Gestión de área común (Nueva experiencia en área común)

Zoom Phone está introduciendo un flujo de trabajo actualizado para la gestión de teléfonos de área común, adaptadores de teléfonos analógicos (ATA) y dispositivos de Zoom Phone en el web portal. Más información sobre la Nueva experiencia en el área común. 

Si tiene esta experiencia habilitada en su cuenta, siga este artículo para conocer cómo definir el área común, asignar dispositivos y ajustar la configuración, por ejemplo, el número de extensión.

Un área común puede ser cualquier área de la oficina que esté disponible para que la use más de un empleado. Por ejemplo, si su organización tiene un espacio de oficina híbrido, puede definir cada estación de hoteling como área común, y después asignar teléfonos a esta área para que los empleados puedan usarlos.

Este artículo trata sobre:

• Agregar un área común y asignar dispositivos
• Cambiar la configuración del área común
  • Pestaña Perfil
  • Pestaña Política
  • Pestaña Configuración
  • Configuración de manejo de llamadas
• Agregar un área común a una cola de llamadas
• Agregar un área común a un contestador automático
• Agregar un área común a un IVR
• Agregar áreas comunes en lotes
• Exportar una lista de áreas comunes

Prerrequisitos para gestionar áreas comunes

• Se habilitó una nueva experiencia de área común en su cuenta
• tener una cuenta Pro, Business, Educación o Enterprise
• Propietario de cuenta o privilegios de administrador
• Licencia de Zoom Phone
• Se agregó y aprovisionó un dispositivo certificado

Agregar un área común y asignar dispositivos

Siga los pasos si desea agregar un teléfono de escritorio que cualquiera pueda usar. También puede agregar varios teléfonos de área común en lotes y de una sola vez.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en la pestaña Área común .
4. Haga clic en Agregar e introduzca la siguiente información:
   • Sitio (solo visible si tiene varios sitios): seleccione el sitio al que desea que pertenezca el teléfono del área común.
   • Nombre para mostrar: introduzca un nombre para mostrar para identificar el teléfono del Área común.
   • Descripción (opcional): introduzca una descripción para ayudar a identificar el teléfono del área común.
   • Número de extensión: introduzca un número de extensión para asignar.
   • Paquete: asigne un paquete de llamadas salientes.
   • País/Región: Seleccione el país/región de la dirección de emergencia del teléfono.El país determina los números de extensión reservados que no puede usar para los usuarios de teléfono.
   • Zona horaria: seleccione la zona horaria para establecer la zona horaria que se mostrará en los dispositivos asignados.
5. Haga clic en Guardar. 
6. Haga clic en la pestaña Configuración.
7. En la sección Teléfonos de escritorio, haga clic en Agregar.
8. Seleccione los teléfonos de escritorio o los ATA provistos para agregarlos al área común y haga clic en Confirmar.
9. En la sección Dispositivo de Zoom Phone, haga clic en Asignar.
10. Seleccione el Dispositivo Zoom Phone que desea agregar al área común.

Cambiar la configuración del área común

Siga estos pasos si desea editar la configuración de un teléfono de área común que ha agregado.

Nota: También existen configuraciones de teléfono global y configuraciones de política que habilitan o deshabilitan ciertas funciones del teléfono.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en la pestaña Área común .
4. Haga clic en la pestaña del área común que desea editar.
   Verá la siguiente información y opciones:

