Introducción a Zoom Scheduler

Zoom Scheduler aprovecha la plataforma Zoom para conectar a los usuarios con su calendario, donde pueden generar franjas horarias de disponibilidad programada para que los asistentes seleccionen una hora preferida en el calendario de ambas partes. Los usuarios también pueden personalizar sus notificaciones por correo electrónico. Dado que Zoom Scheduler es compatible con los servicios de Google, Office 365 y Zoom Mail, los usuarios también pueden integrar Zoom Scheduler y generar franjas horarias de disponibilidad basados en los calendarios de Google y Office 365. Con Zoom Scheduler perfectamente integrado con Zoom Mail, Calendar y Zoom Meetings, cualquier usuario puede aprovecharlo para ahorrar tiempo y agilizar la programación de citas.

Obtenga más información sobre el uso de Zoom Scheduler, la programación de citas en Zoom Scheduler, la exploración de las características de Zoom Scheduler y la habilitación de Zoom Scheduler.

Nota: Zoom Scheduler leerá y utilizará la configuración predeterminada de Zoom Meetings de los usuarios.

Requisitos para usar Zoom Scheduler

Limitaciones de Zoom Scheduler

Índice

Cómo acceder a Zoom Scheduler

Windows | macOS
  1. Inicie sesión en la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En la barra de navegación, haga clic en Más , luego haga clic en Scheduler .
Web
  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Scheduler.

Cómo crear y gestionar páginas de reservas

Crear una página de reservas permite a sus clientes ver su disponibilidad y programar una hora que se adapte a ambos. Puede crear programaciones recurrentes, que se repiten hasta una fecha concreta o pueden repetirse para siempre. Además, la foto y el nombre de su página de reservas coinciden con su imagen de perfil actual de Zoom y su nombre.

Las páginas de reservas recurrentes y las páginas personalizadas crearán un enlace de reserva, que el organizador comparte con los demás. Los enlaces de reservas recurrentes también pueden consultarse a través de la página pública del organizador. Si bien los enlaces a las páginas de reservas recurrentes siempre están activos (siempre que el anfitrión tenga activa esa página de reservas), los enlaces para programaciones personalizadas caducarán después de la fecha de la(s) franja(s) horaria(s) programada(s) y ya no serán accesibles para aquellos con quienes los compartió.

Windows | macOS

Crear una página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en el icono de añadir .
  3. Seleccione el tipo de programación que desea crear:
    Nota: solo aparecen las disponibilidades repetidas en su página pública.
    • Crear una página de reservas: seleccione entre 4 tipos de programaciones para sus reservas habituales:
      • Individual: programe una reunión con un asistente y usted como anfitrión. El asistente puede añadir a otros invitados al hacer la reserva si el anfitrión lo permite.
      • Cualquier anfitrión disponible: programe reuniones con varios miembros del equipo en un ciclo rotativo, con capacidad para un asistente por reserva.
      • Todos los anfitriones disponibles: programe reuniones con varios anfitriones con capacidad para un asistente por reserva.
      • De uno a varios: programe una reunión con varios asistentes y usted como anfitrión. La lista completa de asistentes no figurará en la invitación del calendario.
    • Reunión única: organice una reunión que esté fuera de su página de reservas habitual.
    • Votación de disponibilidad: cree una reunión única después de ofrecer horarios para su votación.
  4. Tras completar la configuración de creación de la programación, haga clic en Publicar para guardar esta programación.
    Cuando se cree, se le proporcionará el enlace a este calendario de reservas para que pueda compartirlo con los demás.

Filtre sus páginas de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la parte superior de la página, haga clic en el icono del filtro .
  4. Reduzca los resultados de búsqueda usando los siguientes filtros según sea necesario: 
    • Tipo de página de reservas: seleccione entre los tipos de reserva.
    • Propiedad de: muestra las páginas de reservas propiedad de un usuario determinado.
    • Creada por: muestra las páginas de reservas creadas por un usuario determinado.
    • Anfitriones: muestra las páginas de reservas donde el usuario determinado es anfitrión.
    • Permisos: vea páginas de reservas que puede editar, a las que solo puede acceder con permiso de lectura, que están gestionadas por el administrador o que se comparten con usted.
    • Estado de la página: vea páginas de reservas activas o inactivas.
  5. Haga clic en Aplicar.

Editar una página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Editar.
  5. Edite la información de la página de reservas, como el nombre de la página, el color de la programación, el enlace, la duración y más.
  6. Haga clic en Siguiente para continuar editando la información de la página de reservas.
  7. Haga clic en Finalizar.

