Zoom Sheets es una plataforma de hojas de cálculo nativa de la IA que le ayuda a crear, gestionar y analizar hojas de cálculo basadas en datos. A diferencia de las herramientas tradicionales que se centran únicamente en la introducción de datos y los cálculos, Zoom Sheets enfatiza la obtención de resultados significativos como información sobre datos, toma de decisiones informada y colaboración efectiva con su equipo. La plataforma se integra perfectamente con el ecosistema de Zoom, permitiéndole transformar el contenido de reuniones en tablas de datos estructuradas y aprovechar sus recursos de Zoom Workplace para crear hojas de cálculo conscientes del contexto.
Requisitos para comenzar a utilizar Zoom Sheets
El uso de funciones de IA con límite de uso requiere una licencia de Zoom AI Productivity Suite o ZoomMate y créditos de IA disponibles
Aplicación de escritorio Zoom Workplace para Windows, macOS o Linux: versión 7.0.0 o superior
Zoom Sheets ofrece múltiples métodos para crear hojas de cálculo que se adaptan a diferentes flujos de trabajo y preferencias. Puede crear manualmente una hoja de cálculo, importar archivos existentes de otras fuentes o utilizar la IA para generar hojas de cálculo con prompts en lenguaje natural. Una vez creada una hoja de cálculo, puede añadir elementos adicionales para mejorarla, incluyendo fórmulas, gráficos, tablas dinámicas y formato condicional. Obtenga más información sobre cómo usar la IA con Zoom Sheets.
Una vez que cree su hoja de cálculo, podrá compartirla fácilmente con otros, facilitando la colaboración. Compartir la hoja de cálculo permite a los colaboradores editar y añadir comentarios en celdas, filas o columnas dentro de la hoja de cálculo. Más información sobre compartir hojas de cálculo con Zoom Sheets.
Los atajos de Zoom Sheets pueden ayudarle a ahorrar tiempo y mejorar su productividad al crear hojas de cálculo. Conocer los atajos de teclado más habituales facilita la navegación en Zoom Sheets y ayuda a mantener la concentración en el contenido. Obtenga más información sobre el uso de los atajos de teclado y ratón en Zoom Sheets.
Cómo utilizar las funciones de IA de Zoom Sheets
AI Companion se integra perfectamente con Zoom Sheets para agilizar la creación de hojas de cálculo mediante prompts en lenguaje natural. Los usuarios pueden generar hojas de cálculo completas desde cero, convertir Canvas en tablas de datos estructurados o perfeccionar el contenido existente con herramientas de edición impulsadas por IA. La plataforma admite la generación inteligente de fórmulas, el análisis automático de datos y acciones rápidas para la mejora de las hojas de cálculo, como la creación de fórmulas complejas, la generación de tablas dinámicas, la limpieza de datos, la aplicación de formato condicional y más.
Zoom Sheets cuenta con una interfaz intuitiva y una barra de herramientas completa para una gestión eficiente de hojas de cálculo.
El menú Archivo gestiona las operaciones con documentos, el control de versiones y las plantillas. El menú Editar abarca la edición básica, las operaciones con el portapapeles y la función de buscar y reemplazar. El menú Insertar añade imágenes, gráficos, tablas dinámicas, enlaces y elementos colaborativos. El menú Formato controla el estilo del texto, la alineación y el formato condicional. El menú Datos gestiona la clasificación, el filtrado, la validación y la protección. El menú Ver ajusta la configuración de la pantalla, como inmovilizar paneles y el zoom. El menú Fórmula proporciona acceso rápido a cálculos y funciones. El menú Herramientas incluye utilidades para duplicados y limpieza de datos.
Además, la barra de herramientas ofrece acceso con un solo clic a las funciones de uso frecuente, incluyendo las herramientas de formato, las opciones de alineación y los formatos de número.
Barra de herramientas principal
Las siguientes opciones están disponibles en la barra de herramientas principal:
Deshacer: revierta el cambio más reciente efectuado en la hoja de cálculo.
Rehacer: vuelva a aplicar un cambio que se haya deshecho anteriormente.
Imprimir: configure el diseño y las opciones de impresión antes de imprimir la hoja de cálculo.
