Uso del add-on de Zoom para Google Workspace

Con el add-on de Zoom para Google Workspace, puede programar, unirse y administrar reuniones sin problemas directamente desde Gmail o Google Calendar. La configuración del programador se sincroniza desde el Zoom Web Portal. Después de instalar el add-on, puede usarlo en el navegador web de desktop (Gmail o Google Calendar) o en un dispositivo móvil (aplicación Google Calendar). Para una mayor integración con Google Calendar, configure contactos e integración en calendario.

Si tienes una licencia de Zoom Phone, también puede hacer llamadas de Zoom Phone desde su calendario o espacio de trabajo de correo electrónico. Obtenga más información sobre cómo usar Zoom Phone con el add-on de Google Workspace.

Para la programación avanzada de reuniones, le recomendamos que utilice la Zoom Scheduler Extension for Chrome.

Nota: El 16 de noviembre de 2020, Google habilitó Google Meet como la opción predeterminada para reuniones cuando más de un proveedor de videoconferencias está habilitado. Si tienes Google Meet habilitado además de Zoom, obtenga información sobre cómo cambiar este valor predeterminado.

Este artículo trata sobre:

Requisitos previos para instalar y utilizar Zoom para Google Workspace

Cómo instalar el add-on de Zoom para Google Workspace

Instalar el add-on de Zoom para Google Workspace para todos los usuarios (administrador de Google)

Si usted es un administrador de Google Workspace y desea instalar Zoom para Google Calendar para todos los usuarios, siga las instrucciones que aparecen a continuación:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Google Workspace como administrador.
  2. Desplácese al marketplace de Google Workspace y busque Zoom.
  3. Haga clic en el add-on de Zoom para Google Workspace .
  4. Haga clic en Instalar y, a continuación, en Continuar.
  5. Revise los términos del servicio, especifique si desea que la aplicación esté disponible para todo su dominio o para un equipo o departamento específico, seleccione la casilla de acuerdo y haga clic en Aceptar.

Si administra la cuenta de Google de su organización y tiene acceso a la consola de administración de Google, siga estos recursos de Google para instalar Zoom para Google Workspace para sus usuarios.

Instalar el add-on de Zoom para Google Workspace para su propio uso

Si tiene una cuenta personal de Google, puede instalar el add-on para su propio uso.

  1. Inicie sesión en su cuenta de Google.
  2. Desplácese al marketplace de Google Workspace y busque Zoom.
  3. Haga clic en el add-on de Zoom para Google Workspace .
  4. Haga clic en Instalar y, a continuación, en Continuar.
  5. Revise los términos del servicio y haga clic en Aceptar.

Cómo habilitar o deshabilitar la adición automática de videollamadas a los eventos de Google Calendar

Una vez instalado el add-on de Zoom para Google Workspace, añadir un evento a Google Calendar agregará automáticamente una Zoom Meeting si se agrega un invitado. Para habilitar o deshabilitar esta característica, haga lo siguiente:

  1. Inicie sesión en la consola de administración de Google.
  2. Haga clic en Aplicaciones, seleccione Google Workspace y, a continuación, haga clic en Calendario.
  3. Haga clic en Configuración de uso compartido.
  4. En Videollamadas, desactive o seleccione la casilla de verificación situada junto a Agregar videollamadas automáticamente a eventos creados por un usuario.

Para obtener más información, consulte la documentación de Google.

Cómo utilizar el add-on de Zoom para Google Workspace

Web

Inicie sesión en el add-on de Zoom para Google Workspace.

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Gmail o Google Calendar.
  2. En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace.
  3. Si se le solicita, haga clic en Autorizar acceso y siga las instrucciones que aparecen en pantalla para permitir que Zoom acceda a su cuenta de Google.
  4. Haga clic en Iniciar sesión y siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Programar una reunión desde Google Calendar

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Google Calendar.
  2. Haga clic en Crear o haga clic en una franja horaria del calendario de la reunión.
  3. Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, el título, la ubicación y la lista de invitados.
  4. Haga clic en Más opciones.
    Notas:
    • Solo los cambios en el tema, la fecha, la hora y la zona horaria se sincronizarán con la reunión en el Zoom web portal y en el cliente o la aplicación. Todos los demás detalles de la reunión solo se aplicarán al evento de Google Calendar.
    • Cuando asigna privilegios de programación a otros usuarios en el Zoom web portal, puede elegir si estos usuarios pueden administrar sus reuniones marcadas como privadas en Outlook o Google Calendar. Si los usuarios no pueden administrar eventos privados, no podrán ver el enlace de invitación, el tema de la reunión ni la lista de asistentes.
  5. En el menú desplegable Agregar videoconferencia, seleccione Zoom Meeting.
    Google Calendar agregará las opciones para unirse para la reunión de Zoom.
  6. (Opcional) En el panel de la derecha, haga clic en el icono de Zoom para Google Workspace y cambie la configuración de la reunión según sea necesario.
  7. Haga clic en Guardar.
    Nota: La configuración de la reunión se aplica en función de la configuración de su cuenta. Puede editar la configuración de la reunión para una reunión programada.

