Administración de grupos de usuarios y configuración


La administración de grupos le permite activar o desactivar las configuraciones para un grupo de usuarios de su cuenta. También puede establecer administradores de grupo para administrar los miembros y la configuración de ese grupo. Los administradores de grupo también pueden ver si el grupo que gestionan está configurado como grupo principal para los usuarios del mismo. Un administrador de grupo no necesita ser administrador de cuenta o tener permisos para editar los grupos de usuario.

Importante: a partir del 1 de junio de 2022, nuestro equipo de ingenieros comenzará la migración y habilitación de la Nueva experiencia de administrador en todas las cuentas. No habrá ningún tiempo de inactividad durante el proceso de migración, pero el día en que se habilita la nueva experiencia del administrador en su cuenta puede variar. El propietario de cuenta recibirá un correo electrónico cuando se complete. En la Nueva experiencia de administrador, los Grupos de chat se han fusionado con los Grupos de usuarios y aparecen como Grupos. Si la Nueva experiencia de administrador aún no se ha habilitado en su cuenta, consulte el artículo sobre la experiencia anterior.

Este artículo trata sobre:

Requisitos previos para administrar grupos de usuarios y configuración

Cómo agregar un nuevo grupo

Los grupos le permiten activar o desactivar la configuración de un grupo de usuarios de su cuenta. También puede utilizar los grupos para organizar a los usuarios en la pestaña Contactos del Zoom desktop client y la aplicación móvil de Zoom.

Nota: Sus antiguos grupos de chat se agregarán automáticamente como un nuevo grupo con (Originalmente Grupo de chat) junto a su nombre en la página de Grupos. Sus antiguos grupos de chat también se agregarán automáticamente a la nueva página de Contactos.

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Grupos.
  3. Haga clic en Agregar grupo.
  4. Introduzca un nombre y una descripción para el nuevo grupo.
  5. Haga clic en Agregar.
    Este grupo aparecerá ahora en su lista de grupos.

Cómo agregar administradores de grupo

Puede establecer administradores de grupo para administrar los miembros y la configuración de ese grupo. Los administradores de grupo también pueden ver si el grupo que gestionan está configurado como grupo principal para los usuarios del mismo. Un administrador de grupo no necesita ser administrador de cuenta o tener permisos para editar los grupos de usuario.

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Grupos.
  3. Haga clic en el nombre del grupo para el que desee establecer administradores.
  4. Junto a Administradores de grupo, haga clic en el signo más (+).
  5. Escriba uno o más nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desee establecer como administradores de grupo.
  6. Haga clic en Add (Agregar).

Cómo agregar miembros a un grupo

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Usuarios.
  3. Marque los usuarios que desee agregar al grupo.
  4. Haga clic en Grupo.
  5. Confirme la lista de usuarios.
  6. Seleccione el nombre del grupo en el menú desplegable Grupo de usuarios.
  7. Haga clic en Guardar.

Cómo establecer el grupo primario de un usuario

Si un usuario está en varios grupos, puede establecer un grupo primario para los usuarios.

Notas:

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Grupos.
  3. Haga clic en el nombre del grupo que desee establecer como primario.
  4. Haga clic en el enlace ubicado junto a Miembros en total.
  5. Haga clic en el icono de puntos suspensivos (...) situado junto al usuario para el que desea establecer el grupo primario.
  6. Haga clic en Establecer como grupo primario.
  7. Haga clic en Guardar para confirmar que desea establecer este grupo como primario para este usuario.

Cómo cambiar la configuración del grupo

La configuración también puede activarse o desactivarse, y quedar bloqueada en el nivel de grupo. Si no queda bloqueada para la cuenta o el grupo, el usuario individual puede ajustar la configuración. Más información acerca de la configuración por niveles.

