Programación de una reunión con registro

La programación de una reunión que requiere registro exigirá que los participantes se registren con su correo electrónico, nombre y otras preguntas opcionales, lo que le permitirá recopilar más información sobre sus asistentes. Una vez programada, puede gestionar sus inscritos, reenviar correos electrónicos de confirmación y también generar informes de registro de la reunión si desea descargar una lista de las personas que se registraron.

Si no necesita recopilar esta cantidad de información, puede programar una reunión sin necesidad de registrarse.

Este artículo trata sobre:

• Cómo habilitar el registro para una reunión
• Cómo personalizar las opciones de registro
• Cómo personalizar la imagen de marca del registro
• Cómo personalizar los enlaces de Términos del servicio y Política de privacidad

Requisitos previos para reuniones con registro

• El tipo de usuario anfitrión debe tener licencia
• Cuenta Pro, Business, Educación o Enterprise para personalizar las opciones de registro
• La reunión con registro no puede usar su PMI y no puede ser una reunión recurrente sin horario fijo.

Limitaciones del registro de reuniones

• Más adelante, en 2022, el registro de reuniones y seminarios web de Zoom para los asistentes cambiará, de modo que, al registrarse, ya no se mostrará el enlace para unirse en la página de confirmación en el navegador web. Los inscritos recibirán el enlace para unirse a través del correo electrónico de confirmación del registro de Zoom. Este cambio ayudará a evitar que los atacantes obtengan un enlace de registro utilizando una dirección de correo electrónico que no controlan personalmente y a limitar la entrada de invitados no deseados a las reuniones o los seminarios web. Las cuentas pueden habilitar el registro mejorado ahora poniéndose en contacto con el servicio de Soporte de Zoom.
• El número máximo de inscritos para cada instancia de reunión es de 4999. Si necesita más del máximo, le recomendamos que utilice una reunión recurrente con registro, ya que cada repetición de la serie de reuniones puede tener hasta 4999 inscritos.

Cómo habilitar el registro para una reunión

1. Inicie sesión en Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Reuniones.
3. Haga clic en Programar una reunión o en editar una reunión existente.
4. En la sección Registro, asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Requerido.
   Después de programar la reunión, aparecerán las pestañas Registro e Imagen de marca.
5. Administrar asistentes: haga clic en Ver para ver una lista de las personas que se han registrado para la reunión. Al hacer clic en el nombre del registro, se obtendrá información adicional sobre esa persona.

Nota: Si también necesita autenticación para unirse a su reunión, los inscritos deberán registrarse con un correo electrónico que esté asociado con una cuenta de Zoom activa. Esto debe hacerse antes de que se pueda completar el registro. Los perfiles de autenticación también pueden solicitar al inscrito que se una al seminario web con la cuenta que coincida con el correo electrónico con el que se registró.

Cómo personalizar las opciones de registro

Nota: Esta configuración solo está disponible para cuentas Business, Educación o Enterprise.

Después de programar la reunión, puede personalizar las opciones de registro:

1. Haga clic en la pestaña Registro.
2. En la sección Opciones de registro, haga clic en Editar.
3. Personalice estas opciones:

Pestaña Registro: personalice la configuración de registro, como aprobación, notificación, límites de registro y otros.  