Programar una reunión desde un hilo de correo electrónico en Gmail

Puede utilizar el add-on para programar una reunión de Zoom desde Gmail. El add-on rellenará automáticamente el tema de la reunión con el tema del correo electrónico. Después de programar una reunión desde Gmail, Zoom enviará los detalles para unirse al remitente del correo electrónico.

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Gmail.
  2. Abra un hilo de correo electrónico.
  3. En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace.
  4. Haga clic en Programar una reunión.
  5. Desplácese hacia abajo en el panel y elija la configuración predeterminada de la reunión, como el ID de reunión, el código de acceso y la sala de espera.
  6. Introduzca los detalles de la reunión según sea necesario:
    • Tema: el add-on sugerirá el asunto del correo electrónico como el tema de la reunión.
    • Zona horaria: de forma predeterminada, se utilizará la zona horaria que se haya establecido en Zoom. Si es necesario, seleccione una zona horaria diferente.
    • Cuándo: el add-on sugerirá una fecha y una hora o puede introducir una fecha y una hora diferentes.
    • Duración: seleccione una duración para la reunión.
  7. Haga clic en la flecha de Opciones de correo y habilite la opción Invitar a los participantes por correo electrónico para enviar un correo electrónico a los participantes de la reunión después de haberla creado.
    Notas:
    • El add-on agregará automáticamente a los participantes del hilo de correo electrónico a la lista de invitados, pero puede seleccionar o desactivar la casilla de verificación junto al correo electrónico de un usuario para invitarlo o eliminarlo.
    • Si ha habilitado la opción Invitar a participantes por correo electrónico, a estas direcciones de correo electrónico se les enviará un correo electrónico con los detalles para unirse, no una invitación de Google Calendar. Para enviar una invitación de Google Calendar, edite la reunión programada o programe una reunión desde Google Calendar.
  8. Haga clic en PROGRAMAR REUNIÓN.

Editar una reunión programada en Google Calendar

Nota: Si reprogramará una reunión de Zoom desde Google Calendar, no copie los detalles de la reunión en una nueva entrada de calendario.

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Google Calendar.
  2. Haga clic en un evento de calendario con una reunión de Zoom.
  3. Haga clic en el icono del lápiz para editar el evento.
  4. Cambie los detalles de la reunión según sea necesario.
    Nota: Solo los cambios en el tema, la fecha, la hora y la zona horaria se sincronizarán con la reunión en el portal web de Zoom y en el cliente/la aplicación. Todos los demás detalles de la reunión solo se aplicarán al evento de Google Calendar.
  5. En el panel del lado derecho, haga clic en el icono de Zoom para Google Workspace , cambie la configuración de la reunión según sea necesario y, a continuación, haga clic en ACTUALIZAR REUNIÓN.
  6. Haga clic en Guardar.

Ver una reunión y unirse a ella

Nota: Si el anfitrión de la reunión decide marcar la visibilidad de su reunión como Privada, no podrá ver ningún detalle de la reunión, como el enlace de invitación, el tema de la reunión o la lista de invitados, en el programador web de Zoom.

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Google Calendar.
  2. Haga clic en un evento de calendario con una reunión de Zoom.
  3. Haga clic en Unirse a la reunión de Zoom para abrir Zoom y unirse a la reunión.
  4. Haga clic en la opción para abrir Zoom cuando se lo solicite su navegador.

Más información acerca de cómo unirse a una reunión.

Android | iOS

Inicie sesión en el add-on de Zoom para Google Workspace.

  1. Inicie sesión en la aplicación Google Calendar.
  2. Pulse el icono más y, a continuación, en Evento.
  3. Pulse el menú desplegable de videoconferencia y seleccione Zoom Meeting.
  4. Pulse AUTORIZAR y siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Programar una reunión desde Google Calendar

  1. Inicie sesión en la aplicación Google Calendar.
  2. Pulse el icono más y, a continuación, Evento.
  3. Pulse el menú desplegable de videoconferencia y seleccione Zoom Meeting.
    Google Calendar agregará una Zoom Meeting a los detalles de su reunión.
  4. Introduzca los detalles de la reunión, como el título, la ubicación y la lista de invitados.
    Nota: Solo los cambios en el tema, la fecha, la hora y la zona horaria se sincronizarán con la reunión en el portal web de Zoom y en el cliente/la aplicación. Todos los demás detalles de la reunión solo se aplicarán al evento de Google Calendar.
  5. En la esquina superior derecha, pulse Guardar.

Programar una reunión desde un hilo de correo electrónico en Gmail

Puede utilizar el add-on para programar una reunión de Zoom desde Gmail. El add-on rellenará automáticamente el tema de la reunión con el tema de correo electrónico. Después de programar una reunión desde Gmail, Zoom enviará los detalles para unirse al remitente del correo electrónico.

