Introducción a Zoom Chat (propietarios y administradores de cuentas)

Descripción general

Zoom Chat es el complemento perfecto para su comunicación de video y teléfono en tiempo real. Los administradores pueden usar el chat para lo siguiente:

Aumentar la productividad en todos los flujos de trabajo con una colaboración segura dentro y fuera de la organización.
Permitir a los usuarios iniciar instantáneamente llamadas telefónicas o reuniones de video, compartir archivos e incluso anclar un mensaje directamente en el chat.
Mantener un amplio conocimiento colectivo y de mensajería corporativa persistente y que permita búsquedas.
Configurar la administración central y la seguridad pormenorizada para garantizar que se apliquen las políticas y se proteja la información.

Requisitos previos

Propietario, administrador o usuario de la cuenta con permisos relevantes

Este artículo trata sobre:

Cómo implementar Zoom Chat
Cómo administrar Zoom Chat
Funciones de seguridad para Zoom Chat
- Cómo cambiar la configuración de seguridad de chat de nivel de cuenta
- Cómo eliminar contactos externos

Cómo implementar Zoom Chat

Siga estas secciones para implementar Zoom Chat y cambiar la configuración de chat de nivel de cuenta.

Cómo configurar el mapeo básico de SAML

El mapeo básico de SAML le permite designar un tipo de licencia predeterminado cuando los usuarios inician sesión en Zoom a través de SSO. También puede mapear los atributos de SAML específicos que transmite su proveedor de identidad (IdP), como dirección de correo electrónico, nombre, apellido, número de teléfono y departamento de un usuario en Zoom.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Inicio de sesión único.
Haga clic en la pestaña Mapeo de respuesta de SAML.
En la sección Mapeo de información básica de SAML, asegúrese de especificar los siguientes atributos. Estos atributos afectarán a lo que aparece en las tarjetas de contacto de los usuarios cuando alguien pase el cursor sobre la imagen de perfil en el Desktop Client o la aplicación móvil.
- Dirección de correo electrónico
- Nombre
- Apellido
- Nombre para mostrar
- Número de teléfono
- Puesto de trabajo
- Ubicación
- Foto de perfil
- Departamento

Más información acerca de Mapeo básico de SAML.

Cómo configurar el mapeo avanzado o automático de SAML

Puede configurar el mapeo avanzado o automático de SAML para definir o crear grupos y canales de chat. Puede configurar el mapeo avanzado de SAML para sincronizar grupos definidos en su proveedor de identidad con canales o grupos de chat, o configurar el mapeo automático de SAML para crear y modificar automáticamente canales o grupos de chat.

Los grupos de chat determinan cómo se organizan los usuarios en el Desktop Client y la aplicación móvil, lo que facilita a los usuarios localizar a sus compañeros de trabajo y chatear con ellos. Los grupos de chat también le permiten personalizar la configuración del chat para un grupo de usuarios. Por ejemplo, puede crear un grupo de chat para el Departamento de Facturación para que los empleados de Facturación aparezcan en la misma sección en la pestaña Contactos y compartan la misma configuración de chat.

Los canales son espacios donde los usuarios pueden chatear entre sí en Zoom. Se utilizan principalmente para un proyecto, equipo o tema específicos. Los canales públicos están abiertos para que cualquiera pueda unirse a ellos, mientras que los canales privados solo tienen miembros con invitación.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Inicio de sesión único.
Haga clic en la pestaña Mapeo de respuesta de SAML.
- Sección Mapeo de información avanzado de SAML
  - Grupo de chat: asigne grupos específicos del IdP a grupos de chat existentes introduciendo el atributo de SAML, el valor de SAML y el valor resultante. Por ejemplo, si el IdP tiene un atributo y un valor existentes asignados al Departamento de Facturación de la compañía, puede asignar el Departamento de Facturación al grupo de chat deseado.
  - Canal: asigne grupos específicos del IdP a canales existentes introduciendo el atributo de SAML, el valor de SAML y el valor resultante. Por ejemplo, si el IdP tiene un atributo y un valor existentes asignados al Departamento de Facturación de la compañía, puede asignar el Departamento de Facturación al canal deseado.
- Sección Mapeo automático de SAML:
  - Grupo de chat: especifique un atributo definido en su IdP para crear automáticamente grupos de chat. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo de administrador, Zoom puede crear automáticamente varios grupos de chat de administrador basados en todos los grupos de IdP que tengan ese atributo de administrador.
  - Canal: especifique un atributo definido en su IdP para crear canales automáticamente. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo de administrador, Zoom puede crear automáticamente un canal para usuarios que tengan ese atributo de administrador.

Obtenga más información acerca de mapeo avanzado de SAML, administración de grupos de chat y administración de canales.

Cómo asignar permisos de administración de chat

Puede crear un rol para asignar permisos de administración de chat a otro usuario. Esto les permite administrar el chat en el Zoom Web Portal. Por ejemplo, puede crear un rol de administración de chat para permitir que otro administrador de TI cree y edite grupos de chat.

Inicie sesión en el portal web de Zoom con una cuenta de propietario.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Administración de roles.
Haga clic en Agregar rol.
Especifique un nombre y una descripción para el rol y, a continuación, haga clic en Agregar.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Administración de chat.
Haga clic en la casilla de verificación de la columna Editar para estos permisos:
- Grupos de chat: ver o editar grupos de chat de la cuenta.
- Historial de chat: ver mensajes de chat archivados en la cuenta.
- Configuración de chat: ver o editar la configuración de chat que afecta a todos los usuarios de la cuenta.
Haga clic en la pestaña Miembros del rol .
Haga clic en Agregar miembros.
Introduzca las direcciones de correo electrónico o los nombres de los usuarios para asignarles el rol.
Haga clic en Add (Agregar).

Obtenga más información acerca de cómo utilizar la administración de roles.

Cómo cambiar la configuración de chat de la cuenta

Zoom Chat tiene configuraciones de nivel de cuenta que se aplican a todos los usuarios. Puede habilitar o deshabilitar ciertas funciones de chat, como la transferencia de archivos y fragmentos de código. También puede personalizar cómo se muestran los usuarios en el Desktop Client y la aplicación móvil.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de chat.
Haga clic en la pestaña IM Settings (Configuración de chat).
Cambie esta configuración para comenzar:
- Uso compartido: permita que los usuarios de la cuenta compartan lo siguiente en el chat:
  - Captura de pantalla
  - Transferencia de archivos
  - Imágenes animadas GIF
  - Fragmento de código
  - Mensaje de audio
- Visibilidad: personalice cómo se muestran los usuarios en la pestaña Contactos en el Desktop Client y la aplicación móvil.
  Nota: se debe habilitar al menos una de estas opciones. Zoom habilitará automáticamente una de estas configuraciones si intenta deshabilitar ambas.
  - Contactos de la compañía: en el Desktop Client y la aplicación móvil de Zoom, muestre la sección Contactos de la compañía en la pestaña Contactos. En esta sección se enumeran todos los usuarios de la cuenta.
  - Grupos de chat: en el Desktop Client y la aplicación móvil de Zoom, organice los contactos según sus grupos de chat especificados. Por ejemplo, si tiene un grupo de chat para RR. HH., verá una sección de RR. HH. con los empleados relevantes en la pestaña Contactos.
- Seguridad
  - Permitir a los usuarios agregar contactos: especifique si los usuarios pueden invitar a usuarios internos o externos. Si esta opción está desactivada, los usuarios no pueden agregar contactos, pero pueden ver el directorio de contactos de la compañía. Si selecciona Solo en la misma organización y usuarios especificados, puede especificar los contactos externos que los usuarios pueden agregar como contactos.
  - Permitir a los usuarios chatear con otros usuarios: especifique si los usuarios pueden chatear con usuarios internos o externos. Si selecciona En la misma organización, es posible que los usuarios aún puedan chatear con usuarios externos si se los agrega a canales o chats de grupo con usuarios externos.Si selecciona Solo en la misma organización y usuarios especificados, puede especificar los contactos externos con quienes los usuarios pueden chatear.
- Almacenamiento: configure el tiempo de almacenamiento de los mensajes. Consulte la sección de almacenamiento de chats para obtener más información acerca de esta configuración.
  - Almacenamiento en la nube
  - Eliminar datos locales
  - Almacenar mensajes editados y eliminados

Obtenga más información acerca de la configuración de chat de nivel de cuenta.

