Creación y uso del chat de reunión continuo

Esta característica permite que los participantes se comuniquen durante una reunión, antes y después mediante la creación de un chat grupal exclusivo en Zoom Team Chat para los participantes de la reunión. Cuando se habilita, los chats de la reunión se mostrarán en ese chat grupal tal y como se envían en la reunión, lo que permite que las conversaciones de la reunión continúen después de que esta finalice. Programe una reunión recurrente y disponga de un chat grupal que siga al grupo durante todo el proyecto, dentro y fuera de las reuniones.

Requisitos para crear y utilizar el chat de reunión continuo

• Zoom Desktop App
  • Windows: 5.14.0 o posterior
  • macOS: 5.14.0 o posterior
  • Linux: 5.14.0 o posterior
• Aplicación móvil de Zoom
  • Android: 5.14.0 o posterior
  • iOS: 5.14.0 o posterior
• Zoom Rooms 5.14.0 o posterior
• Team Chat y chat de reunión habilitados
• Chats de reuniones continuos habilitados
• Una reunión programada con los asistentes y el chat de reunión continuo habilitado

Notas:

• La configuración se habilitará de forma predeterminada para la mayoría de los clientes. Se habilitará a los clientes empresariales a través de los controles de lanzamiento de características empresariales.
• La aplicación móvil de Zoom aún no permite programar reuniones recurrentes.
• Si utiliza un calendario externo, como Google Calendar o Outlook, se recomienda que el anfitrión tenga su calendario integrado con Zoom.

Limitaciones para el chat de reunión continuo

• El chat de reunión continuo no admite el uso con su sala de reuniones personal.
  El ID de reunión debe generarse automáticamente.
• Las reuniones creadas antes de que se habilitara el chat de reunión continuo para su cuenta no se admiten automáticamente. Se debe editar o reprogramar la reunión para admitir el chat de reunión continuo. Debe editar la reunión para añadir el chat de reunión continuo. Para ello, edite la reunión y marque o active la opción de chat de reunión continuo. También puede utilizar programadores o integraciones de Zoom a través de las extensiones de Firefox o Google Chrome, el add-on de Google Workplace o el complemento de Outlook.
• No se admiten reuniones ad hoc o instantáneas. Las reuniones deben programarse.
• Los eventos del calendario fuera de línea o en persona no crearán un chat grupal exclusivo, ya que no hay ninguna reunión de Zoom asociada.
• Los chats que tengan lugar en las salas para grupos pequeños no se sincronizarán con el chat grupal de la reunión.
• Las listas de grupos o listas de distribución solo se admiten a través del conector de grupos de Google Workspace. Si se utilizan listas de grupo o listas de distribución para introducir rápidamente numerosos participantes en la invitación, los miembros individuales de la lista recibirán invitaciones a reuniones y todos los contactos internos se agregarán automáticamente al chat grupal. Los contactos individuales del grupo o de la lista de distribución se deben agregar de forma manual al chat grupal antes o después de la reunión.
• En este momento, no se admite la interoperabilidad con servicios de terceros a través de Mio.
• El chat de reunión continuo no es compatible cuando el cifrado de chat avanzado está habilitado o la reunión está programada con cifrado de extremo a extremo (E2EE).

Cómo programar una reunión con el chat de reunión continuo

Con el chat de reunión continuo habilitado en la configuración web, la opción Habilitar chats grupales exclusivos para conversaciones de reunión se habilita de forma predeterminada al programar una reunión.

1. Comience a programar una reunión.
2. En la sección Asistentes sección (Invitados del portal web), busque contactos por nombre o dirección de correo electrónico.
3. Haga clic para añadir a cada contacto como asistente.
4. (Opcional) Haga clic en la X situada junto al nombre de cada contacto para quitarlo de la lista.
5. Asegúrese de que la opción Habilitar chat de reunión continuo esté activada. 
   Cuando se guarde la reunión, todos los asistentes tendrán la reunión añadida a su lista de próximas reuniones.

