Descripción general

La aplicación Zoom Rooms puede usar una segunda tableta como una herramienta de administración de salas simple y conveniente para ver las próximas reuniones y programar nuevas reuniones. Ejecute el controlador de Zoom Rooms en el modo de Pantalla de programación y coloque la tableta fuera de una sala de conferencias para mostrar la disponibilidad de la sala y permitir que se reserve una sala. La Pantalla de programación mostrará todas las próximas reuniones para ese día. También puede permitir reservar la sala y cancelar su reserva.

La compra de una o más licencias de Zoom Rooms incluye un número ilimitado de salas de pantalla de la programación.

Las pantallas de programación pueden utilizar las mismas integraciones en calendario que las Zoom Rooms normales: Google Calendar, Office 365 o Microsoft Exchange. También pueden usar el registro para administrar la utilización de salas y liberar una sala del calendario si nadie inicia una sala ni se registra en ella. Más información sobre el registro.

Más información sobre el hardware recomendado y las opciones de montaje para las salas de pantalla de programación.

Este artículo trata sobre: 

• Configurar la pantalla de programación de Zoom Rooms
• Cambiar entre el modo de Pantalla de programación y el modo de Controlador de sala
• Programar una reunión desde la pantalla de programación de Zoom Rooms
• Eliminar una reunión de la pantalla de programación
• Agregar una sala de solo pantalla de programación
• Personalizar la pantalla de programación desde el Web Portal
  
  • Información sobre la aplicación y el dispositivo de pantalla de programación
  • Reserva de sala instantánea
  • Imagen de fondo
  • Integración de la carcasa LED

Requisitos previos

• Licencia de Zoom Rooms
• iPad, iPad Mini o tableta Android y soporte de montaje en pared para iPad/Android
• Crestron TSS: más información sobre Crestron como pantalla de programación
• Aplicación de Zoom Rooms para iPad versión 4.2.37605.0629 o superior
• Aplicación de Zoom Rooms para Android versión 4.3.33237.0925 o superior
• Zoom Rooms para Mac versión 4.0.37666.0630 o superior
• Zoom Rooms para PC versión 4.0.44731.0823 o superior
• Integración en calentario con Google o Exchange
• Pantalla de programación y equipo de Zoom Rooms en la misma red: más información

Notas:

• La pantalla de programación en iOS y Android admite el modo horizontal y vertical, y se debe girar la tableta para activar el modo deseado.
• Una configuración con varias pantallas de programación requiere la versión 4.6.0 o superior para todos los dispositivos de Zoom Rooms. El límite máximo de pantallas es de 10.

Configurar la pantalla de programación de Zoom Rooms

Para configurar el controlador como una pantalla de programación de Zoom Rooms:

1. Descargue, instale y abra la aplicación de Zoom Rooms en la tableta.
   Aparece la pantalla de Iniciar sesión.
2. Inicie sesión en la aplicación usando sus credenciales de administrador de Zoom Rooms.
   Aparece la pantalla Seleccionar una sala.
3. Pulse el nombre de la sala y, luego, pulse Siguiente.
   
   
   El cuadro de diálogo le pregunta para qué desea utilizar este dispositivo.
   
4. Pulse Pantalla de programación.
   La aplicación se abre en modo de Pantalla de programación. La parte superior de la pantalla muestra el calendario de la sala, y la parte inferior de la pantalla muestra si la sala está ocupada o disponible.
5. Instale el controlador en una pared fuera de la sala de conferencias.

La Pantalla de programación se configura como un dispositivo asociado con la sala y puede administrarla de la misma manera que el software de la sala y el software del controlador. Inicie sesión en el Portal web de Zoom y vaya a Administración de salas > Zoom Rooms. Haga clic en el nombre de la sala para comprobar que la tableta con la pantalla de programación esté asociada con la sala correcta y tenga un estado de en línea.

Cambiar entre el modo de Pantalla de programación y el modo de Controlador de sala

Puede reutilizar la tableta cambiándola entre los modos.

Para cambiar del modo de Pantalla de programación al modo de Controlador de sala:

1. Pulse el icono Configuración (cerca de la parte superior derecha de la pantalla) y, luego, pulse Configuración de bloqueo.
2. Introduzca el código de acceso del dispositivo.
3. Pulse en el nombre de la sala en el panel Configuración y, luego, pulse Cambiar a Controlador.
4. Pulse Aceptar para confirmar el cambio.

Para cambiar del modo de Controlador de sala al modo de Pantalla de programación:

1. Pulse el icono Configuración (en la parte inferior izquierda de la pantalla) y, luego, pulse Configuración de bloqueo.
2. Introduzca el código de acceso del dispositivo.
3. Pulse Cambiar a Pantalla de programación.
4. Pulse Aceptar para confirmar el cambio.

 

Programar una reunión desde la pantalla de programación de Zoom Rooms

La tableta que se instala fuera de una sala de conferencias y se establece en el modo de Pantalla de programación muestra las reuniones que están programadas para la sala. Si la sala tiene actualmente una reunión en su calendario, la parte inferior de la pantalla muestra que está Ocupada.

Si no hay reuniones programadas actualmente, la sala se muestra como Disponible.

Para reservar una Zoom Room desde la pantalla de programación:

1. Pulse el botón Reservar en la pantalla, independientemente de si está ocupada o disponible.
   Esto abre un calendario que muestra las horas en que se puede reservar la sala.
   
2. Pulse el icono de lápiz junto a Nueva reunión para abrir un teclado en el que puede editar el título de la reunión.
3. Presione la pantalla entre las dos líneas azules y, luego, arrastre ambas líneas hacia arriba o hacia abajo.
   Coloque las líneas de modo que la línea azul superior indique la hora de inicio de la reunión.
4. Presione el punto azul a la derecha de la línea azul inferior para controlar la duración de la reunión. Coloque la línea azul inferior para indicar la hora de finalización de la reunión.
5. Pulse Reservar.
   La reunión se agrega a la pantalla de programación, al controlador de sala y al calendario en línea asociado con la sala.

Eliminar una reunión de la pantalla de programación

Las reuniones que aparecen en la pantalla de programación también se pueden eliminar mediante esa pantalla de programación. Para eliminar una reunión que se agregó desde la pantalla de programación:

1. Pulse el tema de la reunión en la pantalla de programación.
   
   • Si la reunión se programó con el calendario, un cuadro de diálogo emergente proporciona solo la opción Cerrar. 
     
   • Si la reunión se programó desde la Pantalla de programación, el cuadro de diálogo emergente muestra la opción Cerrar y la opción Eliminar.
     
2. Pulse Eliminar.
   La reunión se elimina del calendario en la pantalla de programación, del controlador y del calendario asociado con la sala.

Agregar una sala de solo pantalla de programación

Si tiene al menos una Zoom Room puede agregar una sala de solo pantalla de programación, que no requiere una licencia de Zoom Rooms. Las salas de solo pantalla de programación son una solución para programar salas en su ubicación que solo se usan para reuniones en persona y no necesitan la funcionalidad completa de Zoom Room. Esta sala no podrá celebrar reuniones de Zoom ni unirse a ellas. Cuando se integra con un calendario, los usuarios pueden reservar esta sala desde su sistema de calendario o reservarla desde el controlador para reuniones del mismo día.

Estas salas solo requieren una tableta para mostrar las próximas reuniones o reservar la sala. No utilizan un equipo ni una pantalla.

1. Inicie sesión en Zoom y vaya a Zoom Rooms.
2. Haga clic en Agregar sala.
   
3. Ingrese el nombre de la sala.
4. Seleccione un Servicio de calendario y un Recurso de calendario para la sala.
   Nota: Si bien esto es opcional para otras salas, se requiere para utilizar salas de pantalla de programación.
5. Desde el menú Tipo de sala, seleccione Solo pantalla de programación.
   