Cómo administrar Zoom Chat

Después de implementar Zoom Chat, puede crear grupos de chat adicionales, cambiar la configuración de grupos de chat y crear canales para equipos, proyectos o temas específicos.

Cómo crear grupos de chat y cambiar la configuración avanzada y la privacidad de los grupos de chat

Los grupos de chat determinan cómo se organizan los usuarios en el Desktop Client y la aplicación móvil, lo que facilita a los usuarios localizar a sus compañeros de trabajo y chatear con ellos. Los grupos de chat también le permiten personalizar la configuración del chat para un grupo de usuarios. Por ejemplo, puede crear un grupo de chat para el Departamento de Facturación para que los empleados de Facturación aparezcan en la misma sección en la pestaña Contactos y compartan la misma configuración de chat.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de chat.
En la pestaña Grupos de chat, haga clic en Agregar grupo de chat e introduzca la información necesaria:
- Nombre del grupo: introduzca un nombre para mostrar para ayudar a identificar el grupo de chat.
- Privacidad del grupo: seleccione un tipo de grupo de chat.
Haga clic en Guardar.
Haga clic en Configuración avanzada debajo del nombre para mostrar del grupo de chat.
Cambie esta configuración de privacidad de grupo de chat para comenzar:
- Permitir a los usuarios que busquen a otros usuarios: especifique si los usuarios pueden buscar a otros usuarios en la misma cuenta o cuenta principal.
- Permitir a los usuarios agregar contactos: permita a los usuarios agregar contactos de Zoom a su directorio de contactos. Haga clic en una opción para establecer el nivel de acceso.
- Permitir a los usuarios chatear con otros usuarios: permita a los usuarios chatear con contactos internos o externos. Haga clic en una opción para establecer el nivel de acceso.

Obtenga más información acerca de grupos de chat y otras configuraciones avanzadas.

Cómo administrar canales

Los canales le permiten crear espacios públicos o privados para un proyecto, equipo o debate específicos. Los usuarios pueden utilizar canales para enviar mensajes, archivos e imágenes a otros miembros. También pueden iniciar una reunión instantánea con los miembros del canal.

Nota: los chats de grupo son diferentes de los canales.

Los chats de grupo se inician cuando un usuario inicia un chat con dos o más usuarios o invita a los usuarios a un chat individual existente.
Los chats de grupo no tienen los mismos controles de privacidad que los canales y no requieren un nombre de tema.
No puede administrar chats de grupo en el Zoom Web Portal. Solo los administradores de chat de grupo pueden administrarlos mediante el Desktop Client o la aplicación móvil.

Para comenzar, puede crear canales a partir de los grupos de chat existentes.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de chat.
Nota: si la cuenta tiene la nueva interfaz de usuario para la gestión de administradores, haga clic en Administración de chat y, a continuación, en Canales.
Haga clic en Crear canal.
Elija Seleccionar grupos de chat y crear canales para cada uno de ellos.
Haga clic en Siguiente.
Seleccione uno o más grupos de chat para crear canales a partir de ellos. Se crea un nuevo canal para cada grupo que seleccione.
Si el nombre del grupo ya se está utilizando como nombre de un canal, el Web Portal le pedirá que resuelva el conflicto de nombres introduciendo un nuevo nombre de canal. Haga clic en Continuar después de resolver el conflicto.
Especifique la información necesaria en estas columnas:
- Nombre del canal: de forma predeterminada, los nombres de los canales son los mismos que los nombres del grupo que seleccionó anteriormente.
- Tipo: seleccione el tipo de canal.
  - Público cualquier persona de su organización se puede unir a su canal.
  - Privado: solo las personas invitadas se pueden unir a su canal.
- Permisos de publicación: seleccione los miembros del canal que pueden publicar en el canal.
  - Todos: todos los miembros del canal pueden publicar en el canal.
  - Solo administrador: solo el administrador puede publicar en el canal.
  - Administrador, más personas específicas: solo el administrador y los miembros especificados pueden publicar en el canal.
- Puede agregar usuarios externos: especifique si los usuarios que no están en su organización se pueden agregar al canal.
  Nota: si habilita esta opción, asegúrese de revisar los privilegios de canal de los usuarios externos.
  - Ninguno: no permita que nadie agregue usuarios externos al canal.
  - Todos los miembros del canal: los miembros internos y externos de la organización pueden agregar miembros externos.
  - Miembros de la organización: solo los miembros internos de su organización pueden agregar miembros externos.
- Nuevo miembro puede ver el historial: si está marcada, los nuevos miembros pueden ver mensajes y archivos enviados antes de ser miembros.
- Administrador de canal: especifique el administrador de canal. El administrador de canal podrá cambiar el nombre, la descripción y la configuración del canal.
Haga clic en Done (Finalizado).

