Zugriff auf und Freigabe von Anrufaufzeichnungen

Kontoinhaber und Admins haben Zugriff auf alle Anrufaufzeichnungen von Telefonbenutzern oder Anrufwarteschleifen. Sie können Anrufaufzeichnungen auch für einen Telefonbenutzer freigeben und kontrollieren, ob Telefonbenutzer auf ihre Anrufaufzeichnungen zugreifen können.

Sie können auch die Rollenverwaltung von Zoom Phone verwenden, um Benutzern den Zugriff auf Anrufaufzeichnungen für bestimmte Benutzer, Anrufwarteschleifen oder Websites zu ermöglichen.

In diesem Artikel:

• So greifen Sie auf Anrufaufzeichnungen zu
  • Wiedergeben, Herunterladen oder Löschen von Anrufaufzeichnungen
• So identifizieren Sie Anrufaufzeichnungen
• So geben Sie Anrufaufzeichnungen frei
  
  • Telefonbenutzer
  • Anrufwarteschleife
• So ändern Sie die Zugriffsebene eines Telefonbenutzers auf Anrufaufzeichnungen

Voraussetzungen für den Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Anrufaufzeichnungen

• Pro-, Business- und Bildungs-Konto
• Kontoinhaber- oder Adminrechte
• Lizenz für Zoom Phone
• Richtlinieneinstellungen für spontane oder automatische Aufzeichnungen aktiviert

So greifen Sie auf Anrufaufzeichnungen zu

Hinweis: Wenn ein Benutzer, eine Anrufwarteschleife oder ein gemeinsamer Bereich gelöscht wurde, können Sie weiterhin auf die zugehörigen Aufzeichnungen zugreifen und anzeigen, wann dieser Eintrag für Benutzer/Anruf/Warteschleife/Gemeinschaftsbereich gelöscht wurde.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonsystemverwaltung und anschließend auf Protokolle.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufzeichnungen.
4. Verwenden Sie das Suchfeld und die Drop-down-Menüs oben, um Anrufaufzeichnungen zu filtern.
   Hinweis: Die Aufzeichnungen von einem gelöschten Benutzer, einer gelöschten Anrufwarteschleife oder einem gelöschten Gemeinschaftsbereich sind weiterhin verfügbar und können mit einer Kennzeichnung des Löschdatums identifiziert werden.

Wiedergeben, Herunterladen oder Löschen von Cloud-Aufzeichnungen

Klicken Sie auf die folgenden Optionen, um Anrufaufzeichnungen zu verwalten:

• Abspielen-Symbol : Spielen Sie eine Aufzeichnung ab und zeigen Sie Transkriptionen an (falls in den Richtlinieneinstellungen aktiviert).
• Ellipsensymbol (...)
  • Herunterladen: Speichern Sie die Aufzeichnung als MP3-Datei.
  • Löschen: Löschen Sie die ausgewählte Anrufaufzeichnung.Um mehrere Einträge gleichzeitig zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontaktnamen bzw. der Kontaktnummer, und klicken Sie auf Löschen.

So identifizieren Sie Anrufaufzeichnungen

• Spalte Von/An: Zeigt Anrufer-ID-Namen und -Nummer des Ursprungs-Anrufteilnehmers (Von) und Ziel-Anrufteilnehmers (An) an.
  • Bei Anrufen ohne Anrufer-ID wird der Eintrag Anonymous (Anonym) angezeigt (der Anrufer hat seinen Anrufer-ID-Namen und seine Anrufer-ID-Nummer ausgeblendet).
  • Wenn eine Partei ein interner Telefonbenutzer ist, werden ihr Profilname und ihre Nebenstelle angezeigt.
  • Bei Anrufen in der Anrufwarteschleife wird in dieser Spalte auch der Telefonbenutzer angezeigt, der den ausgehenden Anruf aus der Anrufwarteschleife getätigt oder einen eingehenden Anruf an die Warteschleife angenommen hat.
  • Wenn die Anrufaufzeichnung während eines Anrufs in der Anrufwarteschleife erfolgte, muss der Besitzer (Telefonbenutzer, der gestartet wurde)
• Spalte Inhaber/Inhabertyp: Gibt an, ob die Anrufaufzeichnung dem Benutzer oder einer Anrufwarteschleife gehört.  Anrufwarteschleifen enthalten Ad-hoc- oder automatische Anrufaufzeichnungen.
  • Zeigt Benutzer an, wenn ein Mitglied der Anrufwarteschleife mithilfe der Anrufbedienelemente eine Ad-hoc-Anrufaufzeichnung gestartet hat. Die Aufnahme gehört dem Mitglied/Telefonbenutzer.
  • Zeigt die Anrufwarteschleife an, wenn es sich um eine automatische Anrufaufzeichnung handelte. Die Aufzeichnung gehört zu der zugehörigen Anrufwarteschleife.
• Spalte Aufzeichnungstyp: Gibt an, ob die Anrufaufzeichnung automatisch oder spontan war (der Telefonbenutzer hat die Aufzeichnung manuell unter Verwendung von Anruf-Bedienelementen gestartet).

So geben Sie Anrufaufzeichnungen wieder, laden sie herunter oder löschen sie

Klicken Sie auf die folgenden Optionen, um Anrufaufzeichnungen zu verwalten:

• Abspielen-Symbol : Spielen Sie eine Aufzeichnung ab und zeigen Sie Transkriptionen an (falls in den Richtlinieneinstellungen aktiviert).
• Ellipsensymbol (...)
  • Herunterladen: Speichern Sie die Aufzeichnung als MP3-Datei.
  • Löschen: Löschen Sie die ausgewählte Anrufaufzeichnung.Um mehrere Einträge gleichzeitig zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontaktnamen bzw. der Kontaktnummer, und klicken Sie auf Löschen.

