Cómo administrar y compartir las grabaciones en la nube

Como propietario o administrador de una cuenta, puede administrar y compartir las grabaciones en la nube. También puede configurar permisos para establecer quién puede ver o editar las grabaciones, y utilizar enlaces o invitaciones para compartirlas. Además, puede supervisar las grabaciones en la nube de sus usuarios a través de las siguientes opciones:

• Búsqueda y visualización de archivos de grabación
• Eliminación de archivos de grabación
• Uso compartido de archivos de grabación

Nota: Si tiene problemas para encontrar o compartir grabaciones en la nube, aprenda a solucionar estos problemas correctamente.

Requisitos para administrar y compartir grabaciones en la nube

• Privilegios de propietario o administrador de cuenta
• Grabación en la nube habilitada.
• Uso compartido de grabación en la nube habilitado
• Autenticación para ver las grabaciones en la nube habilitada

Notas:

• Para acceder a una grabación en la nube en el portal web de Zoom, dicha grabación primero debe estar completamente procesada.
• Para editar o eliminar grabaciones en la nube como usuario, el propietario o administrador de su cuenta debe concederle permiso.
• Los usuarios con privilegios de programación pueden acceder, descargar y compartir las grabaciones en la nube de las reuniones organizadas por el usuario al que representan, pero no pueden eliminarlas.

Cómo acceder a la administración de grabaciones

Cuenta

Si es el propietario o administrador de una cuenta, puede ver todas las grabaciones de su cuenta en Administración de grabaciones y transcripciones. 

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con el privilegio para editar la configuración de la cuenta.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de cuenta y, a continuación, en Administración de grabaciones y transcripciones.
3. Haga clic en la pestaña Grabaciones.
   Verá una lista de grabaciones en la nube en su cuenta.
4. Busque grabaciones por ID de reunión, tema o palabras clave en las transcripciones de audio.
5. (Opcional) Haga clic en Búsqueda avanzada para filtrar el resultado con estos parámetros:
   • Rango de fechas
   • Anfitrión
   • Ubicación de almacenamiento
6. Haga clic en Buscar o pulse Entrar en el teclado.
   Aparecerá una lista de temas coincidentes.

Usuario

Puede ver sus propias grabaciones en la página Grabaciones y transcripciones. 

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en Grabaciones y transcripciones.
3. Haga clic en la pestaña Grabaciones en la nube.
   Verá una lista de sus grabaciones en la nube procesadas.
   Nota: Los usuarios con privilegios de programación también pueden acceder a estas grabaciones.
4. Busque grabaciones por ID de reunión, tema o palabras clave en las transcripciones de audio.
5. (Opcional) Haga clic en Búsqueda avanzada para filtrar el resultado con el rango de fechas o los siguientes parámetros:
   • Todos los estados
   • Compartido
   • A petición
   • Cargado
6. Haga clic en Buscar o pulse Entrar en el teclado.
   Aparecerá una lista de temas coincidentes.

Cómo administrar las grabaciones en la nube desde la página de grabación

Compartir grabaciones en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en la miniatura de la grabación para abrirla.
3. Haga clic en Compartir .
4. Ajuste la configuración de uso compartido.
5. Haga clic en Copiar enlace y código de acceso , luego pegue o envíe el enlace a su correo electrónico o a la plataforma que desee.

Descargar grabaciones en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en la miniatura de la grabación para abrirla.
3. En la página de la grabación, haga clic en Descargar .
   Aparecerá un mensaje de confirmación.
4. Pulse Descargar para confirmar.
   Nota: Dependiendo de su configuración, es posible que reciba solicitudes de confirmación para descargar los archivos, seleccionar una ubicación para guardarlos o proporcionar información adicional. Siga estas indicaciones para completar el proceso de descarga.

Añadir a Zoom Clips

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en la miniatura de la grabación para abrirla.
3. En la página de la grabación, haga clic en Añadir a Zoom Clips .
   Aparecerá una ventana que le permitirá recortar la grabación.
4. (Opcional) Si desea recortar el vídeo antes de añadirlo a Zoom Clips, haga lo siguiente:
   1. Haga clic en la pestaña Recortar vídeo.
   2. Recorte y ajuste la grabación según sus preferencias. Aprenda a recortar las grabaciones en la nube.
5. En el campo Cambiar nombre, mantenga o introduzca un título para el clip.
6. (Opcional) Añada una descripción. 
7. Haga clic en Guardar.

