Con el add-on de Zoom para Google Workspace, puede programar, unirse y administrar reuniones sin problemas directamente desde Gmail o Google Calendar. La configuración de la extensión se sincroniza desde el portal web de Zoom. Después de instalar el add-on, puede usarlo en el navegador web de desktop (Gmail o Google Calendar) o en un dispositivo móvil (aplicación Google Calendar). Para una mayor integración con Google Calendar, configure contactos e integración en calendario.
Si tiene una licencia de Zoom Phone, también puede hacer llamadas de Zoom Phone desde su calendario o espacio de trabajo de correo electrónico. Obtenga más información sobre cómo usar Zoom Phone con el add-on de Google Workspace.
El 16 de noviembre de 2020, Google habilitó Google Meet como predeterminado para reuniones cuando más de un proveedor de videoconferencia está habilitado. Si tienes Google Meet habilitado además de Zoom, obtenga información sobre cómo cambiar este valor predeterminado.
Cómo instalar el add-on de Zoom para Google Workspace
Instalar el add-on de Zoom para Google Workspace para todos los usuarios (administrador de Google)
Si usted es un administrador de Google Workspace y desea instalar Zoom para Google Workspace para todos los usuarios, siga las instrucciones que aparecen a continuación:
Inicie sesión en su cuenta de Google Workspace como administrador.
Haga clic en el add-on de Zoom para Google Workspace.
Haga clic en Instalar y, a continuación, en Continuar.
Revise los términos del servicio, especifique si desea que la aplicación esté disponible para todo su dominio o para un equipo o departamento específico, seleccione la casilla de acuerdo y haga clic en Aceptar.
Si administra la cuenta de Google de su organización y tiene acceso a la consola de administración de Google, siga estos recursos de Google para instalar Zoom para Google Workspace para sus usuarios.
Haga clic en el add-on de Zoom para Google Workspace.
Haga clic en Instalar y, a continuación, en Continuar.
Revise los términos del servicio y haga clic en Aceptar.
Cómo habilitar las comprobaciones de coherencia de la cuenta para el complemento de Google Workspace
Los administradores pueden aplicar una coincidencia estricta de correos electrónicos durante el inicio de sesión para asegurar que solo los usuarios autorizados obtengan acceso, mejorando así la seguridad general y el cumplimiento de las políticas organizativas. Para habilitar las comprobaciones de coherencia de la cuenta, siga estos pasos:
Inicie sesión en el Zoom Web Portal como administrador con el privilegio para editar la configuración de la cuenta.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.
En la pestaña Meetings, desplácese hacia abajo hasta la sección Seguridad.
Busque el botón de alternancia Garantizar la coherencia de la cuenta para las Integraciones de Outlook y Google Workspace y haga clic en él para habilitar la configuración.
Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Habilitar para confirmar el cambio.
Cómo habilitar o deshabilitar la adición automática de videollamadas a los eventos de Google Calendar
Una vez instalado el add-on Zoom para Google Workspace, agregar un evento a Google Calendar agregará automáticamente una Zoom Meeting si se agrega un invitado. Para habilitar o deshabilitar esta característica, haga lo siguiente:
Haga clic en Aplicaciones, seleccione Google Workspace y, a continuación, haga clic en Calendario.
Haga clic en Configuración de uso compartido.
En Videollamadas, desactive o seleccione la casilla de verificación situada junto a Agregar videollamadas automáticamente a eventos creados por un usuario.
En el menú de navegación, haga clic en Configuración.
Haga clic en la pestaña Correo y calendario.
En Integraciones, haga clic en el botón de alternancia Insertar enlace a información de la reunión con Zoom AI Companion en la invitación a la reunión para activarlo. Nota: Si la opción aparece en gris, se ha bloqueado a nivel de grupo o de cuenta y se debe cambiar en ese nivel.
Si aparece un diálogo de verificación, haga clic en Habilitar para confirmar el cambio.
Cómo utilizar el add-on Zoom para Google Workspace
Limitaciones y solución de problemas del add-on Zoom para el Google Workspace
Varias cuentas de Google
Al instalar y utilizar el add-on, se aconseja no acceder a varias cuentas de Google en el mismo navegador. No puede instalar el add-on si ha accedido a varias cuentas de Google, por lo que deberá acceder únicamente a la cuenta para la que desee instalar el add-on. Además, si utiliza el add-on y accede a varias cuentas de Google con el add-on instalado, se producirán problemas a la hora de programar Zoom Meetings.
No se puede cambiar la propiedad de la reunión a través del add-on de Google Workspace.
El complemento de Zoom para Google Workspace no admite la transferencia del rol de anfitrión de Zoom en el contexto de la acción Cambiar propietario de Google Calendar. Cuando cambie el propietario de un evento en Google Calendar que tenga una reunión de Zoom asociada, no convertirá a ese usuario en el anfitrión en Zoom.
Como solución alternativa, puede añadir un usuario como anfitrión alternativo (si no utiliza el privilegio de programación) o editar el evento a través del add-on para cambiar la opción Programar para (si utiliza el privilegio de programación).