So geben Sie Anrufaufzeichnungen frei

Hinweis: Nutzen Sie die Zoom Phone-Rollenverwaltung, um andere Telefonbenutzer dazu zu berechtigen, den Zugriff auf Anrufaufzeichnungen zu ermöglichen.

Telefonbenutzer

Sie können alle Anrufaufzeichnungen eines Telefonbenutzers freigeben und kontrollieren, ob dieser Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann.

Hinweis: Telefonbenutzer haben lediglich über das Zoom Web Portal Zugriff auf freigegebene Anrufaufzeichnungen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf den Namen des Telefonbenutzers.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinien.
5. Scrollen Sie nach unten zu der Einstellung Automatische Anrufaufzeichnung oder Ad-hoc-Anrufaufzeichnung.
6. Klicken Sie auf Liste der Mitglieder mit Zugriff verwalten.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer auf Benutzer hinzufügen. Geben Sie dann Folgendes an:
   • Access (Zugriff): Geben Sie den Namen oder die Nebenstelle des Telefonbenutzers ein, mit dem Sie Aufzeichnungen teilen möchten.
   • Able to (Kann): Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, ob der Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann. Die Berechtigung zum Zugriff auf Anrufaufzeichnungen wird standardmäßig erteilt.
     Hinweis: Wenn ein Telefonbenutzer eine Aufzeichnung löschen darf, werden gelöschte Aufzeichnungen für alle Telefonbenutzer einschließlich des Inhabers der Aufzeichnung gelöscht.
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Admin, um den Administrator anzuzeigen, der Zugriff hat.

Anrufwarteschleife

Sie können alle Anrufaufzeichnungen einer Anrufwarteschleife freigeben und kontrollieren, ob dieser Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann.

Anrufwarteschleifen-Aufzeichnungen enthalten nur automatische Aufzeichnungen. Sie enthalten keine Gesprächsaufzeichnungen, die von einem Anrufwarteschleifenmitglied initiiert wurden. Standardmäßig haben Kontoinhaber und Admins Zugriff auf automatische Aufzeichnungen, die einer Anrufwarteschleife zugeordnet sind. Die automatische Gesprächsaufzeichnung für Anrufwarteschleifen können Sie in den Richtlinieneinstellungen aktivieren.

Hinweis: Telefonbenutzer haben lediglich über das Zoom Web Portal Zugriff auf freigegebene Anrufaufzeichnungen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Anrufwarteschleifen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Anrufwarteschleife.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinien.
5. Scrollen Sie nach unten zu der Einstellung Automatische Anrufaufzeichnung.
6. Klicken Sie auf Liste der Mitglieder mit Zugriff verwalten.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer auf Benutzer hinzufügen. Geben Sie dann Folgendes an:
   
   • Access (Zugriff): Geben Sie den Namen oder die Nebenstelle des Telefonbenutzers ein, mit dem Sie Aufzeichnungen teilen möchten.
   • Able to (Kann): Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, ob der Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann. Die Berechtigung zum Zugriff auf Anrufaufzeichnungen wird standardmäßig erteilt.
     Hinweis: Wenn ein Telefonbenutzer eine Aufzeichnung löschen darf, werden gelöschte Aufzeichnungen für alle Telefonbenutzer einschließlich des Inhabers der Aufzeichnung gelöscht.
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Admin, um den Administrator anzuzeigen, der Zugriff hat.

So ändern Sie die Zugriffsebene eines Telefonbenutzers auf Anrufaufzeichnungen

Sie können festlegen, ob ein Telefonbenutzer Anrufaufzeichnungen abspielen, herunterladen oder löschen kann. Standardmäßig können Telefonbenutzer ihre eigenen spontanen Aufzeichnungen abspielen, herunterladen oder löschen (Aufzeichnungen, die mit den Anruf-Bedienelementen gestartet wurden).

Sie können diese Einstellung nur für spontane oder automatische Aufzeichnungen auf Telefonbenutzerebene ändern. Sie können diese Einstellung nicht auf Standort- oder Kontoebene ändern.

Hinweis: Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von spontanen oder automatischen Aufzeichnungen für Telefonbenutzer finden Sie in den Zoom Phone-Richtlinieneinstellungen.

1. Melden Sie sich im Zoom Web Portal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Telefonanlagenverwaltung und anschließend auf Benutzer und Rooms.
3. Klicken Sie auf den Namen des Telefonbenutzers.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Richtlinien.
5. Scrollen Sie nach unten zu der Einstellung Automatische Anrufaufzeichnung oder Ad-hoc-Anrufaufzeichnung.
6. Klicken Sie auf Liste der Mitglieder mit Zugriff verwalten.
7. Klicken Sie auf die Auslassungsschaltfläche (...) in der rechten Spalte des Telefonbenutzers, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
   
   • Remove (Entfernen): Entfernen Sie den gesamten Zugriff für den ausgewählten Telefonbenutzer.
   • Edit Permission (Berechtigung bearbeiten): Ändern Sie die vorhandenen Berechtigungen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, ob der Telefonbenutzer Aufzeichnungen herunterladen oder löschen kann. Die Berechtigung zum Zugriff auf Anrufaufzeichnungen wird standardmäßig erteilt.
     Hinweis: Wenn ein Telefonbenutzer eine Aufzeichnung löschen darf, werden gelöschte Aufzeichnungen für alle Telefonbenutzer einschließlich des Inhabers der Aufzeichnung gelöscht.
8. Klicken Sie auf Speichern.