  1. Iniciar sesión con la aplicación de Gmail
  2. Abra un correo electrónico.
  3. En el panel inferior, en la sección Add-ons disponibles, pulse Zoom para Google Workspace.
  4. Introduzca los detalles de la reunión.
    Nota: Zoom rellenará automáticamente el tema de la reunión con el asunto del correo electrónico.
  5. (Opcional) En la sección Opciones de correo, introduzca las direcciones de correo electrónico a las que se enviarán los detalles para unirse.
    Nota: A estas direcciones de correo electrónico se les enviará un mensaje con los detalles para unirse, no una invitación de Google Calendar. Para enviar una invitación de Google Calendar, edite la reunión programada o programe una reunión desde Google Calendar.
  6. Cambie otras opciones de reunión según sea necesario.
  7. En la parte superior del panel, pulse PROGRAMAR REUNIÓN.

Editar una reunión programada en Google Calendar

  1. Inicie sesión en la aplicación Google Calendar.
  2. Pulse un evento de calendario con una reunión de Zoom.
  3. Pulse el icono del lápiz.
  4. Cambie los detalles de la reunión según sea necesario.
    Nota: Solo los cambios en el tema, la fecha, la hora y la zona horaria se sincronizarán con la reunión en el portal web de Zoom y en el cliente/la aplicación. Todos los demás detalles de la reunión solo se aplicarán al evento de Google Calendar.
  5. Toque Guardar.

Notas:

  • Si reprogramará una reunión de Zoom desde Google Calendar, no copie los detalles de la reunión en una nueva entrada de calendario.
  • La aplicación de Google Calendar no puede cambiar la configuración de la reunión de una reunión programada. Utilice Google Calendar en un navegador web para esta función. También puede iniciar sesión en el portal web de Zoom para cambiar la configuración de la reunión para una reunión programada.

Ver una reunión y unirse a ella

  1. Inicie sesión en la aplicación Google Calendar.
  2. Pulse un evento de calendario con una reunión de Zoom.
  3. Pulse Zoom Meeting.
    Google Calendar mostrará las opciones para unirse.
  4. Mantenga pulsada una opción para unirse para copiarla en el portapapeles, o pulse el enlace para unirse mediante la aplicación móvil de Zoom.

Más información acerca de cómo unirse a una reunión.

Limitaciones y resolución de problemas del add-on de Zoom para Google Workspace

Varias cuentas de Google

Al instalar y utilizar el add-on, se recomienda no haber iniciado sesión en varias cuentas de Google en el mismo navegador. No puede instalar el add-on si ha accedido a varias cuentas de Google, por lo que deberá acceder únicamente a la cuenta para la que desee instalar el add-on. Además, si utiliza el add-on y accede a varias cuentas de Google con el add-on instalado, se producirán problemas a la hora de programar Zoom Meetings.

Marcadores de posición «Esta es una reunión de calendario» y «Reunión de Google Calendar (no sincronizada)»

Al programar una reunión a través del add-on, se crea una reunión del marcador de posición y los detalles de la invitación a la reunión de ese marcador de posición se agregan al evento de calendario. Los detalles del evento de calendario real, como el tema, la agenda y la fecha y la hora, no se sincronizan con la Zoom Meeting hasta que el evento de calendario se guarda en Google. Cuando se guarda el evento de calendario, los detalles de la reunión pueden tardar aproximadamente 2 minutos en sincronizarse con Zoom, tras lo cual se actualizarán los detalles de la reunión del marcador de posición en el evento de calendario.

Durante la sincronización, es posible que vea esa reunión del marcador de posición en su lista de próximas Zoom Meetings, como «Esta es una reunión de calendario» o «Reunión de Google Calendar (no sincronizada)». Una vez completada la sincronización, se actualizará y deberá coincidir con el tema establecido para el evento de calendario.

Nota: Esta reunión del marcador de posición suele estar programada para el 31 de diciembre de 1979 o el 1 de enero de 1980. Una vez que la sincronización se haya completado, la fecha y la hora en que se programó el evento de calendario ocuparán el lugar de la fecha y la hora del marcador de posición.

Resolución de problemas de sincronización

Si ha guardado el evento de calendario, ha esperado unos minutos y todavía no ha visto los detalles del calendario sincronizados con Zoom, esto podría deberse a algunos problemas, como no tener permisos de escritura en el calendario que está programando o intentar programar una reunión en el pasado.

Para intentar forzar la sincronización de forma manual, haga lo siguiente:

  1. Utilice un navegador web para iniciar sesión en Google Calendar.
  2. En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace .
  3. Haga clic en el evento de Google Calendar con problemas de sincronización. Esto hará que el add-on compruebe el ID del evento del calendario con sus Zoom Meetings y sincronice cualquier cambio o información que falte.
  4. Espere de 1 a 2 minutos para que se complete la sincronización.

Cómo se utilizan sus datos

Esta aplicación accede la siguiente información de su cuenta de Zoom y la utiliza:

Esta aplicación accede a la siguiente información de su cuenta de Google Workspace y la utiliza: