Planen eines Meetings mit Registrierung

Wenn Sie ein Meeting planen, für das eine Registrierung erforderlich ist, müssen Teilnehmer ihre E-Mail-Adresse, ihren Namen und anderen optionalen Fragen registrieren. So erhalten Sie mehr Informationen über Ihre Teilnehmer. Sobald das Meeting geplant ist, können Sie die registrierten Teilnehmer verwalten, Bestätigungs-E-Mails erneut versenden und auch Meeting-Registrierungsberichte erstellen, falls Sie eine Liste der registrierten Teilnehmer herunterladen wollen.

Wenn Sie nicht so viele Informationen sammeln müssen, können Sie ein Meeting ohne Registrierung planen.

In diesem Artikel:

• Vorgehensweise beim Aktivieren der Registrierung für ein Meeting
• Vorgehensweise beim Anpassen der Registrierungsoptionen
• Vorgehensweise beim Anpassen des Registrierungs-Brandings
• Vorgehensweise beim Anpassen der Links zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien

Voraussetzungen für Meetings mit Registrierung

• Der Host-Benutzertyp muss lizenziert sein.
• Pro-, Business-, Bildungs- oder Enterprise-Konto zum Anpassen der Registrierungsoptionen
• Das Meeting mit Registrierung darf keine PMI nutzen. Es darf sich auch nicht um ein wiederkehrendes Meeting ohne feste Zeit handeln. 

Einschränkungen der Meetingregistrierung

• Im Laufe des Jahres 2022 wird sich die Meeting- und Webinar-Registrierung bei Zoom für die Teilnehmer dahingehend ändern, dass bei der Registrierung der Beitrittslink nicht mehr auf der Bestätigungsseite im Webbrowser angezeigt wird. Registrierte Teilnehmer erhalten den Beitrittslink stattdessen über die Bestätigungs-E-Mail von Zoom bei der Registrierung. Durch diese Änderung wird verhindert, dass Angreifer mithilfe einer fremden E-Mail-Adresse auf einen Registrierungslink zugreifen und ungebetene Gäste an Meetings oder Webinaren teilnehmen. Konten können diesen verbesserten Registrierungsvorgang ab sofort aktivieren, indem sie den Zoom Support kontaktieren.
• Pro Meeting sind maximal 4 999 registrierte Personen zugelassen. Wenn dies nicht ausreicht, empfehlen wir die Durchführung eines wiederkehrenden Meetings mit Registrierung, da bei jeder Wiederholung in der Meeting-Reihe bis zu 4 999 registrierte Personen möglich sind.

Vorgehensweise beim Aktivieren der Registrierung für ein Meeting

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Meetings.
3. Klicken Sie auf Ein Meeting planen, oder bearbeiten Sie ein bestehendes Meeting.
4. Vergessen Sie nicht, im Abschnitt Registrierung das Kontrollkästchen Erforderlich zu aktivieren.
   Nach der Planung des Meetings erscheinen die Registerkarten Registrierung und Branding.
5. Teilnehmer verwalten: Klicken Sie auf Anzeigen, um eine Liste der Personen zu sehen, die sich für das Meeting registriert haben. Wenn Sie auf den Namen eines registrierten Teilnehmers klicken, erhalten Sie Zusatzinformationen zu dieser Person.

Hinweis: Wenn auch eine Authentifizierung für das Meeting erforderlich ist, müssen sich Registranten mit einer E-Mail-Adresse registrieren, die einem aktiven Zoom Konto zugeordnet ist. Die Zuordnung ist Voraussetzung für die Registrierung. Authentifizierungsprofile können auch erfordern, dass der Registrant mit einem Konto am Webinar teilnimmt, das der E-Mail-Adresse bei der Registrierung entspricht.

Vorgehensweise beim Anpassen der Registrierungsoptionen

Hinweis: Diese Funktion ist nur für Business-, Bildungs- und Enterprise-Konten verfügbar.

Nach der Planung eines Meetings können Sie die Registrierungsoptionen anpassen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Registrierung.
2. Klicken Sie im Abschnitt Registrierungsoptionen auf Bearbeiten.
3. Folgende Optionen können Sie anpassen:

Registerkarte Registrierung: Hier können Sie Registrierungseinstellungen wie Genehmigung, Benachrichtigung, Registrierungsgrenzen und mehr anpassen.  

• • Automatische Genehmigung: Jeder, der sich anmeldet, erhält Informationen darüber, wie er beitreten kann.
  • Manuelle Genehmigung: Jeder, der sich anmeldet, muss vom Host auf der Seite zur Meetingverwaltung genehmigt werden und erhält dann Informationen darüber, wie er beitreten kann. Ausstehende Registranten können nicht am Meeting teilnehmen. 
  • Eine E-Mail an den Host senden, wenn sich jemand registriert: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, sobald sich jemand für Ihr Meeting registriert. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail, wenn Sie ihre Registrierung bestätigen.
  • Registrierung nach dem Eventdatum schließen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine Registrierungen nach dem Meetingdatum und dem geplanten Ende zulassen möchten. Teilnehmer haben dennoch die Möglichkeit, sich noch am Eventdatum selbst und nach Beginn des Meetings zu registrieren, sofern sie dies vor dem geplanten Ende des Meetings tun. Wenn Sie beispielsweise ein 2-stündiges Meeting für 9 Uhr ansetzen, endet die Registrierung um 11 Uhr.
    Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren und Ihr Meeting on demand zur Verfügung stellen, können sich die Teilnehmer über den ursprünglichen Registrierungslink für die On-demand-Meetingaufzeichnung registrieren.
  • Anzahl der registrierten Teilnehmer einschränken: Aktivieren Sie diese Option, um die Anzahl der Personen zu begrenzen, die sich für das Meeting anmelden können. Sobald sich die angegebene Anzahl an Teilnehmern für das Meeting registriert hat, können sich keine weiteren Teilnehmer registrieren.
  • Allow attendees to join from multiple devices (Teilnehmern ermöglichen, von mehreren Geräten aus teilzunehmen): Wählen Sie diese Option aus, um Meetingteilnehmern den Betritt von mehreren Geräten aus zu erlauben, wie zum Beispiel von Computern und Telefonen.
  • Show social share buttons on the registration page (Auf der Registrierungsseite Social-Media-Buttons anzeigen): Stellt Schaltflächen zur Verfügung, um die Registrierungsseite per Facebook, Twitter, LinkedIn oder E-Mail zu teilen.

Registerkarte E-Mail-Einstellungen: Sie können einige E-Mail-Einstellungen bezüglich der Registrierung anpassen. 

• Select Email Language (E-Mail-Sprache auswählen): Wählen Sie eine Sprache für die E-Mails an Registranten aus. Sie können eine Sprache festlegen oder Gleiche wie Standardsprache des Empfängers auswählen, damit Zoom automatisch in der Sprache antwortet, in der die Registrierungsseite angezeigt wird. 
• Email Contact (E-Mail-Kontakt): Passen Sie die Kontaktinformationen an, die Registranten erhalten, wenn sie Fragen zum Meeting haben. 
• Confirmation Email to Registrants (Bestätigungs-E-Mail an Registranten): Legen Sie fest, ob nach der Genehmigung eine Bestätigungs-E-Mail an Registranten gesendet werden soll, und nehmen Sie Ergänzungen am Anfang und Ende der E-Mail-Vorlage vor. 
  Hinweis: Umfangreichere Änderungen an der E-Mail-Vorlage müssen von einem Administrator im Branding vorgenommen werden. 

Registerkarte Fragen: Sie können die Fragefelder, die auf Ihrer Registrierungsseite angezeigt werden, anpassen. 

1. 1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die Sie Ihrer Registrierungsseite hinzufügen möchten.
   2. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich, wenn es sich bei einem Feld um ein Pflichtfeld handeln soll.
   3. Klicken Sie auf Alle speichern.
      Hinweis:
      • Name und E-Mail-Adresse sind immer Pflichtfelder.
      • Einige Felder wie Land/Region und Bundesland/Kanton werden den Teilnehmern als Drop-down-Menü angezeigt.

Registerkarte Benutzerdefinierte Fragen

1. Klicken Sie auf Neue Frage, um eine Frage hinzuzufügen.
2. Wählen Sie eine Fragen-Art aus: Kurzantwort oder Einzelantwort.
3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich, wenn es sich bei einem Feld um ein Pflichtfeld handeln soll.
4. Geben Sie die Frage ein.
5. Geben Sie die Antwortoptionen für die Einzelantwort-Fragen ein.
6. Klicken Sie auf Erstellen. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um weitere benutzerdefinierte Fragen zu erstellen.
7. Klicken Sie auf Alle speichern, um Ihre personalisierte Registrierung zu speichern.

Vorgehensweise beim Anpassen des Registrierungs-Brandings

Klicken Sie nach dem Planen des Meetings auf die Registerkarte Branding, um die Brandingoptionen für Ihre Registrierungsseite anzupassen:

• Banner: Klicken Sie auf Upload, um ein Bild hinzuzufügen, das oben auf Ihrer Registrierungsseite angezeigt wird.
• Logo: Klicken Sie auf Upload, um ein Bild hinzuzufügen, das rechts neben dem Meetingthema auf Ihrer Registrierungsseite angezeigt wird. Das Logo erscheint außerdem in der E-Mail-Einladung.
• (Optional) Klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen, um einen Alternativtext für das Bild hinzuzufügen. Die Beschreibung wird nicht visuell auf dem Bildschirm dargestellt, hilft aber Menschen mit Sehstörungen dabei, auf das Bild zuzugreifen und es zu verstehen.

Vorgehensweise beim Anpassen der Links zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien

In Ihrem Kontoprofil können Sie die URLs der Links zu Ihren Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien anpassen. Diese Links werden auf allen Registrierungsseiten für Meetings, Webinare und Aufzeichnungen unter dem Registrierungsformular angezeigt.