Meetings mit dem Outlook Add-in planen

Nachdem das Add-in „Zoom for Outlook“ entweder von Ihnen oder anhand einer Bereitstellung durch den Kontoadministrator installiert wurde, können Sie Zoom-Meetingdetails auf einfache Weise zu Kalendereinträgen in Outlook hinzufügen, wenn Sie einen neuen Eintrag planen oder einen vorhandenen Eintrag bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis

So planen Sie ein Meeting
So zeigen sie Meetings an, bearbeiten und löschen diese
So fügen Sie automatisch ein Zoom-Meeting zu jedem Kalender Event hinzu
So planen Sie Meetings für andere
So aktivieren Sie einen Link zu Meeting Insights in einer Meeting-Einladung
So zeigen Sie die Meeting-Zusammenfassung an

So planen Sie ein Meeting

Hinweis: Ihre Planungseinstellungen werden über das Zoom Web Portal synchronisiert.

Outlook (Web)

Öffnen Sie Ihren Outlook-Webkalender und klicken Sie auf Neues Event, um ein neues Kalenderereignis hinzuzufügen.
Geben Sie die Meeting-Details wie Datum und Uhrzeit des Meetings, Titel, Standort und Gästeliste ein.
Klicken Sie auf Zoom und dann auf Zoom-Meeting hinzufügen.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events festlegen, bevor Sie das Zoom-Meeting hinzufügen, damit das Zoom-Meeting für den richtigen Zeitpunkt geplant wird. Wenn Sie das Zoom-Meeting erstellen, bevor Sie das korrekte Datum und die korrekte Uhrzeit der Veranstaltung festlegen, wird das Zoom-Meeting für das standardmäßige Datum/die standardmäßige Uhrzeit geplant, was unbeabsichtigt dazu führen kann, dass das Meeting vor dem beabsichtigten Startdatum abläuft.
Melden Sie sich in Ihrem Zoom-Konto an.
Falls Sie nicht angemeldet sind, öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie zur Eingabe Ihrer Zoom-Anmeldedaten aufgefordert werden. Wenn Sie bereits im Zoom-Webportal angemeldet sind, werden Sie automatisch angemeldet.
Hinweis: Die Meeting-Einstellungen werden automatisch mit den Standardeinstellungen in Ihrem Zoom Webportal ausgefüllt.
(Optional) Falls irgendwelche Details, wie Datum und Uhrzeit, geändert werden, nachdem Sie das Zoom-Meeting hinzugefügt haben, klicken Sie im Zoom-Bedienfeld auf die Option Aktualisieren, um die Änderungen mit dem geplanten Zoom-Meeting zu synchronisieren.
(Optional) Um einem Meeting ein Whiteboard hinzuzufügen, klicken Sie auf Anlage hinzufügen und wählen Sie dann ein Whiteboard aus dem Zoom Whiteboard Dashboard-Fenster aus.
Fügen Sie alle Details zum Kalender-Event hinzu und klicken Sie auf Speichern.

Windows

Öffnen Sie die Desktop-App für Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Klicken Sie in der Registerkarte Startseite auf Neues Meeting.
Geben Sie Meeting-Informationen wie Titel, Datum und Uhrzeit, Standort und Gästeliste ein.
Klicken Sie auf das Ellipsensymbol in der oberen Werkzeugleiste.
Klicken Sie unter Zoom auf Einstellungen.
Die Zoom-Seitenleiste wird geöffnet und Sie werden aufgefordert, Ihre Zoom-Anmeldedaten einzugeben.
Nehmen Sie die gewünschten Video-, Audio- und Meeting-Einstellungen vor. Klicken Sie auf Zoom-Meeting hinzufügen, um die Zoom-Teilnahmeinformationen zum Meeting hinzuzufügen.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events festlegen, bevor Sie das Zoom-Meeting hinzufügen, damit das Zoom-Meeting für den richtigen Zeitpunkt geplant wird. Wenn Sie das Zoom-Meeting erstellen, bevor Sie das korrekte Datum und die korrekte Uhrzeit der Veranstaltung festlegen, wird das Zoom-Meeting für das standardmäßige Datum/die standardmäßige Uhrzeit geplant, was unbeabsichtigt dazu führen kann, dass das Meeting vor dem beabsichtigten Startdatum abläuft.
(Optional) Falls irgendwelche Details, wie Datum und Uhrzeit, geändert werden, nachdem Sie das Zoom-Meeting hinzugefügt haben, klicken Sie im Zoom-Bedienfeld auf die Option Aktualisieren, um die Änderungen mit dem geplanten Zoom-Meeting zu synchronisieren.
Fügen Sie alle Details zum Kalender-Event hinzu und klicken Sie auf Senden.

