Complemento de Microsoft Outlook (escritorio)

Nota: Para lograr una mejor experiencia, Zoom recomienda usar la integración Zoom para Outlook (web y escritorio), especialmente si su organización tiene equipos que ejecutan macOS.Microsoft bloqueará la ejecución de complementos basados en inyección en Outlook para macOS y solo permitirá las integraciones disponibles a través de Microsoft Store. Este plazo, inicialmente previsto para junio de 2020, se ha pospuesto y depende de Microsoft. Se recomienda la migración de la organización a la integración, en lugar de usar el complemento de escritorio. Obtenga más información para instalar la integración de Zoom para Outlook.

El complemento de Microsoft Outlook para Zoom está diseñado para que la programación de una reunión en Microsoft Outlook sea rápida y cómoda. El complemento le permite programar e iniciar reuniones de Zoom al instante, y convertir eventos actuales en reuniones de Zoom. El complemento de Outlook también puede sincronizar horas libres/de disponibilidad con el cliente de Zoom según los eventos de su calendario de Outlook (solo para Windows; puede descargar la última versión aquí).

Requisitos para usar el complemento de Microsoft Outlook

• Debe tener instalado el cliente de Zoom e iniciar sesión en su cuenta
• Instale el complemento de Microsoft Outlook para Zoom desde Zoom
• Windows:
  • Outlook como parte de Microsoft Office 365
  • Sistema operativo de 32 bits o de 64 bits
• macOS:
  • Sistema operativo de 64 bits
  • Para macOS, considere la opción de usar la integración de Zoom para Outlook en su lugar
  • Debido al nuevo protocolo de seguridad, el complemento de Outlook solo es compatible con algunas versiones de macOS 10.14.1 y superiores. Si ejecuta una versión anterior, le recomendamos actualizar macOS, usar la integración de Zoom para Outlook (web y escritorio) o deshabilitar la protección de la integridad del sistema (SIP) en el sistema operativo. Además, macOS 10.15 Catalina no admite complementos, incluido el complemento de Outlook de Microsoft para Zoom. 
   

Cómo descargar el complemento

Puede descargar el archivo MSI o PKG del complemento de Microsoft Outlook para Zoom desde el Centro de descargas. Una vez completada la descarga, ejecute el archivo y siga el asistente de instalación para completar la instalación. Tendrá que reiniciar Outlook antes de usar el complemento.

Nota: Varias versiones de Outlook no son compatibles con las opciones de Programar una reunión o Comenzar una reunión instantánea. Si no las ve en la barra principal, verifique si aparecen después de crear una nueva cita o un evento de calendario.

Cómo programar una reunión

Notas:

• La configuración del programador se sincroniza desde el portal web de Zoom.
• Cuando asigna privilegios de programación a otros usuarios en el portal web de Zoom, puede elegir si estos usuarios pueden administrar sus reuniones marcadas como privadas en Outlook o Google Calendar. Si los usuarios no pueden administrar eventos privados, no podrán ver el enlace de invitación, el tema de la reunión ni la lista de asistentes.

1. Haga clic en el botón Programar una reunión.
2. Seleccione la configuración que desee para programar una reunión.
   
   • ID de reunión
     • Generar automáticamente: genere un ID de reunión único de forma aleatoria.
     • ID personal de la reunión*: use su ID personal de la reunión.
   • Seguridad: 
     • Código de acceso: introduzca un código de acceso a la reunión. Los participantes deberán introducirlo para unirse a la reunión programada.
       Nota: El código de acceso de la reunión debe cumplir los requisitos de complejidad que establece el administrador.
     • Sala de espera: habilite la sala de espera para la reunión.
     • Solo los usuarios autenticados pueden unirse: restrinja el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios que hayan iniciado sesión.
   • Cifrado
     • Cifrado mejorado: las claves de cifrado se almacenan en la nube.
     • Cifrado de extremo a extremo: las claves de cifrado se almacenan en su dispositivo local.
       Nota: El uso del cifrado de extremo a extremo deshabilita algunas funciones. 
   • AI Companion:
     • Iniciar automáticamente las preguntas de la reunión: la función de preguntas de la reunión de AI Companion se inicia automáticamente al comenzar la reunión. Además, permite seleccionar quiénes pueden hacer preguntas. 
     • Iniciar automáticamente el resumen de la reunión: la función de resumen de la reunión de AI Companion se inicia automáticamente al comenzar la reunión. Además, permite seleccionar quiénes pueden recibir el resumen después de la reunión. 
   • Chat de reunión:
     
