Programar y personalizar una reunión con registro

Programar una reunión que requiera registro significa que los asistentes deben proporcionar su correo electrónico y su nombre para registrarse en el evento. Puede incluir preguntas personalizadas en el formulario de registro, lo que le permitirá capturar más información sobre sus inscritos. Una vez programado, puede gestionar sus inscritos, reenviar correos electrónicos de confirmación y también generar informes de registro de la reunión si desea descargar una lista de las personas que se han registrado.

Si no necesita recopilar esta cantidad de información, puede programar una reunión sin requerir registro.

Requisitos para programar reuniones con registro

• Tener una cuenta Pro, Business, Education, Enterprise
• El anfitrión debe tener una licencia de Zoom Workplace
• El ID de reunión debe generarse automáticamente en lugar de usar su ID personal de la reunión
• La reunión no puede ser una reunión recurrente sin fecha fija

Limitaciones de programar reuniones con registro

• Los inscritos recibirán el enlace para unirse a través del correo electrónico de confirmación de registro de Zoom, para ayudar a evitar que los atacantes obtengan un enlace de registro utilizando una dirección de correo electrónico que no controlan personalmente y limitar que los invitados no deseados se unan a reuniones o seminarios web. Los administradores pueden permitir que los anfitriones configuren sus ajustes de registro para proporcionar la información de unión en la página de confirmación del registro, pero esto está deshabilitado de forma predeterminada.
• El número máximo de inscritos para cada instancia de reunión es de 4999. Si necesita más del máximo, le recomendamos que utilice una reunión recurrente con registro, ya que cada repetición de la serie de reuniones puede tener hasta 4999 inscritos.

Cómo habilitar el registro para una reunión

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en Reuniones.
3. Haga clic en Programar una reunión o haga clic en una reunión existente para editarla.
4. En la sección Registro, seleccione la casilla de verificación Obligatorio.
   Nota: si se trata de una reunión recurrente, también deberá seleccionar entre las siguientes opciones cuando habilite el registro:
   
   • Los asistentes se registran una vez y pueden asistir a cualesquiera de los eventos
   • Los asistentes deben registrarse en cada evento para poder asistir
   • Los asistentes se registran una vez y pueden optar por asistir a uno o a varios eventos.
5. En la sección ID de reunión, seleccione Generar automáticamente.
6. (Opcional) Seleccione opciones de la reunión adicionales según sea necesario.
7. Haga clic en Guardar.
   Después de programar la reunión, aparecerán las pestañas Registro, Configuración de correo electrónico e Imagen de marca.

Nota: si también requiere autenticación para unirse a su reunión, sus inscritos deberán registrarse con un correo electrónico que esté asociado con una cuenta de Zoom activa antes de que puedan completar el registro. Los perfiles de autenticación también pueden solicitar al inscrito que se una a la reunión con una cuenta que coincida con el correo electrónico con el que se registró. Como anfitrión, usted puede añadir excepciones de autenticación (e importar un archivo CSV para cargar masivamente las excepciones de autenticación) utilizando los nombres y direcciones de correo electrónico de los participantes. Los participantes recibirán enlaces de invitación a la reunión únicos y omitirán la autenticación.

Cómo personalizar las opciones de registro en la reunión, la configuración del correo electrónico y la imagen de marca

Personalice las opciones de registro en la reunión

Después de programar una reunión con registro, haga clic en la pestaña Registro para gestionar a los inscritos y personalizar las opciones de registro, incluyendo si los participantes son aprobados automáticamente después de enviar el registro o si desea aprobar manualmente cada registro.

1. En la pestaña Registro, en la sección Opciones de registro, haga clic en Editar.
   Aparecerá la ventana emergente de Registro.
2. Personalice las opciones en las siguientes pestañas según sea necesario:
   • Pestaña Registro: 
     
     • Cuando los participantes envíen el registro: 
       • Aprobar automáticamente: los inscritos recibirán automáticamente información sobre cómo unirse a la reunión.
       • Aprobar manualmente: el organizador debe aprobar a los inscritos antes de que reciban información sobre cómo unirse a la reunión. Los inscritos aún pendientes no podrán unirse a la reunión. 
     • Enviar un correo electrónico al anfitrión: seleccione esta casilla si desea recibir un correo electrónico cuando alguien se registre en su reunión. Los participantes recibirán un correo electrónico cuando apruebe su registro.
     • Cerrar el registro después de la fecha de la reunión: seleccione esta opción si desea impedir que alguien se registre después de la fecha de la reunión. Los participantes aún pueden registrarse en la fecha del evento, durante la reunión y hasta 12 horas después de que la reunión haya finalizado. Por ejemplo, si programa una reunión para las 9 de la mañana con una duración de dos horas, después de que la reunión programada termine, a las 11 de la mañana, los participantes podrán seguir inscribiéndose en la reunión durante las próximas 12 horas. Sin embargo, el enlace de registro ya no permitirá que el participante se una a la reunión. Después de 12 horas, los participantes ya no podrán registrarse para la reunión.
       Nota: si habilita esta configuración y hace que su reunión esté disponible a petición, las personas pueden utilizar el enlace de registro original para registrarse en la grabación de la reunión a petición.
     • Permitir que los inscritos se unan desde varios dispositivos: seleccione esta opción para permitir que los participantes de la reunión se unan desde varios dispositivos, como equipos y teléfonos.
     • Restringir el número de inscritos: seleccione esta opción si desea restringir el número de inscritos en su reunión. Cuando la reunión haya alcanzado el número especificado de inscritos, nadie podrá inscribirse en la reunión.
     • Mostrar botones para compartir en redes sociales en la página de registro: proporciona botones para compartir la página de registro en Facebook, X, LinkedIn o correo electrónico.
     • Mostrar información de inscripción en la página de confirmación de registro: si ha habilitado la aprobación automática para el registro de los participantes, esta opción estará disponible. Cuando está habilitada, la información para unirse se muestra en la página web de confirmación si el usuario se registra menos de 5 minutos antes del inicio de la sesión o si la sesión ya está en curso. Si se muestra esta información, el usuario puede unirse a la sesión sin verificar que la dirección de correo electrónico utilizada para registrarse le pertenece.
   • Pestaña Preguntas:
     1. Seleccione la casilla de verificación junto a cada campo que desee incluir en su página de registro.
     2. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Obligatorio si desea que ese campo sea obligatorio.
        Notes:
        • Los campos Nombre y Dirección de correo electrónico siempre están habilitados y son obligatorios. El campo Apellido siempre está habilitado, pero no es necesario que sea obligatorio en el formulario de registro.
        • Algunos campos, como País/región y Estado/provincia, aparecerán en menús desplegables para los inscritos.
     3. (Opcional) Haga clic en Añadir pregunta para crear una pregunta personalizada.
        Nota: se le prohíbe solicitar información personal confidencial (como información de tarjetas de crédito o números de seguridad social) en sus preguntas de inscripción.
        
