Gestion d’espaces communs (nouvelle expérience de l’espace commun)

Un flux de travail a été modifié dans Zoom Phone pour gérer les téléphones de l’espace commun, les adaptateurs pour téléphones analogiques et les appareils Zoom Phone dans le web portal. En savoir plus sur la nouvelle expérience de l’espace commun. 

Si cette expérience est déjà activée sur votre compte, lisez cet article pour en savoir plus sur comment définir un espace commun, attribuer des appareils et configurer des paramètres, notamment le numéro d’extension.

Un espace commun peut désigner n’importe quelle zone d’un bureau susceptible d’être utilisée par plusieurs employés. Par exemple, si votre organisation dispose d’un espace de travail hybride, vous pouvez définir chaque bureau temporaire comme un espace commun, puis attribuer des téléphones à cet espace afin que les employés puissent les utiliser.

Cet article traite des sujets suivants :

• Ajouter un espace commun et attribuer des appareils
• Modifier les paramètres de l’espace commun
  • Onglet Profil
  • Onglet Stratégie
  • Onglet Paramètres
  • Paramètres de gestion des appels
• Ajouter un espace commun à une file d’attente des appels
• Ajouter un espace commun à un réceptionniste automatique
• Ajouter un espace commun à un SVI
• Ajouter des espaces communs par lots
• Exporter une liste d’espaces communs

Conditions préalables à la gestion d’espaces communs

• Nouvelle expérience de l’espace commun activée sur votre compte
• Compte Pro, Affaires, Éducation ou Entreprise
• Privilèges de titulaire du compte ou administrateur
• Licence Zoom Phone
• Appareil certifié ajouté et provisionné

Ajouter un espace commun et attribuer des appareils

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un téléphone de bureau utilisable par tous. Vous pouvez également ajouter plusieurs téléphones de l’espace commun simultanément.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Utilisateurs et salles.
3. Cliquez sur l’onglet Espaces communs.
4. Cliquez sur Ajouter et saisissez les informations suivantes :
   • Site (visible uniquement si vous possédez plusieurs sites) : choisissez le site auquel vous souhaitez attribuer le téléphone de l’espace commun.
   • Nom affiché : saisissez un nom pour identifier le téléphone de l’espace commun.
   • Description (facultatif) : entrez une description pour aider à identifier le téléphone de l’espace commun.
   • Numéro d’extension : saisissez un numéro d’extension à attribuer.
   • Package : attribuez un package pour les appels sortants.
   • Pays/région : choisissez le pays ou la région de l’adresse d’urgence du téléphone.Le pays détermine les numéros d’extension réservés que vous ne pouvez pas utiliser pour le téléphone.
   • Fuseau horaire : choisissez un fuseau horaire pour régler l’heure affichée sur les appareils attribués.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Cliquez sur l’onglet Paramètres.
7. Dans la section Téléphone(s) de bureau, cliquez sur Ajouter.
8. Sélectionnez les téléphones de bureau ou adaptateurs pour téléphone analogiques provisionnés à ajouter à l’espace commun, puis cliquez sur Confirmer.
9. Dans la section Appareil Zoom Phone, cliquez sur Attribuer.
10. Sélectionnez l’appareil Zoom Phone à ajouter à l’espace commun.

Modifier les paramètres de l’espace commun

Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez modifier les paramètres d’un téléphone de l’espace commun que vous avez ajouté.

Remarque : les paramètres généraux du téléphone et les paramètres stratégiques permettent également d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités du téléphone.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Utilisateurs et salles.
3. Cliquez sur l’onglet Espace commun.
4. Cliquez sur le nom affiché de l’espace commun que vous souhaitez modifier.
   Vous verrez alors les informations et options suivantes :

Onglet Profil

• Nom affiché : cliquez sur Modifier à côté du nom affiché pour le modifier.
• Site : affiche le site auquel appartient l’utilisateur du téléphone. Choisissez un autre site dans le menu déroulant pour déplacer le téléphone vers un autre site.
• Package : cliquez sur Attribuer pour attribuer un package pour les appels sortants. Cliquez sur × à côté d’un package attribué pour le supprimer.
• Numéro d’extension : cliquez sur Modifier afin de changer le numéro d’extension attribué au téléphone.
  Remarque : les numéros d’extensions peuvent comporter jusqu’à 6 chiffres. Si vous avez plusieurs sites et que vous activez les codes des sites, les numéros d’extension peuvent comporter de 2 à 5 chiffres et les codes des sites de 1 à 3 chiffres.
• Numéro(s) : cliquez sur Attribuer pour attribuer des numéros de téléphone directs au téléphone de l’espace commun. Ce paramètre n’est visible que si vous attribuez un package.
• Nº de l’appelant sortant (visible uniquement si vous attribuez un package) : sélectionnez le nº de l’appelant sortant lorsque le téléphone effectue un appel sortant. Vous pouvez choisir parmi les numéros de téléphone attribués au réceptionniste automatique principal.
• Pays/région (visible uniquement si vous attribuez un package) : affiche le pays ou la région de l’adresse d’urgence du téléphone.Le pays détermine les numéros d’extension réservés que vous ne pouvez pas utiliser pour le téléphone.
• Indicatif régional (visible uniquement si vous attribuez un package) : affiche l’indicatif régional par défaut pour la numérotation sortante. Cliquez sur Modifier pour le changer, ou sur Régler si vous n’avez pas encore ajouté l’indicatif régional.
• Adresse d’urgence : cliquez sur Gérer pour modifier l‘adresse d’urgence attribuée au téléphone de l’espace commun. Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez choisir l’adresse attribuée au site ou l’adresse du site par défaut.
• Fuseau horaire : choisissez un fuseau horaire pour régler l’heure affichée sur le téléphone de l’espace commun.
• Service / centre de coûts : attribuez un service ou un centre de coûts. 
• Emplacement de stockage du contenu des communications : gérez l’emplacement de stockage du contenu des communications.