Pegar especial: inserte contenido en el portapapeles con opciones de formato específicas, como solo valores o solo fórmulas.
Copiar formato: copie el formato de una celda o rango y aplíquelo a otra ubicación.
Borrar formato: elimine todo el formato de las celdas seleccionadas mientras se preservan los datos subyacentes.
Porcentaje: formatee números seleccionados como porcentajes con el símbolo %.
Separador de miles: añada separadores de comas a los números para mejorar la legibilidad de valores grandes.
Aumentar / Disminuir decimales: añada o elimine decimales en los valores numéricos para ajustar la precisión.
Formatos numéricos: aplique estilos de formato predefinidos a los números, como moneda, fecha o notación científica.
Fuente: cambie el estilo tipográfico del texto seleccionado a diferentes familias de fuentes.
Tamaño de fuente: ajuste el tamaño del texto seleccionado para hacerlo más grande o más pequeño.
Aumentar o reducir el tamaño de fuente: aumente o reduzca rápidamente el tamaño de fuente, un paso a la vez.
Negrita: aplique formato negrita para hacer que el texto seleccionado aparezca más grueso y destacado.
Cursiva: aplique formato cursiva para inclinar el texto seleccionado con fines de énfasis o estilísticos.
Subrayar: añada una línea debajo del texto seleccionado para resaltarlo o destacarlo.
Tachado: dibuje una línea a través del texto seleccionado para indicar eliminación o completado.
Más : Aparecerán opciones adicionales de formato:
Color de fuente: cambie el color del texto seleccionado para mejorar el aspecto visual o la categorización.
Color de relleno: aplique un color de fondo a las celdas seleccionadas para resaltar u organizar los datos.
Bordes: añada o modifica líneas alrededor de las celdas para crear una separación visual o énfasis.
Alineación horizontal: controle cómo se posiciona el texto horizontalmente dentro de las celdas (izquierda, centro o derecha).
Alineación vertical: controle cómo se posiciona el texto verticalmente dentro de las celdas (arriba, medio o abajo).
Ajuste de texto: ajuste automáticamente la visibilidad del texto dentro de una celda para que se adapte al contenido.
Combinar celdas: combine varias celdas seleccionadas en una sola celda más grande.
Inmovilizar: bloquee filas o columnas específicas para que permanezcan visibles mientras se desplaza.
Ordenar: ordene los datos en orden ascendente o descendente en función de los criterios seleccionados.
Filtro: muestre solo las filas que cumplen criterios específicos mientras se ocultan temporalmente otros datos.
Insertar enlace: cree un hipervínculo a sitios web externos, documentos u otras ubicaciones.
Insertar gráfico: cree representaciones visuales de sus datos, como gráficos de barras, gráficos de líneas o gráficos circulares.
Insertar imagen: añada una imagen a la hoja de cálculo ya sea dentro de una celda o flotando sobre las celdas.
Buscar y reemplazar: busque texto o valores específicos en la hoja de cálculo y reemplácelos con contenido diferente.
Añadir comentario: añada comentarios o notas a celdas, columnas o filas seleccionadas para colaboración o documentación.
Menú Archivo
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Archivo:
Nuevo: cree y abrir una nueva hoja de cálculo en blanco.
Abrir: abra una hoja de cálculo existente desde sus archivos.
Descargar: exporte y guardar la hoja de cálculo en su dispositivo local en varios formatos.
Importar: suba y abra un archivo de hoja de cálculo desde su equipo en Zoom Sheets.
Añadir a favoritos: marque la hoja de cálculo actual como favorita para un acceso rápido.
Duplicar en: cree una copia de la hoja de cálculo en una ubicación especificada.
Mover a: reubique la hoja de cálculo actual en una carpeta o espacio de trabajo diferente.
Guardar en mi plantilla: guarde la hoja de cálculo actual como una plantilla reutilizable para uso futuro.
Historial de versiones: vea y restaure versiones anteriores de la hoja de cálculo.
Guardar versión: cree una instantánea nombrada del estado actual de la hoja de cálculo.
Configuración: gestione los ajustes de región y zona horaria para la hoja de cálculo.
