Verwaltung von eingehenden Sprachnachrichten

Überblick

Wenn Sie Zoom Phone in Ihrem Konto aktiviert haben, können Sie Sprachnachrichten, die Anrufer auf Ihrer Mailbox hinterlassen haben, abspielen, löschen und speichern. Sprachnachrichten können bis zu fünf Minuten lang sein. Sie können zudem Ihre Einstellungen ändern, um die Voicemail während oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten zu deaktivieren und Ihre Mailbox-Ansage anzupassen. Derzeit gibt es kein Speicherlimit für Voicemails.

Hinweis: Voicemails werden zwischen dem Zoom Desktop Client und der Zoom Mobile App synchronisiert. Dazu gehört auch das Benachrichtigungssymbol (rotes Kreissymbol). Wenn Sie beispielsweise eine neue Sprachnachricht auf dem Desktop-Client abspielen, wird das Benachrichtigungssymbol gleichzeitig in der Mobile App gelöscht.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Ihren Mailbox-Eingang mit anderen Benutzern in derselben Organisation zu teilen. Gemeinsame Mailbox-Eingänge können auf dem Zoom Desktop Client, der Mobile App, im Webportal oder auf dem Tischtelefon angezeigt werden. Wir empfehlen, den Zoom Desktop Client, die Mobile App oder das Web Portal zu verwenden, um besser nachvollziehen zu können, für wen die Nachrichten bestimmt sind.

Voraussetzungen

Hinweis: Ihr Admin kann Ihre Möglichkeiten zum Herunterladen oder Löschen Ihrer Voicemails einschränken.

Befolgen Sie diese Schritte zum Abspielen, Herunterladen oder Löschen Ihrer Sprachnachrichten.

