Programación de reuniones con el complemento de Outlook

Una vez instalado el complemento de Zoom para Outlook, ya sea por usted o desplegado por un administrador de cuenta, podrá añadir fácilmente la información de las reuniones de Zoom a los eventos de calendario en Outlook cuando programe un nuevo evento o edite un evento ya creado.

Índice

Cómo programar una reunión
Cómo ver, editar y eliminar reuniones
Cómo añadir automáticamente una reunión de Zoom a cada evento del calendario
Cómo programar reuniones para otras personas
Cómo habilitar un enlace a las estadísticas de la reunión en una invitación a una reunión
Cómo ver el resumen de la reunión

Cómo programar una reunión

Nota: La configuración del programador se sincroniza desde el portal web de Zoom.

Outlook (web)

Abra el calendario web de Outlook y haga clic en Nuevo evento para crear un nuevo evento de calendario.
Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, la fecha y hora de la reunión, el título, la ubicación y la lista de invitados.
Haga clic en Zoom y, a continuación, en Añadir una reunión de Zoom.
Nota: No olvide establecer la fecha y la hora del evento del calendario antes de añadir la reunión de Zoom, para que la reunión de Zoom se programe para la fecha y la hora correctas. Si crea la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha y hora predeterminadas que se usaron para el nuevo evento, lo que puede hacer que la reunión caduque antes de la fecha de inicio prevista.
Inicie sesión en su cuenta de Zoom.
Si no ha iniciado sesión, se abrirá una barra lateral solicitándole que proporcione sus credenciales de Zoom. Si ya ha iniciado sesión en el portal web de Zoom, se conectará automáticamente.
Nota: La configuración de la reunión se completará automáticamente con la configuración predeterminada en el portal web de Zoom.
(Opcional) Si se modifica algún detalle, como la fecha y la hora, después de añadir la reunión de Zoom, haga clic en la opción Actualizar del panel de Zoom para sincronizar los cambios con la reunión de Zoom programada.
(Opcional) Para añadir una pizarra en una reunión, haga clic en Añadir archivo adjunto y, a continuación, seleccione una pizarra en la ventana del panel de control de Zoom Whiteboard.
Por último, añada la información al evento del calendario y haga clic en Guardar.

Windows

Abra la aplicación de escritorio de Outlook y cambie a la vista de calendario.
En la pestaña Inicio, haga clic en Nueva reunión.
Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, el título, la fecha y la hora, la ubicación y la lista de invitados.
Haga clic en el icono de puntos suspensivos de la barra de herramientas superior.
En Zoom, haga clic en Configuración.
Se abrirá la barra lateral de Zoom y se le solicitarán sus credenciales de Zoom.
Seleccione los ajustes de vídeo, audio y reunión que desea utilizar. Haga clic en Añadir reunión de Zoom para añadir a la reunión la información para unirse a Zoom.
Nota: No olvide establecer la fecha y la hora del evento del calendario antes de añadir la reunión de Zoom, para que la reunión de Zoom se programe para la fecha y la hora correctas. Si crea la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha y hora predeterminadas que se usaron para el nuevo evento, lo que puede hacer que la reunión caduque antes de la fecha de inicio prevista.
(Opcional) Si se modifica algún detalle, como la fecha y la hora, después de añadir la reunión de Zoom, haga clic en la opción Actualizar del panel de Zoom para sincronizar los cambios con la reunión de Zoom programada.
Por último, añada la información al evento del calendario y haga clic en Enviar.

macOS

Abra la aplicación de escritorio de Outlook y cambie a la vista de calendario.
En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo evento.
Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, el título, la fecha y la hora, la ubicación y la lista de invitados.
Haga clic en los tres puntos en la barra de herramientas superior y seleccione Zoom. Verá que se abre la barra lateral de Zoom y se le solicita que proporcione sus credenciales de Zoom.
Nota: También puede personalizar la barra de herramientas para que la opción de Zoom esté siempre visible. Haga clic en el icono de puntos suspensivos , seleccione Personalizar barra de herramientas y use la ventana para arrastrar Zoom a la barra de herramientas.
Haga clic en Zoom y, a continuación, en Añadir una reunión de Zoom.
Nota: No olvide establecer la fecha y la hora del evento del calendario antes de añadir la reunión de Zoom, para que la reunión de Zoom se programe para la fecha y la hora correctas. Si crea la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha y hora predeterminadas que se usaron para el nuevo evento, lo que puede hacer que la reunión caduque antes de la fecha de inicio prevista.
Seleccione los ajustes de audio, vídeo y reunión que desea utilizar. Haga clic en Añadir reunión de Zoom para añadir a la reunión la información para unirse a Zoom.
(Opcional) Si se modifica algún detalle, como la fecha y la hora, después de añadir la reunión de Zoom, haga clic en la opción Actualizar del panel de Zoom para sincronizar los cambios con la reunión de Zoom programada.
(Opcional) Para añadir una pizarra en una reunión, haga clic en Añadir archivo adjunto y, a continuación, seleccione una pizarra en la ventana del panel de control de Zoom Whiteboard.
Por último, añada la información al evento del calendario y haga clic en Guardar.