Notas:

• Las reuniones programadas a través de una web, un escritorio, un dispositivo móvil, Outlook, Google o extensiones para navegadores son compatibles con el chat de reunión continuo. Los complementos o las extensiones del calendario utilizan los asistentes al evento en lugar de los contactos de Zoom.
• En las reuniones recurrentes, se creará un chat grupal para toda la serie de reuniones.
• Si no invita a nadie, la reunión se seguirá programando. Sin embargo, no habrá ningún asistente existente en el chat grupal.
• Al invitar a un contacto, se creará un chat grupal exclusivo asociado con la reunión. No se utilizará su chat individual con ese contacto.
• Los invitados externos no se agregan automáticamente al chat de la reunión, pero pueden participar y ver el historial desde el momento en que se unen. No verán los chats anteriores o posteriores a la reunión. Los anfitriones pueden agregarlos si está permitido.
• Los participantes internos invitados a través de la característica «Invitar» o de un enlace compartido no se añaden automáticamente al chat grupal ni a su historial. No obstante, el anfitrión o cualquier miembro del grupo puede añadirlos.
• Al agregar usuarios al chat grupal de la reunión, no se agregan automáticamente a la invitación a la reunión. Los anfitriones deberán editar sus invitaciones y añadir cualquier participante adicional utilizando su herramienta de programación preferida.
• Al utilizar el privilegio de programación para cambiar el propietario de una reunión programada con el chat de reunión continuo habilitado, también se cambiará el propietario del chat grupal exclusivo.
• Después de la reunión, los anfitriones pueden agregar asistentes internos que no estaban en el chat grupal debido a invitaciones tardías o incorporaciones a la lista de grupos. Pueden aprobar a todas las personas o seleccionarlas para unirse.

Cómo utilizar el chat de reunión continuo

Acceda al chat grupal antes de la reunión

Se creará automáticamente un chat grupal cuando comience la reunión, pero también puede acceder a él y enviar mensajes a los asistentes antes de que comience la primera reunión. Esto se puede utilizar como un área de preparación temprana para el proyecto en el que puede estar colaborando, compartiendo agendas de reuniones o enlaces al grupo.

1. Inicie sesión en Zoom Desktop App.
2. En la parte superior de la aplicación, haga clic en la pestaña Reuniones o en la pestaña Calendario .
   Nota: Si ha configurado el calendario y la integración de contactos para conectar su calendario, tendrá la pestaña Calendario. Si no ha conectado su calendario, tendrá la pestaña Reuniones.
3. Haga clic en la reunión de Zoom que desee abrir para acceder al chat grupal.
4. En Invitados, haga clic en el botón del icono  Chat.
   El chat grupal de esta reunión se abrirá en la pestaña Team Chat . Además, se puede acceder a este mediante la barra de búsqueda.
5. Envíe y responda mensajes.

   Estos mensajes estarán disponibles durante las reuniones, antes y después.

Envíe mensajes de chat durante la reunión

Cuando se inicie la reunión programada, todos los mensajes anteriores del chat grupal estarán disponibles. Si aún no se ha accedido al chat grupal, ahora está disponible y visible para todos los asistentes originales en Team Chat y se actualiza de inmediato con todos los mensajes que se envían en la reunión.

Mientras la reunión está en curso, los usuarios que se han incluido en el chat grupal de la reunión pueden enviar mensajes al chat de la reunión. Esto les permite notificar a los participantes activos de la reunión si llegan tarde, no pueden unirse o proporcionar una respuesta rápida. Estos mensajes pueden ser vistos por todos los presentes en la reunión, incluidos los usuarios externos.

Envíe, responda mensajes y reaccione a ellos durante la reunión.
Nota: Es posible que algunas opciones durante la reunión en directo no estén disponibles debido a la configuración de chat del anfitrión.