     • Habilitar chat de reunión continuo: permite a los participantes de la reunión comunicarse antes, durante y después de una reunión, puesto que crea en Zoom Team Chat un chat grupal específico para todos los participantes de la reunión. 
   • Vídeo:
     • Anfitrión: elija si desea activar o desactivar el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Aunque elija desactivar la función, el anfitrión podrá iniciar el vídeo.
     • Participantes: elija si desea activar o desactivar el vídeo de los participantes al unirse a la reunión. Aunque elija desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
   • Audio: permita que los usuarios llamen solo por teléfono, solo con el audio del equipo, por Ambos métodos o a través de audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
     • Marcar desde: Si Teléfono o Ambos está habilitado para la reunión, haga clic en Editar para seleccionar los países de marcación que desea incluir en la invitación. De forma predeterminada, se incluyen los países de marcación internacional indicados en la configuración de reuniones.
   • Opciones avanzadas:
     • Permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión: permita que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. La reunión finalizará pasados 40 minutos para los usuarios del plan Básico (gratuito). Si está habilitado, también puede elegir con qué antelación a la hora de inicio programada desea que puedan unirse: 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos o En cualquier momento.
     • Preguntas y respuestas: Permita que los participantes hagan preguntas durante la reunión y que el anfitrión y los coanfitriones respondan a sus preguntas.
     • Silenciar a los participantes cuando se unen: si no ha marcado la opción Unirse antes que el anfitrión, se silenciará a todos los participantes en cuanto se unan a la reunión.
     • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe de forma automática. Seleccione si desea que se grabe localmente (en su equipo) o en la nube. Más información sobre la grabación automática.
     • Habilitar el Modo foco cuando se inicia la reunión: inicie automáticamente la reunión con el Modo foco habilitado para que todos los participantes en la reunión se distraigan menos. Esta característica requiere la versión de cliente 5.9.0 o superior.
     • Mostrar en la lista de eventos públicos: añada la reunión a un calendario público asociado con su URL mnemónica.
     • Habilitar regiones de centros de datos adicionales para esta reunión
     • Aprobar o denegar la entrada a usuarios de determinadas regiones y países: el anfitrión puede permitir que solo se unan participantes de países o regiones específicos o bloquear a todos los participantes de países o regiones específicos.
     • Incluir enlace de invitación en el campo de ubicación: incluirá la URL para unirse en el campo de ubicación del evento del calendario.
     • Insertar la invitación a la reunión de Zoom antes del texto existente: incluya los detalles de la reunión de Zoom en la parte superior de la invitación a la reunión (antes de cualquier texto personalizado incluido en la invitación a la reunión).
     • Seleccionar un idioma para enviar la invitación: esta opción le permite elegir el idioma en el que desea que se muestre la invitación de Zoom.
     • Anfitriones alternativos: introduzca la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia en su cuenta para permitirle iniciar la reunión en su ausencia.
       Nota: <span style='font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;'>Si el anfitrión de la reunión desea añadir anfitriones alternativos a su reunión, puede habilitar la configuración Permitir que los anfitriones alternativos añadan o editen votaciones. Esta función requiere la versión 5.8.0 o superior del cliente de Zoom. Si no tiene la seguridad de que el rol de anfitrión alternativo sea el adecuado para usted, infórmese sobre los roles en una reunión.
     • Guardar y no mostrar de nuevo: marque esta opción si desea utilizar esta misma configuración como la predeterminada para otras reuniones en el futuro. La ventana de configuración no aparecerá y deberá abrirla manualmente para editar los ajustes.
3. Haga clic en Continuar.
   La invitación del calendario se generará automáticamente con la información de la reunión de Zoom.