Android | iOS

Abra la aplicación de escritorio de Outlook y cambie a la vista de calendario.
Toque el botón para crear un nuevo evento de calendario.
Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, el título, la fecha y la hora, la ubicación y la lista de invitados.
Nota: No olvide establecer la fecha y la hora del evento del calendario antes de añadir la reunión de Zoom, para que la reunión de Zoom se programe para la fecha y la hora correctas. Si crea la reunión de Zoom antes de establecer la fecha y hora correctas del evento, la reunión de Zoom se programará para la fecha y hora predeterminadas que se usaron para el nuevo evento, lo que puede hacer que la reunión caduque antes de la fecha de inicio prevista.
Justo debajo del campo Ubicación, toque el botón junto a Zoom.
Nota: Si ve otro servicio de reuniones en lugar de Zoom, toque el campo Proveedor de reuniones y seleccione Zoom.
Si utiliza el complemento por primera vez, deberá iniciar sesión en su cuenta de Zoom.
La URL de la reunión se añadirá al campo de ubicación y la invitación se añadirá al campo de descripción.
Nota: La configuración de la reunión se completará automáticamente con su configuración predeterminada en el portal web de Zoom.
Toque la marca de verificación en la parte superior de la pantalla para guardar la reunión.

Cómo ver, editar y eliminar reuniones

Outlook (web)

Abra el calendario web de Outlook.
Haga clic en una reunión de Zoom y en Editar.
Haga clic en el icono de puntos suspensivos de la barra de herramientas superior. Si se le solicita, inicie sesión en su cuenta de Zoom.
Haga clic en Zoom.
Haga clic en Configuración.
Cambie las opciones de la reunión y haga clic en Actualizar para aplicar los cambios.
Sugerencia: Haga clic en Cargar configuración predeterminada para cargar la configuración por defecto que se encuentra en el portal web de Zoom.
(Opcional) Haga clic en Eliminar si desea eliminar la reunión de Zoom del evento.

Windows

Abra la aplicación de escritorio de Outlook y cambie a la vista de calendario.
Haga doble clic en una reunión de Zoom para ver la información de la reunión.
Haga clic en el icono de puntos suspensivos de la barra de herramientas superior.
En Zoom, haga clic en Configuración.
Se abrirá la barra lateral de Zoom.
Cambie las opciones de la reunión y haga clic en Actualizar para aplicar los cambios.

macOS

Abra la aplicación de escritorio de Outlook y cambie a la vista de calendario.
Haga doble clic en una reunión de Zoom para ver la información de la reunión.
Haga clic en Editar evento.
Haga clic en los tres puntos en la barra de herramientas superior y seleccione Zoom. Verás que se abre la barra lateral de Zoom.
Nota: También puede personalizar la barra de herramientas para que la opción de Zoom esté siempre visible. Haga clic en el icono de puntos suspensivos , seleccione Personalizar barra de herramientas y use la ventana para arrastrar Zoom a la barra de herramientas.
Haga clic en Zoom y, a continuación, en Configuración.
Cambie las opciones de la reunión y haga clic en Actualizar para aplicar los cambios.
Haga clic en Guardar para guardar los cambios en el evento del calendario.

Cómo añadir automáticamente una reunión de Zoom a cada evento del calendario

Los usuarios de Outlook pueden hacer que Outlook añada automáticamente una reunión de Zoom a cada reunión del calendario que programen. Debe tener el complemento Zoom para Outlook instalado y configurado antes de utilizar esta función. De forma predeterminada, esta opción está habilitada y añade la información de la reunión de Teams, pero en su lugar puede establecer Zoom como el servicio de reuniones preferido.

Nota: Si hace clic en Unirse y se abre Teams en lugar de Zoom, consulte cómo resolver este problema.

Outlook (web)

Abra el calendario web de Outlook y haga clic en el icono de configuración .
Haga clic en la pestaña Eventos e invitaciones.
Asegúrese de que la casilla de verificación junto a la opción Añadir reunión en línea a todas las reuniones esté activada.
Seleccione Zoom en la lista de proveedores de reuniones.
Haga clic en Guardar.
Cuando comience a programar una reunión de Outlook, la información de la reunión de Zoom se añadirá transcurridos unos segundos.

