Bewährte Verfahren für die Ausrichtung großer Meetings

Die Ausrichtung großer Veranstaltungen mit 500 bis 5000 Teilnehmern kann eine Herausforderung darstellen. Die Befolgung einiger bewährter Vorgehensweisen vor und während des Meetings gewährleistet einen reibungslosen Ablauf. Bevor Sie die Besprechung veranstalten, müssen Sie das Add-on für große Besprechungen aktivieren.

Anforderungen für die Ausrichtung großer Tagungen

• Der Gastgeber muss ein lizenzierter Benutzer sein und über das Add-on für große Besprechungenverfügen.

Wie bereitet man sich auf eine große Besprechung vor?

• Überprüfen Sie die Einstellungen, die Sie bei der Planung der Besprechung aktivieren möchten. 
• Lesen Sie die Informationen zu Besprechungsvorlagen und entscheiden Sie, ob die Vorlage „Große Besprechung“ Ihren Anforderungen entspricht.  
• Nehmen Sie an einem Kurs im Zoom Learning Center teil. 

Wie benutze ich den Warteraum?

Hereinlassen eines Teilnehmers in einem Meeting

Der Gastgeber der Besprechung kann den Warteraum nutzen, um bestimmte Teilnehmer, wie beispielsweise Referenten, vor allen anderen in die Besprechung zuzulassen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie sich vor dem Meeting vorbereiten möchten. Der Warteraum kann ebenfalls individuell angepasst werden. 

1. Ein Meeting als Host starten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste für Besprechungssteuerungen auf das Symbol „Teilnehmer “. .
3. Klicken Sie im Abschnitt Warteraum neben dem Namen des Teilnehmers auf Zulassen, damit er am Meeting teilnehmen darf.

Alle Teilnehmer aus dem Warteraum zulassen

Der Gastgeber der Besprechung kann alle Teilnehmer in die Besprechung aufnehmen, sobald diese mit ihren Vorbereitungen fertig sind. 

1. Ein Meeting als Host starten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste für Besprechungssteuerungen auf das Symbol „Teilnehmer “. .
3. Klicken Sie auf Admit all (Alle zulassen).

Nachrichten an Teilnehmer im Warteraum senden

Der Gastgeber der Besprechung kann Nachrichten an wartende Teilnehmer senden, wenn die Vorbereitungen länger als erwartet dauern. 

1. Klicken Sie als Gastgeber der Besprechung in der Symbolleiste für Besprechungssteuerungen auf das Chat-Symbol „ “ (Chatten).
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „An:“.
3. Klicken Sie auf „Wartesaal-Teilnehmer”.
4. Geben Sie Ihre Chat-Nachricht ein und senden Sie sie an den Warteraum.
   Sobald die Nachricht gesendet wurde, sehen die Teilnehmer im Warteraum die Nachricht auf dem Warteraum-Bildschirm.

So weisen Sie Co-Moderatoren zu, die Sie bei der Verwaltung der Besprechung unterstützen

&Durch die Zuweisung eines Co-Hosts kann der Host Berechtigungen an einen anderen Benutzer übertragen, der die administrativen Aufgaben der Besprechung übernehmen kann, z. B. die Verwaltung der Teilnehmer, den Chat während der Besprechung, die Beantwortung von Fragen und Antworten oder das Starten/Beenden der Aufzeichnung. Der Gastgeber ist der einzige Benutzer, der einen Co-Gastgeber zuweisen kann, und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Co-Gastgeber, die Sie in einer Besprechung haben können. Co-Moderatoren haben einige Einschränkungen. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Teilnehmer “. .
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers, der Co-Moderator werden soll, und klicken Sie auf „Mehr“.
3. Klicken Sie auf Zum Co-Host ernennen.

Verwaltung der Audioeinstellungen der Teilnehmer

Alle Teilnehmer stumm schalten

Der Gastgeber oder Co-Gastgeber kann alle Teilnehmer, die bereits an der Besprechung teilnehmen, sowie neue Teilnehmer, die der Besprechung beitreten, stummschalten. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie alle Teilnehmer während einer Präsentation oder Diskussion stummschalten möchten. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Teilnehmer “. .
2. Klicken Sie unten im Teilnehmer fenster auf „Alle stummschalten“.
   Es erscheint ein Bestätigungsfenster.
3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Teilnehmer können sich selbst stummschalten“, wenn Sie den Teilnehmern erlauben möchten, sich während der Besprechung jederzeit selbst stummzuschalten.
4. Klicken Sie auf Alle stummschalten, um alle gegenwärtigen und neuen Teilnehmer stummzuschalten. 

