Configuración de Zoom Rooms con Office 365

Cuando un recurso de calendario se integra con una Zoom Room, la pantalla de TV, el controlador y la pantalla de programación de la sala muestran las reuniones programadas para la sala. Los miembros de su organización pueden programar una reunión en una Zoom Room invitando la sala a la reunión. Las salas de conferencias se asignan como recurso de calendario a través de un servicio de calendario. Si autoriza a Zoom para que tenga acceso a los recursos de calendario, los usuarios podrán iniciar reuniones en la sala y unirse a ellas con un solo toque.

Antes de que pueda agregar un servicio de calendario para Zoom Rooms, un administrador de Office 365 debe crear un usuario exclusivo en Office 365 para administrar calendarios, crea o ubicar un recurso de calendario para cada Zoom Room y, luego, configurar el usuario y el recurso mediante la suplantación de identidad o el acceso delegado.

Una vez que el administrador de Office 365 complete todos los pasos de cada sección, usará las credenciales del usuario exclusivo para autorizar a que las Zoom Rooms de su cuenta usen el servicio de calendario y todos sus recursos de calendario.

Este artículo trata sobre:

Requisitos previos para la configuración de Zoom Rooms con Office 365

Cómo crear un usuario exclusivo para que Zoom acceda a los calendarios de Office 365

  1. Inicie sesión en Office 365 como administrador.
  2. Agregue un usuario a su cuenta de Office 365. Consulte la documentación de Microsoft Agregar usuarios a Office 365 para obtener instrucciones.
    Nota: debido a que el usuario exclusivo necesita tener un buzón, el usuario debe ser un usuario con licencia en Office 365.
  3. Tome nota de la dirección de correo electrónico y la contraseña.
  4. Vaya a la siguiente sección para crear o ubicar un recurso de calendario para cada sala.

Cómo crear o ubicar un recurso de calendario para cada sala

  1. Inicie sesión en su Centro de Administración de Microsoft Exchange (EAC) como administrador.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Destinatarios y, a continuación, en Recursos.
  3. Haga clic en el signo (+) si necesita agregar una sala.
    Zoom recomienda que use un prefijo (por ejemplo, ZR) para cada sala o que elija su propio método para ubicar Zoom Rooms fácilmente.
  4. Tome nota del nombre de pantalla y de la dirección de correo electrónico de cada recurso de calendario.
  5. Vaya a la siguiente sección para vincular el usuario y los recursos a Zoom, a través de la Suplantación de identidad de nivel de aplicación o mediante el Acceso delegado completo.

Cómo configurar permisos de acceso

Suplantación de identidad de nivel de aplicación

Habilitar la suplantación de identidad de aplicaciones en EAC

  1. Inicie sesión en su Centro de Administración de Microsoft Exchange (EAC) como administrador.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Permisos.
  3. Seleccione Administración de descubrimiento y, luego, haga clic en Editar.
  4. En Roles, haga clic en el icono Agregar (+).
  5. En la Lista de direcciones, seleccione ApplicationImpersonation y haga clic en agregar.
  6. Haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en Guardar en Administración de descubrimiento.
    Office 365 ahora comenzará a actualizar la configuración de la organización.