Pestaña Perfil

• Nombre de visualización: haga clic en Editar junto al nombre de visualización para cambiarlo.
• Sitio muestra el sitio al que pertenece el usuario de teléfono. Seleccione otro sitio mediante el menú desplegable para mover el teléfono a otro sitio.
• Paquete: haga clic en Asignar para asignar un paquete de llamadas salientes. Haga clic en × junto a un paquete asignado para quitarlo.
• Número de extensión: Haga clic en Editar para cambiar el número de extensión asignado al usuario de teléfono.
  Nota: Los números de extensión pueden tener hasta 6 dígitos. Si configura varios sitios y habilita los códigos de sitio, los números de extensión pueden ser de 2 a 5 dígitos y los códigos de sitio pueden ser de 1 a 2 dígitos.
• Número(s): haga clic en Asignar para asignar números de teléfono directos al teléfono de área común. Esta configuración solo está visible si asigna un paquete.
• ID de llamada saliente (solo está visible si asigna un paquete): seleccione el ID de llamada saliente cuando el teléfono realiza una llamada. Puede escoger entre los números asignados al contestador automático principal.
• País/Región (solo está visible si asigna un paquete): Seleccione el país/región de la dirección de emergencia del teléfono.El país determina los números de extensión reservados que no puede usar para los usuarios de teléfono.
• Código de área (solo visible si asigna un paquete): muestra el código de área predeterminado para las llamadas salientes. Haga clic en Editar para cambiarlo, o en Configurar si no ha añadido un código de área.
• Dirección de emergencia: Haga clic en Administrar para editar la dirección de emergencia asignada al usuario. Si tiene varios sitios, puede seleccionar direcciones asignadas al sitio o la dirección predeterminada del sitio.
• Zona horaria: seleccione la zona horaria para establecer la zona horaria que se mostrará en el teléfono del área común.
• Departamento / Centro de costes: Asignar un departamento o centro de costes.
• Ubicación de almacenamiento de contenido: administre la ubicación de almacenamiento del contenido de comunicaciones.

Pestaña Política

La Configuración de políticas le permite habilitar o deshabilitar ciertas funciones de Zoom Phone.

Nota: Las áreas comunes tienen acceso a la misma configuración de política que los teléfonos del área común, excepto por los terminales compartidos. Puede habilitar o deshabilitar los terminales compartidos para dispositivos específicos si usa la pestaña Configuración.

Pestaña Configuración

Nota: Después de establecer el horario personalizado, puede personalizar la manera en que se enrutan las llamadas entrantes durante este horario.

• Horario comercial: haga clic en Editar para modificar el horario en el que el usuario puede responder llamadas. Puede establecer un horario comercial hasta después de las 11:30 p. m. También puede establecer un horario comercial con incrementos de 10 minutos introduciendo manualmente una hora, por ejemplo, 11:10 p. m.
• Horario de cierre: si ha personalizado su horario comercial, también puede personalizar el horario de cierre.
• Horario de vacaciones: haga clic en Administrar para designar determinados días como días de vacaciones.
• Teclas y posiciones: cambie la configuración de la tecla de línea.
• Teléfonos de escritorio: agregue teléfonos de escritorio o ATA al área común.
• Dispositivo de Zoom Phone: Añada dispositivos de Zoom Phone al área común
  • Calendario (opcional): Agregar un recurso de calendario.
  • Ubicación (opcional): Asignar el dispositivo a un espacio de trabajo.
• Lista bloqueada: configure reglas para bloquear las llamadas externas.

Configuración de manejo de llamadas

• Llamar al dispositivo: habilite o deshabilite el timbre para las llamadas entrantes.
• Duración del timbre: si habilitó Llamar al dispositivo, establezca la duración máxima del timbre antes de que se gestione la llamada como se especifica en la configuración a continuación (Cuando no se atiende una llamada).
• Cuando no se atiende una llamada: seleccione cómo se administrarán las llamadas no atendidas durante el horario especificado.
  • Reproducir un mensaje y, a continuación, desconectar: se reproduce un mensaje personalizado para la persona que llama y, a continuación, cuelga la llamada. Haga clic en Biblioteca de audio para seleccionar, grabar o cargar audio personalizado.
  • Desconectar: La llamada se desconectará sin reproducir un mensaje.
  • Redirigir a otra extensión: enruta las llamadas a otra extensión de la cuenta.
  • Redirigir a contacto externo: Si la cuenta tiene un directorio de usuarios externos, puede enrutar estas llamadas a un contacto externo.

