Complemento de Microsoft Outlook (desktop)

Nota: Para lograr una mejor experiencia, Zoom recomienda usar el add-in Zoom para Outlook (web y desktop), especialmente si su organización tiene equipos que ejecutan macOS.Microsoft bloqueará la ejecución de complementos basados en inyección en Outlook para macOS y solo permitirá que los add-ins estén disponibles a través de Microsoft Store. Inicialmente previsto para junio de 2020, estos plazos se han pospuesto hasta finales de 2021, a determinar por Microsoft. Se recomienda la migración de la organización al add-in en lugar de usar el complemento de desktop.

El complemento de Microsoft Outlook para Zoom está diseñado para hacer que la programación de una reunión en Microsoft Outlook sea rápida y conveniente. El complemento le permite programar e iniciar reuniones de Zoom al instante, y convertir eventos actuales en reuniones de Zoom. El complemento de Outlook también puede sincronizar horas libres/de disponibilidad con el cliente de Zoom según los eventos de su calendario de Outlook (solo para PC, requiere la versión 3.5 o superior); descargue la última versión).

Nota: Debido al nuevo protocolo de seguridad, el complemento de Outlook solo es compatible con macOS 10.14.1 y versiones superiores. Si está ejecutando una versión anterior, se recomienda actualizar macOS, usar el add-in de Zoom para Outlook (web y escritorio) o deshabilitar la Protección de Integridad del Sistema (SIP) en el sistema operativo.

Este artículo trata sobre: 

• Cómo descargar el complemento
• Cómo programar una reunión
• Cómo programar una conferencia de audio personal (PAC)
• Cómo convertir un evento existente en una Zoom Meeting
• Icono de complemento faltante
• Cómo programar reuniones para otros

Requisitos previos para el complemento de Microsoft Outlook

• Windows:Microsoft Outlook 2010 o versiones superiores (2007 con funciones limitadas) o Outlook como parte de Microsoft Office 365
• macOS: Microsoft Outlook 2011 o versiones superiores, macOS 10.14 Mojave o versiones superiores*
• Debe tener instalado el cliente de Zoom e iniciar sesión en su cuenta
• Instalar el complemento de Microsoft Outlook para Zoom desde Zoom
• PC o Mac de 64 bits (el complemento de Outlook es una aplicación de 64 bits; si utiliza un sistema de 32 bits, considere la posibilidad de usar el add-in Zoom para Outlook)

*macOS 10.15 Catalina no admite complementos, incluido el complemento de Microsoft Outlook para Zoom.

Cómo descargar el complemento

Puede descargar el archivo MSI del complemento de Microsoft Outlook para Zoom desde el Centro de descargas. Una vez completada la descarga, ejecute el archivo MSI y siga el asistente de instalación para completar la instalación. Tendrá que reiniciar Outlook antes de usar el complemento.

Nota: Varias versiones de Outlook no son compatibles con las opciones para Programar una reunión o Comenzar una reunión instantánea. Si no los ve en la barra principal, verifique si aparecen después de crear una nueva cita o un evento de calendario.

Cómo programar una reunión

Notas:

• La configuración del programador se sincroniza desde el Zoom Web Portal.
• Cuando asigna privilegios de programación a otros usuarios en el Zoom web portal, puede elegir si estos usuarios pueden administrar sus reuniones marcadas como privadas en Outlook o Google Calendar. Si los usuarios no pueden administrar eventos privados, no podrán ver el enlace de invitación, el tema de la reunión ni la lista de asistentes.

