Meetings mit Registrierung planen und anpassen

Wenn Sie ein Meeting planen, für das eine Registrierung erforderlich ist, müssen sich die Teilnehmer mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Namen registrieren. Sie können dem Registrierungsformular benutzerdefinierte Fragen hinzufügen, um mehr Informationen über die registrierten Teilnehmer zu erfassen. Sobald das Meeting geplant ist, können Sie die registrierten Teilnehmer verwalten, Bestätigungs-E-Mails erneut versenden und Meeting-Registrierungsberichte erstellen, falls Sie eine Liste der registrierten Teilnehmer herunterladen wollen.

Wenn Sie diese Informationen nicht erfassen müssen, können Sie ein Meeting ohne Registrierung planen.

Voraussetzungen für die Planung von Meetings mit Registrierung

• Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Konto
• Der Host muss über eine Zoom Workplace-Lizenz verfügen
• Anstatt Ihre persönliche Meeting-ID zu verwenden, muss die Meeting-ID automatisch generiert werden
• Das Meeting kann kein wiederkehrendes Meeting ohne feste Zeit sein

Einschränkungen bei der Planung von Meetings mit Registrierung

• Zoom sendet registrierten Teilnehmern den Beitrittslink in einer Bestätigungs-E-Mail zur Registrierung. Dadurch wird verhindert, dass Angreifer über eine E-Mail-Adresse, die sie nicht persönlich kontrollieren, auf einen Registrierungslink zugreifen oder ungebetene Gäste an Meetings oder Webinaren teilnehmen. Die Option, Beitrittsinformationen auf der Bestätigungsseite bereitzustellen, ist standardmäßig deaktiviert. Allerdings können Administratoren den Hosts erlauben, dies in den Registrierungseinstellungen zu ändern.
• Pro Meeting sind maximal 4.999 registrierte Teilnehmer möglich. Wenn dies nicht ausreicht, können Sie ein wiederkehrendes Meeting mit Registrierung planen, da jede Sitzung in der Meeting-Reihe bis zu 4.999 registrierte Teilnehmer haben kann.

Registrierungen für ein Meeting aktivieren

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Meetings.
3. Klicken Sie auf Meeting planen oder klicken Sie auf ein vorhandenes Meeting, um es zu bearbeiten.
4. Wählen Sie im Abschnitt Registrierung das Kontrollkästchen Erforderlich aus.
   Hinweis: Für wiederkehrende Meetings mit Registrierung müssen Sie ebenfalls eine der folgenden Optionen wählen:
   
   • Teilnehmer registrieren sich einmal und können an allen Sitzungen teilnehmen
   • Teilnehmer müssen sich für jede Sitzung registrieren, an der sie teilnehmen möchten
   • Teilnehmer registrieren sich einmal und können wählen, an einer oder mehreren Sitzungen teilzunehmen
5. Wählen Sie im Abschnitt Meeting-ID die Option Automatisch generieren aus.
6. (Optional) Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Meeting-Optionen aus.
7. Klicken Sie auf Speichern.
   Nach der Planung des Meetings werden die Registerkarten Registrierung, E-Mail-Einstellungen und Branding angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie für die Teilnahme an Ihrem Meeting auch eine Authentifizierung benötigen, müssen sich Ihre Teilnehmer mit einer E-Mail-Adresse registrieren, die mit einem aktiven Zoom-Konto verknüpft ist. Zur Authentifizierung kann es ebenfalls erforderlich sein, dass die Teilnehmer dem Meeting mit einem Konto beitreten, das mit der bei der Registrierung verwendeten E-Mail-Adresse übereinstimmt. Als Host können Sie Authentifizierungsausnahmen hinzufügen (und eine CSV-Datei importieren, um Authentifizierungsausnahmen in Massen-Uploads hochzuladen), indem Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer verwenden. Diese Teilnehmer erhalten einmalige Einladungslinks zum Meeting, die den Beitritt ohne Authentifizierung ermöglichen.

Registrierungsoptionen für Meetings, E-Mail-Einstellungen und Branding anpassen

Registrierungsoptionen für Meetings anpassen

Nachdem Sie ein Meeting mit Registrierung geplant haben, klicken Sie auf die Registerkarte Registrierung, um die Teilnehmer zu verwalten und die Registrierungsoptionen anzupassen. Hier können Sie zum Beispiel festlegen, ob die Teilnehmer nach dem Einreichen der Registrierung automatisch genehmigt werden oder ob Sie jede Registrierung manuell genehmigen möchten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Registrierung im Abschnitt Registrierungsoptionen auf Bearbeiten.
   Das Pop-up-Fenster Registrierung wird angezeigt.
2. Passen Sie die Optionen auf den folgenden Registerkarten nach Bedarf an:
   • Registerkarte Registrierung: 
     
