Administración de áreas comunes (Nueva experiencia en el área común)

Zoom Phone introduce un flujo de trabajo actualizado para la administración de teléfonos de área común, adaptadores de teléfonos analógicos (ATA) y dispositivos de Zoom Phone en el portal web. Más información sobre la Nueva experiencia en el área común. 

Si tiene esta experiencia habilitada en su cuenta, consulte este artículo para saber cómo definir el área común, asignar dispositivos y ajustar la configuración, como el número de extensión.

Un área común puede ser cualquier área de la oficina que esté disponible para que la use más de un empleado. Por ejemplo, si su organización tiene un espacio de oficina híbrido, puede definir cada estación de hoteling como área común, y después asignar teléfonos a esta área para que los empleados puedan usarlos.

Requisitos para administrar áreas comunes (Nueva experiencia en el área común)

• Nueva experiencia en el área común habilitada en su cuenta
• Cuenta Pro, Comercial, Educación o Empresarial
• Privilegios de propietario de cuenta o de administrador
• Licencia de área común para añadir un área común y utilizar un conjunto mínimo de características
• Licencia Zoom Phone Pro o superior para usar contestador automático, cola de llamadas
• Dispositivo certificado añadido y aprovisionado

Cómo añadir un área común y asignar dispositivos

Nota: También puede añadir varios teléfonos de área común a la vez por lotes.

Añadir un área común

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. Haga clic en Añadir e introduzca la siguiente información:
   • Sitio (solo visible si tiene varios sitios): seleccione el sitio al que desea que pertenezca el teléfono de área común.
   • Nombre para mostrar: introduzca un nombre para identificar el teléfono de área común.
   • Número de extensión: introduzca un número de extensión para asignar.
   • Paquete: asigne un paquete de llamadas salientes.
   • País/Región: seleccione el país/región de la dirección de emergencia del teléfono. El país determina los números de extensión reservados que no puede usar para el teléfono.
   • Zona horaria: seleccione la zona horaria para establecer la hora que se mostrará en los dispositivos asignados.
   • Idioma: configure el idioma en los teléfonos de escritorio.
     Nota: Es posible que algunos de los idiomas enumerados no sean compatibles. Si el idioma no se admite, se utilizará el idioma predeterminado.
   • Especificar una plantilla para asignarla al área común: seleccione esta casilla de verificación para especificar y asignar una plantilla al teléfono de área común.
6. Haga clic en Guardar.

Asignar dispositivos

Añadir un teléfono de escritorio

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. Haga clic en el nombre del área común que desea administrar.
6. Haga clic en la pestaña Configuración.
7. En Teléfono de escritorio, en la sección Teléfono(s) de escritorio, haga clic en Añadir.
   Aparecerá una ventana emergente.
8. En la ventana, seleccione el dispositivo aprovisionado para añadirlo al área común.
9. Seleccione la siguiente configuración para el dispositivo seleccionado:
   
   • Visible para: defina qué usuarios y áreas comunes son visibles en los dispositivos de área común. Especifique la configuración de visibilidad del directorio para la Experiencia móvil compartida, los teléfonos IP basados en hardware y los dispositivos de Zoom Phone.
   • Búsqueda por: defina qué usuarios y áreas comunes se pueden buscar en los dispositivos de área común. Especifique la configuración de visibilidad del directorio para la Experiencia móvil compartida, los teléfonos IP basados en hardware y los dispositivos de Zoom Phone.
10. Haga clic en Confirmar.
    El dispositivo aparecerá en la sección Teléfono(s) de escritorio en el portal web de Zoom.
11. En la sección Teléfono(s) de escritorio, debajo de los dispositivos añadidos, configure el flujo de trabajo del dispositivo:
    • En el dispositivo que desea administrar, seleccione las opciones que desee:
      • Permitir terminales compartidos
      • Permitir el control de llamadas desde el cliente
    • Haga clic en Editar para editar la configuración de Visible para o Búsqueda por.
    • Haga clic en los siguientes conmutadores para habilitarlos o deshabilitarlos:
      • Bloqueo de pantalla del teléfono: habilite una tecla programable que pueda bloquear la pantalla del teléfono. El usuario de teléfono tiene que introducir su PIN para desbloquear su teléfono. Esta característica no es compatible con algunos dispositivos.
      • Permitir que se busque como contacto: especifique si este teléfono de área común puede aparecer en Contactos y se puede buscar.
        Nota: Los administradores pueden controlar si los teléfonos de área común aparecen en los contactos o se pueden buscar por dispositivo. Por ejemplo, pueden hacer que los dispositivos de las salas de conferencias se puedan buscar y, al mismo tiempo, mantener ocultos en el directorio los teléfonos del vestíbulo.

Más información sobre cómo configurar la visibilidad del área común en los contactos.

Añadir un Dispositivo de Zoom Phone

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. Haga clic en el nombre del área común que desea administrar.
6. Haga clic en la pestaña Configuración.
7. En Teléfono de escritorio, en la sección Dispositivo de Zoom Phone, haga clic en Asignar.
8. Seleccione el Dispositivo de Zoom Phone que desea añadir al área común.

Cómo cambiar la configuración de las áreas comunes

Siga estos pasos si desea editar la configuración de un teléfono de área común que ha añadido.

Nota: También existen configuraciones globales de teléfono y configuraciones de políticas que habilitan o deshabilitan ciertas características del teléfono.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. Haga clic en el nombre para mostrar del área común que desea editar.
   Verá la información y las opciones siguientes:

Pestaña Perfil

• Nombre para mostrar: haga clic en Editar junto al nombre para mostrar para cambiarlo.
• Sitio: muestra el sitio al que pertenece el usuario de teléfono. Seleccione otro sitio mediante el menú desplegable para mover el teléfono a otro sitio.
• Paquete: haga clic en Asignar para asignar un paquete de llamadas salientes. Haga clic en × junto a un paquete asignado para quitarlo.
• Número de extensión: haga clic en Editar para cambiar el número de extensión asignado al teléfono.
  Nota: Los números de extensión pueden tener hasta 6 dígitos. Si tiene varios sitios y ha habilitado los códigos de sitio, los números de extensión pueden ser de 2 a 5 dígitos y los códigos de sitio pueden ser de 1 a 2 dígitos.
• Número(s): haga clic en Asignar para asignar números de teléfono directos al teléfono de área común. Esta configuración solo está visible si asigna un paquete.
• ID de llamada saliente (solo visible si asigna un paquete): seleccione el ID de llamada saliente cuando el teléfono hace una llamada. Puede escoger entre los números de teléfono asignados al contestador automático principal.
• País/Región (solo visible si asigna un paquete): muestra el país de la dirección de emergencia del teléfono. El país determina los números de extensión reservados que no puede usar para el teléfono.
• Código de área (solo visible si asigna un paquete): muestra el código de área predeterminado para las llamadas salientes. Haga clic en Editar para cambiarlo, o en Configurar si no ha añadido un código de área.
• Dirección de emergencia: haga clic en Administrar para editar la dirección de emergencia asignada al teléfono de área común. Si tiene varios sitios, puede seleccionar cualquier dirección asignada al sitio o la dirección predeterminada del sitio.
• Zona horaria: seleccione la zona horaria para establecer la hora que se mostrará en el teléfono de área común.
• Idioma: configure el idioma en los teléfonos de escritorio.
  Nota: Es posible que algunos de los idiomas enumerados no sean compatibles. Si el idioma no se admite, se utilizará el idioma predeterminado.
• Departamento / Centro de costes: asigne un departamento o centro de costes.
• Datos y almacenamiento: seleccione el país para el almacenamiento de datos. Las grabaciones incluyen grabaciones telefónicas, correos de voz, transcripciones de correos de voz y mensajes de saludo personalizados. Obtenga más información sobre las ubicaciones de almacenamiento.
• Ubicación de almacenamiento de datos de operación: haga clic en el conmutador Copiar los registros de llamadas de Zoom Phone a otra ubicación para habilitarlo o deshabilitarlo. Cuando esté habilitado, determine dónde se almacenará una copia de los registros recién generados.
  Notas:
  • Los registros originales se almacenan en Estados Unidos.
  • Las copias se eliminarán automáticamente al cabo de 12 meses.

Pestaña Política

La configuración de políticas le permite habilitar o deshabilitar ciertas características de Zoom Phone.

Nota: Las áreas comunes tienen acceso a la misma configuración de políticas que los teléfonos de área común, salvo los terminales compartidos. Puede habilitar o deshabilitar los terminales compartidos para dispositivos específicos si usa la pestaña Configuración.

Pestaña Configuración

Configuración de gestión de llamadas

Nota: Después de establecer el horario personalizado, puede personalizar la manera en que se enrutan las llamadas entrantes durante este horario.

• Horario comercial: haga clic en Editar para modificar el horario en el que el usuario puede responder llamadas. Puede establecer un horario comercial que se extienda más allá de las 11:30 p. m. También puede establecer un horario comercial con incrementos de 10 minutos introduciendo manualmente una hora, por ejemplo, 11:10 p. m.
• Horario de cierre: si ha personalizado su horario comercial, también puede configurar el horario de cierre.
• Horario de días festivos: haga clic en Administrar para designar determinados días como festivos.

