Microsoft Outlook-Plug-in (Desktop)

Hinweis: Für eine optimale Nutzung empfiehlt Zoom die Verwendung des Add-Ins Zoom für Outlook (Web und Desktop), insbesondere wenn die Computer Ihres Unternehmens unter macOS laufen. Microsoft wird in Outlook für macOS die Ausführung von Injection-basierten Plug-ins blockieren und nur Add-Ins zulassen, die über den Microsoft Store verfügbar sind. Dies war ursprünglich für Juni 2020 vorgesehen, musste jedoch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden, der von Microsoft noch festzulegen ist. Wir empfehlen die Umstellung Ihres Unternehmens auf das Add-In anstelle der Verwendung des Desktop-Plug-ins. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Add-in „Zoom für Outlook“ installieren.

Das Microsoft Outlook-Plug-in von Zoom wurde entwickelt, um die Planung von Meetings in Microsoft Outlook schnell und bequem zu gestalten. Das Plug-in ermöglicht es Ihnen, Sofortmeetings mit Zoom zu planen und zu starten sowie bestehende Meeting-Events zu Zoom-Meetings zu machen. Basierend auf Ihren Outlook-Kalender-Events, kann das Outlook-Plug-in auch Ihre freien/gebuchten Zeiträume mit der Zoom-Anwendung synchronisieren (nur auf Windows – laden Sie hier die neueste Version herunter).

Voraussetzungen für die Verwendung des Microsoft Outlook-Plug-ins

• Sie müssen die Zoom-Anwendung installiert haben und in Ihrem Konto angemeldet sein
• Installieren Sie das Zoom Outlook-Plug-in für Microsoft von Zoom
• Windows:
  • Outlook als Teil von Microsoft Office 365
  • 32-Bit- oder 64-Bit-Betriebssystem
• macOS:
  • 64-Bit-Betriebssystem
  • Für macOS sollten Sie stattdessen das Add-in „Zoom für Outlook“ verwenden.
  • Aufgrund eines neuen Sicherheitsprotokolls wird das Outlook-Plug-in nur auf einigen Versionen von macOS 10.14.1 und höher unterstützt. Wenn Sie eine ältere Version verwenden, empfehlen wir, macOS zu aktualisieren, das Add-in „Zoom für Outlook“ (Web und Desktop) zu nutzen oder den Systemintegritätsschutz (SIP) im Betriebssystem zu deaktivieren. Darüber hinaus unterstützt macOS 10.15 Catalina keine Plug-ins, einschließlich des Microsoft Outlook-Plug-ins für Zoom. 
   

Plug-in herunterladen

Sie können die MSI- oder PKG-Datei für das Microsoft Outlook-Plug-in von Zoom im Download-Center herunterladen. Sobald der Download abgeschlossen ist, führen Sie die Datei aus und folgen Sie dem Installationsassistenten, um die Installation abzuschließen. Sie müssen Outlook neu starten, bevor Sie das Plug-in verwenden können.

Hinweis: Einige Outlook-Versionen unterstützen die Optionen Meeting planen oder Starten eines Sofortmeetings nicht. Wenn Sie diese nicht in der Multifunktionsleiste sehen, prüfen Sie bitte, ob sie nach dem Erstellen eines neuen Termins oder Kalender-Events angezeigt werden.

Ein Meeting planen

Hinweise:

• Ihre Planungseinstellungen werden über das Zoom-Webportal synchronisiert.
• Wenn Sie anderen Benutzern im Zoom-Webportal Planungsberechtigungen zuweisen, können Sie festlegen, ob diese Benutzer Ihre Meetings verwalten können, die in Outlook oder Google Kalender als „privat“ markiert sind. Wenn die Benutzer keine privaten Events verwalten können, können sie den Einladungslink, das Meeting-Thema oder die Teilnehmerliste nicht sehen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting planen.
2. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die Planung Ihres Meetings aus.
   
   • Meeting-ID
     • Automatisch generieren: Generieren Sie eine zufällige, eindeutige Meeting-ID.
     • Persönliche Meeting-ID*: Verwenden Sie Ihre persönliche Meeting-ID.
   • Sicherheit: 
     • Passcode: Eingabe eines Meeting-Passcodes. Teilnehmer müssen diesen angeben, bevor sie Ihrem geplanten Meeting beitreten können.
       Hinweis: Der Meeting-Passcode muss die von Ihrem Administrator festgelegten Anforderungen erfüllen.
     • Warteraum: Einen Warteraum für das Meeting aktivieren.
     • Nur authentifizierte Benutzer können beitreten: Beschränken Sie den Zugriff auf das Meeting, damit nur angemeldete Benutzer dem Meeting beitreten können.
   • Verschlüsselung:
     • Erweiterte Verschlüsselung: Verschlüsselungsschlüssel werden in der Cloud gespeichert.
     • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Die Verschlüsselungsschlüssel werden auf Ihrem lokalen Gerät gespeichert.
       Hinweis: Die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung deaktiviert einige Funktionen. 
   • AI Companion:
     • Meeting-Fragen automatisch starten: Die Funktion „AI Companion-Meeting-Fragen“ startet automatisch, wenn das Meeting beginnt. Darüber hinaus können Sie auswählen, wer Fragen stellen darf. 
     • Meeting-Zusammenfassung automatisch starten: Die Funktion für die AI Companion-Meeting-Zusammenfassung beginnt automatisch, wenn das Meeting startet. Darüber hinaus können Sie auswählen, wer die Zusammenfassung nach dem Meeting erhalten kann. 
   • Meeting-Chat:
     
