Gestion d’espaces communs (nouvelle expérience de l’espace commun)
Zoom Phone lance un nouveau processus de gestion des téléphones des espaces communs, des adaptateurs téléphoniques analogiques (ATA) et des appareils Zoom Phone sur le portail Web. Découvrez-en davantage sur la nouvelle expérience des espaces communs.
Si cette expérience est déjà activée sur votre compte, lisez cet article pour en savoir plus sur comment définir un espace commun, attribuer des appareils et configurer des paramètres, notamment le numéro d’extension.
Un espace commun peut désigner n’importe quelle zone d’un bureau accessible à plusieurs employés. Par exemple, si votre entreprise dispose d’un espace de travail hybride, vous pouvez définir chaque poste de travail partagé comme un espace commun, puis y affecter des téléphones afin que les employés puissent les utiliser.
Conditions requises pour la gestion d’espaces communs (nouvelle expérience de l’espace commun)
Ajouter un espace commun et attribuer des appareils
Remarque : vous pouvez également ajouter plusieurs téléphones de l’espace commun simultanément.
Ajouter un espace commun
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- Cliquez sur Ajouter et saisissez les informations suivantes :
- Site (visible uniquement si vous possédez plusieurs sites) : choisissez le site auquel vous souhaitez attribuer le téléphone de l’espace commun.
- Nom affiché : saisissez un nom pour identifier le téléphone de l’espace commun.
- Numéro d’extension : saisissez un numéro d’extension à attribuer.
- Package : attribuez un package pour les appels sortants.
- Pays/région : sélectionnez le pays ou la région de l’adresse d’urgence du téléphone. Le pays détermine les numéros de poste réservés que vous ne pouvez pas utiliser pour le téléphone.
- Fuseau horaire : choisissez un fuseau horaire pour régler l’heure affichée sur les appareils attribués.
- Langue : configurez la langue des téléphones de bureau.
Remarque : certaines langues énumérées peuvent ne pas être prises en charge. Si la langue n’est pas prise en charge, la langue par défaut sera utilisée. - Spécifier un modèle à attribuer à l’espace commun : sélectionnez cette case à cocher pour spécifier et attribuer un modèle au téléphone de l’espace commun.
- Cliquez sur Enregistrer.
Attribuer des appareils
Ajouter un téléphone de bureau
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- Cliquez sur le nom de l’espace commun que vous souhaitez gérer.
- Cliquez sur l’onglet Paramètres.
- Sous Téléphone de bureau, dans la section Téléphone(s) de bureau, cliquez sur Ajouter.
Une fenêtre contextuelle s’affiche. - Dans la fenêtre, sélectionnez l’appareil provisionné à ajouter à l’espace commun.
- Sélectionnez les paramètres suivants pour l’appareil sélectionné :
- Consultable par : définissez les utilisateurs et les espaces communs visibles sur les appareils d’espace commun. Spécifiez les paramètres de visibilité de l’annuaire pour Shared Mobile Experience, les téléphones IP matériels et les appareils Zoom Phone.
- Recherchable par : définissez les utilisateurs et les espaces communs pouvant faire l’objet d’une recherche sur les appareils d’espace commun. Spécifiez les paramètres de visibilité de l’annuaire pour Shared Mobile Experience, les téléphones IP matériels et les appareils Zoom Phone.
- Cliquez sur Confirmer.
L’appareil apparaîtra dans la section Téléphone(s) de bureau sur le portail Web Zoom. - Dans la section Téléphone(s) de bureau, sous les appareils ajoutés, configurez le flux de travail de l’appareil :
- Sur l’appareil que vous souhaitez gérer, sélectionnez les options suivantes selon vos besoins :
- Cliquez sur Modifier pour modifier les paramètres Consultable par ou Recherchable par.