Configuración de horario comercial, de cierre y de días festivos

• Llamar al dispositivo: haga clic en el conmutador para habilitar o deshabilitar el timbre para las llamadas entrantes.
• Duración del timbre: si habilitó Llamar al dispositivo, establezca la duración máxima del timbre antes de que se gestione la llamada como se especifica en la configuración a continuación (Cuando no se atiende una llamada).
• Cuando no se atiende una llamada: haga clic en el menú desplegable y seleccione cómo se gestionan las llamadas no atendidas durante el horario especificado:
  
  • Desviar a correo de voz: desvía la llamada al correo de voz.
  • Reproducir un mensaje y, a continuación, desconectar: se reproduce un mensaje personalizado para la persona que llama y, a continuación, se cuelga la llamada. Haga clic en Biblioteca de audio para seleccionar, grabar o subir audio personalizado.
  • Desconectar: la llamada se desconectará sin reproducir un mensaje.
  • Desviar a otra extensión: enruta las llamadas a otra extensión de la cuenta.
  • Desviar a contacto externo: si la cuenta tiene un directorio de usuarios externos, puede enrutar las llamadas a un contacto externo.
  • (Opcional) Seleccione una o ambas casillas de verificación siguientes:
    • Permitir que las personas que llaman se comuniquen con un operador: cuando se selecciona, el Menú IVR tendrá las opciones de 0 Desviar a un operador y 1 Dejar correo de voz en: Extensión actual.
      1. En Conectar con el operador, haga clic en el menú desplegable y seleccione una opción.
      2. Busque el nombre o el número de extensión, luego seleccione la opción que desee.
      3. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Reproducir el saludo para el correo de voz del destinatario cuando la persona que llama llegue al final de la secuencia de desvío.
      4. Haga clic en Guardar.
         Nota: El cambio efectuado puede anular el saludo personalizado anterior. Es posible que deba grabar un nuevo audio de saludo.
    • Permitir que las personas que llaman consulten el correo de voz: cuando se selecciona, el Menú IVR tendrá las opciones de 1 Dejar correo de voz en: Extensión actual y 2 Consultar correo de voz por código PIN.
      • 2 Consultar correo de voz por código PIN: esta opción permite a los usuarios acceder al sistema de correo de voz pulsando el botón de correo de voz o marcando *86 en teléfonos de área común. Los usuarios pueden seleccionar la opción 2 en la interfaz de usuario de telefonía (TUI) para grabar o actualizar el saludo para el correo de voz. Esta opción permite a los usuarios administrar los saludos para el correo de voz sin necesidad de asistencia del administrador. El saludo para el correo de voz personalizado del usuario, subido mediante el menú IVR, será el saludo para el correo de voz solo durante el horario comercial (no durante el horario de cierre ni los días festivos).
    • Cuando ambas casillas de verificación estén seleccionadas, el Menú IVR tendrá las opciones de 0 Desviar a un operador, 1 Dejar correo de voz en: Extensión actual y 2 Consultar correo de voz por código PIN.
• Saludo e instrucción para dejar correo de voz:
  • Seleccionar de la Biblioteca de activos: seleccione el archivo de audio deseado y, a continuación, haga clic en Guardar.
  • Añadir audio: añada manualmente su archivo de audio para la gestión de llamadas.

Delegación y asistente

• Delegación: defina la configuración de delegación para los teléfonos de área común a través de controles de política ampliados. Cuando se habilita, los teléfonos de área común se pueden delegar a otro usuario o teléfono de área común.
  Nota: Esta característica requiere que los teléfonos de área común tengan licencias Pro.

Intercomunicador

• Intercomunicador: configure una conexión de intercomunicación. Una vez creada una conexión de intercomunicación, el teléfono emitirá un pitido para notificar al receptor al recibir una llamada de intercomunicación. La llamada se responderá automáticamente en el teléfono del receptor.

Teléfono de escritorio

• Configuración general: utilice la configuración de la cuenta o personalizada para las configuraciones generales de los teléfonos de escritorio asignados a sus áreas comunes. Estas configuraciones generales de los teléfonos de escritorio en su cuenta se pueden establecer de forma global, pero es posible que algunas opciones de configuración no funcionen en modelos individuales. Debe reiniciar manualmente los teléfonos de escritorio para aplicar estos cambios.
• Teclas y posiciones: cambie la configuración de la tecla de línea.
• Teléfono(s) de escritorio: añada teléfonos de escritorio o ATA al área común.
• Código PIN: úselo para acceder al correo de voz y a los terminales compartidos, desbloquear los teléfonos de escritorio y llamar a destinos que requieren autorización.
• Dispositivo de Zoom Phone: añada dispositivos de Zoom Phone al área común
  • Calendario (opcional): añada un recurso de calendario.
  • Ubicación (opcional): asigne el dispositivo a un espacio de trabajo.

