Configuración de SMS

Zoom Phone SMS permite a los usuarios de teléfonos enviar y recibir mensajes de texto (SMS) utilizando la aplicación de escritorio o móvil de Zoom. También obtendrá seguridad y controles granulares en torno a la mensajería de la empresa, así como informes holísticos de uso y cargos. Siga este artículo para configurar los SMS para los usuarios telefónicos de su cuenta.

Más información sobre la activación de los SMS internacionales y las limitaciones de los SMS. También puede configurar los SMS de equipo para una cola de llamadas o una recepcionista automática.

Notas:

Requisitos para configurar SMS

Nota: Para utilizar SMS, se requieren requisitos previos adicionales para los usuarios del teléfono.

Índice

Cómo activar o desactivar SMS/MMS

Nota: Debe habilitar el SMS a nivel de cuenta antes de habilitarlo a nivel de sitio o extensión.

Cuenta

Para activar o desactivar SMS/MMS para todos los usuarios de la cuenta:

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar la configuración de la cuenta.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión de cuentas y, a continuación, en Configuración de la cuenta.
  3. Haga clic en la pestaña Zoom Teléfono.
  4. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  5. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
  6. (Opcional) Para evitar que todos los usuarios de su cuenta cambien esta configuración, haga clic en el icono de candado y, a continuación, haga clic en Bloquear para confirmar la configuración.

Grupo

Para activar o desactivar SMS/MMS para un grupo de usuarios:

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar grupos.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión de usuarios y después en Grupos.
  3. Haga clic en el nombre del grupo correspondiente de la lista.
  4. Haga clic en la pestaña Zoom Teléfono.
  5. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  6. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
    Nota: Si la opción aparece en gris, significa que se ha bloqueado a nivel de cuenta y debe modificarse a ese nivel.
  7. (Opcional) Para evitar que todos los usuarios del grupo cambien esta configuración, haga clic en el icono de candado y, a continuación, haga clic en Bloquear para confirmar la configuración.

Página web

Para activar o desactivar SMS/MMS para determinados sitios:

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar la configuración de la cuenta.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión del sistema telefónico y, a continuación, en Información de la empresa.
  3. Seleccione un sitio de la lista.
  4. Haga clic en la pestaña Política.
  5. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  6. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
  7. (Opcional) Para impedir que todos los usuarios de su sitio cambien esta configuración, haga clic en el icono de candado y, a continuación, haga clic en Bloquear para confirmar la configuración.

Auto recepcionistas

Para activar o desactivar los SMS/MMS para las recepcionistas automáticas seleccionadas:

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar la configuración de la cuenta.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión del sistema telefónico y, a continuación, en Información de la empresa.
  3. Seleccione un sitio de la lista.
  4. Haga clic en la pestaña Política.
  5. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  6. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
  7. (Opcional) Haga clic en Permitir lista para añadir usuarios a una lista a los que se les permitirá enviar mensajes utilizando el número de la recepcionista automática.

Colas de llamadas

Para activar o desactivar SMS/MMS para colas de llamadas seleccionadas:

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar la configuración de la cuenta.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión del sistema telefónico y, a continuación, en Información de la empresa.
  3. Seleccione un sitio de la lista.
  4. Haga clic en la pestaña Política.
  5. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  6. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
  7. (Opcional) Haga clic en Lista de exentos para añadir usuarios a una lista a los que se les permitirá enviar mensajes utilizando el número de la cola de llamadas.

Usuario del teléfono

Activar o desactivar SMS/MMS para un usuario de teléfono. Después de habilitar los SMS a nivel de cuenta, puede acceder a la configuración de políticas para habilitar los SMS a nivel de usuario de teléfono.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador con privilegios para editar la configuración de la cuenta.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Gestión del sistema telefónico y, a continuación, en Usuarios & Salas.
  3. Haga clic en la pestaña Usuarios.
  4. Seleccione un usuario de teléfono de la lista.
  5. Haga clic en la pestaña Política.
  6. En General, pulse el conmutador SMS/MMS para activarlo o desactivarlo.
  7. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Activar o Desactivar para verificar el cambio.
    Nota: Si la opción está en gris, se ha bloqueado a nivel de sitio o de cuenta. Debe ponerse en contacto con su administrador de Zoom.