Imprimir: configure el diseño y las opciones de impresión antes de imprimir la hoja de cálculo.
Menú Editar
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Editar:
Deshacer: deshaga cambios en la hoja de cálculo.
Rehacer: vuelva a aplicar los cambios que antes se habían deshecho en la hoja de cálculo.
Cortar: elimine el contenido seleccionado y guárdelo en el portapapeles para pegarlo en otro lugar.
Copiar: duplique el contenido seleccionado en el portapapeles sin eliminarlo de su ubicación original.
Copiar como imagen: copie las celdas o el rango seleccionados como un archivo de imagen al portapapeles.
Pegar: inserte el contenido del portapapeles en la ubicación seleccionada de la hoja de cálculo.
Pegar especial: inserte contenido en el portapapeles con opciones de formato específicas, como solo valores o solo fórmulas.
Buscar y reemplazar: busque texto o valores específicos en la hoja de cálculo y reemplácelos con contenido diferente.
Ir a celdas especiales: vaya a celdas con características específicas, como fórmulas, constantes o celdas en blanco.
Menú Insertar
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Insertar:
Imagen en la celda: inserte una imagen que quepa en una sola celda y se mueva con la celda al ordenarla o filtrarla.
Imagen sobre celdas: coloque una imagen que flote sobre la cuadrícula de la hoja de cálculo y que pueda abarcar varias celdas.
Tabla dinámica: cree una tabla de resumen dinámica que analiza y reorganiza los datos de la hoja de cálculo.
Caja de texto: añada un contenedor de texto flotante que puede colocarse en cualquier lugar de la hoja de cálculo.
Gráfico: cree representaciones visuales de sus datos, como gráficos de barras, gráficos de líneas o gráficos circulares.
Minigráfico: inserte un pequeño gráfico en línea dentro de una celda para mostrar las tendencias de los datos de un vistazo.
Símbolo: inserte caracteres especiales, símbolos matemáticos o emoji en las celdas.
Casilla de verificación: añada casillas de verificación interactivas a las celdas para listas de tareas o entrada de datos binarios.
Clasificación por estrellas: inserte un sistema visual de clasificación por estrellas en las celdas con fines de puntuación o evaluación.
Barra de progreso: añada un indicador visual de progreso a las celdas para representar el porcentaje de finalización.
@ Mención: etiquete y notifique a los miembros del equipo o a los colaboradores dentro de la hoja de cálculo.
Enlace: cree un hipervínculo a sitios web externos, documentos u otras ubicaciones.
Enlace al archivo adjunto: cree un enlace que haga referencia a un archivo adjunto a la hoja de cálculo.
Adjunto sobre celdas: añada un archivo adjunto que flote sobre la cuadrícula de la hoja de cálculo.
Notas de comentario: añada comentarios o notas a las celdas, columnas o filas seleccionadas.
Menú Formato
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Formato:
Formatos de número: controle cómo se muestran los datos numéricos.
Negrita: aplique formato negrita para hacer que el texto seleccionado aparezca más grueso y destacado.
Cursiva: aplique formato cursiva para inclinar el texto seleccionado con fines de énfasis o estilísticos.
Subrayar: añada una línea debajo del texto seleccionado para resaltarlo o destacarlo.
Tachado: dibuje una línea a través del texto seleccionado para indicar eliminación o completado.
Fuente: cambie el estilo tipográfico del texto seleccionado a diferentes familias de fuentes.
Tamaño de fuente: ajuste el tamaño del texto seleccionado para hacerlo más grande o más pequeño.
Alineación horizontal: controle cómo se posiciona el texto horizontalmente dentro de las celdas (izquierda, centro o derecha).
Alineación vertical: controle cómo se posiciona el texto verticalmente dentro de las celdas (arriba, medio o abajo).
Ajuste de texto: ajuste automáticamente la visibilidad del texto dentro de una celda.
Combinar celdas: combine varias celdas seleccionadas en una sola celda más grande.
Orientación: gire o incline el texto dentro de las celdas a diferentes grados para un mejor diseño o efecto visual.
Sangría: añada espacio al lado izquierdo del contenido de la celda para crear una jerarquía visual o estructura.