• • Aprobación automática: se aprobará a cualquier persona que se registre y se le enviará información sobre cómo unirse.
  • Aprobación manual: cualquier persona que se registre deberá recibir la aprobación por parte del anfitrión en la página de administración de la reunión y luego recibirá información sobre cómo unirse. Los inscritos aún pendientes no podrán unirse a la reunión.
  • Enviar un correo electrónico al anfitrión cuando alguien se registre: marque esta opción si desea recibir un correo electrónico cuando alguien se registre en su reunión. Los participantes recibirán un correo electrónico cuando apruebe su registro.
  • Cerrar el registro después de la fecha del evento: marque esta opción si quiere evitar que alguien se registre después de la fecha de la reunión y la hora de finalización prevista. Los participantes aún pueden registrarse en la fecha del evento y una vez que comience la reunión, siempre que sea antes de la hora de finalización prevista de la reunión. Por ejemplo, si programa una reunión con una duración de 2 horas para las 9:00 a. m., el registro se cerrará a las 11:00 a. m.
    Nota: si se habilita este ajuste y se permite que la reunión esté disponible a petición, las personas pueden utilizar el enlace de registro original para registrarse en la grabación de la reunión a petición.
  • Restringir el número de inscritos: marque esta opción si desea restringir el número de inscritos en su reunión. Cuando la reunión haya alcanzado el número especificado de inscritos, nadie podrá inscribirse en la reunión.
  • Permitir que los asistentes se unan desde varios dispositivos: marque esta opción para permitir que los participantes de la reunión puedan unirse desde varios dispositivos, como equipos y teléfonos.
  • Mostrar botones para compartir en redes sociales en la página de registro: proporciona botones para compartir la página de registro en Facebook, Twitter, LinkedIn o correo electrónico.

Pestaña Configuración de correo electrónico: puede personalizar algunas configuraciones de correo electrónico relacionadas con el registro.

• Seleccionar el idioma del correo electrónico: establezca el idioma en el que los inscritos reciben correos electrónicos. Puede establecer un idioma específico o elegir el mismo idioma predeterminado de los destinatarios para que Zoom responda automáticamente en el idioma en el que ven la página de registro.
• Contacto por correo electrónico: ajuste la información de contacto que se proporciona a los inscritos si tienen preguntas sobre la reunión. 
• Correo electrónico de confirmación a los inscritos: establezca si desea que se envíe el correo electrónico de confirmación a los inscritos tras la aprobación y, también, si desea agregar pequeñas adiciones al principio y al final de la plantilla de correo electrónico.
  Nota: Un administrador debe realizar cambios más amplios en la plantilla de correo electrónico dentro de Imagen de marca.

Pestaña Preguntas: puede personalizar los campos de preguntas que aparecen en su página de registro.

1. 1. Seleccione las casillas de verificación de los campos que desea incluir en la página de registro.
   2. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Obligatorio si desea que ese campo sea obligatorio.
   3. Haga clic en Guardar todo.
      Notas:
      • El nombre y la dirección de correo electrónico siempre son obligatorios.
      • Algunos campos como País/región y Estado/provincia aparecerán como menús desplegables para los participantes.

Pestaña Preguntas personalizadas

1. Haga clic en Nueva pregunta para agregar una pregunta.
2. Elija el tipo de pregunta: Respuesta corta o Respuesta única.
3. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Obligatorio si desea solicitar a los participantes que respondan a la pregunta.
4. Introduzca la pregunta.
5. Para preguntas de respuesta única, introduzca las opciones de respuesta.
6. Haga clic en Crear. Repita los pasos anteriores para crear más preguntas personalizadas.
7. Haga clic en Guardar todo para guardar su registro personalizado.

Cómo personalizar la imagen de marca del registro

Después de programar la reunión, haga clic en la pestaña Imagen de marca para personalizar las opciones de imagen de marca de su página de registro:

• Anuncio: haga clic en Cargar para agregar una imagen que aparezca en la parte superior de la página de registro.
• Logotipo: haga clic en Cargar para agregar una imagen que aparezca a la derecha del tema de la reunión en la página de registro. El logotipo también aparece en la invitación del correo electrónico.
• (Opcional) Haga clic en Agregar descripción para agregar texto alternativo a la imagen. La descripción no se muestra visualmente en la pantalla, pero ayuda a las personas con discapacidad visual a acceder y entender la imagen.

Cómo personalizar los enlaces de Términos del servicio y Política de privacidad

Puede usar el perfil de su cuenta para personalizar las URL de los enlaces de los Términos del servicio y Política de privacidad. Estos enlaces aparecen debajo del formulario de registro de todas las páginas de registro de reuniones, seminarios web y grabaciones.