6. Haga clic en Finalizar o en Guardar y agregar otro.

Personalizar la pantalla de programación desde el Web Portal

Información sobre la aplicación y el dispositivo de pantalla de programación

Puede mostrar la versión y el dispositivo de la aplicación de pantalla de programación, o eliminar la pantalla de programación asociada con la sala si desea usar un dispositivo diferente.

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador de Zoom Rooms y haga clic en la pestaña Zoom Rooms.
2. Haga clic en el nombre de la sala y, luego, haga clic en la pestaña Dispositivos.
   
   La pantalla de programación se incluye en la lista de dispositivos asociados con la sala.
3. Si desea eliminar una pantalla de programación, desplace el curso sobre la pantalla de programación y, a continuación, haga clic en Eliminar, en la última columna.

Reserva de sala instantánea

De forma predeterminada, los usuarios pueden reservar instantáneamente la sala mediante la pantalla de programación. Siga estos pasos para habilitar o deshabilitar la reserva de sala instantánea:

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador de Zoom Rooms y haga clic en la pestaña Zoom Rooms.
2. Haga clic en Editar junto a la sala para la que desea habilitar o deshabilitar las reservas instantáneas.
3. Haga clic en la pestaña Pantalla del programa.
4. Haga clic en el botón de alternancia Reserva de sala instantánea para habilitarla o deshabilitarla.

Imagen de fondo

La imagen de fondo se usa para la pantalla de inicio de la pantalla de programación que muestra las próximas reuniones programadas y el estado de la sala. Puede establecer la imagen de fondo para que sea la misma que la imagen de fondo de Zoom Rooms. Como alternativa, puede establecer una imagen de fondo específica para la pantalla de programación.

La imagen de fondo debe cumplir con las siguientes pautas:

• Formato de archivo: GIF, JPG/JPEG o PNG de 24 bits (sin alfa)
• Dimensiones sugeridas: mínimo 1920px por 1080px (relación de aspecto 16:9). Si usa una imagen que no tiene una relación de aspecto de 16:9, la pantalla de programación ampliará la imagen para rellenar la pantalla.
  Nota: Si utiliza la pantalla de programación en modo vertical, se recomienda usar una imagen de 1080px por 1920px (relación de aspecto 9:16). Si utiliza una imagen con una relación de aspecto de 16:9, la pantalla de programación ampliará la imagen para rellenar la pantalla.
• Evite el uso de imágenes de fondo de color muy claro, ya que la pantalla de programación superpone texto blanco para mostrar la fecha, la hora, el nombre de la sala y las próximas reuniones.

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador de Zoom Rooms y haga clic en la pestaña Zoom Rooms.
2. Haga clic en Editar junto a la sala.
3. Haga clic en la pestaña Pantalla del programa.
4. En las secciones Imagen de fondo, use la imagen de fondo de Zoom Rooms o cargue una nueva imagen:
   • Imagen de fondo de Zoom Rooms: seleccione Establecer la misma imagen que se encuentra en el fondo de Zoom Rooms y, a continuación, haga clic en Guardar. Verá una vista previa de la imagen.
     
   • Nueva imagen: haga clic en Cargar nueva imagen y seleccione una imagen que cumpla con los requisitos anteriores. Verá una vista previa de la imagen.
     

Integración de la carcasa LED

Si usa una carcasa LED compatible, puede hacer que el LED cambie de color para indicar el estado de la sala.

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoom como administrador de Zoom Rooms y haga clic en la pestaña Zoom Rooms.
2. Haga clic en Editar junto a la sala.
3. Haga clic en la pestaña Pantalla del programa.
4. Haga clic en el botón de alternancia Integración de la carcasa LED para habilitarla o deshabilitarla.