Bestimmte Teilnehmer bitten, die Stummschaltung aufzuheben

Der Gastgeber oder Co-Gastgeber kann bestimmte Teilnehmer bitten, die Stummschaltung aufzuheben. Dies ist nützlich, wenn Sie möchten, dass die Referenten Ihrer Besprechung die Kontrolle über ihren eigenen Ton haben, nicht jedoch die übrigen Teilnehmer. In diesem Beispiel müssten Sie zunächst alle Teilnehmer stummschalten und ihnen das Aufheben der Stummschaltung untersagen. Bitten Sie die Redner, die Stummschaltung anschließend wieder aufzuheben. Sobald die Stummschaltung aufgehoben ist, können die Lautsprecher nach Belieben stummgeschaltet oder die Stummschaltung aufgehoben werden. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Teilnehmer “. .
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers, dessen Stummschaltung Sie aufheben möchten, und klicken Sie auf „Stummschaltung aufheben“.
   Der Teilnehmer kann zustimmen, dass die Stummschaltung aufgehoben wird, und kann nun nach Belieben stummschalten oder die Stummschaltung aufheben. Wenn Sie alle Teilnehmer der Besprechung erneut stumm schalten, ist auch dieser Teilnehmer davon betroffen. 

Bitten Sie alle Teilnehmer, die Stummschaltung aufzuheben.

Der Gastgeber und der Co-Gastgeber können auch alle Teilnehmer der Besprechung auffordern, ihre Stummschaltung aufzuheben. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn alle Teilnehmer für eine Präsentation stummgeschaltet wurden. Standardmäßig können die Teilnehmer auswählen, ob sie nach dem Senden der Anfrage wieder eingeschaltet werden möchten. Es ist jedoch möglich, dass der Gastgeber die Stummschaltung aller Teilnehmer aufhebt, wenn die Zustimmung dazu erteilt wurde. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Teilnehmer “. .
2. Klicken Sie unten im Teilnehmer bereich auf „Mehr“ und anschließend auf „Alle fragen, um Stummschaltung aufzuheben“.
   Alle anderen Teilnehmer werden dann aufgefordert, die Stummschaltung aufzuheben oder beizubehalten.

Verwaltung der Videos und Profilbilder der Teilnehmer

Video eines Teilnehmers anhalten

Diese Einstellung kann nützlich sein, um zu verhindern, dass ablenkende oder unangemessene Bilder angezeigt werden.

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Teilnehmer “. .
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Teilnehmers und klicken Sie dann auf „Mehr“.
3. Klicken Sie auf „Video stoppen“.
   Hinweis: Wenn der Teilnehmer sein Video noch nicht gestartet hat, wird die Option „Video starten“ angezeigt.

Profilbilder ausblenden

Diese Einstellung kann nützlich sein, um zu verhindern, dass ablenkende oder unangemessene Bilder angezeigt werden.

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Host-Tools“ .
2. Klicken Sie auf „Profilbilder ausblenden“.
   Alle Profilbilder werden ausgeblendet.

So deaktivieren Sie die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer

Wenn zu viele Teilnehmer Ihrer Besprechung eine Präsentation erstellen möchten, können Sie diese Einstellung verwenden, um die Freigabe zu verhindern. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Berechtigungen für die Bildschirmfreigabe. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Aufwärtspfeilsymbol „ “ neben dem Symbol „Freigeben“ „ “ „“.
2. Klicken Sie auf „Erweiterte Freigabeoptionen“.
   Es erscheint ein Popup-Fenster.
3. Wählen Sie unter „Wer kann teilen?“ die Option „Nur Gastgeber“ aus.
   In dieser Sitzung kann nur der Gastgeber seinen Bildschirm freigeben.

Chat für Teilnehmer verwalten

Je nach Zweck Ihrer Besprechung möchten Sie möglicherweise einschränken, mit wem die Teilnehmer während der Sitzung chatten können. Wenn Sie beispielsweise den Teilnehmern nur erlauben, mit dem Moderator und Co-Moderator zu chatten, filtern Sie das Feedback heraus, das andere Teilnehmer an öffentliche Chat-Nachrichten senden könnten, und reduzieren so die Gesamtzahl der zu überprüfenden Chat-Nachrichten. 