Onglet Stratégie

Les paramètres stratégiques vous permettent d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités Zoom Phone.

Remarque : les espaces communs ont accès aux mêmes paramètres stratégiques que les téléphones de l’espace commun, à l’exception du partage de bureau. Vous pouvez activer ou désactiver le partage de bureau pour certains appareils dans l’onglet Paramètres.

Onglet Paramètres

Remarque : après avoir défini des horaires personnalisés, vous pouvez personnaliser l’acheminement des appels entrants pendant ces horaires.

• Horaires d’ouverture : cliquez sur Modifier pour changer les heures pendant lesquelles l’utilisateur peut répondre aux appels. Vous pouvez définir les horaires d’ouverture au-delà de 11 h 30. Vous pouvez également définir les horaires d’ouverture par tranches de 10 minutes en saisissant une heure manuellement, par exemple 23 h 10.
• Horaires de fermeture : si vous avez personnalisé des horaires d’ouverture, vous pouvez également définir des horaires de fermeture.
• Horaires de fermeture pour congés : cliquez sur Gérer pour définir des jours de congés.
• Touches et positions : modifiez les paramètres de touches de ligne.
• Téléphone(s) de bureau : ajoutez des téléphones de bureau ou adaptateurs pour téléphone analogiques à l’espace commun.
• Appareil Zoom Phone : ajoutez des appareils Zoom Phone à l’espace commun
  • Calendrier (facultatif) : ajoutez une ressource de calendrier.
  • Emplacement (facultatif) : attribuez l’appareil à un espace de travail.
• Liste rouge : définissez les règles de mise sur liste rouge des appels externes.

Paramètres de gestion des appels

• Faire sonner l’appareil : activez ou désactivez la sonnerie pour les appels entrants.
• Durée de la sonnerie : si vous avez activé Faire sonner l’appareil, définissez la durée maximale de la sonnerie avant que l’appel ne soit traité comme spécifié dans le paramètre ci-dessous (Lorsque vous ne répondez pas à l’appel).
• Lorsque vous ne répondez pas à l’appel : choisissez la manière dont les appels auxquels vous ne répondez pas sont traités durant les horaires spécifiés.
  • Lire un message, puis raccrocher : active un message personnalisé à l'intention de l’appelant, puis raccroche. Cliquez sur Bibliothèque audio pour sélectionner, enregistrer ou charger une piste audio personnalisée.
  • Déconnecter : l’appel sera déconnecté sans lire le message.
  • Transférer vers une autre extension : l’appel est acheminé vers une autre extension du compte.
  • Transférer vers un contact externe : si le compte possède un répertoire d’utilisateurs externes, vous pouvez acheminer vos appels vers un contact externe.

Ajouter un téléphone de l’espace commun à une file d’attente des appels

Vous pouvez ajouter un téléphone de l’espace commun à un membre d’une file d’attente des appels.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Files d’attente des appels.
3. Cliquez sur le nom de la file d’attente des appels à laquelle vous souhaitez ajouter le téléphone.
4. Dans la section Membre(s), cliquez sur Consulter ou modifier.
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Cliquez sur l’onglet Espace commun.
7. Sélectionnez le téléphone de l’espace commun, puis cliquez sur OK.

Ajouter un espace commun à un réceptionniste automatique

Vous pouvez acheminer les appels vers un téléphone de l’espace commun pendant les horaires d’ouverture ou de fermeture d’un réceptionniste automobile.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans la navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Réceptionnistes automatiques.
3. Cliquez sur le nom du réceptionniste automatique auquel vous souhaitez ajouter le téléphone.
4. Dans la section Horaires d’ouverture ou Horaires de fermeture, cliquez sur Modifier à côté de Acheminer vers.
5. Sélectionnez Espace commun, saisissez le nom d’un espace commun, puis choisissez l’espace commun en question.
6. