Despliegue administrativo de Zoom Team Chat

Zoom Team Chat es un gran complemento para su comunicación por vídeo en tiempo real. Los administradores pueden desplegar Zoom Team Chat para:

• Ayude a impulsar la productividad en todos los flujos de trabajo con una colaboración segura dentro y fuera de su organización.
• Permita a los usuarios iniciar instantáneamente llamadas telefónicas o reuniones de vídeo, compartir archivos e incluso fijar un mensaje directamente en Zoom Team Chat.
• Mantener un acervo persistente y consultable de conocimientos institucionales y mensajes corporativos.
• La configuración de la administración central y los ajustes granulares de seguridad garantizan el cumplimiento de sus políticas y la protección de su información.

Algunas de las primeras tareas para desplegar Zoom Team Chat incluyen añadir automáticamente a sus usuarios como contactos mutuos y crear algunos canales de chat predeterminados. Los grupos de contactos también pueden ser definidos por sus grupos IdP, de forma que se cree un directorio de usuarios en la pestaña Contactos de la aplicación Zoom Workplace.

Requisitos para desplegar Zoom Team Chat

• Propietario de la cuenta o administrador
• Cuenta Pro, Business o Enterprise

Cómo configurar el mapeo SAML avanzado o automático

Una vez que haya configurado su autenticación SSO en Zoom y haya configurado el mapeo SAML básico, puede configurar el mapeo SAML avanzado y automático para definir o crear grupos de usuarios y canales. Puede configurar el mapeo SAML avanzado para sincronizar los grupos definidos en su IdP con los canales/grupos de usuarios existentes, o configurar el mapeo SAML automático para crear y modificar automáticamente canales o grupos de usuarios.

Los grupos de usuarios determinan cómo se organizan los usuarios en las aplicaciones móviles y de escritorio de Zoom, facilitando a sus usuarios la localización y el chat con sus compañeros de trabajo.

Los canales son espacios en los que los usuarios pueden chatear entre sí en Zoom. Se utilizan principalmente para un proyecto, equipos o temas específicos. Los canales públicos están abiertos para que cualquiera pueda unirse a ellos, mientras que los canales privados sólo cuentan con miembros invitados. Obtenga más información sobre las diferencias entre los chats 1:1, los chats de grupo y los canales.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador.
2. En el menú de navegación, haga clic en Avanzado y luego en Inicio de sesión único.
3. Haga clic en la pestaña Asignación de respuestas.
4. Ajuste las siguientes reglas de asignación según sea necesario:
   • Sección de mapeo avanzado de información SAML:
     • Grupo de usuarios: Asigne grupos IdP específicos a los grupos de usuarios existentes introduciendo el Atributo SAML, el Valor SAML y el Valor resultante. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo existente y un valor asignado al departamento de Facturación de su empresa, puede asignar el departamento de Facturación al grupo de usuarios deseado en Zoom. También puede excluir a determinados usuarios y grupos de seguir las reglas de asignación.
     • Canal: Asigne grupos IdP específicos a los canales existentes introduciendo el Atributo SAML, el Valor SAML y el Valor resultante. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo existente y un valor asignado al departamento de Facturación de su empresa, puede asignar el departamento de Facturación al canal deseado. También puede excluir a determinados usuarios y grupos de seguir las reglas de asignación.
   • Sección de mapeo automático SAML:
     • Grupo de usuarios: Especifique un atributo definido en su IdP para crear automáticamente grupos de usuarios. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo de gestor, Zoom puede crear automáticamente varios grupos de usuarios gestores basados en todos los grupos IdP que tengan ese atributo de gestor.
     • Canal: Especifique un atributo definido en su IdP para crear canales automáticamente. Por ejemplo, si su IdP tiene un atributo de gerente, Zoom puede crear automáticamente un canal para los usuarios que tengan el atributo de gerente.

Obtenga más información sobre el mapeo SAML avanzado y la gestión de grupos.

Cómo crear grupos de contactos

Los grupos de contactos se utilizan para organizar a los usuarios en grupos en el directorio de contactos de la aplicación de escritorio, la aplicación móvil y Zoom Rooms. Los administradores pueden crear grupos de contactos importando grupos de usuarios existentes(definidos manualmente o mediante la asignación SAML avanzada) o crear grupos de contactos personalizados. Los grupos de contacto suelen estar definidos por los distintos equipos o departamentos de una organización, como Facturación, TI y Asistencia.

Crear un grupo de contactos importando un grupo de usuarios existente

Los grupos de usuarios permiten a los administradores controlar la configuración de grupos específicos de usuarios a través del portal web de Zoom. Puede vincular los grupos de usuarios existentes a grupos de contactos y controlar cómo aparecen estos grupos de contactos en la aplicación de escritorio y móvil (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Cada grupo que seleccione se añadirá como un nuevo grupo de contactos independiente. Cada nombre de grupo de contactos será el mismo que su correspondiente nombre de grupo de usuarios.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador.
2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión de usuarios y luego en Contactos.
3. Haga clic en Seleccionar grupos para importar los grupos de usuarios existentes.
   Nota: Aunque seleccione varios grupos, cada uno se creará como su propio grupo de contactos.
4. Busque y seleccione los grupos que desea importar y, a continuación, seleccione una configuración de privacidad:
   • Visible para cualquiera, consultable por cualquiera: Todos los usuarios pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Todos los usuarios pueden buscar miembros del grupo.
   • Visible sólo para los miembros, consultable por cualquiera: Sólo los miembros pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Todos los usuarios pueden buscar miembros del grupo.
   • Visible sólo para los miembros, consultable sólo por los miembros: Sólo los miembros pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Los miembros del grupo sólo pueden ser buscados por otros miembros del grupo.
   • Visible para nadie, buscable por nadie: Nadie puede ver el grupo en la pestaña Contactos ni realizar búsquedas en el grupo.
5. Haga clic en Importar.