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste für Besprechungssteuerungen auf das Chat-Symbol .
2. Klicken Sie oben rechts im Chatfenster auf das Symbol mit den drei Punkten .
3. Unter „Teilnehmer können chatten mit“ finden Sie die folgenden Optionen:
   
   • Niemand: Deaktiviert den Meeting-Chat.
   • Host und Co-Hosts: Nur der Host und Co-Hosts können Nachrichten an alle schicken. Die Teilnehmer können weiterhin private Nachrichten an den Host senden.
   • Gruppenchat für Besprechungen: Die Teilnehmer können nur öffentliche Nachrichten senden. Öffentliche Nachrichten sind für alle Teilnehmer sichtbar. Die Teilnehmer können weiterhin private Nachrichten an den Gastgeber senden.
   • Treffen Sie sich in Gruppenchats und sprechen Sie direkt mit anderen: Die Teilnehmer können öffentliche oder private Nachrichten senden. Öffentliche Nachrichten sind für alle Teilnehmer sichtbar. Private Nachrichten werden an einen bestimmten Teilnehmer gesendet und sind für den Gastgeber nicht sichtbar.

Verwendung von Meeting-Q-&A

Die Frage-&-Funktion ermöglicht es den Teilnehmern, während der Besprechung Fragen zu stellen, die vom Gastgeber und den Co-Gastgebern privat oder öffentlich beantwortet werden können. Die Fragen können auch als live zu beantwortende Fragen markiert werden. F „&“ A bietet Ihnen eine Alternative zum Meeting-Chat, der weniger Optionen für die Verwaltung eingereichter Fragen bietet. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie sie vor der Besprechung im Webportal aktivieren. 

Beantwortete Fragen

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Q“ (&) und dann auf „  “.
2. Finden Sie die Frage, die Sie beantworten möchten: 
   
   • Klicken Sie auf „Live beantworten“, um die Frage als etwas zu markieren, das während der Besprechung laut beantwortet werden soll.
   • Klicken Sie auf „Antwort eingeben“, um eine schriftliche Antwort für den Teilnehmer zu verfassen. Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf „Senden“.
     Hinweis: Wenn Sie den Teilnehmern erlauben, Fragen zu kommentieren, werden die Fragen weiterhin in der Liste „Offen“ angezeigt und können beantwortet werden, auch wenn ein Teilnehmer die Frage bereits kommentiert hat.
   • (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Privat senden“, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Wenn Sie nur dem Teilnehmer antworten möchten.

Fragen ablehnen

1. Klicken Sie während der Besprechung in der Symbolleiste „Besprechungssteuerung“ auf das Symbol „Q“ (&) und dann auf „  “.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Frage, die Sie schließen möchten, und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten .
3. Tippen Sie auf „Ablehnen“ oder  „Löschen“.
   Abgelehnte Fragen sind für die Teilnehmer nicht mehr sichtbar und werden für den Gastgeber und die Co-Gastgeber in den Tab „Abgelehnt“ verschoben. Gelöschte Fragen werden vollständig gelöscht und können nicht wieder geöffnet werden.

Wie man Teilnehmer anheftet (hervorhebt)

Durch das Anheften von Videos werden bis zu 9 Teilnehmer als primäre aktive Sprecher für alle Teilnehmer angezeigt, und die Teilnehmer sehen nur diese Sprecher. Sie können auch während der Bildschirmfreigabe fixieren. Diese Funktion wird häufig verwendet, um einen Hauptredner hervorzuheben. 

1. Bewegen Sie den Mauszeiger während der Besprechung über das Video des Teilnehmers, den Sie anheften möchten, und klicken Sie auf das Ellipsen-Symbol „ “. 
   Weitere Optionen für diesen Teilnehmer werden angezeigt. 
2. Klicken Sie auf „Pin“.
3. (Optional) Um weitere Teilnehmer anzuheften (insgesamt bis zu 9), wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 nach Bedarf.

Entfernen Sie einen Stift.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger während der Besprechung über das Video des Teilnehmers, den Sie aus dem Fokus entfernen möchten, und klicken Sie auf das Ellipsen-Symbol „ “. 
2. Klicken Sie auf „Pin entfernen“.
   Dadurch wird die Besprechung wieder in die Sprecher- oder Galerieansicht zurückgesetzt. 

Wie man erhobene Hände handhabt

Mit der Funktion „Hand heben“ können Besprechungsteilnehmer anzeigen, dass sie etwas vom Gastgeber oder Co-Gastgeber benötigen. Als Gastgeber kann es hilfreich sein, die Teilnehmer zu Beginn der Besprechung darüber zu informieren, wie Sie diese Funktion nutzen möchten. Beispielsweise nutzen viele Gastgeber diese Funktion, um zu erfahren, ob ein Teilnehmer eine Frage hat und die Stummschaltung aufheben möchte, um zu sprechen.

Moderatoren können auch feststellen, dass eine große Anzahl von Personen, die ihre Hand heben, die Besprechung stört, da dadurch die Videos der Teilnehmer im Besprechungslayout durcheinander geraten. Dieses Problem kann durch die Verwendung einer benutzerdefinierten Galerieansichtsreihenfolge gelöst werden.