También puede crear canales sincronizando sus grupos de IdP a través del mapeo de SAML.

Obtenga más información acerca de cómo administrar canales y la configuración de canales.

Cómo cambiar la configuración de almacenamiento de chat

Puede elegir por cuánto tiempo se almacenan los mensajes de chat en la nube de Zoom y en los dispositivos locales. Esto eliminará todos los mensajes después del período designado.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de chat.
Haga clic en la pestaña IM Settings (Configuración de chat).
En la sección Almacenamiento, cambie esta configuración para comenzar:
- Almacenamiento en la nube:si esta configuración está habilitada, Zoom guardará automáticamente todos los mensajes de chat persistentes en la nube. Especifique el período para almacenar los mensajes y, a continuación, haga clic en Guardar. Después del período de retención en la nube especificado, Zoom eliminará todos los mensajes de chat persistentes y los metadatos de la nube.
- Eliminar datos locales: si esta configuración está habilitada, Zoom eliminará automáticamente todos los mensajes de chat persistentes, archivos, imágenes y metadatos en el dispositivo local después del período de retención especificado. Especifique el período que los mensajes se almacenan en el desktop o el dispositivo móvil que ejecuta Zoom y, a continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: los usuarios que descargan archivos o imágenes manualmente aún pueden acceder a ellos en su dispositivo local.
- Almacenar revisiones de mensajes editados y eliminados: almacene los mensajes editados o eliminados (así como la versión original) en la nube.

Obtenga más información acerca de la configuración de almacenamiento de chat y la vista del historial de chat.

Funciones de seguridad para Zoom Chat

Cómo establecer la configuración de seguridad de chat de nivel de cuenta

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de chat.
Haga clic en la pestaña IM Settings (Configuración de chat).
En la sección Seguridad, cambie esta configuración para comenzar:
- Habilitar el cifrado de chat avanzado
- Permitir que los usuarios agreguen contactos: si esta opción está desactivada, los usuarios no pueden agregar contactos externos, pero pueden ver el directorio de contactos de la compañía.
- Permitir a los usuarios chatear con otros usuarios: especifique con quién pueden chatear los usuarios internos.
- Mostrar el estado a los contactos externos: muestre el estado de presencia de los usuarios a sus contactos externos.

Obtenga más información acerca de grupos de chat y otras configuraciones avanzadas.

Cómo eliminar contactos externos

Si los usuarios de la cuenta agregan contactos externos, puede ver estos contactos externos y eliminarlos de la cuenta.

Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
En la pestaña Usuarios, haga clic en el icono de configuración (engranaje) de la esquina superior derecha de la tabla, y a continuación, seleccione Contactos externos.
Busque un usuario que tenga contactos externos y, a continuación, haga clic en el número de la columna Contactos externos.
Verá una lista de usuarios externos que agregó el usuario seleccionado.
(Opcional) Haga clic en el número de la columna Canales para ver los canales o chats de grupo de los que son miembros.
Haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) en la última columna y, a continuación, haga clic en Eliminar de la cuenta.

Obtenga más información acerca de cómo administrar los usuarios internos y contactos externos.