1. Haga clic en el botón Programar una reunión.
2. Seleccione la configuración deseada para programar una reunión.
   
   • ID de reunión
     • Generar automáticamente: genere una ID de reunión única aleatoria.
     • ID personal de la reunión*: use su ID personal de la reunión.
   • Seguridad: 
     • Clave de acceso: introduzca una clave de acceso de la reunión. Los participantes que se unan deberán introducirla antes de unirse a la reunión programada.
       Nota: la clave de acceso de la reunión debe cumplir con los requisitos de complejidad establecidos por el administrador.
     • Sala de espera: habilite la sala de espera para la reunión.
     • Solo los usuarios autenticados pueden unirse: restrinja el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios que hayan iniciado sesión.
   • Vídeo
     • Anfitrión: elija si desea activar o desactivar el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el vídeo.
     • Participantes: elija si desea activar o desactivar los vídeos de los participantes al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
   • Audio: permita que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por audio del equipo, ambos o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
     • Marcar desde: Si para esta reunión se ha habilitado la opción de teléfono o ambos , haga clic en Editar para seleccionar los países de marcación que desea incluir en la invitación. De forma predeterminada, se incluyen los países de marcación internacional indicados en la configuración de reuniones.
   • Permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión: permita que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas del plan Básico (gratuitas) si se unen 3 o más personas. Si está habilitado, también puede elegir con qué antelación a la hora de inicio programada desea que puedan unirse: 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos o  en cualquier momento.
   • Silenciar a los participantes cuando se unen: si no ha marcado la opción de unirse antes que el anfitrión, se silenciará a todos los participantes en cuanto se unan a la reunión.
   • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente. Seleccione si desea que la reunión se grabe a nivel local (en su equipo) o en la nube. Obtenga más información sobre la grabación automática.
   • Habilitar el modo Foco cuando se inicia la reunión: inicie automáticamente la reunión con el modo Foco habilitado para que todos los participantes en la reunión se distraigan menos. Esta característica requiere la versión del cliente 5.9.0 o superior.
   • Mostrar en la lista de eventos públicos: agregue la reunión a un calendario público asociado con su URL mnemónica.
   • Habilitar regiones de centro de datos adicionales para esta reunión
   • Aprobar o denegar la entrada a usuarios de determinadas regiones y países: el anfitrión puede permitir que solo se unan participantes de condados o regiones específicos o bloquear a todos los participantes de condados o regiones específicos.
   • Incluir enlace de invitación en el campo de ubicación: esto incluirá la URL para unirse en el campo de ubicación del evento del calendario.
   • Insertar invitación a reunión de Zoom encima del texto existente: inserte los detalles de la reunión de Zoom en la parte superior de la invitación a la reunión (antes de cualquier texto personalizado introducido en la invitación a la reunión).
   • Seleccionar un idioma para enviar la invitación: esta opción le permite elegir el idioma en el que desea que esté la invitación de Zoom.
   • Anfitriones alternativos: introduzca la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia en su cuenta para permitirle iniciar la reunión en su ausencia.
     Nota: Si el anfitrión de la reunión desea agregar anfitriones alternativos a su reunión, puede habilitar la configuración para Permitir que los anfitriones alternativos añadan o editen votaciones. Esta característica requiere la versión 5.8.0 o superior de Zoom Client. Si no tiene la seguridad de que el rol de anfitrión alternativo sea adecuado para usted, obtenga más información sobre los roles en una reunión.
   • Guardar y no mostrar de nuevo: marque esta opción si desea utilizar esta misma configuración como la predeterminada para otras reuniones en el futuro. La ventana de configuración no aparecerá y deberá abrirla manualmente para editar los ajustes.
3. Haga clic en Continuar.
   La invitación del calendario se generará automáticamente con la información de la reunión de Zoom.

Nota: Puede cancelar la reunión de Zoom o cambiar la configuración de la reunión de Zoom en la invitación de calendario seleccionando los botones correspondientes en el menú.

Cómo programar una conferencia de audio personal (PAC)

Nota: Antes de seguir estos pasos, asegúrese de seleccionar los números de marcación en el Web Portal.

1. Habilite y configure las conferencias de audio personales en el Web Portal.
2. Haga clic en la flecha en la parte inferior de Programar una reunión.
3. Si tiene múltiples cuentas PAC, elija con cuál le gustaría programar la reunión.
   Esto completará automáticamente un evento del calendario con la información de su PAC. Cambie la fecha y la hora, y agregue asistentes según sea necesario
4. Haga clic en Enviar.

Cómo convertir un evento existente en una Zoom Meeting

1. Abra un evento de calendario existente en Outlook.
2. Seleccione Programar una reunión o Conferencia de audio personal para programar el tipo de reunión de su elección.
3. Seleccione la configuración que desee para programar una reunión.
   Consulte la sección Cómo programar una reunión para obtener más detalles.
4. Haga clic en Continuar.
   La invitación ahora se completará automáticamente con los detalles.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Icono de complemento faltante

Si no ve el icono Programar una reunión en la barra de menú, abra las opciones de Outlook.

1. Seleccione Elementos deshabilitados.
2. Seleccione el complemento de Outlook para Zoom.
3. Seleccione Habilitar.
   
4. Seleccione los complementos Com.
5. Marque el cuadro Complemento Zoom para Outlook.

Cómo programar reuniones para otros

Si desea programar una reunión en nombre de otro usuario de Zoom, consulte el artículo sobre privilegios de programación.