Editar los permisos de la página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Editar permisos.
    Aparecerá una ventana emergente.
  5. Añadir usuarios para editar o ver este evento.
  6. A la derecha del usuario que desea gestionar, haga clic en el menú desplegable y seleccione una de las siguientes opciones:
    • Solo lectura: el usuario puede ver la tarjeta del evento en la página de Eventos programados y las programaciones reservadas.
    • Puede editar: el usuario puede modificar la configuración del evento y las programaciones reservadas.
    • Transferir propiedad: cuando transfiere la propiedad de las páginas de reservas, ya no será el propietario del evento. El usuario podrá editar la configuración y los permisos de la página de reservas. También podrá eliminar este programa. Haga clic en Sí, transferir para confirmar.
  7. (Opcional) Para eliminar a un usuario, haga clic en el icono de la papelera .
  8. Haga clic en Guardar.

Eliminar página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Eliminar.
    Se mostrará una ventana de confirmación.
  5. Haga clic en Eliminar.
    Nota: eliminar esta página de reservas es permanente y cualquier persona que tenga el enlace ya no podrá acceder a ella.

Añadir una nota a una página de reservas

Puede usar notas para añadir cualquier información relevante sobre esta página que desee recordar.

Nota: los invitados no pueden ver las notas.

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Añadir nota.
  5. Introduzca una nota.
    Nota: el recuento máximo de caracteres es de 250 caracteres.
  6. Haga clic en Guardar.

Duplicar una página de reserva

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono del engranaje .
  4. Haga clic en Duplicar.
  5. Editar la información de la página de reservas duplicada.
  6. Haga clic en Siguiente para continuar editando la información de la página de reservas.
  7. Haga clic en Finalizar.

Habilitar o deshabilitar una página de reservas

Cuando se crean una o más páginas de reservas, puede haber momentos en los que desee deshabilitar la página de reservas, sin perder sus datos ni el enlace ya compartido. Al deshabilitar una página de reservas, se eliminan temporalmente esas franjas horarias de su calendario público.

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en el conmutador Habilitar para habilitarla o deshabilitarla.
Web

Crear una página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. Haga clic en Nueva página de reservas.
  4. Seleccione el tipo de programación que desea crear:
    Nota: solo aparecen las disponibilidades repetidas en su página pública.
    • Crear una página de reservas: seleccione entre 4 tipos de programaciones para sus reservas habituales:
      • Individual: programe una reunión con un asistente y usted como anfitrión. El asistente puede añadir a otros invitados al hacer la reserva si el anfitrión lo permite.
      • Cualquier anfitrión disponible: programe reuniones con varios miembros del equipo en un ciclo rotativo, con capacidad para un asistente por reserva.
      • Todos los anfitriones disponibles: programe reuniones con varios anfitriones con capacidad para un asistente por reserva.
      • De uno a varios: programe una reunión con varios asistentes y usted como anfitrión. La lista completa de asistentes no figurará en la invitación del calendario.
    • Reunión única: organice una reunión fuera de la página de reservas habitual. Más información sobre las reuniones puntuales.
    • Votación de disponibilidad: cree una reunión única después de ofrecer horarios para su votación. Obtenga más información sobre las votaciones de disponibilidad.
  5. Después de completar la configuración de creación de la programación, haga clic en Finalizar para guardar esta programación.
  6. Una vez creado, se proporcionará el enlace a este calendario de reservas para que pueda compartirlo con los demás.

Filtre sus páginas de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la parte superior de la página, haga clic en el icono del filtro .
  4. Reduzca los resultados de búsqueda usando los siguientes filtros según sea necesario: 
    • Tipo de página de reservas: seleccione entre los tipos de reserva.
    • Propiedad de: muestra las páginas de reservas propiedad de un usuario determinado.
    • Creada por: muestra las páginas de reservas creadas por un usuario determinado.
    • Anfitriones: muestra las páginas de reservas donde el usuario determinado es anfitrión.
    • Permisos: vea páginas de reservas que puede editar, a las que solo puede acceder con permiso de lectura, que están gestionadas por el administrador o que se comparten con usted.
    • Estado de la página: vea páginas de reservas activas o inactivas.
  5. Haga clic en Aplicar.

Editar una página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas .
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Editar.
  5. Edite la información de la página de reservas, como el nombre de la página, el color de la programación, el enlace, la duración y más.
  6. Haga clic en Siguiente para continuar editando la información de la página de reservas.
  7. Haga clic en Finalizar.

Editar los permisos de la página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web de Zoom.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Editar permisos.
    Aparecerá una ventana emergente.
  5. Añadir usuarios para editar o ver este evento.
  6. A la derecha del usuario que desea gestionar, haga clic en el menú desplegable y seleccione una de las siguientes opciones:
    • Solo lectura: el usuario puede ver la tarjeta del evento en la página de Eventos programados y las programaciones reservadas.
    • Puede editar: el usuario puede modificar la configuración del evento y las programaciones reservadas.
    • Transferir propiedad: cuando transfiere la propiedad de las páginas de reservas, ya no será el propietario del evento. El usuario podrá editar la configuración y los permisos de la página de reservas. También podrá eliminar este programa. Haga clic en Sí, transferir para confirmar.
  7. (Opcional) Para eliminar a un usuario, haga clic en el icono de la papelera .
  8. Haga clic en Guardar.