- Cliquez sur les boutons bascules suivants pour les activer ou les désactiver :
- Verrouillage de l’écran du téléphone : activez une touche programmable qui peut verrouiller l’écran du téléphone. L’utilisateur de téléphone doit entrer son code PIN pour déverrouiller son téléphone. Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par certains appareils.
- Autorisé à être recherché en tant que contact : indiquez si ce téléphone de l’espace commun peut apparaître dans Contacts et faire l’objet d’une recherche.
Remarque : les administrateurs peuvent déterminer si les téléphones de l’espace commun apparaissent dans les contacts ou peuvent faire l’objet d’une recherche, appareil par appareil. Par exemple, ils peuvent rendre les appareils des salles de conférence consultables tout en masquant les téléphones du hall d’accueil dans l’annuaire.
Obtenez plus d’informations sur la configuration de la visibilité de l’espace commun dans les contacts.
Ajouter un appareil Zoom Phone
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- Cliquez sur le nom de l’espace commun que vous souhaitez gérer.
- Cliquez sur l’onglet Paramètres.
- Sous Téléphone de bureau, dans la section Appareil Zoom Phone, cliquez sur Attribuer.
- Sélectionnez l’appareil Zoom Phone à ajouter à l’espace commun.
Comment modifier les paramètres des espaces communs
Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez modifier les paramètres d’un téléphone de l’espace commun que vous avez ajouté.
Remarque : les paramètres généraux du téléphone et les paramètres stratégiques permettent également d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités du téléphone.
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- Cliquez sur le nom d’affichage de l’espace commun que vous souhaitez modifier.
Vous verrez les informations et options suivantes :
Onglet Profil
- Nom affiché : cliquez sur Modifier à côté du nom affiché pour le modifier.
- Site : affiche le site auquel appartient l’utilisateur du téléphone. Sélectionnez un autre site dans le menu déroulant pour déplacer le téléphone vers un autre site.
- Package : cliquez sur Attribuer pour attribuer un package pour les appels sortants. Cliquez sur × à côté d’un package attribué pour le supprimer.
- Numéro de poste : cliquez sur Modifier pour modifier le numéro de poste attribué au téléphone.
Remarque : les numéros de poste peuvent comporter jusqu’à 6 chiffres. Si vous avez plusieurs sites et que vous avez activé les codes de site, les numéros de poste peuvent comporter de 2 à 5 chiffres et les codes de site de 1 à 2 chiffres. - Numéro(s) : cliquez sur Attribuer pour attribuer des numéros de téléphone directs au téléphone de l’espace commun. Ce paramètre n’est visible que si vous attribuez un package.
- Nº de l’appelant sortant (visible uniquement si vous attribuez un package) : sélectionnez le nº de l’appelant sortant lorsque le téléphone effectue un appel sortant. Vous pouvez choisir parmi les numéros de téléphone attribués au réceptionniste automatique principal.
- Pays/région (visible uniquement si vous attribuez un package) : affiche le pays de l’adresse d’urgence du téléphone. Le pays détermine les numéros de poste réservés que vous ne pouvez pas utiliser pour le téléphone.
- Indicatif régional (visible uniquement si vous attribuez un package) : affiche l’indicatif régional par défaut pour la numérotation sortante. Cliquez sur Modifier pour le changer, ou sur Définir si vous n’avez pas ajouté l’indicatif régional.
- Adresse d’urgence : cliquez sur Gérer pour modifier l’adresse d’urgence attribuée au téléphone de l’espace commun. Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez choisir l’adresse attribuée au site ou l’adresse du site par défaut.
- Fuseau horaire : choisissez un fuseau horaire pour régler l’heure affichée sur le téléphone de l’espace commun.
- Langue : configurez la langue des téléphones de bureau.
Remarque : certaines langues énumérées peuvent ne pas être prises en charge. Si la langue n’est pas prise en charge, la langue par défaut sera utilisée. - Service / centre de coûts : attribuez un service ou un centre de coûts.