Eliminar grabaciones en la nube

Aprenda a eliminar grabaciones en la nube.

Notas:

• Si un usuario accede a una grabación en la nube con la opción de eliminación automática habilitada, puede deshabilitarla, a menos que su administrador haya bloqueado dicha opción.
• Los usuarios con privilegios de programación pueden acceder, descargar y compartir las grabaciones en la nube de las reuniones organizadas por el usuario del que son delegados, pero no pueden eliminar dichas grabaciones.
• Aprenda a recuperar grabaciones eliminadas o descubra qué ocurre con los archivos de grabación en la nube tras su eliminación.

Configuración para compartir grabaciones en la nube

Puede acceder a las siguientes opciones cuando comparta grabaciones en la nube. Cuando haya terminado de configurar los ajustes de esta sección, utilice el enlace para compartir y comparta su grabación en la nube.

Nota: También puede cambiar la configuración de grabación en el nivel de usuario.

Sección	Opciones
Quién puede ver	Permite compartir la grabación pública o internamente. Los cambios se guardan de forma automática. Nota: Es posible que no vea las opciones que el administrador de su cuenta eliminó u ocultó en el nivel de grupo o de cuenta. Póngase en contacto con el administrador de su cuenta si necesita acceder a una opción que no ve. Todas las personas con el enlace de grabación: cualquier persona con el enlace para compartir puede acceder a la grabación. Es posible que aún necesite un código de acceso para su visualización. Usuarios registrados en mi cuenta: solo los usuarios registrados de la misma cuenta pueden ver la grabación. La autenticación para las grabaciones en la nube debe estar habilitada. Iniciar sesión en Zoom: solo los usuarios que hayan iniciado sesión en su cuenta de Zoom podrán acceder a la grabación. La autenticación para las grabaciones en la nube debe estar habilitada. Dominios: solo los usuarios registrados en Zoom con los dominios especificados por el administrador de la cuenta pueden acceder a la grabación. La autenticación para las grabaciones en la nube debe estar habilitada. Inicie sesión en el Inicio de sesión único (SSO) externo: solo los usuarios que inicien sesión en el SSO externo especificado por el administrador de la cuenta pueden acceder a la grabación. La autenticación para las grabaciones en la nube debe estar habilitada. Solo las personas con las que compartió a continuación: solo los usuarios especificados tanto dentro de la misma cuenta como externos pueden acceder a la grabación. Nadie más puede ver: restringe el acceso solo a usted. Utilícelo para limitar el acceso de todos los demás usuarios.
Compartir con personas concretas	Especifique los usuarios externos o internos que pueden acceder a la grabación. Los usuarios añadidos también recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la grabación. Para añadir un usuario, haga lo siguiente: En el campo Introducir un nombre o una dirección de correo electrónico, introduzca el nombre para mostrar o la dirección de correo electrónico del usuario. Aparecerá un menú desplegable con una lista de resultados coincidentes. Haga clic en el usuario deseado para añadirlo. (Opcional) Repita los pasos 1-2 para añadir más de un usuario. Haga clic en Enviar. La lista de direcciones de correos electrónicos a las que ha compartido la grabación aparecerá debajo del campo de búsqueda. Nota: Para quitar un usuario, junto a su nombre, haga clic en el icono  .
Más opciones de configuración	Haga clic para acceder a estas opciones de configuración adicionales: Establecer fecha de vencimiento: especifica el número de días o una fecha concreta en que caducará el enlace. Los espectadores pueden descargar: permite a los espectadores descargar el vídeo además de verlo en línea. Los espectadores pueden ver la transcripción: permite a los espectadores ver la transcripción de audio, si está disponible. Los espectadores deben registrarse para ver: requiere que los usuarios introduzcan su nombre y dirección de correo electrónico antes de ver o descargar la grabación. El anfitrión puede descargar una lista de inscritos. Código de acceso: requiere una contraseña para ver o descargar. Se proporciona un código de acceso generado previamente, pero también puede crear uno personalizado. Permitir a los invitados acceder a las grabaciones sin el código de acceso: permite a los usuarios invitados ver las grabaciones sin introducir un código de acceso. Esta opción solo aparece si hay un código de acceso habilitado. Cuando haya terminado de configurar todos los ajustes de esta pantalla, haga clic en Guardar para confirmar los cambios.