  1. Melden Sie sich im Zoom Desktop Client an.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Telefon .
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mailbox. Sprachnachrichten werden in umgekehrt chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die neuesten Nachrichten befinden sich oben.
    Sie können Sprachnachrichten wie folgt identifizieren:
    • Wenn der Nummer ein Anrufer-ID-Name zugeordnet ist oder die Nummer zu Ihren internen oder synchronisierten Kontakten gehört, sehen Sie oberhalb der Nummer einen Namen.
    • Sprachnachrichten, die mit einem blauen Punkt versehen sind, wurden noch nicht abgespielt.
    • Wenn Sie Zugang zu einem gemeinsamen Mailbox-Eingang haben, wird Ihnen der Name des Telefonbenutzers, die Anrufwarteschleife oder der automatischen Rufannahme unter der Anrufer-ID angezeigt.
  4. Fahren Sie mit der Maus über einen Mailbox-Eintrag und klicken Sie das Symbol Wiedergeben an, um die Sprachnachricht abzuspielen.
  5. Klicken Sie auf das Symbol Telefon, wenn Sie die Nummer zurückrufen möchten, von der aus die Sprachnachricht hinterlassen wurde.
  6. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag zu einer Sprachnachricht, um folgende Aktionen auszuführen:
    • Bewegen Sie die Maus über das Profilbild für zusätzliche Optionen, wenn die Telefonnummer zu einem internen, externen oder synchronisierten Kontakt gehört.
      • Für interne und externe Zoom-Kontakte sehen Sie die Kontaktkarte und zusätzliche Optionen für Chat (Chatten) oder Meet (Treffen).
      • Für synchronisierte Kontakte sehen Sie eine allgemeine Kontaktkarte mit dem Namen des Drittanbieter-Diensts und allen Telefonnummern, die zu diesem Kontakt hinzugefügt wurden.
    • Klicken Sie auf das Telefon-Symbol , um die ausgewählte Nummer anzurufen.
    • Wenn der Anruf aufgezeichnet wurde, klicken Sie auf das Wiedergabe-Symbol , um die zugehörige Aufzeichnung abzuspielen.
    • Klicken Sie auf die Auslassungsstellen, um die folgenden Optionen aufzurufen:
      • Meeting mit Video/Meeting ohne Video/Chat (nur verfügbar, wenn die Telefonnummer zu einem internen oder externen Zoom-Kontakt gehört): Starten Sie ein Sofort-Meeting oder einen Einzelchat mit dem Kontakt.
      • Send Text Message (Textnachricht senden) (nur sichtbar, wenn SMS aktiviert sind): Senden Sie eine SMS-Nachricht an die ausgewählte Nummer.
      • Nummer kopieren: Kopieren Sie die zugehörige Telefonnummer in die Zwischenablage Ihres Systems.
      • Google-Kontakt erstellen/Outlook-Kontakt erstellen (nur sichtbar, wenn Sie die Kontakt-Integration aktiviert haben): Erstellen Sie einen neuen Google- oder Outlook-Kontakt mithilfe eines Eintrags aus der Anrufliste. Der neue Kontakt wird dann in der Registerkarte Kontakte angezeigt. Greifen Sie in Google oder Outlook auf den Kontakt zu, falls Sie die Kontaktdaten noch weiter bearbeiten möchten.
      • Zu Google-Kontakt hinzufügen/Zu Outlook-Kontakt hinzufügen (nur sichtbar, wenn Sie die Kontakt-Integration aktiviert haben): Fügen Sie die zugehörige Telefonnummer zu einem bereits bestehenden, synchronisierten Kontakt hinzu. Greifen Sie in Google oder Outlook auf den Kontakt zu, falls Sie die Kontaktdaten noch weiter bearbeiten möchten.
      • Invite as Zoom Contact (Als Zoom-Kontakt einladen): Senden Sie eine Einladung, indem Sie die E-Mail-Adresse des Anrufteilnehmers eingeben. Der Anrufteilnehmer erhält eine E-Mail mit einem eindeutigen Link, mit dem er Sie zu seinen Zoom-Kontakten hinzufügen kann. Verwenden Sie diese Funktion als Alternative zur Kontakt-Integration, wenn Ihr Kontakt über ein Zoom Konto verfügt.
      • Profil anzeigen (nur verfügbar, wenn die Telefonnummer zu einem Ihrer internen, externen oder synchronisierten Kontakte gehört): Zeigen Sie die Kontaktkarte des Anrufers an.
      • Anrufer blockieren: Fügt die Telefonnummer zu Ihrer Liste der blockierten Kontakte hinzu.
      • Open File (Datei öffnen): Öffnen Sie die Voicemail mit dem Standard-Mediaplayer Ihres Computers.
      • Open File Location (Dateispeicherort öffnen): Öffnen Sie den Dateispeicherort der Voicemail-Datei (MP3).
      • Save as (Speichern als): Speichern Sie die Voicemail als MP3-Datei.
      • Löschen: Löscht die ausgewählte Sprachnachricht.
      • Alle Sprachnachrichten löschen: Löscht alle Sprachnachrichten in Ihrem Konto.

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Abspielen, Herunterladen oder Löschen von Sprachnachrichten

