Mailboxzugriff freigeben

Zoom Phone-Administratoren können die Mailboxen von Telefonbenutzern, Warteschleifen, automatischen Rufannahmen oder Gruppen mit gemeinsamer Leitung freigeben, sodass andere Telefonbenutzer auf Sprachnachrichten zugreifen können. 

Beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie gemeinsam genutzte Mailboxen verwenden:

• Telefonbenutzer können über die Desktop-App von Zoom Workplace, das Webportal, die Zoom Web-App oder das bereitgestellte Tischtelefon auf gemeinsam genutzte Mailboxen zugreifen.
• Der Status „abgespielt/nicht abgespielt“ wird mit allen Telefonbenutzern synchronisiert, die Zugriff auf die gemeinsame Mailbox haben. Wenn ein Benutzer eine nicht abgespielte Sprachnachricht abspielt, wird sie für andere Telefonbenutzer als abgespielt angezeigt.
• Gelöschte Sprachnachrichten werden für alle Telefonbenutzer gelöscht, die Zugriff auf die Mailbox haben. Wenn Sie die Mailbox eines Telefonbenutzers freigeben, schließt dies den Telefonbenutzer ein, dem die Mailbox gehört.
• Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Mailboxen aktiviert haben, erhalten Telefonbenutzer mit Zugriff auf die gemeinsam genutzte Mailbox E-Mail-Benachrichtigungen für diese Mailbox.
• Weitere Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Mailboxen für Telefonbenutzer finden Sie in den Richtlinieneinstellungen für Zoom Phone.
• Sie können auch die Rollenverwaltung verwenden, um den Zugriff auf die Mailbox einer Warteschleife oder einer automatischen Rufannahme zu gewähren.
• Administratoren können auch den Zugriff auf die eigenen Mailboxen eines Telefonbenutzers kontrollieren.

Administratoren können auch die Mailbox für eine automatische Rufannahme, eine Warteschleife oder eine Gruppe mit gemeinsamer Leitung anzeigen.

Anforderungen zur Freigabe des Mailboxzugriffs

• Pro-, Business- oder Bildungswesen-Konto
• Zoom Phone-Lizenz
• Kontoinhaber- oder Administratorberechtigungen zur Freigabe der Mailbox von Warteschleifen, automatischen Rufannahmen oder anderen Telefonbenutzern
• Richtlinieneinstellung für persönliche Mailbox und Videomail ist aktiviert

Hinweis: Um E-Mail-Benachrichtigungen für Benutzer zu aktivieren, wenn ihnen Zugriff auf eine Mailbox gewährt wird, aktivieren Sie die Richtlinieneinstellung für die E-Mail-Benachrichtigung für gemeinsam genutzte Mailboxen.

Zugriffsebenen

Wenn Sie den Zugriff auf eine Mailbox gewähren, können Sie auch die Zugriffsebene des Telefonbenutzers bestimmen:

• Zugriff: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten abspielen.
• Herunterladen: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten als MP3-Datei herunterladen.
• Löschen: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten löschen. Gelöschte Sprachnachrichten werden für alle Telefonbenutzer gelöscht, die Zugriff auf die Mailbox haben.
• Freigeben: Telefonbenutzer können Sprachnachrichten für andere Benutzer freigeben.

Die Mailbox eines Telefonbenutzers freigeben

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Benutzer und Räume.
4. Klicken Sie auf den Namen eines Telefonbenutzers.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
6. Klicken Sie unter Persönliche Mailbox und Videomail auf Mitgliederzugriffsliste.
7. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte Durchwahl.
8. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
9. Wählen Sie im Dialogfenster unter Mitgliederzugriff die Option Benutzer oder Gemeinsamer Bereich aus und suchen Sie dann nach dem Benutzer oder dem gemeinsamen Bereich anhand des Namens oder der Durchwahl.
10. Wählen Sie unter Berechtigung die gewünschten Zugriffsebenen.
11. Klicken Sie auf Speichern.
12. (Optional) Um den Zugriff auf einen Benutzer oder einen gemeinsamen Bereich zu entziehen, klicken Sie unter Persönliche Mailbox und Videomail auf Mitgliederzugriffsliste. Klicken Sie rechts neben dem Namen des Benutzers oder des gemeinsamen Bereichs auf das Symbol „Weitere Optionen“ , dann auf Entfernen.
    Hinweis: Sie können den Zugriff von Telefonbenutzern auf ihre eigenen Mailboxen nicht entfernen.