Windows | macOS

Abra la aplicación de escritorio de Outlook.
En la cinta superior, haga clic en Outlook.
Haz clic en Preferencias y selecciona Calendario.
En Añadir reunión en línea a todos los eventos, haga clic en Configurar.
Seleccione Zoom y haga clic en Guardar.

Android

Abra la aplicación Microsoft Outlook.
Abra el perfil de Outlook.
En la parte inferior izquierda, haga clic en el icono de Configuración y seleccione Cuenta.
Seleccione la casilla de verificación para habilitar Añadir reuniones en línea a todas las reuniones.
En la sección Seleccionar un proveedor de reuniones, pulse Zoom.

iOS

Abra la aplicación Microsoft Outlook y, a continuación, la configuración de Outlook.
En Cuentas de correo electrónico, seleccione su cuenta.
Haga clic en Configuración de cuenta.
Seleccione la casilla de verificación para habilitar Añadir reuniones en línea a todas las reuniones.
En la sección Seleccionar un proveedor de reuniones, pulse Zoom.
Seleccione la casilla de verificación para habilitar Añadir reuniones en línea a todas las reuniones.
En la sección Seleccionar un proveedor de reuniones, pulse Zoom.

Notas:

Si programa un evento de calendario y añade manualmente una reunión de Zoom con el complemento Zoom Outlook con esta función activada, se añadirán al evento de calendario tanto la información de la reunión de Teams como la de Zoom. Para evitar que tanto las reuniones de Teams como las de Zoom se añadan al mismo evento, deshabilite esta configuración en el cliente de escritorio de Windows o configure Zoom como servicio de terceros en la aplicación web de Outlook, ya que esta configuración se sincronizará en todos los dispositivos.
Los administradores de Outlook pueden configurar el comportamiento predeterminado de esta configuración para usuarios específicos o para toda su organización mediante comandos de PowerShell. Consulte el artículo de soporte de Microsoft Outlook para Hacer que todas las reuniones estén en línea.
En la versión clásica de Windows Outlook, no se puede hacer clic en la URL del campo de ubicación de un evento del calendario de Outlook añadido mediante el complemento Zoom para Outlook. Esta limitación es específica de la versión clásica de Outlook.

Cómo programar reuniones para otras personas

Si desea programar una reunión en nombre de otro usuario de Zoom, consulte el artículo sobre privilegios de programación.

Nota: El privilegio de programación es compatible con el complemento en Windows 10 SO 1910 (versión de Outlook: 16.0.12130.20272 o superior), así como con Outlook para macOS 2016, versión 16.24 y posteriores.

Cómo habilitar un enlace a las estadísticas de la reunión en una invitación a una reunión

Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de navegación, haga clic en Configuración.
Haga clic en la pestaña Mail & Calendar.
En Integraciones, haga clic en el botón Insertar enlace a información de la reunión con Zoom AI Companion en la invitación a la reunión para activarlo.
Nota: Si la opción aparece en gris, significa que se ha bloqueado en el nivel de grupo o de cuenta y debe modificarse en ese nivel.
Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, haga clic en Habilitar para confirmar el cambio.

Cómo ver el resumen de la reunión

Nota: Para usar esta función, debe estar habilitado Zoom AI Companion y la opción Insertar detalles de la reunión en la configuración web de Zoom debe estar activada (lo está por defecto).

Abra el calendario de Outlook y haga clic en Nuevo evento para crear un nuevo evento de calendario.
Introduzca la información de la reunión, por ejemplo, la fecha y hora de la reunión, el título, la ubicación y la lista de invitados.
Haga clic en Zoom y, a continuación, en Configuración.
Si no ha iniciado sesión, se abrirá una barra lateral solicitándole que proporcione sus credenciales de Zoom. Si ya ha iniciado sesión en el portal web de Zoom, se conectará automáticamente.
En AI Companion, seleccione Iniciar AI Companion automáticamente.
Las opciones Iniciar automáticamente las preguntas de la reunión e Iniciar automáticamente el resumen de la reunión se seleccionarán por defecto.
Haga clic en Añadir una reunión de Zoom.
En los detalles de la reunión de Zoom, verá el enlace Ver información de la reunión con AI Companion.
Haga clic en el enlace para abrir el resumen en Zoom:
- Si la aplicación de escritorio de Zoom está instalada y activa, se abrirá allí.
- Si no, se abrirá en el portal web de Zoom.

Nota: Si no tiene permiso para ver el resumen, aparecerá un mensaje de Acceso denegado.