Acceso a grabaciones de llamadas y su uso compartido

Los propietarios y los administradores de cuentas pueden acceder a todas las grabaciones de llamadas de los usuarios de teléfono o a las colas de llamadas. También puede compartir grabaciones de llamadas con un usuario de teléfono y controlar si los usuarios de teléfono pueden acceder a sus grabaciones de llamadas.

También puede utilizar la Administración de roles de Zoom Phone para permitir que los usuarios accedan a grabaciones de llamadas de usuarios, colas de llamadas o sitios específicos.

Este artículo trata sobre:

• Cómo acceder a las grabaciones de llamadas
  • Reproducir, descargar o eliminar grabaciones de llamadas
• Cómo identificar las grabaciones de llamadas
• Cómo compartir las grabaciones de llamadas
  
  • Usuario de teléfono
  • Cola de llamadas
• Cómo cambiar el nivel de acceso de un usuario de teléfono a las grabaciones de llamadas

Requisitos previos para acceder a grabaciones locales y compartirlas

• Cuenta Pro, Business o Educación
• Propietario de cuenta o privilegios de administrador
• Licencia de Zoom Phone
• Configuración de políticas para grabaciones instantáneas o automáticas habilitadas

Cómo acceder a las grabaciones de llamadas

Nota: Si se eliminó un usuario, una cola de llamadas o un área común, aún puede acceder a sus grabaciones y ver cuándo se eliminó ese usuario/llamada/cola/área común.

1. Inicie sesión en Zoom web portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración de Phone System y, a continuación, en Registros.
3. Haga clic en la pestaña Grabaciones.
4. Utilice el cuadro de búsqueda y los menús desplegables en la parte superior para filtrar las grabaciones de llamadas.
   Nota: Las grabaciones de un usuario, cola de llamadas o área común eliminados seguirán estando disponibles y se podrán identificar con una etiqueta con la fecha de eliminación.

Reproducir, descargar o eliminar grabaciones en la nube

Haga clic en las siguientes opciones para administrar las grabaciones de llamadas:

• Icono de reproducción : reproduzca una grabación y vea transcripciones (si la opción está activada en la configuración de políticas).
• Icono de puntos suspensivos (...)
  • Descargar: guardar la grabación como un archivo MP3.
  • Eliminar: eliminar la grabación de llamadas seleccionada. Para eliminar varias entradas de una sola vez, haga clic en la casilla de verificación junto al nombre o número de contacto y haga clic en Eliminar.

Cómo identificar las grabaciones de llamadas

• Columna Desde/Hasta: muestra el nombre y el número de ID de llamada de la llamada de origen (De) y el destino (Para).
  • La entrada mostrará Anónimo para las llamadas que no tienen un ID de llamada (la persona que llama ocultó su nombre y número de ID de llamada).
  • Si una parte es un usuario de teléfono interno, mostrará su nombre de perfil y extensión de teléfono.
  • Para las llamadas de la cola de llamadas, esta columna también muestra el usuario de teléfono que realizó la llamada saliente desde la cola de llamadas o respondió a una llamada entrante a la cola.
• Columna Propietario/Tipo de propietario: indica si la grabación de llamadas es propiedad del Usuario o de la Cola de llamadas. Las colas de llamadas pueden contener grabaciones de llamadas instantáneas o automáticas.
  • Muestra el Usuario si un miembro de la cola de llamadas inició una grabación de llamadas instantánea con los controles durante la llamada. La grabación pertenece al miembro/usuario de teléfono.
  • Muestra la Cola de llamadas si fue una grabación de llamadas automática. La grabación pertenece a la cola de llamadas asociada.
• Columna Tipo de grabación: indica si la grabación de llamadas fue automática o instantánea (el usuario de teléfono comenzó a grabar manualmente utilizando controles durante la llamada).

Cómo reproducir, descargar o eliminar grabaciones de llamadas

Haga clic en las siguientes opciones para administrar las grabaciones de llamadas:

• Icono de reproducción : reproduzca una grabación y vea transcripciones (si la opción está activada en la configuración de políticas).
• Icono de puntos suspensivos (...)
  • Descargar: guardar la grabación como un archivo MP3.
  • Eliminar: eliminar la grabación de llamadas seleccionada. Para eliminar varias entradas de una sola vez, haga clic en la casilla de verificación junto al nombre o número de contacto y haga clic en Eliminar.

Cómo compartir las grabaciones de llamadas

Nota: Puede utilizar la administración de roles de Zoom Phone para permitir que otros usuarios de teléfono concedan acceso a las grabaciones de llamadas.

Usuario de teléfono

Puede compartir todas las grabaciones de llamadas que pertenecen a un usuario de teléfono y controlar si ese usuario de teléfono puede descargar o eliminar grabaciones.

