Compartir y controlar el acceso a un buzón de correo de voz

Descripción general

Los administradores de Zoom Phone pueden compartir los buzones de correo de voz de los usuarios de teléfono, las colas de llamadas, los contestadores automáticos o los grupos de líneas compartidas, lo que permite a otros usuarios de teléfono acceder a los mensajes de correo de voz.

Tenga estas cosas en cuenta al usar buzones de correo de voz compartidos:

• Los usuarios de teléfono pueden acceder a los buzones de correo de voz compartidos en el Zoom Desktop Client, el Web Portal o el teléfono de escritorio aprovisionado.
• El estado reproducido/no reproducido se sincroniza entre todos los usuarios de teléfono que tienen acceso a los buzones compartidos. Si un usuario reproduce un correo de voz no reproducido, se mostrará como reproducido para otros usuarios de teléfono.
• Los correos de voz eliminados se eliminarán para todos los demás usuarios de teléfono que tengan acceso. Si está compartiendo el buzón de correo de voz de un usuario de teléfono, esto incluye al usuario de teléfono que es propietario del buzón de correo de voz.
• Si ha habilitado las notificaciones por correo electrónico de correo de voz, los usuarios de teléfono con acceso al buzón de voz compartido recibirán notificaciones por correo electrónico para el buzón de voz compartido.
• Para habilitar o deshabilitar el correo de voz para los usuarios de teléfono, consulte la configuración de política de Zoom Phone.
• También puede utilizar la administración de roles para conceder acceso al buzón de correo de voz de una cola de llamadas o de un contestador automático.
• Los administradores también pueden controlar el acceso a los propios correos de voz de un usuario de teléfono.

Los administradores también pueden ver el buzón de correo de voz para un contestador automático, una cola de llamadas o un grupo de líneas compartidas.

Este artículo trata sobre:

• Niveles de acceso
• Compartir el buzón de correo de voz de un usuario de teléfono
• Cambiar el nivel de acceso de un usuario de teléfono a sus correos de voz
• Compartir el buzón de correo de voz de una cola de llamadas
• Compartir el buzón de correo de voz de un contestador automático
• Compartir el buzón de correo de voz de un grupo de líneas compartidas

Requisitos previos

• Cuenta Pro, Business o Education
• Propietario de la cuenta o privilegios de administrador
• Licencia de Zoom Phone
• Para compartir el buzón de correo de voz de un usuario de teléfono, el correo de voz debe estar habilitado en la configuración de políticas

Niveles de acceso

Al conceder acceso a un buzón de correo de voz, también puede seleccionar el nivel de acceso del usuario de teléfono:

• Acceso: los usuarios de teléfono pueden reproducir mensajes de correo de voz.
• Descargar: los usuarios de teléfono pueden descargar mensajes de correo de voz como un archivo MP3.
• Eliminar: los usuarios de teléfono pueden eliminar mensajes de correo de voz. Los correos de voz eliminados se eliminarán para todos los demás usuarios de teléfono que tengan acceso.

Compartir el buzón de correo de voz de un usuario de teléfono

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en el nombre de un usuario de teléfono.
4. Junto a Acceso al correo de voz, haga clic en Establecer o Agregar. 
   Nota: Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.
5. Introduzca el nombre o la extensión de los usuarios para buscar en los usuarios de teléfono.
6. Seleccione un usuario de teléfono y, a continuación, haga clic en Guardar.

Cambiar el nivel de acceso de un usuario de teléfono a sus correos de voz

Puede cambiar si un usuario de teléfono tiene acceso para descargar o eliminar sus propios correos de voz. De forma predeterminada, los usuarios de teléfono pueden descargar o eliminar sus correos de voz.

Nota: Para habilitar o deshabilitar el correo de voz para los usuarios de teléfono, consulte la configuración de políticas de Zoom Phone.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en el nombre del usuario de teléfono.
4. Haga clic en la pestaña de Configuración de usuario.
5. Desplácese hacia abajo hasta la sección Correo de voz.
6. Haga clic en Editar debajo del nombre del usuario actual.
7. Haga clic en las casillas de verificación para especificar si el usuario de teléfono puede descargar o eliminar grabaciones.
   Nota: La opción Acceso está en gris, ya que tiene que usar la configuración de políticas de Zoom Phone para deshabilitar el correo de voz para los usuarios de teléfono.

Compartir el buzón de correo de voz de una cola de llamadas

Nota: Antes de compartir el buzón de correo de voz de una cola de llamadas, debe cambiar la configuración de sobrecarga para enrutar al correo de voz de la cola de llamadas. Esto permite que las personas que llaman dejen directamente los correos de voz para la cola de llamadas.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del Phone System y, a continuación, en Cola de llamadas.
3. Haga clic en un nombre de la cola de llamadas.
4. En la sección Sobrecarga, haga clic en Editar y asegúrese de enrutar al correo de voz de la cola de llamadas:
   
   • Enrutar a: seleccione Correo de voz
   • Saludo de correo de voz: seleccione un saludo actual o haga clic en Personalizar para grabar o cargar un saludo personalizado.
   • Dejar correo de voz para: seleccione la Extensión actual.
5. En la sección Correo de voz, haga clic en Establecer o Agregar para compartir la el buzón de correo de voz con otros usuarios de teléfono. Introduzca un nombre o una extensión para buscar entre los usuarios de teléfono, seleccione un usuario y luego haga clic en Guardar.
   Nota: Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.
6. (Opcional) En la sección Reenviar al correo electrónico, haga clic en Establecer o Agregar para enviar nuevos correos de voz a la dirección de correo electrónico interna o externa. Introduzca una dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Guardar.
   Nota: Esta función debe habilitarse en la configuración de políticas.Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.

Compartir el buzón de correo de voz de un contestador automático

Nota :Antes de compartir el buzón de correo de voz de un contestador automático, debe modificar la configuración del horario comercial o de cierre para enrutar al correo de voz del contestador automático. Esto permite que las personas que llaman dejen directamente los correos de voz para la cola de llamadas.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del Phone System y, a continuación, en Contestadores automáticos.
3. Haga clic en el nombre del contestador automático.
4. Asegúrese para enrutar al correo de voz del contestador automático.
   • Si no tiene un IVR: en las secciones Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a. Seleccione las siguientes opciones:
     
     • Enrutar a: seleccione Correo de voz
     • Saludo de correo de voz: seleccione un saludo actual o haga clic en Personalizar para grabar o cargar un saludo personalizado.
     • Dejar correo de voz para: seleccione la Extensión actual.
   • Si tiene un IVR: en las secciones Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a Respuesta de voz interactiva (IVR). Asegúrese de que al menos una de las opciones del menú IVR esté configurada en Dejar correo de voz a la extensión actual.
5. En la sección Correo de voz, haga clic en Establecer o Agregar para compartir la el buzón de correo de voz con otros usuarios de teléfono. Introduzca un nombre o una extensión para buscar entre los usuarios de teléfono, seleccione un usuario y luego haga clic en Guardar.
   Nota: Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.
6. (Opcional) En la sección Reenviar al correo electrónico, haga clic en Establecer o Agregar para enviar nuevos correos de voz a la dirección de correo electrónico interna o externa. Introduzca una dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Guardar.
   Nota: Esta función debe habilitarse en la configuración de políticas.Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.

Compartir el buzón de correo de voz de un grupo de líneas compartidas

Nota: Antes de compartir un buzón de correo de voz, debe cambiar la configuración del horario comercial o el horario de cierre para enrutar al correo de voz del grupo de líneas compartidas. Esto permite que las personas que llaman dejen directamente los correos de voz para el grupo de líneas compartidas.

1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Líneas compartidas.
3. Haga clic en la pestaña Grupos de líneas compartidas.
4. En la sección Horario comercial u Horario de cierre, haga clic en Editar junto a Enrutar a. Seleccione las siguientes opciones para enrutar al correo de voz del grupo de líneas compartidas.
   
   • Enrutar a: seleccione Correo de voz
   • Saludo de correo de voz: seleccione un saludo actual o haga clic en Personalizar para grabar o cargar un saludo personalizado.
   • Dejar correo de voz para: seleccione la Extensión actual.
5. En la sección Correo de voz, haga clic en Establecer o Agregar para compartir la el buzón de correo de voz con otros usuarios de teléfono. Introduzca un nombre o una extensión para buscar entre los usuarios de teléfono, seleccione un usuario y luego haga clic en Guardar.
   Nota: Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.
6. (Opcional) En la sección Reenviar al correo electrónico, haga clic en Establecer o Agregar para enviar nuevos correos de voz a la dirección de correo electrónico interna o externa. Introduzca una dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Guardar.
   Nota: Esta función debe habilitarse en la configuración de políticas.Haga clic en la cruz (×) para revocar el acceso.