Cómo ver, cambiar el nombre y comprobar los análisis de las grabaciones en la nube

Ver grabaciones en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones y localice la grabación que desea ver.
2. Haga clic en la miniatura de la grabación.
   Se abrirá una nueva pestaña del navegador que mostrará la grabación para su reproducción.
   Nota: Si la grabación aún se está procesando, deberá esperar a que se haya procesado por completo para poder acceder a ella.
3. En la página de reproducción de la grabación, dispone de las siguientes opciones:
   • Reproducir / Pausar : inicia o detiene la reproducción.
   • Volumen : silenciar, reactivar audio o ajustar el volumen.
   • Velocidad: ajusta la velocidad de reproducción.
   • Recortar : Recortar la grabación.
   • Pantalla completa : Entra en pantalla completa.
4. (Opcional) También puede utilizar estas características para editar y adaptar la grabación a sus necesidades.
   • Contenidos destacados de la grabación
   • Administrar capítulos inteligentes

Cambiar el tema de una grabación en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en el tema de la grabación a la que desea cambiarle el nombre.
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en el icono de lápiz  junto al tema actual de la grabación.
   Aparecerá un campo de texto.
4. En el campo de texto, introduzca su nuevo tema.
5. Haga clic en Guardar para confirmar.

Actualizar el nombre para mostrar de una grabación en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en el tema de la grabación que desea actualizar.
3. A la derecha de la miniatura de la grabación, haga clic en el icono de lápiz  junto al nombre para mostrar actual de la grabación.
   Aparecerá un campo de texto.
4. En el campo de texto, introduzca su nuevo nombre para mostrar.
5. Haga clic en Guardar para confirmar.

Ver el análisis de grabación en la nube

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Haga clic en el tema de la grabación del que desea ver los análisis.
3. En la esquina superior izquierda, en el tema de la grabación, haga clic en Análisis de la grabación.
   Se le dirigirá a la página de Análisis de la grabación.
4. En la esquina superior izquierda, utilice los menús desplegables para ajustar el rango de fechas y, a continuación, haga clic en Buscar.
   Aparecerán las siguientes métricas, que le permitirán ver partes específicas del análisis de la grabación:
   • Resumen: un breve resumen de las vistas y las descargas por fecha.
   • Por vista: el número de veces que alguien vio la página de la grabación, así como el tiempo que vio la grabación.
     • Esta métrica no registra el número de veces que se reprodujo la grabación.
     • Esta métrica no cuenta las vistas de página únicas; por lo tanto, si alguien vuelve a cargar la página, cuenta como otra vista.
   • Por descarga: el número de veces que alguien hizo clic en Descargar en la página de grabación en la nube.
     • Esta métrica cuenta cada clic en Descargar, independientemente de si la descarga se completó o no.
5. (Opcional) Haga clic en Exportar como archivo CSV para guardar los datos de la pestaña actual como un archivo CSV.

Notas:

• Si un usuario de Zoom que ha iniciado sesión ve o descarga la grabación, su nombre de perfil y su dirección de correo electrónico aparecerán en sus respectivas pestañas. Los usuarios que vean la grabación sin proporcionar su dirección de correo electrónico no se mostrarán, y su dirección de correo electrónico se ocultará en la pestaña Por vista.

• Las métricas no se restablecerán si cambia la configuración de uso compartido de la grabación en la nube, por ejemplo, de privada a pública.

Cómo exportar una lista de grabaciones en la nube

Nota: Puede exportar un archivo de valores separados por comas (CSV) con los detalles de la grabación, incluido el correo electrónico del anfitrión, el ID de reunión, el tema de la reunión, la fecha y hora de inicio y el tamaño del archivo.

1. Acceda a la administración de grabaciones.
2. Introduzca los criterios de búsqueda para los que desea descargar un informe.
3. Haga clic en Exportar.

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