Para añadir un anfitrión alternativo:
En Google Calendar, abra la reunión y haga clic en el icono del lápiz para editarla.
En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace.
Desplácese hacia abajo para localizar el campo Anfitriones alternativos; luego, introduzca la dirección de correo electrónico de un usuario para añadirlo como anfitrión alternativo de la reunión.
En la parte superior del panel, haga clic en Añadir reunión.
En la invitación a la reunión, haga clic en Guardar.
Para cambiar la sección Programar para:
En Google Calendar, abra la reunión y haga clic en el icono del lápiz para editarla.
En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace.
En la sección «Programar para», elija al usuario para el que tiene privilegios de programación y al que desea otorgar derechos de anfitrión.
En la parte superior del panel, haga clic en Actualizar reunión.
En la invitación a la reunión, haga clic en Guardar.
Marcadores de posición «Esta es una reunión de calendario» y «Reunión de Google Calendar (no sincronizada)»
Al programar una reunión a través del add-on, se crea una reunión de marcador de posición y los detalles de la invitación a la reunión de ese marcador de posición se agregan al evento de calendario. Los detalles del evento de calendario real, como el tema, el orden del día y la fecha y la hora, no se sincronizan con la Zoom Meeting hasta que el evento de calendario se guarda en Google. Cuando se guarda el evento de calendario, los detalles de la reunión pueden tardar aproximadamente 2 minutos en sincronizarse con Zoom, tras lo cual se actualizarán los detalles de la reunión del marcador de posición en el evento de calendario.
Durante la sincronización, es posible que vea esa reunión del marcador de posición en su lista de próximas Zoom Meetings, como «Esta es una reunión de calendario» o «Reunión de Google Calendar (no sincronizada)». Una vez completada la sincronización, se actualizará y debería coincidir con el tema establecido para el evento de calendario. Si la sincronización falla, cierre sesión y vuelva a iniciar sesión en el add-on de Zoom para Google Workspace.
Nota: Esta reunión del marcador de posición suele estar programada para el 31 de diciembre de 1979 o el 1 de enero de 1980. Una vez que la sincronización se haya completado, la fecha y la hora en que se programó el evento del calendario ocuparán el lugar de la fecha y la hora del marcador de posición.
Mensaje «Error al crear la conferencia» al programar una reunión.
Si ve el error Error al crear la conferencia al programar una reunión con el add-on de Google Workspace, puede deberse a un problema de servicio relacionado con una superación del límite de velocidad de la API. Visite la página Estado del servicio de Zoom para obtener más información sobre el estado actual y los periodos de mantenimiento de todos los servicios de Zoom.
Como solución alternativa, se recomienda utilizar la extensión de Zoom para Chrome hasta que se resuelva el problema.
Resolución de problemas de sincronización
Si ha guardado el evento de calendario, ha esperado unos minutos y todavía no ha visto los detalles del calendario sincronizados con Zoom, esto podría deberse a algunos problemas, como no tener permisos de escritura en el calendario que está programando o intentar programar una reunión en el pasado.
Para intentar forzar la sincronización de forma manual, haga lo siguiente:
Utilice un navegador web para iniciar sesión en Google Calendar.
En el panel de la derecha, haga clic en el icono Zoom para Google Workspace.
Haga clic en el evento de Google Calendar con problemas de sincronización. Esto hará que el complemento compruebe el ID del evento del calendario con sus Zoom Meetings y sincronice cualquier cambio o información que falte.
Espere de 1 a 2 minutos para que se complete la sincronización.
Cómo se utilizan sus datos
Esta aplicación accede la siguiente información de su cuenta de Zoom y la utiliza.
Información de usuario (nombre, correo electrónico, zona horaria): se utiliza al mostrar información sobre el usuario.
Configuración de la reunión: se utiliza al crear reuniones con la configuración predeterminada.
Usuarios con privilegios de programación: se utiliza para determinar cuándo se permite a un usuario programar reuniones para otro usuario.
Lista de reuniones: se utiliza al detallar las reuniones actuales de un usuario.
Detalles de la reunión (número de reunión, tema, hora de inicio, duración, contraseña de la reunión, invitación a la reunión que contiene instrucciones para unirse): se utiliza para mostrar los detalles de una próxima reunión seleccionada.
Esta aplicación accede a la siguiente información de su cuenta de Google Workspace y la utiliza:
Lista de eventos del calendario: se utiliza para buscar un evento con el fin de actualizar la información de la Zoom Meeting y mostrar la lista de reuniones de un usuario.
Detalles del evento del calendario (título, hora, tipo, organizador): se utilizan al crear o actualizar una Zoom Meeting para un evento del calendario.
Destinatarios del correo electrónico seleccionado: se utiliza en la integración con Gmail para enviar invitaciones a reuniones.
Asunto del correo electrónico seleccionado: se utiliza en la integración de Gmail para rellenar el tema de la Zoom Meeting creada.
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