        1. En el cuadro de texto, introduzca la pregunta.
        2. Seleccione el tipo de pregunta: Texto corto u Opción única.
        3. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Obligatorio si desea solicitar a los participantes que respondan a la pregunta personalizada.
        4. Para las preguntas de opción única, introduzca las opciones de respuesta.
        5. (Opcional) Repita los pasos 1-5 para crear más preguntas personalizadas.
        6. Haga clic en Guardar para guardar su registro personalizado.
        7. pencil-button.png(Opcional) Para editar la pregunta personalizada, haga clic en el icono de lápiz .
        8. (Opcional) Para eliminar la pregunta personalizada, haga clic en el icono de la papelera .
3. Cuando termine, haga clic en Guardar todo para guardar los cambios realizados en todas las pestañas y cerrar la ventana Registro.

Nota: si el anfitrión de la reunión cambia un campo de registro para que sea obligatorio, el usuario que haya completado el registro antes del cambio ya no tendrá un registro completo y válido. Es decir que no podrá unirse con los enlaces de registro proporcionados y, en cambio, se le redirigirá para que se registre de nuevo. 

Administrar inscritos en la reunión

Después de programar una reunión con registro, los participantes pueden registrarse individualmente para su reunión, o bien, usted puede importar a los participantes por lote mediante la importación de CSV.

En la pestaña Registro, haga clic en Ver para ver una lista de las personas que se han registrado para la reunión. Obtenga más información sobre la administración de los inscritos en la reunión.

Personalice los correos electrónicos de registro en la reunión

Después de programar una reunión con registro, haga clic en la pestaña Configuración del correo electrónico para personalizar la configuración del correo electrónico relacionada con el registro. A la derecha de cada configuración, haga clic en Editar para cambiar la configuración según sea necesario y guárdela.

• Seleccionar el idioma del correo electrónico: establezca el idioma en el que los inscritos reciben correos electrónicos. Puede establecer un idioma específico o seleccionar El mismo que los idiomas predeterminados de los destinatarios para que Zoom responda automáticamente en el idioma en el que ven la página de registro. 
• Contacto por correo electrónico: ajuste la información de contacto que se proporciona a los inscritos si tienen preguntas sobre la reunión. 
• Correo electrónico de confirmación a los inscritos: establezca si desea que se envíe el correo electrónico de confirmación a los inscritos tras la aprobación. Si está habilitado, usted puede editar el asunto del correo electrónico y hacer adiciones al cuerpo de la plantilla de correo electrónico Haga clic en Envíame un correo electrónico de vista previa para ver cómo les aparecerá el correo a los inscritos.
  Nota: un administrador puede realizar los cambios más grandes en la plantilla de correo electrónico desde la configuración de Imagen de marca de la cuenta. 

Personalice la imagen de marca del registro en la reunión

Después de programar una reunión con registro, haga clic en la pestaña Imagen de marca para personalizar las opciones de imagen de marca de su página de registro:

• Banner: haga clic en Cargar para agregar una imagen que aparezca en la parte superior de la página de invitación.
• Logotipo: Haga clic en Cargar para añadir una imagen que aparezca a la derecha del tema de la reunión en la página de invitación, la página de registro y la invitación por correo electrónico.
• (Opcional) Haga clic en Añadir descripción para añadir texto alternativo a la imagen. La descripción no se muestra visualmente en la pantalla, pero ayuda a las personas con discapacidad visual a acceder y entender la imagen.

Cómo personalizar los enlaces a los Términos del servicio y la Política de privacidad en todos los formularios de registro

Los propietarios de cuentas y los administradores pueden personalizar las URL de sus enlaces a los Términos del servicio y la Política de privacidad. Estos enlaces aparecen debajo del formulario de registro de todas las páginas de registro de reuniones, seminarios web y grabaciones.

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como propietario o administrador de cuenta.
2. En el menú de navegación, haga clic en ‏‏Administración de la cuenta y, a continuación, en Perfil de la cuenta.
3. En la sección Páginas de registro - Enlaces de Términos del servicio y Política de privacidad, haga clic en Editar.
4. (Opcional) En el campo Términos del servicio, introduzca la URL de los términos del servicio de su organización.
5. (Opcional) En el campo Política de privacidad, introduzca la URL de la política de privacidad de su organización.
6. Haga clic en Guardar.