Nota: Puede cancelar la reunión de Zoom o cambiar la configuración de la reunión de Zoom en la invitación del calendario seleccionando los botones correspondientes en el menú.

Cómo programar una conferencia de audio personal (PAC)

Nota: Antes de seguir estos pasos, asegúrese de seleccionar los números de marcación de revisión en el portal web.

1. Habilite y configure las conferencias de audio personales en el portal web. 
2. Haga clic en la flecha en la parte inferior de Programar una reunión.
3. Si tiene varias cuentas para conferencias de audio personales, elija con cuál le gustaría programar la reunión.
   
   Se rellenará automáticamente un evento en el calendario con la información correspondiente. Cambie la fecha y la hora, y añada asistentes según sea necesario.
4. Haga clic en Enviar.

Cómo convertir un evento existente en una reunión de Zoom

1. Abra un evento de calendario existente en Outlook.
2. Seleccione Programar una reunión o Conferencia de audio personal para programar el tipo de reunión de su elección.
3. Seleccione la configuración que desee para programar una reunión.
   Consulte la sección Cómo programar una reunión para obtener más detalles.
4. Haga clic en Continuar.
   La invitación se rellenará automáticamente con los datos.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Cómo habilitar un enlace a la información de la reunión en la invitación a la reunión

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en Configuración.
3. Haga clic en la pestaña Mail & Calendar.
4. En Integraciones, haga clic en el botón Insertar enlace a información de la reunión con Zoom AI Companion en la invitación a la reunión para activarlo.
   Nota: Si la opción aparece en gris, se ha bloqueado a nivel de grupo o de cuenta y se debe cambiar en ese nivel.
5. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Habilitar para verificar el cambio.

Cómo ver el resumen de la reunión

Nota: Para usar esta función, Zoom AI Companion debe estar habilitado y la opción Insertar detalles de la reunión en la configuración web de Zoom debe estar activada (es la opción predeterminada).

1. Abra el calendario de Outlook y haga clic en Nuevo evento para crear un nuevo evento de calendario.
2. Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, la fecha y hora de la reunión, el título, la ubicación y la lista de invitados.
3. Haga clic en Zoom y, a continuación, en Configuración.
   Si no ha iniciado sesión, se abrirá una barra lateral solicitándole que proporcione sus credenciales de Zoom. Si ya ha iniciado sesión en el portal web de Zoom, se conectará automáticamente.
4. En AI Companion, seleccione Iniciar AI Companion automáticamente.
   Las opcionesIniciar automáticamente las preguntas de la reunión e Iniciar automáticamente el resumen de la reunión se seleccionarán por defecto.
5. Haga clic en Añadir una reunión de Zoom.
   En los detalles de la reunión de Zoom, verá el enlace Ver información de la reunión con AI Companion.
6. Haga clic en el enlace para abrir el resumen en Zoom:
   • Si la aplicación de escritorio de Zoom está instalada y activa, se abrirá allí.
   • Si no, se abrirá en el portal web de Zoom.

Icono de complemento faltante

Si no ve el icono Programar una reunión en la barra de menú, abra las opciones de Outlook.

1. Seleccione Elementos deshabilitados.
2. Seleccione el complemento de Outlook para Zoom.
3. Seleccione Habilitar.
   
4. Seleccione las integraciones Com.
5. Marque la casilla del Complemento de Zoom para Outlook. 
6. Haga clic en Aceptar.

Cómo programar reuniones para otras personas

Si desea programar en nombre de otro usuario de Zoom, consulte el artículo relativo a los privilegios de programación.