De Zugriffsebene eines Telefonbenutzers auf seine Mailboxen ändern

Sie können festlegen, ob ein Telefonbenutzer seine eigenen Sprachnachrichten herunterladen oder löschen kann. Standardmäßig können Telefonbenutzer ihre Sprachnachrichten herunterladen und löschen.

Hinweis: Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Mailboxen für Telefonbenutzer finden Sie in den Richtlinieneinstellungen für Zoom Phone.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Benutzer und Räume.
4. Klicken Sie auf den Namen des Telefonbenutzers.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
6. Überprüfen Sie unter Persönliche Mailbox und Videomail Folgendes:
   • Videomail zulassen: Dies aktiviert Videomail für den Benutzer.
   • Mailbox-Chat zulassen: Dies aktiviert den Mailbox-Chat für den Benutzer.
   • Nur privaten Mailbox-Chat zulassen: Dies aktiviert nur den privaten Mailbox-Chat, wenn Mailbox-Chat zulassen aktiviert ist.
   • Diesem Benutzer die Verwaltung der Mitgliederzugriffsliste gestatten: Hierdurch kann der Benutzer seine Mitgliederzugriffsliste verwalten.
   • Dem Benutzer das Herunterladen seiner eigenen Sprachnachrichten/Videomails ermöglichen: Hierdurch kann der Benutzer seine Sprachnachrichten/Videomails herunterladen.
   • Dem Benutzer die Möglichkeit geben, seine eigenen Sprachnachrichten/Videomails zu löschen: Hierdurch kann der Benutzer seine Sprachnachrichten/Videomails löschen.
   • Dem Benutzer die Freigabe der eigenen Sprachnachrichten/Videomails erlauben: Hierdurch kann der Benutzer seine Sprachnachrichten/Videomails freigeben, wenn das Herunterladen nicht gestattet ist.
   • Virtuellen Hintergrund für Videomails/Videogrüße zulassen: Hierdurch kann der Benutzer virtuelle Hintergründe für seine Videomails/Videogrüße verwenden.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Die Mailbox eines gemeinsamen Bereichs freigeben

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Benutzer und Räume.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinsame Bereiche.
5. Klicken Sie auf den Namen eines gemeinsamen Bereichs.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
7. Klicken Sie rechts neben Mailbox auf den Umschalter, um die Einstellung zu aktivieren, falls sie nicht aktiviert ist.
8. Klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste. 
9. Wählen Sie im Dialogfenster die Registerkarte Benutzer aus und klicken Sie dann auf Mitglied hinzufügen.
10. Geben Sie im neuen Dialogfenster unter Mitgliederzugriff den Benutzer ein oder suchen Sie den Benutzer, den Sie hinzufügen möchten.
11. Wählen Sie unter Berechtigung die gewünschten Zugriffsstufen aus, die dem Benutzer gewährt werden sollen.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. (Optional) Um den Zugriff auf einen Benutzer zu entziehen, klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste. Klicken Sie rechts neben dem Namen des Benutzers auf das Symbol „Weitere Optionen“ (…) und dann auf Entfernen.

Die Zugriffsrechte eines gemeinsamen Bereichs auf Mailboxen ändern

Sie können festlegen, ob ein Telefonbenutzer seine eigenen Sprachnachrichten herunterladen oder löschen kann. Standardmäßig können Telefonbenutzer ihre Sprachnachrichten herunterladen und löschen.