Habilitar SMS para una plantilla de usuario de teléfono

También puede activar las plantillas de SMS para usuarios telefónicos, que pueden aplicarse a varios usuarios a la vez.

Cómo gestionar el límite de caracteres por SMS

  1. Asegúrese de que el SMS está activado en el nivel que desea gestionar.
  2. En Límite de caracteres por SMS, fije el máximo de caracteres permitidos en un mensaje SMS introduciendo un valor entre 160 y 1600.
  3. Pulse Guardar.
    Cuando se aplique un límite de caracteres, el contador de caracteres se actualizará en consecuencia tanto en la aplicación de escritorio como en la aplicación móvil de Zoom.

Cómo activar o desactivar ajustes adicionales en los mensajes SMS

Activar o desactivar los SMS internacionales

  1. Asegúrese de que el SMS está activado en el nivel que desea gestionar.
  2. En SMS, seleccione la casilla Permitir SMS internacionales para activarla. Desmarque la casilla Permitir SMS internacionales para desactivarla.
  3. Cuando esté activado, haga clic en Gestionar país/región.
  4. En el cuadro de diálogo, seleccione los países/regiones a los que los usuarios de teléfono pueden enviar mensajes SMS y, a continuación, haga clic en Guardar.

Activar o desactivar los emojis

Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar el uso de emojis en los mensajes SMS enviados a través de Zoom Phone. Tienen la opción de activar o desactivar todos los emojis por completo, o seleccionar un conjunto específico de emojis que los usuarios puedan utilizar.

Notas:

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, active o desactive las funciones que desee:
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar los archivos adjuntos

Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar el uso de archivos adjuntos en los mensajes SMS enviados a través de Zoom Phone. Además, los administradores pueden optar por activar o desactivar los archivos adjuntos en los mensajes SMS. Esta función permite a los usuarios, colas de llamadas y recepcionistas automáticas enviar y recibir mensajes.

Notas:

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, active o desactive las funciones que desee:
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la mensajería SMS de grupo

Este ajuste sólo está disponible con la versión 6.6.0 o posterior de la aplicación Zoom.

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Permitir mensajería SMS de grupo para activarla. Desmarque la casilla Permitir mensajería SMS de grupo para desactivarla.
    Cuando está activada, esta función permite a los usuarios enviar SMS en grupo a varios destinatarios. Cuando esta función está desactivada, los destinatarios de los mensajes de grupo no pueden responder al grupo.
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la redacción de datos personales y sensibles

Los propietarios y administradores de cuentas pueden ampliar las funciones de redacción de información personal a los mensajes SMS salientes seleccionando la opción Redactar datos personales y sensibles. La función aplica las mismas reglas de política de grupo PII utilizadas para los mensajes entrantes a las comunicaciones salientes a través de la aplicación de escritorio Zoom Workplace y las plataformas móviles. Los usuarios que envíen mensajes con información confidencial verán su contenido redactado automáticamente antes de la transmisión, y la vista redactada se mantendrá de forma coherente tanto en la bandeja de entrada del remitente como en los registros del sistema.

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Redactar datos personales y sensibles para activarla. Desmarque la casilla Redactar datos personales y sensibles para desactivarla.
  3. Cuando la casilla Redactar datos personales y sensibles esté seleccionada, haga clic en Editar para seleccionar un grupo de datos personales y sensibles que se aplicará a las grabaciones y, a continuación, haga clic en Guardar.
  4. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la respuesta programada por SMS

Los usuarios con SMS pueden programar la hora a la que se enviará una respuesta.

Notas:

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Permitir respuestas programadas por SMS para activarla. Desmarque la casilla Permitir respuestas programadas por SMS para desactivarla.
    Una vez activado, los usuarios de SMS podrán enviar mensajes a una hora programada.
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la copia de mensajes

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Permitir la copia de mensajes para activarla. Desmarque la casilla Permitir la copia de mensajes para desactivarla.
    Cuando está activada, esta función permite a los usuarios copiar y compartir mensajes.
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la función de pegado

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Permitir "pegar" para activarla. Desmarque la casilla Permitir "pegar" para desactivarla.
    Cuando está activada, esta función permite a los usuarios utilizar la función "paste" para pegar contenidos (por ejemplo, texto o imágenes) en las conversaciones SMS/MMS.
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar hipervínculos para SMS

Los propietarios de cuentas y los administradores pueden desactivar los hipervínculos en los mensajes SMS de toda su organización. Cuando está activada, esta función de seguridad elimina los enlaces en los que se puede hacer clic de todos los mensajes SMS y muestra una notificación a los usuarios indicando que los hipervínculos han sido desactivados por su administrador. El ajuste está disponible a nivel de cuenta y está desactivado por defecto. Este ajuste sólo está disponible con la aplicación Zoom versión 6.6.0 o posterior.