Otros

• Filtrado de llamadas: haga clic en el conmutador para habilitarlo o deshabilitarlo. Se solicitará a las personas que llaman directamente desde el exterior que respondan a un botón para comunicarse con los usuarios; si no responden, se desconectará la llamada. Los dispositivos no podrán recibir ningún fax de terceros.
• Lista de números bloqueados: administre la lista de números bloqueados para llamadas entrantes y mensajería. Esta opción permite a los usuarios y administradores bloquear llamadas entrantes y SMS/MMS de números de teléfono o prefijos.
• Reglas de bloqueo: configure reglas para bloquear llamadas externas o llamadas sin ID de llamada.

Cómo añadir un teléfono de área común a una cola de llamadas

Puede añadir un teléfono de área común para que sea miembro de una cola de llamadas.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Colas de llamadas.
4. Haga clic en el nombre de la cola de llamadas a la que desea añadir el teléfono.
5. En la sección Miembro(s), haga clic en Ver o Editar.
6. Haga clic en Añadir.
7. Haga clic en la pestaña Áreas comunes.
8. Seleccione el teléfono de área común y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cómo añadir un área común a un contestador automático

Puede enrutar llamadas a un teléfono de área común durante el horario comercial o el horario de cierre de un contestador automático.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
4. Haga clic en el nombre del contestador automático al que desee añadir el teléfono.
5. En la sección Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a.
6. Seleccione Áreas comunes, introduzca el nombre del área común y después seleccione el área común.
7. Haga clic en Aceptar.

Cómo añadir un área común a un IVR

Si tiene un sistema IVR, puede ofrecer una opción del menú IVR para dirigir a las personas que llaman a un área común.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
4. Haga clic en el nombre del contestador automático con un IVR al que desea añadir el teléfono.
   Nota: Configure un IVR si el contestador automático no tiene uno.
5. En la sección Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar debajo de Respuesta de voz interactiva (IVR).
6. Haga clic en Editar al lado de una de las teclas.
7. Seleccione Desviar al área común, introduzca el nombre del área común y después seleccione el área común.
8. Haga clic en Guardar.

Cómo añadir áreas comunes por lotes

Puede añadir varias áreas comunes a la vez mediante un archivo CSV.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. Haga clic en Importar en la parte superior de la página.
6. Si tiene varios sitios, seleccione el sitio de destino al que desea que pertenezcan los usuarios.
7. Haga clic en Muestra de CSV. Puede descargar un archivo CSV de muestra y ver los campos obligatorios.
   Nota: Haga clic en Hardware certificado de Zoom Phone para ver una lista de entradas aceptables. Rellene las columnas Fabricante y Modelo con esta lista para que el archivo CSV se importe correctamente.
8. Haga clic en Descargar.
9. Rellene los campos en la muestra de CSV utilizando software de hojas de cálculo como Microsoft Excel.
   Nota:
   • No elimine la primera fila con los nombres de los campos. Asegúrese de que los fabricantes y los modelos se rellenen correctamente.
   • Si tiene varios sitios, pero no ha habilitado los códigos de sitio, deje la columna Código de sitio en blanco. El teléfono se importará al sitio de destino que seleccionó.
10. Haga clic en Subir CSV y seleccione el archivo CSV completado para iniciar el proceso por lotes.
    Nota: Si hay algún error en uno o más campos, el proceso por lotes no se completará. Tendrá las siguientes opciones:
    • Haga clic en Detalles para ver una descripción de los campos que no se rellenaron correctamente.
    • (Si corresponde) Haga clic en Ignorar problemas y subir otros para continuar el proceso por lotes. Las filas del CSV con errores no se importarán. No verá esta opción si todas las filas tienen errores.
    • Si todas las filas del CSV tienen errores, el proceso por lotes no se completará. Haga clic en Volver a subir después de corregir el archivo CSV.
    • Haga clic en Cerrar para cancelar el proceso de importación por lotes.
11. Haga clic en Cerrar si el proceso por lotes se ha completado correctamente.

Cómo exportar una lista de áreas comunes

También puede exportar un archivo CSV que contenga una lista de todas las áreas comunes para su propio registro.

Nota: El portal web de Zoom no es compatible con la actualización por lotes de áreas comunes usando un archivo CSV. No puede editar el CSV exportado y luego importarlo.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio de editar la configuración de la cuenta.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en su imagen de perfil o en sus iniciales y, a continuación, haga clic en Centro de administración.
3. En el menú lateral, haga clic en Configuración del producto, luego en Sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y Rooms.
4. Haga clic en la pestaña Áreas comunes .
5. (Opcional) Utilice el cuadro de búsqueda y los menús desplegables para filtrar las áreas comunes.
6. Haga clic en Exportar para descargar un archivo CSV de la lista de áreas comunes en el portal web.