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Administración de grupos.
  3. Haga clic en el nombre del grupo correspondiente de la lista.
    Esta configuración principal se encuentra en las siguientes pestañas: Reuniones, Grabación y Conferencias de audio.
  4. Haga clic en un botón de alternancia para habilitar o deshabilitar una configuración. Puede modificar esta configuración.
  5. (Opcional) Haga clic en el icono del candado para bloquear una configuración. Si bloquea una configuración, los miembros del grupo no podrán modificarla individualmente.
    Nota: La configuración también se puede bloquear en el nivel de cuenta. Esto se mostrará junto a la configuración. Si una configuración está bloqueada a nivel de cuenta, deberá cambiarla en Configuración de la cuenta.

Configuración de nivel de grupo disponible

La siguiente configuración solo está disponible en el nivel de grupo.

Notas:

Pestaña Perfil

Pestaña Reunión

Pestaña Grabación

Pestaña Zoom Phone

Muestra la configuración de nivel de grupo de Zoom Phone.

Cómo cambiar la configuración de Zoom Chat en el nivel de cuenta y grupo

Nota:

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, acceda a la configuración de chat en el nivel de cuenta o grupo de la siguiente manera:
    • Cuenta: haga clic en Administración de cuenta y luego en Configuración de la cuenta.
    • Grupo: haga clic en Administración de usuarios y, luego, en Grupos. Haga clic en Editar junto a un grupo.
  3. Haga clic en la pestaña Zoom Chat.
  4. Desplácese hasta la configuración que desea cambiar.
  5. En el caso de la configuración en el nivel de cuenta, haga clic en el icono del candado para bloquear una configuración si desea evitar que se modifique en la configuración del grupo.

Notas:

Pestaña Uso compartido

Permitir que los usuarios del grupo o la cuenta utilicen las siguientes características de chat:

Pestaña Visibilidad✱

Nota: Todos los ajustes de la configuración de visibilidad del chat solo se pueden cambiar en el nivel de cuenta.

Pestaña Seguridad

Pestaña Almacenamiento

Cómo administrar grupos de contactos

Puede utilizar la página de Contactos para controlar los usuarios y grupos que aparecen en el desktop client y en la aplicación móvil (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Estos usuarios o grupos también se podrán buscar cuando se utilice Zoom Phone (pestaña Teléfono) o un teléfono de escritorio aprovisionado.

Nota: Sus antiguos grupos de chat se agregarán automáticamente a la nueva experiencia de administrador como un nuevo grupo y se añadirán al directorio de contactos de la empresa.

Determinar cómo se muestran los usuarios o los grupos en el desktop client y la aplicación móvil

Siga estos pasos para mostrar los usuarios y los grupos de la cuenta en el desktop client y en la aplicación móvil (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos).

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Contactos.
  3. Habilite el botón de alternancia de la parte superior de la página para mostrar los usuarios y los grupos de la cuenta en el desktop client y en la aplicación móvil (se muestra en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos).
  4. (Opcional) Seleccione las siguientes casillas de verificación:
    • Detallar todos los usuarios de la cuenta en «Todos los contactos»: todos los usuarios aparecerán en Contactos de la empresa (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos).Los grupos de contactos creados no se mostrarán en el desktop client ni en la aplicación móvil cuando esta opción esté habilitada.
      Nota: Si habilita esta opción, la configuración en el nivel de grupo de Zoom Chat no tendrá efecto.
    • Detallar todas las Zoom Rooms en «Todos los contactos»: seleccione esta opción si no desea que las Zoom Rooms se organicen según lo definido en la página Contactos > pestaña Zoom Rooms. En cambio, todas las Zoom Rooms aparecerán en Zoom Rooms (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos).
  5. Haga clic en Continuar para confirmar.

Vincular grupos a la página Contactos

Puede vincular grupos de usuarios a grupos de contactos y controlar cómo aparecen estos grupos de contactos en el desktop client y en la aplicación móvil (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Cada grupo que seleccione se añadirá como un grupo de contactos nuevo e independiente. El nombre de cada grupo de contactos será el mismo que el de su correspondiente grupo de usuarios. Otra opción es seguir las instrucciones de la siguiente sección para crear y nombrar de forma manual los grupos de contactos (añadiendo usuarios individuales o en función de uno o varios grupos de usuarios). Todos los usuarios agregados o eliminados del grupo de usuarios se mostrarán en el grupo de contactos.

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Contactos.
  3. Haga clic en Seleccionar grupos.
    Nota: Aunque seleccione varios grupos, cada grupo se creará como su propio grupo de contactos.
  4. Busque y seleccione los grupos que desea importar y, a continuación, seleccione una configuración de privacidad:
    • Visible para todos, accesible para todos: todos los usuarios pueden ver el grupo en el cliente y en la aplicación (se muestra en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Todos los usuarios pueden buscar a los miembros del grupo.
    • Visible solo para miembros, accesible para todos: solo los miembros pueden ver el grupo en el cliente y la aplicación (se muestra en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Todos los usuarios pueden buscar a los miembros del grupo.
    • Visible solo para miembros, accesible para los miembros solamente: solo los miembros pueden ver el grupo en el cliente y la aplicación (se muestra en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Los miembros del grupo solo son accesibles para otros miembros del grupo.
  5. Haga clic en Importar.

Crear grupo de contactos

Puede crear de forma manual un grupo de contactos para organizar a sus usuarios en el desktop client y en la aplicación móvil (se muestra en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Este método le permite crear grupos de contactos seleccionando usuarios individuales, uno o más grupos de usuarios, o una combinación de ambos. Otra posibilidad es seguir las instrucciones de la sección anterior para vincular individualmente los grupos de usuarios existentes y utilizarlos como grupos de contactos.

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Contactos.
  3. Haga clic en Agregar grupo de contactos.
  4. Introduzca la siguiente configuración:
    • Nombre del grupo de contactos: introduzca un nombre para mostrar para ayudar a identificar el grupo.
    • Descripción: introduzca una descripción para el grupo.
    • Agregar contactos: especifique los usuarios o los grupos para agregar el nuevo grupo de contactos.
      Nota: Si selecciona un grupo, todos los usuarios de ese grupo se agregarán a este nuevo grupo de contactos. Todos los usuarios que se agreguen o eliminen del grupo de usuarios en el futuro también se actualizarán en el grupo de contactos. Sin embargo, al agregar un grupo de usuarios aquí, no se creará un grupo de contactos separado.
    • Privacidad del grupo: edite la configuración de privacidad del grupo.
  5. Haga clic en Guardar.

Editar la configuración de privacidad de un grupo

  1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Contactos.
  3. Haga clic en el icono de puntos suspensivos (...) y luego en Editar para cambiar la configuración de privacidad del grupo y sus miembros:
    • Visible para todos, accesible para todos: todos los usuarios pueden ver el grupo en el cliente y en la aplicación (sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Todos los usuarios pueden buscar a los miembros del grupo.
    • Visible solo para miembros, accesible para todos: solo los miembros pueden ver el grupo en el cliente y la aplicación (sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Todos los usuarios pueden buscar a los miembros del grupo.
    • Visible solo para miembros, accesible para los miembros solamente: solo los miembros pueden ver el grupo en el cliente y la aplicación (sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Los miembros del grupo solo son accesibles para otros miembros del grupo.

Nota: En el caso de los usuarios de varios grupos de contactos, se da preferencia al grupo que permite que los usuarios sean visibles o que se los pueda buscar. Si usted pertenece a un grupo de contactos en el que es visible para todos, entonces es visible para todos aunque también esté en un grupo de contactos con una configuración más restrictiva. Por ejemplo, si un usuario pertenece a estos dos grupos con la siguiente configuración de privacidad, se aplica la configuración de privacidad del Grupo A.

El Grupo de contactos B solo es visible para sus miembros, pero como el usuario también está en el Grupo de contactos A, será visible en el Grupo de contactos A en la pestaña de Contactos y será accesible.