Actualizar la administración y las asignaciones de roles

  1. Iniciar Windows PowerShell usando la opción «Ejecutar como administrador».
    Nota: esta opción está disponible al hacer clic con el botón derecho en la aplicación Windows PowerShell sin iniciarla.
  2. Escriba el siguiente comando:
    $UserCredential = Get-Credential
  3. Introduzca el nombre de usuario del administrador y la contraseña de Office 365 en el cuadro de diálogo.
    Asegúrese de que esta cuenta tenga permisos tanto para «Administración de la organización» como para «Administración de destinatarios».
  4. Prepare la sesión al ejecutar el siguiente comando:
    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
    Nota: Si se encuentra en China, el comando que ingresa es levemente diferente. Introduzca lo siguiente:
    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://partner.outlook.cn/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
  5. Conecte la sesión utilizando el siguiente comando:
    Import-PSSession $Session
  6. Si ve un mensaje que comienza con «Si ve un error del tipo “Import-PSSession: Files cannot be loaded…”» (Los archivos no pueden cargarse), ingrese el siguiente comando:
    Set-ExecutionPolicy Unrestricted
    Nota: Tenga en cuenta que este comando fallará si no está ejecutando Windows Powershell como administrador, como se requiere en el Paso 1.
  7. Ejecute el siguiente comando para crear un nuevo rol de administración.
    New-ManagementRoleAssignment -Role:ApplicationImpersonation -User: "DedicatedUser"
    Nota: Para DedicatedUser, introduzca la dirección del buzón del usuario de la cuenta de servicio exclusivo.
  8. Ejecute el siguiente comando para crear el ámbito de permisos.
    New-ManagementScope -Name "ResourceMailboxes" -RecipientRestrictionFilter {RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox" -or RecipientTypeDetails -eq "EquipmentMailbox" -or Name -eq 'DedicatedUser'}
  9. Ejecute el siguiente comando para crear una relación entre la cuenta y el ámbito.
    New-ManagementRoleAssignment –Name "ResourceImpersonation" –Role ApplicationImpersonation –User "DedicatedUser" –CustomRecipientWriteScope "ResourceMailboxes"
    Nota: Para DedicatedUser, introduzca la dirección del buzón del usuario de la cuenta de servicio exclusivo.

Agregar calendarios del recurso al usuario exclusivo

  1. Inicie sesión como usuario exclusivo en Outlook Web.
  2. Vaya a Calendarios.
  3. Haga clic en Importar calendario.
  4. Haga clic en Desde el directorio.
  5. En Agregar calendario desde el directorio, busque la dirección del buzón del recurso.
  6. Haga clic en Add (Agregar).

Acceso delegado completo

Delegar salas al usuario exclusivo

  1. Inicie sesión en su Centro de Administración de Microsoft Exchange (EAC) como administrador.

  2. En el menú de navegación, haga clic en Destinatarios y, a continuación, en Recursos.

  3. Haga doble clic en el nombre de una sala.

  4. Haga clic en Delegación de buzones.

  5. Junto a Enviar como, haga clic en el signo más (+).

  6. Seleccione al usuario exclusivo y haga clic en Agregar->.

  7. Haga clic en Aceptar. 

  8. Desplácese hasta Acceso completo y haga clic en el signo más (+).

  9. Seleccione al usuario exclusivo y haga clic en Agregar->.

  10. Haga clic en Aceptar. 

  11. Haga clic en Guardar.

  12. Repita los pasos 3-11 para cada sala.

  13. Vaya a la siguiente sección para habilitar al usuario exclusivo para que edite los calendarios de Zoom Rooms.

Habilitar al usuario exclusivo para que edite los calendarios de Zoom Rooms

  1. Inicie sesión en https://login.microsoftonline.com con el correo electrónico del usuario exclusivo (por ejemplo, zoomroomadmi@miempresa.com)
  2. Abra el «Calendario» del usuario exclusivo y, desde la navegación superior, haga clic en el nombre del usuario exclusivo para abrir un menú desplegable.
  3. Elija «Abrir otro buzón...»

    Esto abrirá una ventana de diálogo emergente de Microsoft.
  4. Introduzca el nombre del recurso del calendario que creó.
    Esto abrirá el buzón del recurso del calendario.
  5. Haga clic en el calendario en la esquina inferior izquierda del panel de navegación para ver el recurso de calendario.
  6. Haga clic con el botón derecho en Calendario en la sección «Mis calendarios» y elija Compartir permisos.
    Esto abrirá el diálogo Compartir este calendario: calendario.
  7. Ingrese el correo electrónico del usuario exclusivo, elija Puede editar en el menú y luego haga clic en Compartir.
  8. Abra el buzón para el usuario exclusivo, y acepte la invitación del recurso de calendario.
    Esto abre la pestaña Calendario.
  9. Asegúrese de ver el recurso de calendario de Zoom Room que se detalla del lado izquierdo de la página en Otros calendarios > Calendarios de usuarios.
  10. Vaya a la siguiente sección para actualizar la configuración para el recurso de calendario usando Windows PowerShell.

Cómo actualizar la configuración para el recurso de calendario usando Windows Powershell

Para que Zoom muestre la información del calendario y genere un vínculo para unirse para Zoom Meetings, debe actualizar la configuración del recurso de calendario.