macOS

Öffnen Sie die Desktop-App für Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Klicken Sie in der Registerkarte Startseite auf Neues Meeting.
Geben Sie Meeting-Informationen wie Titel, Datum und Uhrzeit, Standort und Gästeliste ein.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen Symbolleiste und wählen Sie Zoom aus. Die Zoom-Seitenleiste wird geöffnet und Sie werden aufgefordert, Ihre Zoom-Anmeldedaten einzugeben.
Hinweis: Sie können die Werkzeugleiste auch so anpassen, dass die Zoom-Option immer sichtbar ist. Klicken Sie auf die drei Punkte , wählen Sie Symbolleiste anpassen aus und ziehen Sie dann das Zoom-Symbol auf die Symbolleiste.
Klicken Sie auf Zoom und dann auf Zoom-Meeting hinzufügen.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events festlegen, bevor Sie das Zoom-Meeting hinzufügen, damit das Zoom-Meeting für den richtigen Zeitpunkt geplant wird. Wenn Sie das Zoom-Meeting erstellen, bevor Sie das korrekte Datum und die korrekte Uhrzeit der Veranstaltung festlegen, wird das Zoom-Meeting für das standardmäßige Datum/die standardmäßige Uhrzeit geplant, was unbeabsichtigt dazu führen kann, dass das Meeting vor dem beabsichtigten Startdatum abläuft.
Nehmen Sie die gewünschten Video-, Audio- und Meeting-Einstellungen vor. Klicken Sie auf Zoom Meeting hinzufügen, um die Zoom-Teilnahmeinformationen zum Meeting hinzuzufügen.
(Optional) Falls irgendwelche Details, wie Datum und Uhrzeit, geändert werden, nachdem Sie das Zoom-Meeting hinzugefügt haben, klicken Sie im Zoom-Bedienfeld auf die Option Aktualisieren, um die Änderungen mit dem geplanten Zoom-Meeting zu synchronisieren.
(Optional) Um einem Meeting ein Whiteboard hinzuzufügen, klicken Sie auf Anlage hinzufügen und wählen Sie dann ein Whiteboard aus dem Zoom Whiteboard Dashboard-Fenster aus.
Fügen Sie alle Details zum Kalender-Event hinzu und klicken Sie auf Speichern.

Android | iOS

Öffnen Sie die Desktop-App für Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Tippen Sie auf die Schaltfläche , um einen neuen Kalendereintrag zu erstellen.
Geben Sie Meeting-Informationen wie Titel, Datum und Uhrzeit, Standort und Gästeliste ein.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events festlegen, bevor Sie das Zoom-Meeting hinzufügen, damit das Zoom-Meeting für den richtigen Zeitpunkt geplant wird. Wenn Sie das Zoom-Meeting erstellen, bevor Sie das korrekte Datum und die korrekte Uhrzeit der Veranstaltung festlegen, wird das Zoom-Meeting für das standardmäßige Datum/die standardmäßige Uhrzeit geplant, was unbeabsichtigt dazu führen kann, dass das Meeting vor dem beabsichtigten Startdatum abläuft.
Direkt unter dem Feld Standort tippen Sie auf die Umschaltfläche neben „Zoom“.
Hinweis: Wenn ein anderer Meeting-Dienst als Zoom angezeigt wird, tippen Sie auf das Feld für den Meeting-Anbieter und wählen Sie „Zoom“ aus.
Wenn Sie das Add-in zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto anmelden.
Die Meeting-URL wird zum Standortfeld hinzugefügt und die Einladung zum Beschreibungsfeld.
Hinweis: Die Meeting-Einstellungen werden automatisch mit den Standardeinstellungen in Ihrem Zoom-Webportal ausgefüllt.
Tippen Sie auf das Häkchensymbol oben auf dem Bildschirm, um das Meeting zu speichern.