     • Kontinuierlichen Meeting-Chat aktivieren: Ermöglicht den Meeting-Teilnehmern, vor, während und nach dem Meeting zu kommunizieren, indem sie einen eigenen Gruppenchat in Zoom Team Chat für alle Meeting-Teilnehmer erstellen. 
   • Video:
     • Host: Legen Sie fest, ob das Video des Hosts beim Beitritt zum Meeting ein- oder ausgeschaltet sein soll. Wenn Sie „Aus“ wählen, kann der Host sein Video später trotzdem noch starten.
     • Teilnehmer: Wählen Sie, ob die Videos der Teilnehmer beim Beitritt zum Meeting ein- oder ausgeschaltet sein sollen. Wenn Sie „Aus“ wählen, können die Teilnehmer ihr Video später trotzdem noch starten.
   • Audio: Erlauben Sie Benutzern, sich per Telefon, Computeraudio, beidem oder per Audio von Drittanbietern (sofern für Ihr Konto aktiviert) einzuwählen.
     • Einwahl von: Wenn Telefon oder Beides für dieses Meeting aktiviert ist, klicken Sie auf Bearbeiten, um die Einwahlländer auszuwählen, die in die Einladung aufgenommen werden sollen. Standardmäßig umfasst dies Ihre globalen Einwahlländer, die in Ihren Meeting-Einstellungen aufgeführt sind.
   • Erweiterte Optionen:
     • Teilnehmern den Beitritt vor dem Host erlauben: Erlauben Sie den Teilnehmern, dem Meeting ohne Sie bzw. vor Ihnen beizutreten. Das Meeting endet nach 40 Minuten für Benutzer eines (kostenlosen) Basic-Kontos. Wenn aktiviert, können Sie auch wählen, wie lange vor der geplanten Startzeit die Teilnehmer beitreten können: 5 Minuten, 10 Minuten, 15 Minuten oder Jederzeit.
     • F&A: Teilnehmern ermöglichen, während des Meetings Fragen zu stellen, und Host und Co-Hosts ermöglichen, diese Fragen zu beantworten.
     • Teilnehmer bei Beitritt stummschalten: Wenn Beitritt vor dem Host nicht aktiviert ist, werden alle Teilnehmer ab dem Zeitpunkt des Beitritts zum Meeting stummgeschaltet.
     • Meeting automatisch aufzeichnen: Aktivieren Sie diese Option, wenn das Meeting automatisch aufgezeichnet werden soll. Wählen Sie aus, ob es lokal (auf Ihrem Computer) oder in der Cloud aufgezeichnet werden soll. Erfahren Sie mehr über automatische Aufzeichnungen.
     • Konzentrationsmodus aktivieren, wenn das Meeting beginnt: Sie können das Meeting automatisch mit aktiviertem Konzentrationsmodus starten. So werden die Teilnehmer weniger abgelenkt. Für diese Funktion ist die Client-Version 5.9.0 oder höher erforderlich.
     • In öffentlicher Event-Liste anzeigen: Fügen Sie das Meeting zu einem öffentlichen Kalender hinzu, der mit Ihrer Vanity-URL verknüpft ist.
     • Zusätzliche Rechenzentrumsregionen für dieses Meeting aktivieren
     • Benutzern aus bestimmten Regionen und Ländern den Beitritt genehmigen oder verweigern: Der Host kann entweder nur Teilnehmern aus bestimmten Ländern/Regionen die Teilnahme erlauben oder alle Teilnehmer aus bestimmten Ländern/Regionen sperren.
     • Den Einladungslink in das Standortfeld hinzufügen: Damit wird die Beitritts-URL in das Standortfeld des Kalender-Events aufgenommen. 
     • Die Zoom-Meeting-Einladung über dem vorhandenen Text einfügen: Fügen Sie die Zoom-Meeting-Details oben in die Meeting-Einladung ein (vor dem benutzerdefinierten Text, der in der Meeting-Einladung eingegeben wurde).
     • Eine Sprache zum Senden der Einladung auswählen: Mit dieser Option können Sie die Sprache auswählen, in der die Zoom-Einladung erfolgen soll.
     • Alternative Hosts: Geben Sie die E-Mail-Adresse eines anderen lizenzierten Zoom-Benutzers Ihres Kontos ein, um ihm zu gestatten, das Meeting in Ihrer Abwesenheit zu starten. 
       Hinweis: <span style='font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;'> Wenn der Meeting-Host alternative Hosts zu seinem Meeting hinzufügen möchte, kann er die Einstellung Alternativen Hosts erlauben, Abstimmungen hinzuzufügen oder zu bearbeiten aktivieren. Für diese Funktion ist die Zoom Client-Version 5.8.0 oder höher erforderlich. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Rolle des alternativen Hosts die richtige für Sie ist, erfahren Sie hier mehr über Rollen in einem Meeting.
     • Speichern und nicht erneut anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie diese Einstellungen in Zukunft standardmäßig für andere Meetings verwenden möchten. Das Einstellungsfenster wird nicht eingeblendet, und Sie müssen es manuell öffnen, um die Einstellungen zu bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Fortfahren.
   Die Kalendereinladung wird automatisch mit den Zoom-Meeting-Details generiert.

Hinweis: Sie können das Zoom-Meeting absagen oder die Einstellungen des Zoom-Meetings in der Kalendereinladung ändern, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen im Menü auswählen.

Eine Audiokonferenz per Telefon (PAC) planen

Hinweis: Bevor Sie diese Schritte ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Einwahlnummern im Webportal auswählen.

1. Aktivieren und konfigurieren Sie die Persönlichen Audiokonferenzen im Webportal. 
2. Klicken Sie auf den Pfeil am unteren Rand von Meeting planen.
3. Wenn Sie mehrere PAC-Konten haben, wählen Sie das Konto, welches Sie für die Planung verwenden möchten.
   
   Dadurch wird automatisch ein Kalender-Event mit Ihren PAC-Informationen ausgefüllt. Ändern Sie das Datum und die Uhrzeit und fügen Sie gegebenenfalls Teilnehmer hinzu.
4. Klicken Sie auf Senden.

Aus einem bestehenden Event ein Zoom-Meeting machen

1. Öffnen Sie ein bestehendes Kalender-Event in Outlook.
2. Wählen Sie entwederMeeting planen oder Audiokonferenz per Telefon aus, um den gewünschten Meeting-Typ zu planen.
3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die Planung Ihres Meetings aus.
   Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Meeting planen.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
   Die Einladung wird nun automatisch mit den Details vervollständigt.
5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Einen Link zu den Meeting-Einsichten in einer Meeting-Einladung aktivieren

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal an.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail & Calendar.
4. Klicken Sie unter Integrationen auf den Umschalter Link zu Meeting-Einblicken mit Zoom AI Companion in die Meeting-Einladung einfügen, um ihn zu aktivieren.
   Hinweis: Wenn die Option ausgegraut ist, wurde sie entweder auf Gruppen- oder Kontoebene gesperrt und muss auf dieser Ebene geändert werden.
5. Wenn ein Dialogfeld zum Bestätigen dieser Änderung angezeigt wird, klicken Sie auf Aktivieren.

Die Meeting-Zusammenfassung anzeigen

Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, muss Zoom AI Companion aktiviert sein und die Option Meeting-Details einfügen in den Zoom-Webeinstellungen aktiviert sein (sie ist standardmäßig aktiviert).

1. Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf Neues Event, um ein neues Kalender-Event zu erstellen.
2. Geben Sie Meeting-Details wie Datum und Uhrzeit des Meetings, Titel, Ort und Gästeliste ein.
3. Klicken Sie auf Zoom und dann auf Einstellungen.
   Falls Sie nicht angemeldet sind, öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie zur Eingabe Ihrer Zoom-Anmeldedaten aufgefordert werden. Wenn Sie bereits im Zoom-Webportal angemeldet sind, werden Sie automatisch angemeldet.
4. Wählen Sie unter AI Companion die Option AI Companion automatisch starten aus.
   Die OptionenMeeting-Fragen automatisch starten und Meeting-Zusammenfassung automatisch starten sind standardmäßig ausgewählt.
5. Klicken Sie auf Zoom-Meeting hinzufügen.
   In den Zoom-Meeting-Details sehen Sie den Link Meeting-Einblicke mit AI Companion anzeigen.
6. Klicken Sie auf den Link, um die Zusammenfassung in Zoom zu öffnen:
   • Wenn die Zoom Desktop-App installiert und aktiv ist, wird sie dort geöffnet.
   • Falls nicht, wird sie im Zoom-Webportal geöffnet.

Fehlendes Plug-in-Symbol

Wenn Sie das Symbol Meeting planen in der Multifunktionsleiste nicht sehen, öffnen Sie Ihre Outlook-Optionen.

1. Wählen Sie Deaktivierte Elemente aus.
2. Wählen Sie das Zoom Outlook-Plug-in aus.
3. Wählen Sie Aktivieren aus.
   
4. Wählen Sie die Com-Add-ins aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zoom Outlook-Plug-in. 
6. Klicken Sie auf OK.

Meetings für andere planen

Falls Sie ein Meeting im Auftrag eines anderen Zoom-Benutzers planen möchten, lesen Sie den Artikel über Planungsberechtigung.