Hinweis: Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Mailboxen für Telefonbenutzer finden Sie in den Richtlinieneinstellungen für Zoom Phone.

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Benutzer und Räume.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gemeinsame Bereiche.
5. Klicken Sie auf den Namen des gemeinsamen Bereichs.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
7. Überprüfen Sie unter Mailbox Folgendes:
   • Gemeinsamer Bereich darf eigene Sprachnachrichten löschen: Ermöglicht Mitgliedern eines gemeinsamen Bereichs, ihre Sprachnachrichten selbst zu löschen.
   • Gemeinsamer Bereich kann seine eigene Mailbox freigeben: Ermöglicht es einem Mitglied des gemeinsamen Bereichs, seine Mailbox des gemeinsamen Bereichs freizugeben.

Die Mailbox einer Warteschleife freigeben

Hinweis: Bevor Sie die Mailbox einer Warteschleife zur gemeinsamen Nutzung freigeben, müssen Sie in den Überlaufeinstellungen die Weiterleitung an die Mailbox der Warteschleife einstellen. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Warteschleife hinterlassen. 

Eine Warteschleife an die Mailbox weiterleiten

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Warteschleifen.
4. Klicken Sie auf den Namen einer Warteschleife.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Profil.
6. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Schließzeiten rechts neben Überlauf auf Bearbeiten.
7. Wählen Sie im Dialogfenster rechts neben Weiterleiten an die Option Mailbox aus.
8. (Optional) Falls gewünscht, wählen Sie Zulassen, dass Anrufer einen Mitarbeiter erreichen aus.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Die Mailbox einer Warteschleife freigeben

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Warteschleifen.
4. Klicken Sie auf den Namen einer Warteschleife.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
6. Klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste anzeigen.
7. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte Durchwahl.
8. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
9. Wählen Sie im Dialogfenster unter Mitgliederzugriff die Option Benutzer oder Gemeinsamer Bereich aus und suchen Sie dann nach dem Benutzer oder dem gemeinsamen Bereich anhand des Namens oder der Durchwahl.
10. Wählen Sie unter Berechtigung die gewünschten Zugriffsebenen.
11. Klicken Sie auf Speichern.
12. (Optional) Um den Zugriff auf einen Benutzer oder einen gemeinsamen Bereich zu entziehen, klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste. Klicken Sie rechts neben dem Namen des Benutzers oder des gemeinsamen Bereichs auf das Symbol „Weitere Optionen“ und dann auf Entfernen.
    

Die Mailbox einer automatischen Rufannahme freigeben

Hinweis: Bevor Sie die Mailbox einer automatischen Rufannahme zur gemeinsamen Nutzung freigeben, sollten Sie die Einstellungen für die Geschäfts- oder Schließzeiten so ändern, dass eine entsprechende Weiterleitung an die Mailbox der automatischen Rufannahme erfolgt. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Warteschleife hinterlassen.

Anrufe einer automatischen Rufannahme an die Mailbox weiterleiten

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Automatische Rufannahme.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Klassisch oder ZVA-Rezeptionist.
5. Klicken Sie auf den Namen einer automatischen Rufannahme.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Profil.
7. Stellen Sie sicher, dass Sie Anrufe an die Mailbox der automatischen Rufannahme weiterleiten.
   • Wenn Sie kein Sprachdialogsystem haben: Klicken Sie in den Abschnitten Geschäftszeiten oder Schließzeiten auf Bearbeiten neben Weiterleiten an. Wählen Sie die folgenden Optionen:
     
     • Weiterleiten an: Wählen Sie die Mailbox aus.
     • Sprachnachricht hinterlassen für: Wählen Sie die aktuelle Durchwahl.
     • Mailboxansage: Wählen Sie „Standard“ aus oder klicken Sie auf Bearbeiten, um eine eigene Ansage aufzuzeichnen oder hochzuladen.
   • Wenn Sie über ein Sprachdialogsystem verfügen: Klicken Sie in den Abschnitten Geschäftszeiten oder Schließzeiten auf Bearbeiten neben An Sprachdialogsystem weiterleiten.
     • Vergewissern Sie sich, dass mindestens eine der Sprachdialogsystem-Menüoptionen auf Sprachnachricht an aktuelle Durchwahl hinterlassen eingestellt ist.