So zeigen sie Meetings an, bearbeiten und löschen diese

Outlook (Web)

Öffnen Sie Ihren Outlook-Webkalender.
Klicken Sie auf ein Zoom-Meeting und anschließend auf Bearbeiten.
Klicken Sie auf das Ellipsensymbol in der oberen Werkzeugleiste. Melden Sie sich ggf. in Ihrem Zoom-Konto an.
Klicken Sie auf Zoom.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Ändern Sie Ihre Meeting-Optionen und klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.
Tipp: Klicken Sie auf Standardeinstellungen laden, um Ihre Standard-Einstellungen aus Ihrem Zoom-Webportal zu laden.
(Optional) Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie das Zoom-Meeting aus dem Event entfernen möchten.

Windows

Öffnen Sie die Desktop-App für Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Doppelklicken Sie auf ein Zoom-Meeting, um die Meeting-Informationen anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Ellipsensymbol in der oberen Werkzeugleiste.
Klicken Sie unter Zoom auf Einstellungen.
Die Zoom-Seitenleiste wird geöffnet.
Ändern Sie Ihre Meeting-Optionen und klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.

macOS

Öffnen Sie die Desktop-App für Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Doppelklicken Sie auf ein Zoom-Meeting, um die Meeting-Informationen anzuzeigen.
Klicken Sie auf Event bearbeiten.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen Symbolleiste und wählen Sie Zoom aus. Die Zoom-Seitenleiste wird geöffnet.
Hinweis: Sie können die Werkzeugleiste auch so anpassen, dass die Zoom-Option immer sichtbar ist. Klicken Sie auf die drei Punkte , wählen Sie Symbolleiste anpassen aus und ziehen Sie dann das Zoom-Symbol auf die Symbolleiste.
Klicken Sie auf Zoom und dann auf Einstellungen.
Ändern Sie Ihre Meeting-Optionen und klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen an dem Kalenderereignis zu speichern.

So fügen Sie automatisch ein Zoom-Meeting zu jedem Kalender Event hinzu

Outlook-Benutzer können einstellen, dass Outlook automatisch zu jedem Kalender-Meeting, das sie planen, ein Zoom-Meeting hinzufügt. Sie müssen das Zoom Add-In für Outlook installieren und konfigurieren, bevor Sie diese Funktion nutzen können. Diese Option ist standardmäßig aktiviert und fügt standardmäßig Details für Teams-Meetings hinzu; Sie können aber stattdessen Zoom als bevorzugten Meeting-Dienst festlegen.

Hinweis: Wenn Sie auf Beitreten klicken und Teams statt Zoom geöffnet wird, erfahren Sie, wie Sie dieses Problem lösen können.

Outlook (Web)

Öffnen Sie Ihren Outlook-Webkalender und klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol .
Klicken Sie auf die Registerkarte Veranstaltungen und Einladungen.
Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben der Option Onlinemeeting zu allen Meetings hinzufügen aktiviert ist.
Wählen Sie Zoom aus der Liste der Meeting-Anbieter aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie mit der Planung eines Outlook-Meetings beginnen, werden die Zoom-Meetingdetails nach wenigen Sekunden hinzugefügt.

Windows | macOS

Öffnen Sie die Outlook-App für Desktop.
Klicken Sie im oberen Menüband auf Outlook.
Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Calendar aus.
Klicken Sie unter Onlinemeeting zu allen Events hinzufügen auf Konfigurieren.
Wählen Sie Zoom und klicken Sie auf Speichern.

Android

Öffnen Sie die App Microsoft Outlook.
Öffnen Sie das Outlook-Profil.
Klicken Sie links unten auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie dann Konto aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Online Meetings zu allen Meetings hinzuzufügen.
Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Anbieter auswählen die Option Zoom aus.

iOS

Öffnen Sie die App Microsoft Outlook und öffnen Sie die Outlook-Einstellungen.
Unter E-Mail-Konten wählen Sie Ihr Konto aus.
Klicken Sie auf Konto-Einstellungen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Online Meetings zu allen Meetings hinzuzufügen.
Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Anbieter auswählen die Option Zoom aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Online Meetings zu allen Meetings hinzuzufügen.
Wählen Sie im Abschnitt Meeting-Anbieter auswählen die Option Zoom aus.