Eliminar página de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Eliminar.
    Se mostrará una ventana de confirmación.
  5. Haga clic en Eliminar.
    Nota: eliminar esta página de reservas es permanente y cualquier persona que tenga el enlace ya no podrá acceder a ella.

Añadir una nota a una página de reservas

Puede usar notas para añadir cualquier información relevante sobre esta programación que desee recordar.

Nota: los invitados no pueden ver las notas.

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas .
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en Añadir nota.
  5. Introduzca una nota.
    Nota: el recuento máximo de caracteres es de 250 caracteres.
  6. Haga clic en Guardar.

Duplicar una página de reserva

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas .
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada.
  4. Haga clic en Duplicar.
  5. Editar la información de la página de reservas duplicada.
  6. Haga clic en Siguiente para continuar editando la información de la página de reservas.
  7. Haga clic en Finalizar.

Habilitar o deshabilitar una página de reservas

Cuando se crean una o más páginas de reservas, puede haber momentos en los que desee deshabilitar la página de reservas, sin perder sus datos ni el enlace ya compartido. Al deshabilitar una página de reservas, se eliminan temporalmente esas franjas horarias de su calendario público.

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas .
  3. En la esquina superior derecha de la información de la página de reservas, haga clic en el icono de la rueda dentada .
  4. Haga clic en el conmutador Habilitar para habilitarla o deshabilitarla.

Cómo compartir las páginas de reservas

Después de crear sus páginas de reservas, tendrá que compartir la página visible para el cliente para que pueda ver su disponibilidad y reservar una hora usted. Los anfitriones pueden compartir enlaces a páginas de reservas específicas o compartir un enlace general a su perfil, que muestra las distintas opciones de reserva que ha proporcionado.

Además, puede incrustar su programación reservable directamente en su sitio web con código HTML.

Windows | macOS | Linux

Compartir enlaces a sus páginas de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
  3. Consulte sus páginas de reservas disponibles:
    • Perfil de reservas: debajo de su nombre, haga clic en el icono de copiar enlace para copiar la URL de la página principal de su perfil. Esto mostrará todas sus páginas de reservas activas, lo que permitirá a los clientes seleccionar y programar la hora con cualquiera de sus páginas de reservas.
      Nota: las páginas de reservas inactivas no les aparecerán a los clientes en su página de perfil.
    • Páginas de reservas específicas: los clientes pueden ver su disponibilidad y reservar la hora que permita esta página de reservas específica. Los clientes no pueden ver ninguna otra página de reservas activas al consultar una programación específica. Comparta sus páginas de reservas específicas de las siguientes maneras:
      1. En la parte inferior del cuadro de cada página de reservas activa, haga clic en Compartir .
        Aparecerá una ventana emergente.
      2. En la ventana de compartir, acceda a las siguientes pestañas:
        • Haga clic en la pestaña Compartir enlace para compartir la URL de esa página de reservas específica.
        • Haga clic en la pestaña Código QR para compartir el código QR de esa página de reservas específica. Puede descargar la imagen del código QR o copiarlo en su portapapeles.
        • Haga clic en la pestaña Añadir al correo electrónico para copiar y pegar las fechas y horas en un correo electrónico y enviar la disponibilidad del evento a los asistentes.
          Nota: puede seleccionar un máximo de 6 fechas.
          1. En el calendario, seleccione una fecha.
          2. En el panel derecho, seleccione una hora (o varias horas).
          3. Haga clic en Continuar.
            Aparecerá un correo electrónico con una vista previa de su disponibilidad.
          4. Haga clic en Copiar al portapapeles para copiar las fechas y horas seleccionadas.
          5. (Opcional) Haga clic en Editar para modificar las fechas y horas.
        • Haga clic en la pestaña Añadir al sitio web para insertar el código en su HTML y ver la página de reservas de Zoom Scheduler. También puede personalizar el aspecto de su página de reservas.
      3. Comparta los enlaces con sus contactos mediante sus métodos preferidos, como invitaciones por correo electrónico, añadir el enlace a su firma de correo electrónico y demás.
Web