Die Mailbox einer automatischen Rufannahme freigeben

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Automatische Rufannahme.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Klassisch oder ZVA-Rezeptionist.
5. Klicken Sie auf den Namen einer automatischen Rufannahme.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
7. Klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste anzeigen.
8. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte Durchwahl.
9. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
10. Wählen Sie im Dialogfenster unter Mitgliederzugriff die Option Benutzer oder Gemeinsamer Bereich aus und suchen Sie dann nach dem Benutzer oder dem gemeinsamen Bereich anhand des Namens oder der Durchwahl.
11. Wählen Sie unter Berechtigung die gewünschten Zugriffsebenen.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. (Optional) Um den Zugriff auf einen Benutzer oder einen gemeinsamen Bereich zu entziehen, klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste. Klicken Sie rechts neben dem Namen des Benutzers oder des Gemeinschaftsbereichs auf das Symbol „Weitere Optionen“ und dann auf Entfernen.

Die Mailbox einer Gruppe mit gemeinsamer Leitung freigeben

Hinweis: Bevor Sie eine Mailbox zur gemeinsamen Nutzung freigeben, sollten Sie die Einstellungen für die Geschäfts- oder Schließzeiten so ändern, dass eine entsprechende Weiterleitung an die Mailbox der Gruppe mit gemeinsamer Leitung erfolgt. So können Anrufer Sprachnachrichten direkt in der Gruppe mit gemeinsamer Leitung hinterlassen.

Anrufe der Gruppe mit gemeinsamer Leitung an die Mailbox weiterleiten

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Gemeinsame Leitungen.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppe mit gemeinsamer Leitung.
5. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe mit gemeinsamer Leitung.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Profil.
7. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeiten oder Schließzeiten neben Überlauf auf Bearbeiten.
8. Wählen Sie im Dialogfenster die folgenden Optionen aus, um die Anrufe der Gruppe mit gemeinsamer Leitung an die Mailbox weiterzuleiten.
   
   • Weiterleiten an: Wählen Sie die Mailbox aus.
   • (Optional) Wählen Sie Zulassen, dass Anrufer einen Mitarbeiter erreichen aus.
   • Mailboxansage: Wählen Sie „Standard“ aus oder klicken Sie auf Bearbeiten, um eine eigene Ansage aufzuzeichnen oder hochzuladen.
   • Sprachnachricht hinterlassen für: Wählen Sie die aktuelle Durchwahl.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Die Mailbox einer Gruppe mit gemeinsamer Leitung freigeben

1. Melden Sie sich im Zoom-Webportal als Administrator mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Kontoeinstellungen an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen und dann auf Admin-Center.
3. Klicken Sie im Seitenmenü auf Produktkonfiguration, dann auf Telefonsystem und anschließend auf Gemeinsame Leitungen.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppe mit gemeinsamer Leitung.
5. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe mit gemeinsamer Leitung.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinie.
7. Klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste anzeigen.
8. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte Durchwahl.
9. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
10. Wählen Sie im Dialogfenster unter Mitgliederzugriff die Option Benutzer oder Gemeinsamer Bereich aus und suchen Sie dann nach dem Benutzer oder dem gemeinsamen Bereich anhand des Namens oder der Durchwahl.
11. Wählen Sie unter Berechtigung die gewünschten Zugriffsebenen.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. (Optional) Um den Zugriff auf einen Benutzer oder einen gemeinsamen Bereich zu entziehen, klicken Sie unter Mailbox auf Mitgliederzugriffsliste. Klicken Sie rechts neben dem Namen des Benutzers oder des gemeinsamen Bereichs auf das Symbol „Weitere Optionen“ und dann auf Entfernen.