Planen von Zoom Room-Meetings mit Outlook

Sie können ein Meeting in einem Zoom-Raum mit Outlook planen. Wenn Sie einen Raum buchen, wird ein Link zum Zoom Room-Controller hinzugefügt, um das Meeting zu starten. Dadurch wird der Raum anderen Benutzern als belegt angezeigt, und sie können den Raum für diese Zeit nicht buchen.

Wenn das geplante Meeting bevorsteht, können Sie auf dem Controller auf Start tippen, um das Meeting zu starten. Der Gastgeber muss sich nicht über ein zusätzliches Gerät anmelden oder das Meeting als Gastgeber starten, wenn es sich um dasselbe Zoom Konto handelt.

In diesem Artikel:

Voraussetzungen für die Planung von Meetings in Zoom Rooms mit Outlook

So planen Sie Meetings mit dem Outlook Plug-in für Windows oder Mac

Wenn Sie zum ersten Mal ein Meeting planen, laden Sie das Zoom Outlook Plugin herunter

So planen Sie Meetings mit dem Outlook Plugin für Windows oder Mac:

  1. Planen Sie ein Meeting. Weitere Informationen zum Planen von Meetings mit dem Microsoft Outlook Plugin (Desktop).
  2. Fügen Sie die Ressource (Konferenzräume) hinzu, indem Sie eine Ressource direkt in Outlook buchen. 
  3. (Optional) Legen Sie fest, ob Ihr Meetingthema angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Wenn Sie das Meetingthema anzeigen möchten, stelle Sie sicher, dass die Option Privat (Sicherheitsschlosssymbol) im oberen rechten Bereich nicht ausgewählt ist.

Ein Meeting als privat festlegen

So legen Sie ein Meeting als privat fest:

  1. Wenn Sie das Meetingthema ausblenden möchten, wählen Sie die Option Privat (Sicherheitsschlosssymbol) im oberen rechten Bereich aus.
  2. In Zoom Rooms ersetzt der iPad-Controller das Meeting-Thema durch das Zoom-Meeting des Benutzers.

Hinweis: Wenn Sie zuvor Meetings geplant haben, ohne sie zu Zoom Meetings zu machen, werden sie ohne die Schaltfläche Start angezeigt, wenn Sie auf dem Zoom Rooms-Controller auf Home tippen. Sie können die URL https://zoom.us/j/meetingID dem Text der Einladung hinzufügen, woraufhin die Schaltfläche Start angezeigt wird. Persönliche Vanity-URLs werden noch nicht unterstützt.

So planen Sie Meetings mit dem Zoom Desktop Client

So planen Sie ein Meeting mit dem Zoom Desktop Client:

  1. Planen Sie ein Meeting und geben Sie Ihre Meeting-Einstellungen ein.
  2. Wählen Sie unter Calendar (Kalender) die Option Outlook aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
    Outlook wird mit dem Zoom Text in der Meeting-Einladung geöffnet.
  4. Stellen Sie sicher, dass der Meeting-Link (d. h. https://zoom.us/j/123123123) in der Meeting-Einladung enthalten ist. 
  5. Fügen Sie den Raum im Feld To: (An:) hinzu, indem Sie die E-Mail-Adresse des Raums eingeben. Sie können mit dem Planungsassistenten nach dem Raum suchen oder auf Räume klicken. 
    Hinweis: Wenn Sie gefragt werden, ob Sie im Feld Location (Standort) den ausgewählten Raum ändern möchten, wählen Sie Nein aus.
  6. Klicken Sie auf Send (Senden), um die Einladung an die Empfänger zu senden.
    Dadurch wird der Raum gebucht und in Ihrem Kalender gespeichert.

So planen Sie Meetings mit dem Zoom-Webportal

So planen Sie ein Meeting mit dem Zoom Webportal:

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie im Navigationsfenster auf Meetings.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting planen.
  4. Geben Sie Ihre Meeting-Informationen ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Klicken Sie unter Time (Zeit) neben Add to (Hinzufügen zu) auf Outlook Calendar (Outlook-Kalender).
    Dadurch wird eine ICS-Datei heruntergeladen, die Sie in Outlook öffnen können. Die ICS-Datei enthält die Meeting-Details, mit denen die Einladung automatisch ausgefüllt wird.
  7. Fügen Sie den Raum im Feld To: (An:) hinzu, indem Sie die E-Mail-Adresse des Raums eingeben. Sie können mit dem Planungsassistenten nach dem Raum suchen oder auf Räume klicken. 
    Hinweis: Wenn Sie gefragt werden, ob Sie im Feld Location (Standort) den ausgewählten Raum ändern möchten, wählen Sie Nein aus.
  8. Klicken Sie auf Send (Senden), um die Einladung an die Empfänger zu senden.
    Dadurch wird der Raum gebucht und in Ihrem Kalender gespeichert.