  1. Melden Sie sich in der Zoom App an.
  2. Tippen Sie auf die Registerkarte Telefon .
  3. Tippen Sie auf die Registerkarte Mailbox. Sprachnachrichten werden in umgekehrt chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die neuesten Nachrichten befinden sich oben.
    Sie können Sprachnachrichten wie folgt identifizieren:
    • Wenn der Nummer eine Anrufer-ID-Name zugeordnet ist oder die Nummer zu Ihren internen oder Telefonkontakten gehört, sehen Sie einen Namen oberhalbe der Nummer.
    • Sprachnachrichten, die mit einem blauen Punkt versehen sind, wurden noch nicht abgespielt.
    • Wenn Sie Zugang zu einem gemeinsamen Mailbox-Eingang haben, wird Ihnen der Name des Telefonbenutzers, die Anrufwarteschleife oder der automatischen Rufannahme unter der Anrufer-ID angezeigt.
  4. Tippen Sie auf den Voicemail-Eintrag und dann auf eine der folgenden Optionen:
    • Telefontaste : Ruft die der Sprachnachricht zugehörige Nummer an.
    • Taste „Teilen“ : Teilt oder speichert die Datei mit der Sprachnachricht (MP3). Abhängig von den Apps, die auf Ihrem Telefon installiert sind, werden Ihnen verschiedene Optionen zum Teilen angezeigt.
    • Taste „Abspielen“ : Spielt die ausgewählte Sprachnachricht ab. Tippen Sie auf Lautsprecher, um Ihre Freisprecheinrichtung zum Abspielen zu verwenden.
    • Papierkorbtaste : Löscht die ausgewählte Sprachnachricht.
  5. Tippen Sie auf die Auslassungsschaltfläche (…), um die folgenden Optionen aufzurufen:
    • Call Duration (Anrufdauer): Zeigt die Dauer des Anrufs in Minuten und Sekunden (mm:ss) an.
    • Rückruf: Rufen Sie die Nummer an, die dem Eintrag des Anrufverlaufs zugeordnet ist. Sie können auch auf die Telefonnummer im Anrufverlauf tippen, um sie anzurufen.
    • Meeting with Video (Meeting mit Video)/Meeting without Video (Meeting ohne Video)/Chat (nur sichtbar, wenn die Telefonnummer zu einem internen oder externen Zoom-Kontakt gehört): Starten Sie ein Sofort-Meeting oder Einzelchat mit dem Kontakt.
    • Send Text Message (Textnachricht senden) (nur sichtbar, wenn SMS aktiviert sind): Senden Sie eine SMS-Nachricht an die ausgewählte Nummer.
    • Nummer kopieren: Kopieren Sie die zugehörige Telefonnummer in die Zwischenablage Ihres Systems.
    • View profile (Profil anzeigen): Zeigen Sie die Kontaktkarte an, wenn die zugeordnete Telefonnummer zu einem internen, externen oder synchronisierten Kontakt gehört. 
      • Für interne und externe Zoom-Kontakte sehen Sie die Kontaktkarte und zusätzliche Optionen zum Chatten oder Treffen.
      • Für synchronisierte Kontakte sehen Sie eine allgemeine Kontaktkarte mit dem Namen des Drittanbieter-Diensts und allen Telefonnummern, die zu diesem Kontakt hinzugefügt wurden.
    • Create Phone Contact (Telefonkontakt erstellen): Verwenden Sie die Standard-Kontaktanwendung Ihres Telefons, um einen neuen Telefonkontakt anhand der verknüpften Telefonnummer zu erstellen. Diese Option ist nicht für interne, externe oder synchronisierte Kontakte verfügbar.
    • Add to Existing Phone Contact (Zu vorhandenem Telefonkontakt hinzufügen): Verwenden Sie die Standard-Kontaktanwendung Ihres Telefons, um die verknüpfte Telefonnummer zu einem vorhandenen Telefonkontakt hinzuzufügen. Diese Option ist nicht für interne, externe oder synchronisierte Kontakte verfügbar.
    • Invite as Zoom Contact (Als Zoom-Kontakt einladen): Senden Sie eine Einladung, indem Sie die E-Mail-Adresse des Anrufteilnehmers eingeben. Der Anrufteilnehmer erhält eine E-Mail mit einem eindeutigen Link, mit dem er Sie zu seinen Zoom-Kontakten hinzufügen kann. Verwenden Sie diese Funktion als Alternative zur Kontakt-Integration, wenn Ihr Kontakt über ein Zoom-Konto verfügt. Diese Option ist nicht für interne oder externe Kontakte verfügbar.
    • Anrufer blockieren: Fügt die Telefonnummer zu Ihrer Liste der blockierten Kontakte hinzu.
    • Element löschen: Löschen Sie den ausgewählten Eintrag aus dem Anrufverlauf. Wenn eine Anrufaufzeichnung verfügbar ist, wird diese ebenfalls gelöscht.

Löschen mehrerer Sprachnachrichten

Folgen Sie diesen Schritten, um mehrere Sprachnachrichten zu löschen.