Agregar un teléfono de área común a una cola de llamadas

Puede agregar un teléfono de área común para que sea miembro de una cola de llamadas.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del Phone System y, a continuación, en Cola de llamadas.
3. Haga clic en el nombre de la cola de llamadas a la que desea agregar el teléfono.
4. En la sección Miembro(s), haga clic en Ver o Editar.
5. Haga clic en Add (Agregar).
6. Haga clic en la pestaña Área común.
7. Seleccione el teléfono área común y haga clic en Aceptar.

Agregar un área común a un contestador automático

Puede enrutar a un teléfono de área común durante el horario comercial del contestador automático o el horario en que está cerrado

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
3. Haga clic en el nombre del contestador automático al que desee agregar el teléfono.
4. En la sección Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a.
5. Seleccione Área común, ingrese el nombre del área común, después seleccione el área común.
6. Haga clic en Aceptar.

Agregar un área común a un IVR

Si tiene un sistema IVR, puede brindar una opción de menú de IVR para que quienes llamen sean dirigidos a un área común.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
3. Haga clic en el nombre del contestador automático con un IVR al que desea agregar el teléfono.
   Nota: Configure un IVR si el contestador automático no tiene uno.
4. En las secciones Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a Respuesta de voz interactiva (IVR).
5. Haga clic en Editar al lado de una de las teclas.
6. Seleccione Reenviar al área común, ingrese el nombre del Área común, después seleccione el área común.
7. Haga clic en Guardar.

Agregar áreas comunes en lotes

Puede agregar varias áreas comunes a la vez mediante un archivo CSV.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en la pestaña Área común .
4. Haga clic en Importar en la parte superior de la página.
5. Si ha creado varios sitios, seleccione el sitio al que pertenecerá cada usuario.
6. Haga clic en Muestra de CSV. Puede descargar un archivo CSV de muestra y ver los campos obligatorios.
   Nota: Haga clic en Hardware certificado de Zoom Phone para ver una lista de entradas aceptables. Rellene las columnas Fabricante y Modelo con esta lista para que el archivo CSV se importe correctamente.
7. Haga clic en Descargar.
8. Rellene los campos en la muestra de CSV utilizando software de hojas de cálculo como Microsoft Excel.
   Nota:
   • No elimine la primera fila con los nombres de los campos. Asegúrese de que los fabricantes y los modelos se rellenen correctamente.
   • Si tiene varios sitios, pero no ha habilitado los códigos de sitio, deje la columna Código de sitio en blanco. El teléfono se importará al sitio de destino que seleccionó.
9. Haga clic en Cargar CSV y seleccione el archivo CSV completado para iniciar el proceso por lotes.
   Nota: Si hay algún error en uno o más campos, el proceso por lotes no se completará. Tendrá estas opciones:
   • Haga clic en Detalles para ver una descripción de los campos que no se completaron correctamente.
   • (Si corresponde) Haga clic en Ignorar problemas y subir otros para continuar el proceso por lotes. No se importarán las filas del CSV que tengan errores. No verá esta opción si todas las filas tienen errores.
   • Si todas las filas del CSV tienen errores, el proceso por lotes no se completará. Haga clic en Volver a subir después de corregir el archivo CSV.
   • Haga clic en Cerrar para cancelar el proceso de importación por lotes.
10. Haga clic en Cerrar si el proceso por lotes se ha realizado correctamente.

Exportar una lista de áreas comunes

También puede exportar un archivo CSV que contenga una lista de todas las áreas comunes para su propio registro.

Nota: El portal web de Zoom no es compatible con la actualización por lotes de áreas comunes usando un archivo CSV. No es recomendable editar el CSV exportado y volver a importarlo.

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en la pestaña Área común .
4. (Opcional) Utilice el cuadro de búsqueda y los menús desplegables para filtrar las áreas comunes.
5. Haga clic en Exportar para descargar un archivo CSV de la lista de áreas comunes en el portal web.