- Données et stockage : sélectionnez le pays pour le stockage de vos données. Les enregistrements incluent les enregistrements téléphoniques, les messages vocaux, les transcriptions de messages vocaux et les messages d’accueil personnalisés. Découvrez-en plus sur les emplacements de stockage.
- Emplacement de stockage des données opérationnelles : cliquez sur le bouton bascule Copier les journaux d’appels Zoom Phone vers un autre emplacement pour l’activer ou le désactiver. Une fois l’option activée, déterminez où une copie des nouveaux journaux générés sera stockée.
Remarques :
- Les journaux d’origine sont stockés aux États-Unis.
- Les copies seront automatiquement supprimées dans 12 mois.
Onglet Stratégie
Les paramètres stratégiques vous permettent d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités Zoom Phone.
Remarque : les espaces communs ont accès aux mêmes paramètres stratégiques que les téléphones de l’espace commun, à l’exception du partage de bureau. Vous pouvez activer ou désactiver le partage de bureau pour certains appareils dans l’onglet Paramètres.
Onglet Paramètres
Paramètres de gestion des appels
Remarque : après avoir défini des horaires personnalisés, vous pouvez personnaliser l’acheminement des appels entrants pendant ces horaires.
- Horaires d’ouverture : cliquez sur Modifier pour changer les heures pendant lesquelles l’utilisateur peut répondre aux appels. Vous pouvez faire en sorte que vos horaires d’ouverture aillent au-delà de 23 h 30. Vous pouvez définir les horaires d’ouverture par tranches de 10 minutes en saisissant une heure manuellement ; par exemple, 23 h 30.
- Horaires de fermeture : si vous avez personnalisé des heures d’ouverture, vous pouvez également définir des heures de fermeture.
- Horaires de fermeture pour congés : cliquez sur Gérer pour définir certains jours de congés.
Paramètres des horaires d’ouverture, de fermeture et de congés
- Faire sonner l’appareil : cliquez sur le bouton bascule pour activer ou désactiver la sonnerie pour les appels entrants.
- Durée de la sonnerie : si vous avez activé Faire sonner l’appareil, définissez la durée maximale de la sonnerie avant que l’appel ne soit traité comme spécifié dans le paramètre ci-dessous (Lorsque vous ne répondez pas à l’appel).
- En cas d’appel non répondu : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la manière dont les appels auxquels vous ne répondez pas sont traités durant les horaires spécifiés :
- Transférer vers la messagerie vocale : transfère l’appel vers la messagerie vocale.
- Lire un message, puis raccrocher : active un message personnalisé à l’intention de l’appelant, puis raccroche. Cliquez sur Bibliothèque audio pour sélectionner, enregistrer ou importer un fichier audio personnalisé.
- Déconnecter : l’appel sera déconnecté sans lire le message.
- Renvoyer vers un autre poste : l’appel est routé vers un autre poste du compte.
- Renvoyer vers un contact externe : si le compte possède un répertoire d’utilisateurs externes, vous pouvez router les appels vers un contact externe.
- (Optionnel) Sélectionnez l’une des cases à cocher suivantes ou les deux :
- Autoriser les appelants à joindre un opérateur : lorsque cette option est sélectionnée, le menu SVI comportera les options 0 Transférer à un opérateur et 1 Laisser un message vocal à : Poste actuel.
- Sous Connecter à l’opérateur, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option.
- Recherchez le nom ou le numéro de poste, puis sélectionnez l’option que vous souhaitez.
- (Optionnel) Cochez la case Lire le message d’accueil de la messagerie vocale de l’appelé lorsque l’appelant atteint la fin de la séquence de transfert.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : la modification que vous avez apportée peut remplacer le message d’accueil personnalisé précédent. Vous devrez peut-être enregistrer un nouveau message d’accueil.
- Autoriser les appelants à consulter la messagerie vocale : lorsqu’elle est sélectionnée, le menu SVI comportera les options 1 Laisser un message vocal à : Poste actuel et 2 Consulter la messagerie vocale par code PIN.