  1. Iniciar Windows PowerShell usando la opción «Ejecutar como administrador».
    Esta opción está disponible al hacer clic con el botón derecho en la aplicación Windows PowerShell sin iniciarla.
  2. Escriba el siguiente comando:
    Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <UPN>
    Nota: cambie el valor de <UPN> al del nombre de usuario del administrador de Office 365. Asegúrese de que esta cuenta tenga permisos tanto para «Administración de la organización» como para «Administración de destinatarios».
  3. Prepare la sesión al ejecutar el siguiente comando:
    Connect-ExchangeOnline -ExchangeEnvironmentName O365Default -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/
  4. Verifique la configuración para el recurso de calendario introduciendo el siguiente comando, y cambie el valor de «room_name» al valor real del nombre de la sala.
    Get-CalendarProcessing -Identity «room_name»| Format-List Identity,DeleteComments,DeleteSubject,AddOrganizerToSubject,RemovePrivateProperty,DeleteAttachments
  5. Compruebe las respuestas para los siguientes valores:
    «DeleteSubject», «AddOrganizerToSubject», «DeleteComments», «RemovePrivateProperty» y «DeleteAttachments»
    En la mayoría de los casos, estos valores se establecen en True.
    Identity              : portertest.com/Users/room_name
    DeleteSubject         : True
    AddOrganizerToSubject : True
    DeleteComments        : True 
    RemovePrivateProperty : True
    DeleteAttachments     : True
  6. Cambie la configuración para la sala con el siguiente comando, cambiando el valor para "room_name" al valor real del nombre de sala.
    Set-CalendarProcessing -Identity "room_name" -AddOrganizerToSubject $false -OrganizerInfo $true -DeleteAttachments $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -RemovePrivateProperty $false
    Después de ejecutar estos comandos, deben establecerse las siguientes configuraciones:
    Identity              : portertest.com/Users/room_name
    DeleteSubject         : False
    AddOrganizerToSubject : False
    DeleteComments        : False
    RemovePrivateProperty : False
    Notas:
  7. Verifique la configuración para la sala después de cambiar la configuración, con el siguiente comando, y cambie el valor para «room_name» al valor real del nombre de la sala.
    Get-CalendarProcessing -Identity "room_name" | Format-List identity,deletesubject,addorganizertosubject,DeleteComments,RemovePrivateProperty
  8. Verifique que las respuestas para los siguientes valores se hayan cambiado a False:
    «DeleteSubject», «AddOrganizerToSubject», «DeleteComments» y «RemovePrivatePropoerty»
    Identity              : portertest.com/Users/room_name
    DeleteSubject         : False
    AddOrganizerToSubject : False
    DeleteComments        : False
    RemovePrivateProperty : False
  9. Repita los pasos 4-8 para cada calendario, y cambie solo el nombre de la sala en cada comando.
  10. Desconecte la sesión con el siguiente comando:
    Disconnect-ExchangeOnline
  11. Cierre Windows PowerShell.

Cómo agregar el servicio de calendario a Zoom

  1. Inicie sesión en el Zoom web portal como administrador de Zoom Rooms.
  2. Elija Integración en calendario, y, luego, haga clic en Agregar un servicio de calendario.
    Aparece el diálogo Agregar un servicio de calendario.
  3. Haga clic en Office 365.
  4. Elija Autorizar con EWS o Autorizar con OAuth 2.0. Si desea obtener más información acerca de estas opciones, consulte esta documentación de Microsoft.
  5. En Tipo de permiso de cuenta, seleccione Suplantación de identidad de nivel de aplicación o Delegado de acceso completo en función de la configuración de permisos utilizada anteriormente.
  6. Haga clic en Autorizar.
    Nota: si usa OAuth 2.0 y la opción Los usuarios de Office 365 pueden dar su consentimiento para que las aplicaciones empresariales accedan a los datos de la compañía en su nombre está deshabilitada en Configuración de la cuenta, esta opción deberá habilitarse en la configuración o habilitarse para la aplicación Zoom en Azure.
  7. La página Integración en calendario muestra el servicio de calendario agregado.

Nota: Consulte Agregar una Zoom Room para obtener información sobre cómo configurar un recurso de calendario con una Zoom Room.