Todos los mensajes que se envíen al chat grupal de la reunión también estarán disponibles de inmediato en el chat grupal exclusivo. Los mensajes enviados directamente a otro participante de la reunión (mensajes privados) no se incluirán en el chat grupal exclusivo. Solo los podrán ver (y guardar de forma local) quienes estén al tanto de los mensajes privados. Asimismo, no se podrán recuperar cuando finalice la reunión (a menos que se guarden de forma local).

Durante la reunión, los anfitriones pueden optar por deshabilitar o restringir el chat de la reunión a solo los anfitriones y los coanfitriones. En estos casos, el cuadro de redacción en el chat grupal de reunión se deshabilitará temporalmente. Permanecerá inactivo hasta que el anfitrión restablezca la funcionalidad completa del chat de la reunión o hasta que finalice la reunión.

Participantes invitados

Todos los participantes añadidos durante la reunión en vivo, ya sea compartiendo el enlace o invitados directamente, o los participantes externos, aunque formaran parte de la invitación original, serán tratados como participantes invitados.

Los participantes invitados podrán enviar mensajes y ver otros mensajes enviados durante la reunión desde el momento en que se unan, pero no podrán cargar mensajes anteriores a la entrada, incluidos los enviados en el chat grupal antes de que comenzara la reunión. Sus mensajes se incluirán en el chat grupal, pero no podrán acceder a este chat hasta que un miembro los agregue.

Los participantes invitados a quienes se invitó y que se unieron durante la sesión en vivo no se agregarán automáticamente al evento del calendario y se los debe invitar de forma manual. Editar la reunión e invitar a participantes adicionales varía según el método de programación.

Los dispositivos de Zoom Room también se consideran invitados para los chats de las reuniones. Dado que son un dispositivo compartido, pueden participar en el chat de la reunión durante la reunión, pero no pueden chatear antes o después de la reunión.

Nota: Si bien los anfitriones pueden limitar ciertas características del chat, como permitir que los participantes eliminen sus propios mensajes durante la reunión o reaccionen con emojis, estas restricciones no se aplican al chat grupal de la reunión.

Cómo utilizar el chat grupal después de la reunión

Busque y acceda al chat grupal

Cuando finalice la reunión, el chat de la reunión estará disponible para todos los miembros internos originalmente invitados a continuar la conversación de la reunión. 

El chat de la reunión aparecerá en la barra lateral izquierda de la pestaña Team Chat, como un chat grupal con el mismo nombre que el tema de la reunión. Estos chats grupales se indican mediante el icono de calendario . Las reuniones recurrentes se indicarán mediante un icono de calendario recurrente.

Si la configuración de su cliente tiene seleccionada la opción Organizar por secciones en Team Chat en clientes anteriores a la versión 5.15.X, aparecerá como Chats y canales separados. Estos chats de reunión aparecerán en una nueva sección de Chats de reunión. Si no se selecciona Organizar por sección, sus chats de reunión aparecerán en orden de antigüedad al igual que el resto de sus chats. El chat grupal se puede buscar por el nombre de la reunión o se puede acceder a él a través de la pestaña Reuniones.

Todos los mensajes públicos, las reacciones y las respuestas en cadena que se envíen antes de la reunión, así como todos los mensajes públicos que se envíen durante la reunión, estarán disponibles en el chat grupal.

Añada participantes al chat grupal de la reunión

Las reuniones grandes o las reuniones configuradas a través de grupos o listas de distribución pueden pasar por alto a algunos participantes y etiquetarlos como Invitados durante la reunión, lo que les impide ver el chat grupal fuera de la reunión, aunque puedan ser necesarios en el chat grupal de la reunión. Una lista de participantes etiquetados como invitados se mostrará al anfitrión en una tarjeta después de la reunión, lo que permitirá al anfitrión elegir agregarlos al chat grupal. El anfitrión puede aprobar a todos o seleccionar o anular la selección de participantes individuales que desee agregar al chat grupal de la reunión.

