Freigabe und Kontrolle des Zugriffs auf eine Voicemailbox

Überblick

Zoom Phone-Administratoren können die Voicemailboxen von Telefonbenutzern, Anrufwarteschleifen, automatischen Rufannahmen oder Teamschaltungsgruppen freigeben, so dass andere Telefonbenutzer auf Sprachnachrichten zugreifen können. 

Beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie gemeinsame Voicemailboxen verwenden:

• Telefonbenutzer können über den Zoom Desktop Client, das Webportal oder das bereitgestellte Festnetztelefon auf gemeinsame Voicemailboxen zugreifen.
• Der Status „abgespielt/nicht abgespielt“ wird mit allen Telefonbenutzern synchronisiert, die Zugriff auf die gemeinsame Voicemailbox haben. Wenn ein Benutzer eine nicht abgespielte Sprachnachricht abspielt, wird sie für andere Benutzer des Telefons als abgespielt angezeigt.
• Gelöschte Sprachnachrichten werden für alle Telefonbenutzer gelöscht, die Zugriff auf die Voicemailbox haben. Wenn Sie die Voicemailbox eines Telefonbenutzers freigeben, schließt dies den Telefonbenutzer ein, dem die Voicemailbox gehört.
• Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Voicemails aktiviert haben, erhalten Telefonbenutzer mit Zugriff auf die gemeinsame Voicemailbox E-Mail-Benachrichtigungen für die gemeinsame Voicemailbox.
• Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Voicemails für Telefonbenutzer finden Sie in den Zoom Phone-Richtlinieneinstellungen.
• Sie können auch die Rollenverwaltung verwenden, um den Zugriff auf die Voicemailbox einer Anrufwarteschleife oder einer automatischen Rufannahme zu gewähren.
• Administratoren können auch den Zugriff auf die eigenen Voicemails eines Telefonbenutzers kontrollieren. 

Administratoren können auch auf die Voicemailboxen der automatische Rufannahme, der Anrufwarteschleife oder der Teamschaltungsgruppen zugreifen.

In diesem Artikel:

• Zugriffsebenen
• Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox eines Telefonbenutzers
• Ändern der Zugriffsrechte von Telefonbenutzern auf ihre Voicemails
• Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer Anrufwarteschleife
• Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer automatischen Rufannahme
• Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer Teamschaltungsgruppe

Voraussetzungen

• Pro-, Business- oder Bildungskonto
• Kontoinhaber- oder Adminrechte
• Lizenz für Zoom Phone
• Für die gemeinsame Nutzung der Voicemailbox eines Telefonbenutzers muss die Voicemail-Funktion in den Richtlinieneinstellungen aktiviert sein

Zugriffsebenen

Wenn Sie den Zugriff auf einen Voicemailbox gewähren, können Sie auch die Zugriffsebene des Telefonbenutzers bestimmen:

• Zugriff: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten abhören.
• Herunterladen: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten als MP3-Datei herunterladen.
• Löschen: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten löschen. Gelöschte Sprachnachrichten werden für alle Telefonbenutzer gelöscht, die Zugriff auf die Voicemailbox haben.

Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox eines Telefonbenutzers

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf den Namen eines Telefonbenutzers.
4. Klicken Sie neben Voicemail-Zugriff auf Einstellen oder Hinzufügen. 
   Hinweis: Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen.
5. Geben Sie den Namen oder die Nebenstelle des Benutzers ein, um das Telefonbenutzerverzeichnis zu durchsuchen.
6. Wählen Sie einen Telefonbenutzer aus und klicken Sie auf Speichern.

Ändern der Zugriffsrechte von Telefonbenutzern auf ihre Voicemails

Sie können festlegen, ob ein Telefonbenutzer seine eigenen Sprachnachrichten herunterladen oder löschen kann. Standardmäßig können Telefonnutzer ihre Sprachnachrichten herunterladen und löschen.

Hinweis: Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Voicemails für Telefonbenutzer finden Sie in den Zoom Phone-Richtlinieneinstellungen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf den Namen des Telefonbenutzers.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzereinstellungen.
5. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Voicemail.
6. Klicken Sie auf Bearbeiten unter dem Namen des aktuellen Benutzers.
7. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen, um festzulegen, ob ein Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann.
   Hinweis: Die Option Zugriff ist ausgegraut, da Sie die Richtlinieneinstellungen von Zoom Phone verwenden müssen, um Sprachnachrichten für Telefonbenutzer zu deaktivieren.

Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer Anrufwarteschleife

Hinweis: Bevor Sie die Voicemailbox einer Anrufwarteschlange zur gemeinsamen Nutzung freigeben, sollten Sie in den Überlaufeinstellungen die Weiterleitung an die Voicemailbox der Anrufwarteschleife einstellen. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Warteschleife hinterlassen. 

