Mit dem Zoom Add-on für Google Workspace können Sie Meetings direkt über Gmail oder Google Kalender nahtlos planen, den Meetings beitreten und sie verwalten. Ihre Erweiterungseinstellungen werden über das Zoom Web Portal synchronisiert. Nach der Installation des Add-ons können Sie es im Desktop-Webbrowser (Gmail oder Google Kalender) oder auf einem mobilen Gerät (Google Kalender-App) verwenden. Für die weitere Integration mit Google Kalender richten Sie die Kontakt- und Kalenderintegration ein.
Wenn Sie über eine Zoom Phone-Lizenz verfügen, können Sie Zoom Phone-Anrufe auch über Ihren Kalender oder E-Mail-Arbeitsbereich tätigen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zoom Phone mit dem Google Workspace-Add-on.
Für die erweiterte Planung von Meetings empfehlen wir Ihnen, die Zoom Chrome Extension zu verwenden.
Hinweis:
Am 16. November 2020 hat Google Google Meet standardmäßig bei Meetings aktiviert, für die mehrere Videokonferenzanbieter vorhanden sind. Wenn Sie Google Meet zusätzlich zu Zoom aktiviert haben, lesen Sie hier, wie Sie diese Standardeinstellung ändern.
Die Integration der Arbeitsplatzreservierung ist nur über die Zoom Chrome Extension verfügbar.
Voraussetzungen für die Installation und Verwendung von Zoom for Google Workspace
So installieren Sie das Add-on „Zoom for Google Workspaces“
Installieren des Zoom for Google Workspaces-Add-on für alle Benutzer (Google-Admin)
Wenn Sie Administrator für Google Workspaces sind und Zoom for Google Workspace für alle Benutzer installieren möchten, finden Sie nachstehend eine detaillierte Anleitung:
Melden Sie sich als Admin bei Ihrem Google Workspace-Konto an.
Klicken Sie auf das Add-on Zoom for Google Workspace.
Klicken Sie auf Installieren und dann auf Weiter.
Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen durch, besonders dann, wenn Sie die App Ihrer gesamten Domäne oder einem bestimmten Team bzw. einer bestimmten Abteilung zur Verfügung stellen möchten. Bestätigen Sie Ihre Zustimmung und klicken Sie auf Akzeptieren.
Wenn Sie das Google-Konto Ihrer Organisation verwalten und Zugriff auf die Google Admin-Konsole haben, lesen Sie diese Beiträge von Google, um Zoom for Google Workspace für Ihre Benutzer zu installieren.
Klicken Sie auf das Add-on Zoom for Google Workspace.
Klicken Sie auf Installieren und dann auf Weiter.
Lesen Sie die Nutzungsbedingungen, und klicken Sie auf Accept (Akzeptieren).
So aktivieren Sie Kontokonsistenzprüfungen für das Google Workspace-Add-on
Administratoren können bei der Anmeldung einen strikten E-Mail-Abgleich erzwingen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff erhalten, was die allgemeine Sicherheit und die Einhaltung der Organisationsrichtlinien verbessert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Kontokonsistenzprüfung zu aktivieren:
Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und dann auf Kontoeinstellungen.
Scrollen Sie auf der Registerkarte Meetings nach unten zum Abschnitt Security (Sicherheit).
Finden Sie den Umschalter Konsistenz der Konten für Outlook und Google Workspace-Integrationen sicherstellen und klicken Sie darauf, um die Einstellung zu aktivieren.
Wenn ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf Aktivieren, um die Änderung zu bestätigen.
So aktivieren oder deaktivieren Sie das automatische Hinzufügen von Videoanrufen zu Google Kalender-Ereignissen
Nach der Installation des Add-ons „Zoom for Google Workspace“ wird beim Hinzufügen eines Ereignisses zum Google Kalender automatisch ein Zoom-Meeting geplant, wenn ein Gast hinzugefügt wird. So aktivieren oder deaktivieren Sie diese Funktion:
Klicken Sie auf Apps, wählen Sie Google Workspace aus und klicken Sie auf Kalender.
Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
Deaktivieren oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Benutzern erstellten Kalenderterminen automatisch Videokonferenzen hinzufügen unter „Videokonferenzen“.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Mail & Calendar .
Klicken Sie unter Integrationen auf den Umschalter LinkFügen Sie einen Link zu Meeting-Einblicken mit Zoom AI Companion in die Meeting-Einladung ein, um ihn zu aktivieren. Hinweis: Wenn die Option ausgegraut ist, wurde sie entweder auf Gruppen- oder Kontoebene gesperrt und muss auf dieser Ebene geändert werden.
Wenn ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf Aktivieren, um die Änderung zu bestätigen.
So verwenden Sie das Zoom for Google Workspace-Add-on
Einschränkungen und Fehlerbehebung beim Add-on „Zoom for Google Workspaces“
Mehrere Google-Konten
Bei der Installation und Verwendung des Add-ons wird empfohlen, dass Sie nicht bei mehreren Google-Konten in demselben Browser angemeldet sind. Das Add-on kann nicht installiert werden, wenn Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind. Sie dürfen daher nur bei dem Konto angemeldet sein, für das Sie das Add-on installieren möchten. Wenn Sie das Add-on verwenden und Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind, für die das Add-on installiert ist, führt dies außerdem zu Problemen bei der Planung von Zoom-Meetings.
Die Eigentümerschaft des Meetings kann nicht über das Google Workspace-Add-on geändert werden.
Das Zoom for Google Workspace-Add-on unterstützt nicht die Übertragung der Zoom-Hostrolle im Rahmen der Aktion Besitzer wechseln von Google Kalender. Wenn Sie den Inhaber eines Events im Google Kalender ändern, das mit einem Zoom-Meeting verknüpft ist, wird dieser Benutzer nicht zum Host in Zoom.
Um dieses Problem zu umgehen, können Sie entweder einen Benutzer als alternativen Host hinzufügen (wenn Sie die Planungsberechtigung nicht verwenden) oder das Event über das Add-on bearbeiten, um die Option Planen für zu ändern (wenn Sie die Planungsberechtigung verwenden).
So fügen Sie einen alternativen Host hinzu:
Öffnen Sie das Meeting in Google Kalender und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um es zu bearbeiten.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace.
Scrollen Sie nach unten, um das Feld alternativer Host zu finden, und geben Sie dann die E-Mail-Adresse eines Benutzers ein, um ihn als alternativen Host für das Meeting hinzuzufügen.
Klicken Sie oben im Fenster auf Meeting hinzufügen.
Klicken Sie in der Meeting-Einladung auf Speichern.
So ändern Sie das Planen für:
Öffnen Sie das Meeting in Google Kalender und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um es zu bearbeiten.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace.
Wählen Sie unter „Planen für“ den Benutzer aus, für den Sie Planungsberechtigungen haben und dem Sie Hostrechte erteilen möchten.
Klicken Sie oben im Fenster auf Meeting aktualisieren.
Klicken Sie in der Meeting-Einladung auf Speichern.
Platzhalter „This is a calendar meeting“ (Dies ist ein Kalender-Meeting) und „Google Calendar Meeting (not synced)“ (Google Kalender-Meeting (nicht synchronisiert)
Wenn Sie ein Meeting über das Add-on planen, wird ein Platzhalter-Meeting erstellt, und dem Kalendereintrag werden Einladungsdetails zum Meeting aus diesem Platzhalter-Meeting hinzugefügt. Details des tatsächlichen Kalendereintrags, wie Thema, Agenda und Datum/Uhrzeit, werden erst dann mit dem Zoom-Meeting synchronisiert, wenn der Kalendereintrag in Google gespeichert wird. Nachdem der Kalendereintrag gespeichert wurde, kann es ungefähr zwei Minuten dauern, bis diese Meeting-Details mit Zoom synchronisiert sind. Anschließend werden die Details des Platzhalter-Meetings im Kalendereintrag aktualisiert.