Ancho de columna: ajuste el tamaño horizontal de las columnas para acomodar el contenido o mejorar el diseño.
Alto de fila: ajuste el tamaño vertical de las filas para que se ajusten al contenido o para crear un espaciado uniforme.
Ajuste automático del alto de fila: ajuste automáticamente el alto de fila para ajustarse al contenido más alto de la fila.
Formato condicional: aplique reglas de formato que cambian automáticamente el aspecto de la celda en función de los valores o condiciones de la celda.
Formato como tabla: abra la herramienta Formato como tabla, donde puede gestionar el diseño de la propia tabla.
Borrar formato: elimine todo el formato de las celdas seleccionadas mientras se preservan los datos subyacentes.
Menú Datos
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Datos:
Orden ascendente: organice los datos en orden creciente de menor a mayor o de la A a la Z.
Orden descendente: ordene los datos en orden decreciente de mayor a menor o de Z a A.
Orden personalizado: cree reglas avanzadas de ordenación con múltiples criterios y preferencias personalizadas de orden.
Filtro: muestre solo las filas que cumplen criterios específicos mientras se ocultan temporalmente otros datos.
Segmentación de datos: añada filtros visuales interactivos que permiten un filtrado rápido de datos con botones clicables.
Validación de datos: establezca reglas y restricciones para controlar qué tipo de datos pueden introducirse en celdas específicas.
Tabla dinámica: cree una tabla de resumen dinámica que analiza y reorganiza los datos de la hoja de cálculo.
Definir nombre: asigne nombres personalizados a celdas o rangos para facilitar la referencia en fórmulas y la navegación.
Dividir texto en columnas: divida el contenido de texto en celdas en columnas separadas basándose en delimitadores o anchos fijos.
Agrupar: contraiga varias filas o columnas en una sección expandible/contraíble para una mejor organización.
Desagrupar: elimine el agrupamiento de filas o columnas previamente agrupadas para restaurar la vista normal.
Proteger rango: restrinja los permisos de edición para rangos de celdas específicos para evitar cambios no autorizados.
Proteger hoja: bloquee la hoja completa para evitar modificaciones, permitiendo que usuarios autorizados realicen cambios.
Ver rangos protegidos: muestre una lista de todos los rangos de celdas protegidos y su configuración de permisos en la hoja de cálculo.
Quitar duplicados: identifique y elimine filas duplicadas basándose en columnas seleccionadas para limpiar los datos.
Combinar hojas: combine datos de varias hojas en una sola hoja basándose en columnas o criterios comunes.
Menú Ver
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Vista:
Inmovilizar hasta la fila actual: mantenga visibles las filas que se encuentran por encima de la selección actual mientras se desplaza por el resto de la hoja de cálculo.
Inmovilizar hasta la columna actual: mantenga visibles las columnas a la izquierda de la selección actual mientras se desplaza horizontalmente por la hoja de cálculo.
Inmovilizar hasta la fila y la columna actuales: inmovilice las filas por encima y las columnas a la izquierda de la selección actual para que permanezcan visibles durante el desplazamiento.
Movilizar: elimine todas las filas y columnas inmovilizadas para restaurar el comportamiento normal de desplazamiento en toda la hoja de cálculo.
Vista de filtro: cree una vista de filtro temporal de los datos que se puede guardar y compartir sin afectar las vistas de otros usuarios.
Mostrar fórmulas: muestre las fórmulas reales en las celdas en lugar de sus resultados calculados para revisión y depuración.
Líneas de cuadrícula: alterne la visibilidad de las líneas de borde de las celdas que separan las filas y columnas en la hoja de cálculo.
Pantalla completa: expanda la hoja de cálculo para ocupar toda la pantalla ocultando las barras de herramientas del navegador y otros elementos de la interfaz.
Resaltar fila/columna activa: destaque la fila y la columna seleccionadas en ese momento para facilitar el seguimiento de su posición en hojas de cálculo grandes.
Zoom: ajuste el nivel de aumento de la hoja de cálculo para hacer que el contenido aparezca más grande o más pequeño en la pantalla.