Como alternativa, siga las instrucciones de la siguiente sección para crear y nombrar manualmente grupos de contactos (añadiendo usuarios individuales o basándose en uno o varios grupos de usuarios). Cualquier usuario añadido o eliminado del grupo de usuarios se reflejará en el grupo de contactos.

Crear un grupo de contactos personalizado

Algunos usuarios pueden no encajar en un grupo concreto, debido quizá a que sus responsabilidades abarcan varios equipos o a que su equipo está dividido en subequipos no oficiales. Por la razón que sea, puede crear un grupo de contactos personalizado, con una visibilidad y unos miembros de grupo diferentes a los disponibles a través del método de importación.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión de usuarios y luego en Contactos.
3. Haga clic en Añadir grupo de contactos.
4. Introduzca un Nombre de grupo de contactos y una Descripción opcional.
5. Utilice la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar usuarios en función de su nombre o dirección de correo electrónico.
   También puede buscar y seleccionar un grupo de usuarios existente para incluirlo en este grupo de contactos.
6. Seleccione una configuración de privacidad para este grupo:
   • Visible para cualquiera, consultable por cualquiera: Todos los usuarios pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Todos los usuarios pueden buscar miembros del grupo.
   • Visible sólo para los miembros, consultable por cualquiera: Sólo los miembros pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Todos los usuarios pueden buscar miembros del grupo.
   • Visible sólo para los miembros, consultable sólo por los miembros: Sólo los miembros pueden ver el grupo en la aplicación Zoom Workplace (aparece en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Los miembros del grupo sólo pueden ser buscados por otros miembros del grupo.
   • Visible para nadie, buscable por nadie: Nadie puede ver el grupo en la pestaña Contactos ni realizar búsquedas en el grupo.
7. Pulse Guardar para confirmar el nuevo grupo.

Determinar cómo se muestran los usuarios y grupos en el directorio de contactos

Siga estos pasos para mostrar los usuarios y grupos de la cuenta en el cliente de escritorio y en la aplicación móvil. Estos usuarios aparecen en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos de los clientes de escritorio y móvil.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión de usuarios y luego en Contactos.
3. En la parte superior de la página, active el conmutador Mostrar usuarios, grupos, salas de Zoom y entidades telefónicas de Zoom en "Contactos" en los clientes de escritorio, móvil y sala de Zoom.
4. (Opcional) Seleccione o desactive las siguientes casillas de verificación según sea necesario:
   • Enumere a todos los usuarios de la cuenta en "Todos los contactos": Todos los usuarios aparecerán en Contactos de la empresa (en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ). Los grupos de contactos creados no se mostrarán en la aplicación de escritorio ni en la aplicación móvil cuando esta opción esté activada.
     Nota: Si activa esta configuración, los ajustes a nivel de grupo del chat de equipo de Zoom no tendrán efecto.
   • Listar todas las Salas de Zoom en 'Todos los Contactos': Seleccione esta opción si no desea que las Salas Zoom se organicen como se define en la página de Contactos > pestaña Salas Zoom. En su lugar, todas las salas de Zoom aparecerán en Salas de Zoom (en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos ).
   • Enumerar todas las entidades de Zoom Phone (cola de llamadas, grupo de líneas compartidas, recepcionista automática) en "Todos los contactos": Seleccione esta opción si no desea que las entidades de Zoom Phone se organicen como se definen en la página Contactos > pestaña Zoom Phone.
5. Pulse Continuar para confirmar.

Cómo asignar permisos de gestión del chat

El propietario de la cuenta, o un administrador con permisos elevados, puede crear un rol personalizado para asignar permisos de gestión del chat a otro usuario. Esto les permite gestionar Zoom Team Chat en el portal web de Zoom. Por ejemplo, puede crear un rol de gestión de chat para permitir que otro administrador de TI cree y edite grupos de usuarios.

Al crear un nuevo rol personalizado para gestionar el chat del equipo Zoom, los siguientes permisos son relevantes y pueden asignarse según sea necesario, en función del rol personalizado que desee crear.

• Sección Gestión de usuarios y permisos:
  • Grupos: Gestionar grupos de usuarios
  • Contactos: Gestione los grupos de contactos.
• Sección de informes:
  • Historial de chat: Gestione los mensajes de chat archivados.
• Sección de gestión del chat de equipo:
  • Chatbots: Gestione los chatbots disponibles.
  • Canales de chat: Gestione los canales de todos los usuarios de la cuenta.

Más información sobre el uso de la gestión de roles.