- 2 Consulter la messagerie vocale par code PIN : cette option permet aux utilisateurs d’accéder au système de messagerie vocale en appuyant sur la touche de messagerie vocale ou en composant le *86 sur les téléphones de l’espace commun. Les utilisateurs peuvent sélectionner l’option 2 à partir de l’interface utilisateur de téléphonie (TUI) pour enregistrer ou mettre à jour le message d’accueil vocal. Cela permet aux utilisateurs de gérer les messages d’accueil vocaux sans nécessiter l’aide d’un admin. Le message d’accueil vocal personnalisé de l’utilisateur importé par le biais du menu SVI sera le message d’accueil vocal uniquement pour les heures d’ouverture (et non pour les heures de fermeture et les jours fériés).
- Lorsque les deux cases à cocher sont sélectionnées, le Menu SVI comportera les options 0 Transférer à un opérateur, 1 Laisser un message vocal à : Poste actuel et 2 Consulter la messagerie vocale par code PIN.
- Message d’accueil et instruction pour laisser un message vocal :
Délégation et assistant
- Délégation : configurez les paramètres de délégation pour les téléphones de l’espace commun grâce à des contrôles de politique étendus. Lorsqu’ils sont activés, les téléphones de l’espace commun peuvent être délégués à un autre utilisateur ou à un autre téléphone de l’espace commun.
Remarque : cette fonctionnalité nécessite que les téléphones de l’espace commun disposent de licences Pro.
Interphone
- Interphone : configurez une connexion interphone. Une fois la connexion interphone établie, le téléphone émettra un bip pour avertir le destinataire lorsqu’il recevra un appel interphone. L’appel sera automatiquement pris sur le téléphone du destinataire.
Téléphone de bureau
- Paramètres généraux : utilisez les paramètres du compte ou les paramètres personnalisés pour les configurations générales des téléphones de bureau attribués à vos espaces communs. Ces configurations générales des téléphones de bureau de votre compte peuvent être définies de manière globale, mais certains paramètres peuvent ne pas fonctionner sur certains modèles. Vous devez redémarrer manuellement les téléphones de bureau pour que ces modifications soient prises en compte.
- Touches et positions : modifiez les paramètres de touches de ligne.
- Téléphone(s) de bureau : ajoutez des téléphones de bureau ou adaptateurs pour téléphone analogiques à l’espace commun.
- Code PIN : permet d’accéder à la messagerie vocale, au partage de bureau, de déverrouiller les téléphones de bureau et d’appeler des destinations disponibles sur autorisation.
- Appareil Zoom Phone : ajoutez des appareils Zoom Phone à l’espace commun
Autres
- Filtrage des appels : cliquez sur le bouton bascule pour l’activer ou le désactiver. Les appelants externes directs seront invités à appuyer sur un bouton pour joindre les utilisateurs ; ceux qui ne répondent pas seront déconnectés. Les appareils ne pourront pas recevoir de fax provenant de tiers.
- Liste de numéros bloqués : gérez la liste de blocage des appels entrants et de la messagerie. Cette option permet aux utilisateurs et aux administrateurs de bloquer les appels entrants et les SMS/MMS depuis des numéros de téléphone ou préfixes.
- Règles de blocage : définissez des règles pour bloquer les appels externes ou les appels sans identifiant de l’appelant.
Ajouter un téléphone de l’espace commun à une file d’attente des appels
Vous pouvez ajouter un téléphone de l’espace commun à un membre d’une file d’attente des appels.
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Files d’attente des appels.
- Cliquez sur le nom de la file d’attente des appels à laquelle vous souhaitez ajouter le téléphone.
- Dans la section Membre(s), cliquez sur Consulter ou modifier.
- Cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun.
- Sélectionnez le téléphone de l’espace commun, puis cliquez sur OK.