Menú Fórmula
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Fórmula:
Suma: calcule el total de los números o rangos de celdas seleccionados.
Media: calcule el valor medio de los números o rangos de celdas seleccionados.
Contar: cuente el número de celdas que contienen valores numéricos en un rango seleccionado.
Máx: halle el valor más grande en un rango seleccionado de celdas.
Mín: halle el valor más pequeño en un rango seleccionado de celdas.
Financiero: acceda a fórmulas para cálculos financieros tales como pagos de préstamos, tasas de interés y rendimientos de inversiones.
Texto lógico: utilice fórmulas para operaciones lógicas y manipulación de texto, como las sentencias IF y la concatenación de texto.
Fecha y hora: acceda a fórmulas para trabajar con fechas y horas, incluyendo cálculos y formato de fechas.
Búsqueda y referencia: use fórmulas para buscar y recuperar datos de tablas o rangos, como VLOOKUP e INDEX.
Matemáticas y trigonometría: acceda a funciones matemáticas y trigonométricas para cálculos avanzados como seno, coseno y logaritmos.
Referencia entre tablas: cree fórmulas que hagan referencia y extraigan datos de otras hojas o tablas dentro de la hoja de cálculo.
Fórmulas personalizadas: cree y guarde sus propias fórmulas reutilizables para necesidades específicas de cálculos o procesamiento de datos.
Todas las opciones de cálculo: acceda a la biblioteca completa de fórmulas y funciones disponibles organizadas por categorías.
Recalcular: active manualmente un recálculo de todas las fórmulas en la hoja de cálculo para actualizar los resultados.
Menú Herramientas
Las siguientes opciones están disponibles en el menú Herramientas:
Herramientas de valores duplicados
Resaltar valores duplicados: marque visualmente las celdas que contienen valores duplicados dentro de un rango seleccionado para una fácil identificación.
Quitar valores duplicados: elimine valores duplicados de las celdas seleccionadas manteniendo solo entradas únicas.
Resaltar filas duplicadas: marque visualmente filas enteras que contienen datos duplicados basados en columnas seleccionadas.
Quitar filas duplicadas: identifique y elimine filas duplicadas basándose en columnas seleccionadas para limpiar los datos.
Extraer valores únicos: cree una nueva lista que contiene solo valores únicos de un rango seleccionado, eliminando todos los duplicados.
Contar duplicados: calcule y muestre el número de ocurrencias duplicadas para cada valor en un rango seleccionado.
Limpieza de datos
Eliminar espacios en celdas: elimine los espacios adicionales del contenido de la celda para limpiar el formato y garantizar la consistencia de los datos.
Resaltar valores de error: marque visualmente las celdas que contienen errores de fórmula o datos no válidos para una fácil identificación y corrección.
Eliminar valores no válidos: borre o limpie celdas que contienen datos que no cumplen con las reglas de validación o los formatos esperados.
Convertir fórmulas a valores: reemplace las fórmulas en las celdas seleccionadas con sus resultados calculados para preservar los datos mientras se eliminan las dependencias de las fórmulas.
Menú Ayuda
Buscar funciones: busque funciones u opciones disponibles en Zoom Sheets.
Optimizar el tamaño del archivo: reduzca el tamaño del archivo de hoja de cálculo eliminando datos innecesarios, formato o contenido en caché para mejorar el rendimiento y la eficiencia de almacenamiento.
Menú AI Companion
Las siguientes opciones están disponibles en el menú AI Companion:
Generar fórmula: Genera una fórmula utilizando prompts en lenguaje natural.
Función de IA: Genere una función utilizando prompts en lenguaje natural.
Analice los datos: Utilice la IA para analizar automáticamente los datos de sus hojas de cálculo y generar perspectivas, tendencias y visualizaciones.
Edición con IA: Aproveche las herramientas impulsadas por la IA para perfeccionar y mejorar el contenido de sus hojas de cálculo, incluyendo sugerencias de formato y mejoras de los datos.
Datos limpios: Utilice la IA para identificar y solucionar problemas de calidad de los datos, como incoherencias, errores y problemas de formato en su hoja de cálculo.
: Aparecerán opciones adicionales de formato: