Cómo administrar usuarios

La administración de usuarios permite a los propietarios y administradores de las cuentas gestionar sus usuarios, es decir, agregar, eliminar y asignar roles y características complementarias. Antes de comenzar, tome nota de estos conceptos:

• Los usuarios internos son usuarios de Zoom que pertenecen a su cuenta.
• Los usuarios externos son usuarios de Zoom que no pertenecen a su cuenta. 
• Los contactos externos son usuarios externos de Zoom que han agregado usuarios internos a su directorio de contactos.

¿No sabe por dónde empezar?
Nuestro hub de facturación y administración de la cuenta está diseñado para ayudarlo a completar las tareas más comunes de esta área.

Iniciar

Este artículo trata sobre:

• Acceso a gestión de usuarios
• Agregar un nuevo usuario
• Visualización de usuarios pendientes
• Edición de la licencia, el add-on, el rol y el grupo de un usuario 
• Cambio de ajustes avanzados de gestión de usuarios
• Visualización y eliminación de contactos externos

Obtenga información sobre cómo eliminar un usuario suprimiendo, desactivando o desvinculándolo de la cuenta.

Requisitos previos

• Gratis con tarjeta de crédito o cuenta Pro, Business, Education o Enterprise
• Privilegios de propietario o administrador

Acceso a gestión de usuarios

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuario y, a continuación, en Usuarios.
   Podrá acceder a las siguientes pestañas:
   
   
   • Usuarios: usuarios actuales de la cuenta. Puede hacer lo siguiente:
     
     • Editar el tipo de cuenta de cada usuario (Básico, Con licencia y Local) o el departamento.
     • Agregar los usuarios de uno en uno o importar un archivo CSV para agregar varios usuarios a la vez.
     • Exportar usuarios a un archivo CSV.
     • Si es el propietario, configure usuarios Administradores o asigne un rol personalizado.
   • Pendientes: personas que han sido invitadas a unirse a la cuenta de Zoom, pero que no han activado su cuenta.
   • Avanzado: consulte estadísticas de usuario y cambie varios usuarios al mismo tiempo.

Nota: Solo el propietario de la cuenta puede cambiar el nivel de un miembro a administrador o de administrador a miembro.

Agregar un nuevo usuario

Nota: Puede agregar o actualizar varios usuarios a la vez importando un archivo CSV.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
3. Para agregar un nuevo usuario a su cuenta, haga clic en Agregar usuarios.
   
   
4. Introduzca la información del usuario.
   
   • Dirección de correo electrónico: introduzca la dirección de correo electrónico del usuario. Si necesita agregar varios usuarios con la misma configuración, puede introducir varias direcciones de correo electrónico separadas por comas.
   • Tipo de usuario: seleccione si este usuario debe ser Básico (gratuito), Con licencia o Local. Para asignar un usuario con licencia, deben existir licencias disponibles. Para asignar un usuario local, el conector de reunión debe estar habilitado.
     Los add-ons, como Large Meeting y Webinar, aparecen debajo de las opciones Tipo de usuario. Compruebe qué funciones desea que tenga el usuario. Debe tener licencias disponibles para estas funciones. 
   • Departamento, Gerente, Cargo y Ubicación (opcional): introduzca información para que aparezca en el perfil del usuario. Otros usuarios pueden ver el perfil del usuario. El usuario puede personalizar su perfil para cambiar su información de departamento, cargo y ubicación más adelante.
   • Grupo de usuario: si utiliza la administración de grupos, seleccione un grupo al que agregar este usuario.
   • Grupo de chat: si utiliza la administración de chat, seleccione un grupo de chat al que agregar este usuario.
   • Contraseña predeterminada: configure una contraseña predeterminada para el usuario.
5. Haga clic en Agregar. 

Notas: 

• Se enviará a los nuevos usuarios un correo electrónico de activación. A los usuarios con cuentas de Zoom asociadas a la misma dirección de correo electrónico, se les enviará un correo electrónico para que acepten su invitación y se unan a su cuenta. 
• A los propietarios de cuentas de pago también se les pide que decidan cómo gestionar saldos pendientes de su cuenta. Está disponible información adicional sobre el proceso de invitación, incluida la aceptación de invitaciones y prácticas recomendadas.  
• Después de aceptar la invitación y unirse a la cuenta, se transferirán los siguientes detalles sobre usted:
  • Sus datos de perfil (nombre, foto de perfil, zona horaria, etc.)
  • Reuniones y seminarios web programados
  • Grabaciones en la nube
  • Historial de chat
  • Contactos
  • Configuración
    La configuración se puede modificar si entra en conflicto con la configuración de grupo o de cuenta en la cuenta a la que se une. Las licencias, como las de las grandes reuniones o los seminarios web, no se transferirán, por lo que deberá asignarlas un administrador en la nueva cuenta. Los datos de los informes tampoco se transferirán, por lo que se recomienda que accedan y descarguen los informes necesarios antes de aceptar la invitación a la cuenta.  Mientras que el historial de chat se transfiere con el usuario y este puede acceder a él, los administradores de cuenta de la nueva cuenta no podrán acceder a los historiales de chat de antes de unirse a la cuenta.  

Visualización de usuarios pendientes

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
3. Haga clic en la pestaña Pendientes para ver los usuarios que no han confirmado sus cuentas:
   • Si un usuario no ha aceptado su invitación y no la encuentra en su bandeja de entrada, puede reenviarle el correo electrónico de confirmación haciendo clic en Reenviar.
     
   • Si no desea permitir que un usuario se una a su cuenta, haga clic en Eliminar antes de que acepte la invitación de correo electrónico.

Notas:

• La invitación pendiente caduca después de 30 días y se elimina de la lista de pendientes.
• El reenvío de una invitación reinicia el temporizador de vencimiento y la amplía otros 30 días cada vez que se reenvía la invitación. 

Edición de la licencia, el add-on y el rol 

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
3. Desplácese y busque al usuario.
4. Haga clic en Editar junto a la información del usuario. 
5. Puede editar los siguientes detalles: 

• Tipo de usuario: elija entre Básico, Con licencia o Local.
• Licencias de add-on: se pueden seleccionar las licencias de add-on disponibles, como Large Meeting y Webinar, para asignar esa licencia a este usuario. Se deben adquirir a través de Facturación antes de la asignación. 
• Rol del usuario: solo puede acceder a él de forma predeterminada el propietario de la cuenta o un usuario con un rol personalizado con permiso para editar la administración de roles. El usuario se puede cambiar a Admin, Miembro o a un rol personalizado. 
• Departamento
• Gerente
• Puesto de trabajo
• Ubicación 

Un administrador o propietario también puede seleccionar varios usuarios en la página Usuarios para cambiar rápidamente su Rol, Licencia y Grupo. 

Cambio de ajustes avanzados de gestión de usuarios

Los ajustes avanzados permiten cambiar el tipo de usuario de varios usuarios a la vez, eliminar usuarios y establecer el tipo de usuario predeterminado.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
3. Haga clic en la pestaña Avanzados para ver la siguiente información y ajustes:

• Resumen de usuarios
  • Usuarios totales: número total de usuarios de tipo Básico, Con licencia, Local y de Zoom Room.
• Cambio del tipo de usuario
  • Cambiar todos los miembros de cuenta que no sean administradores: convierta usuarios que tengan el tipo especificado a otro tipo de usuario. No puede usar esta opción para cambiar usuarios o administradores. Por ejemplo, puede cambiar todos los usuarios de tipo Básico a Con licencia.
  • Eliminar a todos los miembros de la cuenta con cierto tipo de usuario: elimine a todos los miembros con el tipo de usuario especificado. Las cuentas de Zoom de dichos usuarios se desvincularán de su cuenta de Zoom.
    Nota: esta operación no afecta a los administradores o usuarios vinculados a la cuenta por dominio asociado.
  • Cambiar el tipo de usuario de dominio predeterminado: cambie el tipo de usuario predeterminado al agregar nuevos usuarios con dominio asociado.
• Cambiar de grupo de usuario
  • Establecer grupo de usuario predeterminado: configure el grupo de usuario predeterminado para asignación automática a nuevos usuarios. 
  • Cambiar grupo de usuario: mueva todos los usuarios sin asignar de un grupo específico a otro. 
  • Añadir usuarios de dominio a grupo: asigne todos los usuarios con un dominio asociado aprobado a un grupo específico. 
• Cambiar de grupo de mensajería instantánea 
  • Establecer grupo de chat predeterminado: configure el grupo de chat predeterminado para asignación automática a nuevos usuarios. 
  • Cambiar grupo de chat: mueva todos los usuarios sin asignar de un grupo de chat específico a otro grupo de chat. 
• Add Custom Attributes For Users (Agregar atributos personalizados para usuarios): le permite crear hasta 5 atributos personalizados, que luego se pueden asignar a los usuarios. Estos atributos se pueden utilizar para clasificar a los usuarios en la página Usuarios. 

Nota: Para obtener más información sobre configuración de Cambio de grupo de usuarios y Cambio de grupo de chat, consulte los artículos sobre administración de grupos y administración de chat.

Visualización y eliminación de contactos externos

Si los usuarios de la cuenta agregan contactos externos, puede ver dichos contactos externos y eliminarlos de la cuenta.

Nota: Los contactos externos tienen ciertos privilegios para acceder a los canales de la cuenta.  

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el panel de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
3. En la pestaña Usuarios , haga clic en el icono de configuración  de la esquina superior derecha de la tabla, y a continuación, seleccione Contactos externos y haga clic en Confirmar. 
4. Localice un usuario que tenga contactos externos, a continuación haga clic en la columna Contactos externos .
   Podrá ver una lista de usuarios externos añadidos por el usuario seleccionado.
5. (Opcional) Haga clic en el número de la columna Canales para ver los canales o chats de grupo a los que pertenezcan.
6. Haga clic en el icono de puntos suspensivos  de la última columna y, a continuación, haga clic en Eliminar de la cuenta para desconectar estos contactos. 

Eliminar un contacto externo genera los siguientes resultados:

• El contacto externo se elimina de la lista de contactos del usuario interno en el Desktop Client y la aplicación móvil (sección Mis contactos de la pestaña Contactos )
• El contacto externo se elimina de todos los canales internos y chats de grupo a los que pertenezca.
• El contacto externo puede seguir accediendo al historial de chats individuales.
• El historial de chat del contacto externo puede seguir visible para los administradores. Esto incluye chats individuales, canales y chats de grupo.
• Se puede volver a agregar el contacto externo a la cuenta por parte de usuarios internos.