Prácticas recomendadas para organizar reuniones grandes

Organizar grandes reuniones de entre 500 y 5000 participantes puede ser todo un reto. Seguir algunas prácticas recomendadas antes y durante la reunión garantizará que la experiencia transcurra sin problemas. Antes de organizar la reunión, deberá habilitar el complemento Reuniones grandes.

Requisitos para celebrar reuniones de gran tamaño

• El anfitrión debe ser un usuario con licencia y tener asignado el complemento para reuniones grandes.

Cómo prepararse para una reunión importante

• Revise la configuración que desea habilitar al programar la reunión. 
• Revise la información sobre las plantillas de reuniones y decida si la plantilla para reuniones grandes se ajusta a sus necesidades.  
• Realice un curso en el Centro de aprendizaje de Zoom. 

Cómo utilizar la sala de espera

Admitir a un participante durante una reunión

El anfitrión de la reunión puede utilizar la sala de espera para admitir a participantes específicos, como ponentes, en la reunión antes que los demás. Esto puede ser útil si necesita prepararse antes de la reunión. La sala de espera también se puede personalizar. 

1. Inicie una reunión como anfitrión.
2. En la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
3. En la sección Sala de espera, haga clic en Admitir junto al nombre de un participante para permitirle unirse a la reunión.

Admitir a todos los participantes de la Sala de espera

El anfitrión de la reunión puede admitir a todos los participantes en la reunión una vez que hayan terminado los preparativos. 

1. Inicie una reunión como anfitrión.
2. En la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
3. Haga clic en Admitir a todos.

Enviar mensajes a los participantes en la sala de espera

El anfitrión de la reunión puede enviar mensajes a los participantes que están esperando si la preparación está tardando más de lo previsto. 

1. Como anfitrión de la reunión, en la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono Chat .
2. Haga clic en el menú desplegable junto a Para:
3. Haga clic en Participantes en la sala de espera.
4. Introduzca y envíe su mensaje de chat a la sala de espera.
   Una vez enviado el mensaje, los participantes en la sala de espera verán el mensaje en la pantalla de la sala de espera.

Cómo asignar coanfitriones para ayudar a gestionar la reunión

&Asignar un coanfitrión permite al anfitrión compartir privilegios con otro usuario que puede gestionar los aspectos administrativos de la reunión, como gestionar los participantes, el chat durante la reunión, responder a preguntas o iniciar/detener la grabación. El anfitrión es el único usuario que puede asignar un coanfitrión y no hay límite en el número de coanfitriones que puede haber en una reunión. Los copresentadores tienen algunas limitaciones. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
2. Pase el cursor sobre el nombre del participante que va a ser coanfitrión y haga clic en Más.
3. Haga clic en Hacer coanfitrión.

Cómo gestionar el audio de los participantes

Silenciar a todos los participantes

El anfitrión o coanfitrión puede silenciar a todos los participantes que ya están en la reunión, así como a los nuevos participantes que se unan a ella. Esta función puede resultar útil si desea silenciar a todos los participantes durante una presentación o debate. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
2. En la parte inferior del panel Participantes, haga clic en Silenciar todo.
   Aparecerá una ventana emergente de confirmación.
3. (Opcional) Seleccione la casilla Permitir a los participantes activar el sonido si desea permitir que los participantes activen el sonido en cualquier momento durante la reunión.
4. Haga clic en Silenciar a todos para silenciar a todos los participantes actuales y nuevos.

Pedir a participantes específicos que activen el sonido

El anfitrión o coanfitrión puede pedir a participantes específicos que activen el sonido. Esto es útil si desea que los ponentes de la reunión tengan control sobre su propio audio, pero no el resto de los participantes. En este ejemplo, primero tendría que silenciar a todos los participantes y prohibirles que se activaran el sonido. Pida a los ponentes que activen el micrófono después. Una vez activado el sonido, los altavoces se pueden silenciar o activar a voluntad. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
2. Pase el cursor sobre el nombre del participante al que desea activar el sonido y haga clic en Pedir activar sonido.
   El participante puede aceptar que se le active el micrófono y ahora puede silenciarlo o activarlo a su antojo. Si vuelve a silenciar a todos los participantes de la reunión, este participante también se verá afectado. 

Pida a todos los participantes que activen el micrófono.

El anfitrión y el coanfitrión también pueden solicitar a todos los participantes en la reunión que activen el micrófono. Esto puede resultar útil si se han silenciado todos para una presentación, por ejemplo. De forma predeterminada, los participantes pueden elegir si están listos para que se les active el micrófono después de enviar la solicitud. Sin embargo, el anfitrión puede activar el sonido de todos los participantes si se da su consentimiento. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
2. En la parte inferior del panel Participantes, haga clic en Más y, a continuación, en Preguntar a todos para activar el sonido.
   A continuación, se pedirá al resto de participantes que activen el sonido o mantengan el silencio.

Cómo gestionar los vídeos y las fotos de perfil de los participantes

Detener el video de un participante

Esta configuración puede ser útil para evitar que se muestren imágenes inapropiadas o que puedan distraer la atención.

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Participantes .
2. Pase el cursor sobre el nombre de un participante y haga clic en Más.
3. Haga clic en Detener vídeo.
   Nota: Si el participante no ha iniciado su vídeo, verá la opción Pedir iniciar vídeo.