Nota: Los usuarios de teléfono solo pueden acceder a grabaciones de llamadas compartidas utilizando el Zoom Web Portal.

1. Inicie sesión en Zoom web portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en el nombre del usuario de teléfono.
4. Haga clic en la pestaña Política.
5. Desplácese hacia abajo hasta la configuración Grabación de llamadas automática o Grabación de llamadas instantánea.
6. Haga clic en Administrar la lista de miembros.
7. En la pestaña Usuario, haga clic en Agregar usuario o Cambiar a entrada masiva y, luego, especifique lo siguiente para permitir:
   • Acceso: de forma predeterminada, los miembros pueden acceder a las grabaciones del usuario.
   • Descargar: los miembros pueden descargar las grabaciones del usuario.
   • Eliminar: los miembros pueden eliminar las grabaciones del usuario.
     Nota: Si se permite a un usuario de teléfono eliminar una grabación, las grabaciones eliminadas se eliminan para todos los usuarios de teléfono, incluido el propietario de la grabación.
8. Haga clic en Guardar.
9. (Opcional) Haga clic en la pestaña Administrador para mostrar los administradores que tienen acceso.

Cola de llamadas

Puede compartir todas las grabaciones de llamadas que pertenecen a una cola de llamadas y controlar si ese usuario de teléfono puede descargar o eliminar grabaciones.

Las grabaciones de la cola de llamadas solo contienen grabaciones automáticas. No contienen grabaciones de llamadas iniciadas por un miembro de la cola de llamadas. De manera predeterminada, los propietarios y administradores de cuentas pueden acceder a las grabaciones automáticas asociadas a la cola de llamadas. Puede habilitar la grabación automática de llamadas para las colas de llamadas en la configuración de política.

Nota: Los usuarios de teléfono solo pueden acceder a grabaciones de llamadas compartidas utilizando el Zoom Web Portal.

1. Inicie sesión en Zoom web portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del Phone System y, a continuación, en Cola de llamadas.
3. Haga clic en el nombre de la cola de llamadas.
4. Haga clic en la pestaña Política.
5. Desplácese hacia abajo hasta la configuración Grabación de llamadas automática.
6. Haga clic en Administrar la lista de miembros.
7. En la pestaña Usuario, haga clic en Agregar usuario o Cambiar a entrada masiva y, luego, especifique lo siguiente:
   
   • Acceso: de forma predeterminada, los miembros pueden acceder a las grabaciones del usuario.
   • Descargar: los miembros pueden descargar las grabaciones del usuario.
   • Eliminar: los miembros pueden eliminar las grabaciones del usuario.
     Nota: Si se permite a un usuario de teléfono eliminar una grabación, las grabaciones eliminadas se eliminan para todos los usuarios de teléfono, incluido el propietario de la grabación.
8. Haga clic en Guardar.
9. (Opcional) Haga clic en la pestaña Administrador para mostrar los administradores que tienen acceso.

Cómo cambiar el nivel de acceso de un usuario de teléfono a las grabaciones de llamadas

Puede cambiar si un usuario de teléfono tiene acceso para reproducir, descargar o eliminar grabaciones de llamadas. De forma predeterminada, los usuarios de teléfono pueden reproducir, descargar o eliminar sus propias grabaciones instantáneas (las grabaciones comenzaron a usar controles durante la llamada).

Solo puede cambiar esta configuración para grabaciones instantáneas o automáticas en el nivel de usuario de teléfono. No puede cambiar esta configuración en el nivel de sitio ni de cuenta.

Nota: Para activar o desactivar la grabación instantánea o automática para los usuarios de teléfono, consulte la configuración de políticas de Zoom Phone.

1. Inicie sesión en Zoom web portal.
2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Usuarios y salas.
3. Haga clic en el nombre del usuario de teléfono.
4. Haga clic en la pestaña Política.
5. Desplácese hacia abajo hasta la configuración Grabación de llamadas automática o Grabación de llamadas instantánea.
6. Haga clic en Administrar la lista de miembros.
7. En el extremo derecho del nombre del usuario que desee modificar, haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) y, luego, en una de estas opciones:
   
   • Eliminar: elimine todo el acceso para el usuario de teléfono seleccionado.
   • Editar permiso: cambie los permisos existentes. Haga clic en las casillas de verificación para especificar si el usuario de teléfono puede descargar o eliminar grabaciones. El permiso para acceder a las grabaciones de llamadas se concede de forma predeterminada.
     Nota: Si se permite a un usuario de teléfono eliminar una grabación, las grabaciones eliminadas se eliminan para todos los usuarios de teléfono, incluido el propietario de la grabación.
8. Haga clic en Guardar.