Además, los propietarios y administradores de cuentas pueden configurar la protección de toda la cuenta contra los ataques de phishing en SMS a través de las funciones automatizadas de detección de enlaces. Cuando se detectan enlaces maliciosos, se eliminan automáticamente de los mensajes y se sustituyen por notificaciones de seguridad. Esta mejora de la seguridad preparada para la empresa protege a las organizaciones de las ciberamenazas basadas en SMS, al tiempo que mantiene la productividad y la eficacia de los usuarios. Este ajuste sólo está disponible con la versión 6.7.0 o posterior de la aplicación Zoom.

  1. Habilite la función SMS a nivel de cuenta.
  2. En la función SMS, gestione los siguientes ajustes:
  3. Pulse Guardar.

Activar o desactivar la detección de virus en los archivos adjuntos entrantes

Los propietarios y administradores de cuentas pueden activar o desactivar el escaneado de virus para los mensajes MMS entrantes con el fin de proteger a los usuarios de archivos infectados. Cuando está activado, el sistema analiza automáticamente los archivos adjuntos en los mensajes MMS en busca de virus. Si contiene un virus, los usuarios verán una advertencia y no podrán acceder al archivo.

Notas:

  1. Habilite la función SMS a nivel de cuenta.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla de verificación Detección de virus en archivos adjuntos entrantes para activarla. Desmarque la casilla de verificación Detección de virus en archivos adjuntos entrantes para desactivarla.
    Cuando esté activado, se analizarán los mensajes con archivos adjuntos entrantes y se eliminarán los archivos infectados.

Activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico para los mensajes que permanezcan sin leer durante 10 minutos

Las notificaciones de SMS incluyen el contenido del mensaje y correos electrónicos resumidos con todo el contenido de los SMS después de un número determinado de horas, con enlaces profundos a la pestaña SMS de la aplicación Zoom Workplace. Los usuarios también reciben notificaciones individuales por correo electrónico para cada SMS no leído después de un número de minutos configurado, con enlaces profundos a la conversación de SMS específica. Además, los administradores pueden aplicar políticas para redactar datos personales y sensibles y desactivar los hipervínculos en los correos electrónicos reenviados.

  1. Asegúrese de que la función SMS está activada en el nivel que desea gestionar.
  2. En la función SMS, seleccione la casilla Permitir notificaciones por correo electrónico de los mensajes que permanezcan sin leer durante 10 minutos para activarla. Desmarque la casilla Permitir notificaciones por correo electrónico para los mensajes que permanezcan sin leer durante 10 minutos para desactivarla.
    Cuando está activada, esta función permite a los usuarios recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien les envía un mensaje SMS a través de Zoom Phone.
  3. Pulse Guardar.

Gestione listas de correo electrónico para colas de llamadas y recepcionistas automáticas

Tras activar la casilla Permitir notificaciones por correo electrónico para mensajes que permanezcan sin leer durante 10 minutos para una cola de llamadas o una recepcionista automática, especifique los correos electrónicos que pueden recibir mensajes SMS reenviados:

  1. Haga clic en Gestionar lista de correo electrónico.
    Aparecerá una ventana emergente.
  2. En la ventana, especifique los correos electrónicos que pueden recibir mensajes SMS reenviados.
    Nota: Puede añadir hasta 3 direcciones de correo electrónico diferentes, separadas por comas.
  3. (Opcional) Junto a la dirección de correo electrónico que desea gestionar, pulse el botón para eliminar la dirección de correo electrónico de la lista.
  4. Pulse Guardar.
  5. Seleccione la casilla de verificación Reconozco que el reenvío de mensajes SMS a este correo electrónico cumple con la política de la empresa y, a continuación, haga clic en Confirmar.
    Los correos electrónicos se añadirán a la lista de reenvío. Los mensajes SMS no leídos durante 10 minutos se reenviarán a estos correos electrónicos.