1. Melden Sie sich in Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Anrufwarteschleifen.
3. Klicken Sie auf den Namen einer Anrufwarteschleife.
4. Klicken Sie im Abschnitt Überlauf auf Bearbeiten und vergewissern Sie sich, dass Sie die Anrufe an die Voicemailbox der Warteschlange weiterleiten:
   
   • Weiterleiten an: Voicemailbox auswählen
   • Voicemail-Ansage: Wählen Sie eine bestehende Ansage aus oder klicken Sie auf Anpassen, um eine eigene Ansage aufzunehmen oder hochzuladen.
   • Sprachnachricht hinterlassen bei: Wählen Sie die aktuelle Nebenstelle.
5. Klicken Sie im Abschnitt Voicemail auf Einstellen oder Hinzufügen, um die Voicemailbox für die gemeinsame Nutzung mit anderen Telefonbenutzern freizugeben. Geben Sie einen Namen oder eine Nebenstelle ein, um nach Telefonbenutzern zu suchen, wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen. 
6. (Optional) Klicken Sie im Abschnitt Weiterleiten an E-Mail-Adresse auf Einstellen oder Hinzufügen, um neue Sprachnachrichten an interne oder externe E-Mail-Adressen zu senden. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Diese Funktion muss in den Richtlinieneinstellungen aktiviert werden. Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen.

Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer automatischen Rufannahme

Hinweis: Bevor Sie die Voicemailbox einer automatischen Anrufannahme zur gemeinsamen Nutzung freigeben, sollten Sie die Einstellungen für die Geschäfts- oder Schließzeiten so ändern, dass eine entsprechende Weiterleitung an die Voicemail der automatischen Anrufannahme erfolgt. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Warteschleife hinterlassen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung, dann auf Automatische Rufannahme.
3. Klicken Sie auf den Namen einer automatischen Rufannahme.
4. Vergewissern Sie sich, dass Sie an die Voicemailbox der automatischen Anrufannahme weitergeleitet werden.
   • Wenn Sie keine IVR haben: Klicken Sie in den Abschnitten Geschäftszeiten oder Schließzeiten auf Bearbeiten neben Weiterleiten an. Wählen Sie die folgenden Optionen:
     
     • Weiterleiten an: Voicemailbox auswählen
     • Voicemail-Ansage: Wählen Sie eine bestehende Ansage aus oder klicken Sie auf Anpassen, um eine eigene Ansage aufzunehmen oder hochzuladen.
     • Sprachnachricht hinterlassen bei: Wählen Sie die aktuelle Nebenstelle.
   • Wenn Sie über eine IVR verfügen: Klicken Sie in den Abschnitten Geschäftszeiten oder Schließzeiten auf Bearbeiten neben Weiterleiten an die interaktive Sprachausgabe (IVR). Vergewissern Sie sich, dass mindestens eine der IVR-Menüoptionen auf Sprachnachricht an aktuelle Nebenstelle hinterlassen eingestellt ist.
5. Klicken Sie im Abschnitt Voicemail auf Einstellen oder Hinzufügen, um die Voicemailbox für die gemeinsame Nutzung mit anderen Telefonbenutzern freizugeben. Geben Sie einen Namen oder eine Nebenstelle ein, um nach Telefonbenutzern zu suchen, wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen. 
6. (Optional) Klicken Sie im Abschnitt Weiterleiten an E-Mail-Adresse auf Einstellen oder Hinzufügen, um neue Sprachnachrichten an interne oder externe E-Mail-Adressen zu senden. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Diese Funktion muss in den Richtlinieneinstellungen aktiviert werden. Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen.

Gemeinsame Nutzung der Voicemailbox einer Teamschaltungsgruppe

Hinweis: Bevor Sie eine Voicemailbox zur gemeinsamen Nutzung freigeben, sollten Sie die Einstellungen für die Geschäfts- bzw. Schließzeiten so ändern, dass eine Weiterleitung an die Voicemailbox der Teamschaltungsgruppe erfolgt. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Teamschaltungsgruppe hinterlassen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und dann auf Teamschaltungen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teamschaltungsgruppen.
4. Klicken Sie in den Abschnitten Geschäftszeiten oder Schließzeiten auf Bearbeiten neben Weiterleiten an. Wählen Sie die folgenden Optionen für die Weiterleitung an die Voicemailbox der Teamschaltungsgruppe.
   
   • Weiterleiten an: Voicemailbox auswählen
   • Voicemail-Ansage: Wählen Sie eine bestehende Ansage aus oder klicken Sie auf Anpassen, um eine eigene Ansage aufzunehmen oder hochzuladen.
   • Sprachnachricht hinterlassen bei: Wählen Sie die aktuelle Nebenstelle.
5. Klicken Sie im Abschnitt Voicemail auf Einstellen oder Hinzufügen, um die Voicemailbox für die gemeinsame Nutzung mit anderen Telefonbenutzern freizugeben. Geben Sie einen Namen oder eine Nebenstelle ein, um nach Telefonbenutzern zu suchen, wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen. 
6. (Optional) Klicken Sie im Abschnitt Weiterleiten an E-Mail-Adresse auf Einstellen oder Hinzufügen, um neue Sprachnachrichten an interne oder externe E-Mail-Adressen zu senden. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.
   Hinweis: Diese Funktion muss in den Richtlinieneinstellungen aktiviert werden. Klicken Sie auf das Kreuz (×), um den Zugriff zu entziehen.