Während der Synchronisierung wird dieses Platzhalter-Meeting möglicherweise in Ihrer Liste der bevorstehenden Zoom-Meetings als „This is a calendar meeting“ (Dies ist ein Kalender-Meeting) oder „Google Calendar Meeting (not synced)“ (Google Kalender-Meeting (nicht synchronisiert) angezeigt. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird dies aktualisiert und sollte mit dem für den Kalendereintrag festgelegten Thema übereinstimmen. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, melden Sie sich ab und dann wieder beim Zoom for Google Workspace-Add-on an.
Hinweis: Dieses Platzhalter-Meeting ist in der Regel für den 31. Dezember 1979 oder den 1. Januar 1980 geplant. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird das Datum und die Uhrzeit des Platzhalter-Meetings durch das Datum und die Uhrzeit des Kalendereintrags ersetzt.
Fehler „Konferenz konnte nicht erstellt werden“ beim Planen eines Meetings
Wenn Sie bei der Planung eines Meetings mit dem Google Workspace-Add-On die Fehlermeldung Konferenz konnte nicht erstellt werden erhalten, liegt dies möglicherweise an einem Serviceproblem im Zusammenhang mit einer überschrittenen API-Ratengrenze. Besuchen Sie die Seite zum Status von Zoom-Diensten, um mehr über den aktuellen Status und die Wartungszeiträume für alle Zoom-Dienste zu erfahren.
Als Übergangslösung wird empfohlen, die Zoom Chrome-Erweiterung zu verwenden, bis das Problem behoben ist.
Problembehebung bei Synchronisierungsproblemen
Wenn Sie den Kalendereintrag gespeichert und einige Minuten gewartet haben und die Kalenderdetails immer nocht nicht in Zoom synchronisiert wurden, kann dies auf einige Probleme zurückzuführen sein, wie etwa darauf, dass Sie keine Schreibberechtigungen für den Kalender haben, für den Sie planen, oder wenn Sie ein Meeting in der Vergangenheit geplant haben.
So versuchen Sie, die Synchronisierung manuell zu erzwingen:
Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Google Kalender an.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace.
Klicken Sie auf den Google Kalender-Eintrag, der Probleme bei der Synchronisierung verursacht. Dies führt dazu, dass das Add-on die ID des Kalendereintrags im Vergleich mit Ihren Zoom-Meetings überprüft und alle Änderungen oder fehlenden Informationen synchronisiert werden.
Warten Sie 1 bis 2 Minuten, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist.
Wie Ihre Daten verwendet werden
Diese App greift auf die folgenden Informationen aus Ihrem Zoom-Konto zu und verwendet diese:
Benutzerinformationen (Name, E-Mail, Zeitzone) – wird beim Anzeigen von Infos zum Benutzer verwendet.
Meeting-Einstellungen – wird beim Erstellen von Meetings mit Standardeinstellungen verwendet.
Benutzer mit Planungsberechtigungen – wird zum Überprüfen der Berechtigung zum Planen von Meetings im Namen anderer Benutzer verwendet.
Meetingliste – wird beim Auflisten aktueller Meetings eines Benutzers verwendet.
Meetingdetails (Meeting-Nummer, Thema, Startzeit, Dauer, Meeting-Passwort, Meeting-Einladung mit Anweisungen zum Beitreten) – wird zum Anzeigen von Details eines ausgewählten bevorstehenden Meetings verwendet.
Diese App greift auf die folgenden Informationen aus Ihrem Google Workspace-Konto zu und verwendet diese:
Kalendertermine – wird zum Suchen eines Termins verwendet, um die Infos zum Zoom-Meeting zu aktualisieren und um die Meetingliste eines Benutzers anzuzeigen.
Termindetails (Titel, Zeit, Typ, Organisator) – wird beim Erstellen/Aktualisieren eines Zoom-Meetings für einen Kalendertermin verwendet.
Empfänger der ausgewählten E-Mail – wird in der Gmail-Integration zum Versenden von Meeting-Einladungen verwendet.
Betreff der ausgewählten E-Mail – wird in der Gmail-Integration verwendet, um das Thema des erstellten Zoom-Meetings zu übernehmen.