  1. Melden Sie sich in der Zoom Mobile App an.
  2. Tippen Sie auf das Symbol Telefon.
  3. Tippen Sie auf die Registerkarte Mailbox. Sprachnachrichten werden in umgekehrt chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die neuesten Nachrichten befinden sich oben.
  4. Tippen Sie auf die Auslassungsschaltfläche (...) und dann auf Element auswählen. Neben jeder Sprachnachricht erscheint nun ein Kontrollkästchen.
  5. Tippen Sie auf die Kontrollkästchen, um die Nachrichten auszuwählen, die Sie löschen möchten.
  6. Tippen Sie auf das Papierkorbsymbol , um die ausgewählten Sprachnachrichten zu löschen.

Web

  1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
  2. Klicken Sie auf Telefon.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mailbox.
  4. Sie können Sprachnachrichten folgendermaßen identifizieren:
    • Wenn der Nummer ein Anrufer-ID-Name zugeordnet ist oder die Nummer zu Ihren internen oder synchronisierten Kontakten gehört, sehen Sie oberhalb der Nummer einen Namen.
    • Mailbox-Einträge, die mit einem blauen Punkt markiert sind, wurden noch nicht abgespielt.
    • Wenn Sie Zugang zu einem gemeinsamen Mailbox-Eingang haben, sehen in der Spalte An, für wen die Nachricht hinterlassen wurde.
  5. Nutzen Sie die Suchoptionen oben im Fenster, um nach einem spezifischen Kontakt oder einer Telefonnummer zu suchen, oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben, um nach gelesenen und ungelesenen Nachrichten zu filtern.
  6. Klicken Sie auf die folgenden Optionen, um Sprachnachrichten anzuzeigen oder zu verwalten:
    • Symbol „Abspielen“ : Spielt die ausgewählte Sprachnachricht ab und zeigt das Transkript der Sprachnachricht an, sofern die Transkriptionsfunktion in Zoom Phone aktiviert war.
    • Herunterladen: Speichert die Sprachnachricht als MP3-Datei.
    • Löschen: Löscht die ausgewählte Sprachnachricht. Um mehrere Einträge gleichzeitig zu löschen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Status-Spalte und klicken Sie oben in der Tabelle auf Löschen.

Desk Phone

Sie können ein Tischtelefon verwenden, um Ihre Mailbox abzurufen, wenn Ihr Admin Ihnen ein Tischtelefon bereitgestellt hat.

Die unten aufgeführten Schritte gelten für alle Tischtelefone. Sie können sich zudem spezifische Anleitungen für Telefone der Polycom VVX Serie und der Yealink T4/T5 Serie ansehen.

Hinweis: Wenn Sie Zugang zu einem gemeinsamen Mailbox-Eingang haben, können Sie sie mithilfe Ihres Tischtelefons abspielen. Allerdings können Sie so nicht wissen, ob die Nachricht von einem gemeinsamen Eingang stammt. Sie können diese Nachrichten mithilfe des Zoom Desktop Client, der Mobile App oder des Webportals identifizieren.

  1. Wählen Sie die *86 auf Ihrem Tischtelefon, um die Voicemail-Zentrale zu erreichen.
    Tipp: Dieser Schlüsselcode funktioniert auch auf dem Desktop Client und in der Mobile App.
  2. Geben Sie Ihre Mailbox-PIN gefolgt von # ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  3. Drücken Sie eine der folgenden Tasten:
    TasteBeschreibung
    1Spielt all Ihre Sprachnachrichten ab, angefangen mit Ihren neuen (bislang unabgespielten) Nachrichten.
    2Nimmt eine Mailbox-Ansage auf. Die Ansage wird Ihrer Audiobibliothek in Zoom Phone hinzugefügt.
    Hinweis: Sie können auch im Zoom-Webportal eine Mailbox-Ansage aufnehmen.
  4. Folgen Sie den Audio-Aufforderungen, um Ihre Mailbox zu verwalten.