Ocultar fotos de perfil

Esta configuración puede ser útil para evitar que se muestren imágenes inapropiadas o que puedan distraer la atención.

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Herramientas del anfitrión .
2. Haga clic en Ocultar fotos de perfil.
   Se ocultarán todas las fotos de perfil.

Cómo desactivar la función de compartir pantalla para los participantes

Si hay demasiados participantes que intentan realizar presentaciones en la reunión, puede utilizar esta configuración para impedir que compartan contenido. Más información sobre cómo controlar los permisos para compartir la pantalla. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono de flecha hacia arriba junto al icono Compartir .
2. Haga clic en Opciones de uso compartido avanzadas.
   Aparecerá una ventana emergente.
3. En Quién puede compartir, seleccione Solo el anfitrión.
   Solo el anfitrión podrá compartir su pantalla en esta sesión.

Cómo gestionar el chat para los participantes

Dependiendo del objetivo de la reunión, es posible que desee restringir con quién pueden chatear los participantes durante la sesión. Por ejemplo, si solo permite a los participantes chatear con el anfitrión y el coanfitrión, filtrarás los comentarios que otros participantes podrían enviar a los mensajes de chat públicos y reducirás el número total de mensajes de chat que hay que revisar. 

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Chat .
2. En la esquina superior derecha del panel de chat, haga clic en el icono de tres puntos .
3. Puede acceder a las siguientes opciones en El participante puede chatear con:
   
   • Nadie: desactiva el chat de la reunión.
   • Anfitrión y coanfitriones: Solo el anfitrión y los coanfitriones pueden enviar mensajes a todos. Los participantes aún pueden enviar mensajes privados al anfitrión.
   • Chat de grupo para reuniones: los participantes solo pueden enviar mensajes públicos. Los mensajes públicos son visibles para todos los participantes. Los participantes aún pueden enviar mensajes privados al anfitrión.
   • Reúnase con un grupo de chat y con cualquier persona directamente: los participantes pueden enviar mensajes públicos o privados. Los mensajes públicos son visibles para todos los participantes. Los mensajes privados se envían a un participante específico y no son visibles para el anfitrión.

Cómo utilizar las preguntas en las reuniones&A

&La función «Preguntas y respuestas» de Q permite a los participantes formular preguntas durante la reunión, que el anfitrión y los coanfitriones pueden responder de forma privada o pública. Las preguntas también se pueden marcar como algo que debe responderse en directo. P: ¿Qué es «&»? R: Le ofrece una alternativa al chat de reuniones, que tiene menos opciones para gestionar las preguntas enviadas. Para utilizar esta función, deberá habilitarla en el portal web antes de la reunión. 

Respuestas a preguntas enviadas

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Q&A  .
2. Busque la pregunta que desea responder: 
   
   • Haga clic en Responder en vivo para marcar la pregunta como algo que se responderá en voz alta durante la reunión.
   • Haga clic en Tipo de respuesta para proporcionar una respuesta escrita al participante. Escriba su respuesta y haga clic en Enviar.
     Nota: Si permite a los participantes comentar las preguntas, estas seguirán apareciendo en la lista Abiertas y se podrán responder, incluso si un participante ha comentado la pregunta.
   • (Opcional) Seleccione la casilla Enviar de forma privada antes de hacer clic en enviar. Si desea responder solo al participante.

Descartar preguntas

1. Durante la reunión, en la barra de herramientas de control de la reunión, haga clic en el icono Q&A  .
2. Pase el cursor sobre la pregunta que desea descartar y haga clic en el icono de tres puntos .
3. Toque Descartar o  Eliminar.
   Las preguntas descartadas ya no serán visibles para los participantes y se moverán a la pestaña Descartadas para el anfitrión y los coanfitriones, mientras que las preguntas eliminadas se borrarán por completo y no se podrán volver a abrir.

Cómo fijar (destacar) participantes

Al fijar vídeos, se muestran hasta 9 participantes como oradores principales activos para todos los participantes, y estos solo verán a dichos oradores. También puede anclar elementos durante la pantalla compartida. Esta función se utiliza a menudo para destacar a un orador principal. 

1. Durante la reunión, coloque el cursor sobre el vídeo del participante que desea fijar y haga clic en el icono de tres puntos . 
   Se muestran opciones adicionales para ese participante. 
2. Haga clic en «Pin».
3. (Opcional) Para fijar participantes adicionales (hasta un total de 9), repita los pasos 2 y 3 tantas veces como sea necesario.

Quitar un pin

1. Durante la reunión, coloque el cursor sobre el vídeo del participante que desea eliminar del foco y haga clic en el icono de tres puntos . 
2. Haga clic en Eliminar pin.
   Esto devolverá la reunión a la vista Ponente o Galería. 

Cómo gestionar las manos levantadas

La función de levantar la mano permite a los participantes de la reunión indicar que necesitan algo del anfitrión o del coanfitrión. Como anfitrión, puede ser útil informar a los participantes al inicio de la reunión sobre cómo desea utilizar esta función. Por ejemplo, muchos anfitriones utilizan esta función para saber si un asistente tiene una pregunta y desea que se le active el micrófono para poder hablar.

Los anfitriones también pueden considerar que el hecho de que un gran número de personas levanten la mano interrumpe la reunión, ya que se mezclan los vídeos de los participantes en el diseño de la reunión. Este problema se puede resolver utilizando un orden de visualización personalizado para la galería.