Hinweise:

Wenn Sie ein Kalender-Event planen und manuell ein Zoom-Meeting mit dem Zoom Plug-in für Outlook hinzufügen, während diese Funktion aktiviert ist, werden dem Kalender-Event sowohl Teams- als auch Zoom-Meetingdetails hinzugefügt. Um zu vermeiden, dass sowohl Teams- als auch Zoom-Meetings zu demselben Event hinzugefügt werden, deaktivieren Sie diese Einstellungen im Windows Desktop-Client oder konfigurieren Sie Zoom als Drittanbieter-Service in der Outlook Web-App, da diese Konfiguration über Geräte synchronisiert wird.
Outlook-Administratoren können das standardmäßige Verhalten dieser Einstellungen für bestimmte Benutzer oder ihr gesamtes Unternehmen über PowerShell-Befehle konfigurieren. Im Support-Artikel von Microsoft Outlook Make Every Meeting Online erfahren Sie mehr.
In Windows Classic Outlook kann die URL im Feld „Standort“ eines Outlook Calendar-Events, das über das Add-In „Zoom für Outlook“ hinzugefügt wurde, nicht angeklickt werden. Diese Einschränkung gilt nur für Classic Outlook.

So planen Sie Meetings für andere

Sie möchten ein Meeting im Auftrag eines anderen Zoom-Benutzers planen? Erfahren Sie mehr über die Planungsberechtigung.

Hinweis: Planungsberechtigung wird für das Add-in für Windows 10 OS 1910 (Outlook-Build: 16.0.12130.20272 und höher) sowie für Outlook für macOS 2016, Version 16.24 und höher unterstützt.

So aktivieren Sie einen Link zu Meeting Insights in einer Meeting-Einladung

Melden Sie sich im Zoom-Webportal an.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Mail & Calendar.
Klicken Sie unter Integrationen auf den Umschalter Link zu Meeting-Einblicken mit Zoom AI Companion in die Meeting-Einladung einfügen, um diesen zu aktivieren.
Hinweis: Wenn die Option ausgegraut ist, wurde sie entweder auf Gruppen- oder Kontoebene gesperrt und muss auf dieser Ebene geändert werden.
Wenn ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf Aktivieren, um die Änderung zu bestätigen.

So zeigen Sie die Meeting-Zusammenfassung an

Hinweis: Um diese Funktion zu nutzen, muss der Zoom AI Companion aktiviert und die Option Meeting-Details einfügen in den Zoom Web-Einstellungen eingeschaltet sein (dies ist die Standardeinstellung).

Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf Neues Ereignis, um ein neues Kalenderereignis zu erstellen.
Geben Sie die Meeting-Details wie Datum und Uhrzeit des Meetings, Titel, Standort und Gästeliste ein.
Klicken Sie auf Zoom und dann auf Einstellungen.
Falls Sie nicht angemeldet sind, öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie zur Eingabe Ihrer Zoom-Anmeldedaten aufgefordert werden. Wenn Sie bereits im Zoom-Webportal angemeldet sind, werden Sie automatisch angemeldet.
Unter AI Companion wählen Sie AI Companion automatisch starten aus.
Die Optionen Meeting-Fragen automatisch starten und Meeting-Zusammenfassung automatisch starten sind standardmäßig ausgewählt.
Klicken Sie auf Zoom-Meeting hinzufügen.
In den Zoom Meeting-Details sehen Sie den Link Meeting-Einblicke mit AI Companion anzeigen.
Klicken Sie auf den Link, um die Zusammenfassung in Zoom zu öffnen:
- Wenn die Zoom Desktop-App installiert und aktiv ist, wird sie dort geöffnet.
- Falls nicht, wird sie im Zoom-Webportal geöffnet.

Hinweis: Wenn Sie keine Berechtigung haben, die Zusammenfassung anzusehen, erscheint die Meldung Zugriff verweigert.