Cómo administrar el chat grupal de la reunión

Agregue miembros al chat grupal

Los participantes invitados de la reunión en vivo (no invitados originalmente o participantes externos) deben añadirse de forma manual al chat grupal exclusivo.

1. Inicie sesión en Zoom Desktop App.
2. Haga clic en la pestaña Team Chat .
3. En el menú de navegación, en Mensajes, haga clic en el chat grupal exclusivo a su reunión.
4. En la esquina superior derecha, haga clic en Más .
5. Haga clic en Añadir miembros.
   Aparecerá una ventana para buscar y añadir miembros.
6. Utilice el cuadro de búsqueda para buscar usuarios, seleccione uno o más usuarios a los que desee invitar.
   Cualquier participante externo en la reunión debe ser un contacto antes de que se pueda agregar al chat grupal. Obtenga más información sobre cómo añadir contactos externos.
   Nota: La configuración del administrador puede impedir que los participantes externos se añadan como contacto. Esto impide que un miembro del chat grupal añada a un participante externo en particular.
7. Haga clic en Agregar para confirmar las incorporaciones.
   Estos participantes ahora tendrán acceso al chat grupal y a los mensajes hasta el momento.

Obtenga más información sobre cómo agregar y quitar miembros en este chat grupal.

Cambie la configuración del grupo de reunión

El anfitrión de la reunión, que también es el propietario del chat grupal de la reunión, puede ajustar los permisos del chat grupal, restringir la visibilidad de los mensajes y archivos enviados antes de que se agregue un nuevo usuario o restringir la capacidad para que los usuarios externos (usuarios que no están en su cuenta) se puedan agregar al chat grupal. 

Restrinja el historial de mensajes y archivos 

1. Inicie sesión en Zoom Desktop App.
2. Haga clic en la pestaña Team Chat .
3. Haga clic en el chat grupal exclusivo.
4. En la esquina superior derecha, haga clic en Más .
5. Haga clic en Más acciones.
6. Haga clic en Editar chat de la reunión.
7. En Historial de mensajes y archivos, marque o desmarque la casilla Los nuevos miembros verán los mensajes y archivos anteriores.
8. Haga clic en Guardar cambios.

Aplique restricciones si se pueden agregar usuarios externos al chat grupal

1. Inicie sesión en Zoom Desktop App.
2. Haga clic en la pestaña Team Chat .
3. Haga clic en el chat grupal exclusivo.
4. En la esquina superior derecha, haga clic en Más .
5. Haga clic en Más acciones.
6. Haga clic en Editar chat de la reunión.
7. Haga clic en Permisos avanzados.
8. En la opción Quién puede añadir usuarios externos , marque o desmarque la casilla Se pueden añadir usuarios externos. 
   Algunas organizaciones pueden bloquearlo en el nivel de cuenta.
9. Haga clic en Guardar cambios.

Notas:

• Las siguientes funcionalidades de chat grupal no están disponibles para los chats grupales de reuniones:
  • La edición del nombre de un chat grupal de reunión está deshabilitada. Para editar el nombre o el asunto de una reunión, debe editar la invitación a la reunión y los cambios se reflejarán al instante.
  • Los chats grupales de reuniones no se pueden convertir en canales.
  • Asigne un nuevo propietario. El anfitrión de la reunión es el propietario del chat grupal de la reunión.
  • Programe una reunión o inicie una reunión ad hoc desde el chat grupal de reunión.
• Solo los anfitriones que también son propietarios pueden eliminar un chat grupal de reunión.
• Al eliminar un chat grupal de reunión antes de la hora de inicio de la reunión, se eliminará esta funcionalidad de esa reunión. Los participantes podrán asistir a la reunión, pero el chat de la reunión no estará disponible después de esta.
• Si rechaza una invitación de reunión, no se eliminará a ningún participante del chat grupal de reunión. Los participantes que no deseen continuar la conversación pueden abandonar el chat grupal de la reunión en cualquier momento, tal como lo harían con otros chats.