Compartir enlaces a sus páginas de reservas

  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Páginas de reservas.
    A continuación se enumeran las páginas de reservas disponibles.
    • Perfil de reservas: debajo de su nombre, haga clic en el icono de copiar enlace para copiar la URL de la página principal de su perfil. Esto mostrará todas sus páginas de reservas activas, lo que permitirá a los clientes seleccionar y programar la hora con cualquiera de sus páginas de reservas.
      Nota: las páginas de reservas inactivas no les aparecerán a los clientes en su página de perfil.
    • Páginas de reservas específicas: los clientes pueden ver su disponibilidad y reservar la hora que permita esta página de reservas específica. Los clientes no pueden ver ninguna otra página de reservas activas al consultar una programación específica. Comparta sus páginas de reservas específicas de las siguientes maneras:
      1. En la parte inferior del cuadro de cada página de reservas activa, haga clic en Compartir .
        Aparecerá una ventana emergente.
      2. En la ventana de compartir, acceda a las siguientes pestañas:
        • Haga clic en la pestaña Compartir enlace para compartir la URL de esa página de reservas específica.
        • Haga clic en la pestaña Código QR para compartir el código QR de esa página de reservas específica. Puede descargar la imagen del código QR o copiarlo en su portapapeles.
        • Haga clic en la pestaña Añadir al correo electrónico para copiar y pegar las fechas y horas en un correo electrónico y enviar la disponibilidad del evento a los asistentes.
          Nota: puede seleccionar un máximo de 6 fechas.
          1. En el calendario, seleccione una fecha.
          2. En el panel derecho, seleccione una hora (o varias horas).
          3. Haga clic en Continuar.
            Aparecerá un correo electrónico con una vista previa de su disponibilidad.
          4. Haga clic en Copiar al portapapeles para copiar las fechas y horas seleccionadas.
          5. (Opcional) Haga clic en Editar para modificar las fechas y horas.
          6.  
        • Haga clic en la pestaña Añadir al sitio web para insertar el código en su HTML y ver la página de reservas de Zoom Scheduler. También puede personalizar el aspecto de su página de reservas.
  3. Comparta los enlaces con sus contactos mediante sus métodos preferidos, como invitaciones por correo electrónico, añadir el enlace a su firma de correo electrónico y demás.

Cómo ver sus eventos programados

Una vez que los usuarios reserven una hora con usted a través de una página de reservas, el evento se agregará automáticamente a su calendario y esa franja horaria no estará disponible para otras personas que vean su disponibilidad. Además de su calendario, también puede administrar sus próximas reservas directamente a través de Zoom Scheduler.

Windows | macOS
  1. Acceda a Zoom Scheduler a través de la aplicación de escritorio de Zoom.
  2. En el panel lateral, haga clic en la pestaña Eventos programados .
  3. Sus citas programadas se mostrarán a continuación, divididas entre Próximas, Pendientes y Anteriores.
  4. Para cualquier cita que figure en la pestaña Próximas, vea y administre la siguiente información y opciones:
    • Fecha y hora
    • Nombre de la cita: esto va en función del nombre de la página de reservas.
    • Asistentes: muestra los nombres de las personas que tienen previsto asistir a esta sesión. Pase el cursor sobre el nombre del asistente para ver la dirección de correo electrónico asociada a su reserva.
    • Icono de reprogramación : haga clic para reprogramar la sesión reservada. Esto carga la misma vista de calendario que ve el cliente y le permite seleccionar una fecha y hora.
      1. Una vez que se elija una nueva fecha y hora, puede añadir un mensaje opcional para el cliente sobre el motivo de la reprogramación.
      2. Haga clic en Reprogramar para confirmar.
        Los asistentes a la sesión reprogramada recibirán un aviso por correo electrónico.
    • Icono de la papelera : haga clic para cancelar la sesión programada. Haga clic en Eliminar para confirmar la cancelación.
Web
  1. Acceda a Zoom Scheduler a través del portal web.
  2. Haga clic en la pestaña Eventos programados.
    Sus citas programadas se mostrarán a continuación, divididas entre Próximas, Pendientes y Anteriores.
  3. Para cualquier cita que figure en la pestaña Próximas, vea y administre la siguiente información y opciones:
    • Fecha y hora
    • Nombre de la cita: esto va en función del nombre de la página de reservas.
    • Asistentes: muestra los nombres de las personas que tienen previsto asistir a esta sesión. Pase el cursor sobre el nombre del asistente para ver la dirección de correo electrónico asociada a su reserva.
    • Icono de reprogramación : haga clic para reprogramar la sesión reservada. Esto carga la misma vista de calendario que ve el cliente y le permite seleccionar una fecha y hora.
      1. Una vez que se elija una nueva fecha y hora, puede añadir un mensaje opcional para el cliente sobre el motivo de la reprogramación.
      2. Haga clic en Reprogramar para confirmar.
        Los asistentes a la sesión reprogramada recibirán un aviso por correo electrónico.
    • Icono de papelera : haga clic para cancelar la sesión programada. Haga clic en Eliminar para confirmar la cancelación.