Ajouter un espace commun à un réceptionniste automatique
Vous pouvez acheminer les appels vers un téléphone de l’espace commun pendant les horaires d’ouverture ou de fermeture d’un réceptionniste automobile.
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Réceptionnistes automatiques.
- Cliquez sur le nom du réceptionniste automatique auquel vous souhaitez ajouter le téléphone.
- Dans la section Heures d’ouverture ou Heures de fermeture, cliquez sur Modifier à côté de Router vers.
- Sélectionnez Espace commun, saisissez le nom d’un espace commun, puis choisissez l’espace commun en question.
- Cliquez sur OK.
Ajouter un espace commun à un SVI
Si vous disposez d’un système SVI, vous pouvez fournir une option de menu SVI permettant aux appelants de router les appels vers un espace commun.
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- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Réceptionnistes automatiques.
- Cliquez sur le nom du réceptionniste automatique doté d’un SVI auquel vous souhaitez ajouter le téléphone.
Remarque : sélectionnez Définir un SVI si le réceptionniste automatique n’en possède pas. - Dans la section Heures d’ouverture ou Heures de fermeture, cliquez sur Modifier sous Serveur vocal interactif (SVI).
- Cliquez sur Modifier à côté de l’une des clés.
- Sélectionnez Transférer à un espace commun, saisissez le nom d’un espace commun, puis choisissez l’espace commun en question.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des espaces communs par lots
Vous ajoutez plusieurs espaces communs simultanément à l’aide d’un fichier CSV.
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- Cliquez sur Importer en haut de la page.
- Si vous avez créé plusieurs sites, sélectionnez le site auquel vous souhaitez que les utilisateurs appartiennent.
- Cliquez sur Exemple de CSV. Vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV et afficher les champs requis.
Remarque : cliquez sur Matériel certifié Zoom Phone pour afficher une liste des entrées acceptables. Renseignez les colonnes Fabricant et Modèle à l’aide de cette liste pour garantir l’importation correcte du fichier CSV. - Cliquez sur Télécharger.
- Renseignez les champs dans l’exemple de CSV à l’aide d’un tableur comme Microsoft Excel.
Remarque :
- Ne supprimez pas la première ligne avec les noms des champs. Assurez-vous que les fabricants et les modèles sont correctement renseignés.
- Si vous avez plusieurs sites, mais que vous n’avez pas activé les codes des sites, laissez la colonne Code de site vide. Le téléphone sera importé sur le site cible que vous avez sélectionné.
- Cliquez Importer un fichier CSV et sélectionnez votre fichier CSV rempli pour démarrer le processus par lots.
Remarque : si un ou plusieurs champs contiennent des erreurs, le processus par lots ne sera pas achevé. Vous aurez les options suivantes :
- Cliquez sur Détails pour voir une description des champs qui n’ont pas été remplis correctement.
- (Le cas échéant) Cliquez sur Ignorer les problèmes et en importer d’autres pour poursuivre le processus par lots. Les lignes du fichier CSV qui contiennent des erreurs ne seront pas importées.
- Si toutes les lignes du fichier CSV contiennent des erreurs, le processus par lots ne sera pas achevé. Cliquez sur Importer de nouveau après avoir corrigé le fichier CSV.
- Cliquez sur Fermer pour annuler le processus d’importation par lots.
- Cliquez sur Fermer si le processus par lots a abouti.
Exporter une liste d’espaces communs
Vous pouvez également exporter un fichier CSV contenant une liste de tous les espaces communs pour votre référence personnelle.
Remarque : le portail Web Zoom ne prend pas en charge la mise à jour par lots des espaces communs à l’aide d’un fichier CSV. Vous ne pouvez pas modifier le CSV exporté, puis l’importer.
- Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
- En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Utilisateurs et salles.
- Cliquez sur l’onglet Espace commun .
- (Facultatif) Utilisez la barre de recherche et les menus déroulants pour filtrer les espaces communs.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV de la liste actuelle des espaces commun dans le web portal.