     • Wenn Teilnehmer sich registrieren: 
       • Automatisch genehmigen: Registrierte Teilnehmer erhalten automatisch Informationen darüber, wie sie dem Meeting beitreten können.
       • Manuelle Genehmigung: Der Organisator muss den Teilnehmern die Teilnahme genehmigen, bevor sie Informationen darüber erhalten, wie sie dem Meeting beitreten können. Ohne diese Genehmigung können sie nicht am Meeting teilnehmen. 
     • Eine E-Mail an den Host senden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, wenn sich jemand für Ihr Meeting registriert. Die Teilnehmer werden eine E-Mail erhalten, wenn Sie ihre Registrierung genehmigen.
     • Registrierung nach dem Meetingdatum schließen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine Registrierungen nach dem Meetingdatum zulassen möchten. Teilnehmer können sich am selben Tag des Meetings, während des Meetings und 12 Stunden nach dem Meeting registrieren. Wenn Sie beispielsweise ein Meeting für 9:00 Uhr mit einer Dauer von zwei Stunden planen, können sich die Teilnehmer nach dem Ende des geplanten Meetings um 11:00 Uhr noch für die nächsten 12 Stunden für das Meeting registrieren. Jedoch wird der Registrierungslink dem Teilnehmer nicht mehr erlauben, dem Meeting beizutreten. Nach 12 Stunden können sich die Teilnehmer nicht mehr für das Meeting registrieren.
       Hinweis: Wenn Sie diese Einstellungen aktivieren und Ihr Meeting auf Abruf zur Verfügung stellen, können sich die Teilnehmer über den ursprünglichen Registrierungslink registrieren, um zu einem beliebigen Zeitpunkt auf die Meetingaufzeichnung zuzugreifen.
     • Teilnehmern ermöglichen, von mehreren Geräten aus beizutreten: Wählen Sie diese Option aus, um Meetingteilnehmern den Betritt von mehreren Geräten aus zu erlauben, z B. von Computern und Telefonen.
     • Anzahl der registrierten Teilnehmer begrenzen: Aktivieren Sie diese Option, um die Anzahl der Teilnehmer für Ihr Meeting zu begrenzen. Sobald die festgelegte Anzahl an Teilnehmern für das Meeting erreicht ist, können sich keine weiteren Teilnehmer registrieren.
     • Schaltflächen zum Teilen in Social Media-Profilen anzeigen: Diese Option stellt Schaltflächen zur Verfügung, um die Registrierungsseite über Facebook, X, LinkedIn oder E-Mail zu teilen.
     • Beitrittsinformationen auf der Bestätigungsseite der Registrierung anzeigen: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie die automatische Genehmigung für die Teilnehmerregistrierung aktiviert haben. Bei Aktivierung werden die Beitrittsinformationen auf der Bestätigungsseite angezeigt, wenn sich der Benutzer weniger als 5 Minuten vor Beginn der Sitzung registriert oder wenn die Sitzung bereits im Gange ist. Diese Option ermöglicht es Benutzern, der Sitzung beizutreten, ohne dass überprüft wird, ob ihnen die für die Registrierung verwendete E-Mail-Adresse gehört.
   • Registerkarte Fragen :
     1. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Feld aus, das Sie Ihrer Registrierungsseite hinzufügen möchten.
     2. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich, wenn Sie dieses Feld als Pflichtfeld festlegen möchten.
        Hinweise:
        • Vorname und E-Mail-Adresse sind immer aktiviert und erforderlich. Nachname ist immer aktiviert, aber Sie müssen dieses Feld im Registrierungsformular nicht als Pflichtfeld festlegen.
        • Einige Felder, wie z. B. Land/Region und Bundesland/Kanton/Staat, werden bei der Registrierung als Drop-down-Menüs angezeigt.
     3. (Optional) Klicken Sie auf Frage hinzufügen, um eine benutzerdefinierte Frage zu erstellen.
        Hinweis: Sie dürfen in Ihrem Registrierungsformular nicht nach vertraulichen persönlichen Informationen (wie Kreditkartendaten oder Sozialversicherungsnummern) fragen.
        
        1. Geben Sie im Textfeld die Frage ein.
        2. Wählen Sie die Art der Frage aus: Kurzantwort oder Einzelantwort.
        3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich, wenn es sich bei einem Feld um ein Pflichtfeld handeln soll.
        4. Geben Sie die Antwortoptionen für die Einzelantwort-Fragen ein.
        5. (Optional) Wiederholen Sie die Schritte 1–5, um weitere benutzerdefinierte Fragen zu erstellen.
        6. Klicken Sie auf Speichern , um Ihr personalisiertes Registrierungsformular zu speichern.
        7. pencil-button.png(Optional) Um die benutzerdefinierte Frage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol .
        8. (Optional) Um die benutzerdefinierte Frage zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol .
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Alle speichern, um die Änderungen auf allen Registerkarten zu speichern und das Registrierungsfenster zu schließen.

Hinweis: Wenn der Meeting-Host ein Registrierungsfeld nachträglich als Pflichtfeld festlegt, sind Registrierungen, die vor dieser Änderung abgeschlossen wurden, nicht mehr gültig. Das bedeutet, dass die betroffenen Teilnehmer nicht mit den bereitgestellten Registrierungslinks beitreten können. Sie werden stattdessen weitergeleitet, um sich erneut zu registrieren. 

Registrierte Teilnehmer für Meetings verwalten

Nachdem Sie ein Meeting mit Registrierung geplant haben, können sich die Teilnehmer einzeln für Ihr Meeting registrieren, oder Sie können Teilnehmer als Massen-Upload per CSV-Import importieren.

Klicken Sie auf der Registerkarte Registrierung auf Anzeigen, um eine Liste der Personen anzuzeigen, die sich für das Meeting registriert haben. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Meeting-Registrierungen.

E-Mails zur Meeting-Registrierung anpassen

Nachdem Sie ein Meeting mit Registrierung geplant haben, klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Einstellungen, um die E-Mail-Einstellungen für die Registrierung anzupassen. Klicken Sie rechts neben jeder Einstellung auf Bearbeiten, um die Einstellungen nach Bedarf zu ändern und zu speichern.

• E-Mail-Sprache auswählen: Legen Sie die Sprache fest, in der Teilnehmer E-Mails erhalten. Sie können eine bestimmte Sprache festlegen oder Gleiche wie die standardmäßige Sprache der Empfänger wählen, damit Zoom automatisch in der Sprache antworten kann, in der die Registrierungsseite angezeigt wird. 
• E-Mail-Kontakt: Passen Sie die Kontaktinformationen an, über die Teilnehmer Sie bei Fragen zum Meeting kontaktieren können. 
• Bestätigungs-E-Mail an registrierte Teilnehmer: Legen Sie fest, ob die Bestätigungs-E-Mail nach der Genehmigung an die Teilnehmer gesendet werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie den Betreff der E-Mail bearbeiten und den Text der E-Mail-Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau senden, um zu sehen, wie die E-Mail für die Teilnehmer angezeigt wird.
  Hinweis: Umfangreichere Änderungen an der E-Mail-Vorlage müssen von einem Administrator in den Kontoeinstellungen für das Branding vorgenommen werden. 

Branding der Meeting-Registrierung anpassen

Nachdem Sie ein Meeting mit Registrierung geplant haben, klicken Sie auf die Registerkarte Branding, um die Branding-Optionen für Ihre Registrierungsseite anzupassen:

• Banner: Klicken Sie auf Hochladen, um ein Bild hinzuzufügen, das oben auf Ihrer Einladungsseite angezeigt wird.
• Logo: Klicken Sie auf Hochladen, um ein Bild hinzuzufügen, das rechts neben dem Thema des Meeting auf Ihrer Einladungs- und Registrierungsseite und in der E-Mail-Einladung angezeigt wird.
• (Optional) Klicken Sie auf Beschreibung hinzufügen, um einen Alternativtext für das Bild hinzuzufügen. Die Beschreibung wird nicht visuell auf dem Bildschirm dargestellt, hilft aber Personen mit Sehbeeinträchtigungen, das Bild zu verstehen.

Links zu den Servicebedingungen und der Datenschutzrichtlinie in allen Registrierungsformularen anpassen

Kontoinhaber und Administratoren können die URLs für ihre Links zu den Servicebedingungen und der Datenschutzrichtlinie anpassen. Diese Links werden auf allen Registrierungsseiten für Meetings, Webinare und Aufzeichnungen unterhalb des Registrierungsformulars angezeigt.

1. Melden Sie sich als Kontoinhaber oder Administrator im Zoom-Webportal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Kontoverwaltung und dann auf Kontoprofil.
3. Klicken Sie im Abschnitt Registrierungsseiten – Links zu Servicebedingungen und Datenschutzrichtlinie auf Bearbeiten.
4. (Optional) Geben Sie in das Feld Servicebedingungen die URL zu den Servicebedingungen Ihres Unternehmens ein.
5. (Optional) Geben Sie im Feld Datenschutzrichtlinie die URL der Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.