen erstellen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und anschließend auf Chatverwaltung.
   Hinweis: Wenn Ihr Konto über die neue UI für Adminverwaltung verfügt, klicken Sie auf Chat Management (Chatverwaltung) und anschließend auf Channels (Kanäle).
3. Klicken Sie auf Create Channel (Kanal erstellen).
4. Wählen Sie die Option Select IM Groups and create channels for each of them (Chat-Gruppen auswählen und Kanäle für alle Gruppen erstellen).
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie eine von mehreren Chat-Gruppen aus, aus der Kanäle erstellt werden sollen. Für jede ausgewählte Gruppe wird ein neuer Kanal erstellt.
7. Wenn der Name der Gruppe bereits als Kanalname verwendet wird, müssen Sie den Namenskonflikt durch Eingabe eines neuen Kanalnamens im Web Portal lösen. Klicken Sie nach dem Lösen der Konflikte auf Weiter.
8. Geben Sie die erforderlichen Informationen in diesen Spalten an:
   • Channel Name (Kanalname): Standardmäßig sind die Kanalnamen mit den Namen der zuvor ausgewählten Gruppe identisch.
   • Type (Typ): Wählen Sie den Kanaltyp aus.
     • Public (Öffentlich): Jeder in Ihrer Organisation kann Ihrem Kanal beitreten.
     • Private (Privat): Nur eingeladene Personen können Ihrem Kanal beitreten.
   • Posting Permissions (Veröffentlichungsberechtigungen): Wählen Sie aus, welche Kanalmitglieder im Kanal Inhalte veröffentlichen dürfen.
     • Everyone (Jeder): Alle Kanalmitglieder können im Kanal Inhalte veröffentlichen.
     • Admin only (Nur Admin): Nur der Admin kann im Kanal Inhalte veröffentlichen.
     • Admin, plus specific people (Admin plus bestimmte Personen): Nur der Admin und bestimmte Mitglieder können im Kanal Inhalte veröffentlichen.
   • Can Add External Users (Externe Benutzer können hinzugefügt werden): Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können dem Kanal Benutzer hinzugefügt werden, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden.
     Hinweis: Wenn Sie diese Option aktivieren, überprüfen Sie die Kanalberechtigungen externer Benutzer.
     
     • No one (Niemand): Niemand darf dem Kanal externe Benutzer hinzufügen.
     • All channel members (Alle Kanalmitglieder): Mitglieder, die sich innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation befinden, können externe Mitglieder hinzufügen.
     • Members in your organization (Mitglieder in Ihrer Organisation): Nur Mitglieder innerhalb Ihrer Organisation können externe Mitglieder hinzufügen.
   • New Members Can See History (Neue Mitglieder können Verlauf sehen): Neue Mitglieder können Nachrichten und Dateien sehen, die gesendet wurden, bevor sie Mitglieder waren.
   • Channel Admin (Kanaladmin): Geben Sie den Kanaladmin an. Der Kanaladmin kann den Namen, die Beschreibung und die Einstellungen des Kanals ändern.
9. Klicken Sie auf Fertig.

Sie können Kanäle auch erstellen, indem Sie Ihre IdP-Gruppen über die SAML-Zuordnung synchronisieren.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Kanälen und Kanaleinstellungen.

Ändern der Chat-Speichereinstellungen

Sie können auswählen, wie lange Chat-Nachrichten in der Zoom-Cloud und auf lokalen Geräten gespeichert werden. Dadurch werden alle Nachrichten nach dem angegebenen Zeitrahmen gelöscht.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und anschließend auf Chatverwaltung.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Chateinstellungen.
4. Ändern Sie zu Beginn im Abschnitt Storage (Speicher) die folgenden Einstellungen:
   • Cloud Storage (Cloud-Speicher): Wenn diese Einstellung aktiviert ist, speichert Zoom automatisch alle dauerhaften Chat-Nachrichten in der Cloud. Geben Sie den Zeitraum zum Speichern von Nachrichten an, und klicken Sie dann auf Speichern. Nach dem angegebenen Cloud-Aufbewahrungszeitraum entfernt Zoom alle dauerhaften Chat-Nachrichten und Metadaten aus der Cloud.
   • Delete Local Data (Lokale Daten löschen): Wenn diese Einstellung aktiviert ist, löscht Zoom nach dem angegebenen Aufbewahrungszeitraum automatisch alle dauerhaften Chat-Nachrichten, Dateien, Bilder und Metadaten auf dem lokalen Gerät. Geben Sie den Zeitraum an, in dem Nachrichten auf dem Desktop oder mobilen Gerät gespeichert werden, auf dem Zoom ausgeführt wird, und klicken Sie dann auf Speichern.
     Hinweis: Benutzer, die Dateien oder Bilder manuell herunterladen, können weiterhin auf ihrem lokalen Gerät darauf zugreifen.
   • Store edited and deleted message revisions (Bearbeitete und gelöschte Nachrichtenrevisionen speichern): Speichern Sie bearbeitete/gelöschte Nachrichten (sowie die Originalversion) in der Cloud.

Erfahren Sie mehr über Chat-Speichereinstellungen und zeigen Sie den Chat-Verlauf an.

Sicherheitsfunktionen für Zoom Chat

Festlegen von Chat-Sicherheitseinstellungen auf Kontoebene

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und anschließend auf Chatverwaltung.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Chateinstellungen.
4. Ändern Sie zu Beginn im Abschnitt Security (Sicherheit) die folgenden Einstellungen:
   • Aktivieren der erweiterten Chat-Verschlüsselung
   • Allow users to add contacts (Hinzufügen von Kontakten durch Benutzer zulassen): Wenn diese Option ausgeschaltet ist, können Benutzer keine externen Kontakte hinzufügen, aber das Kontaktverzeichnis des Unternehmens weiterhin einsehen.
   • Allow users to chat with others (Benutzern erlauben, mit anderen zu chatten): Geben Sie an, mit wem interne Benutzer chatten können.
   • Show status to external contacts (Status für externe Kontakte anzeigen): Zeigt externen Benutzern den Anwesenheitsstatus der Benutzer an.

Erfahren Sie mehr über Chat-Gruppen und andere erweiterte Einstellungen.

Entfernen externer Kontakte

Wenn Benutzer des Kontos externe Kontakte hinzufügen, können Sie diese externen Kontakte überprüfen und aus Ihrem Konto entfernen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung und dann auf Benutzer.
3. Klicken Sie in der Registerkarte Benutzer auf die Zahnradschaltfläche oben rechts in der Tabelle und wählen Sie dann Externe Kontakte.
4. Finden Sie einen Benutzer, der externe Kontakte hat, und klicken Sie dann auf die Zahl in der Spalte Externe Kontakte.
   Jetzt sehen Sie eine Liste der externen Benutzer, die von dem ausgewählten Benutzer hinzugefügt wurden.
5. (Optional) Klicken Sie auf die Zahl in der Spalte Kanäle, um Kanäle oder Gruppenchats anzuzeigen, denen die Benutzer angehören.
6. Klicken Sie auf die Auslassungsschaltfläche (…) in der letzten Spalte und dann auf Aus dem Konto entfernen.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltung interner Benutzer und externer Kontakte.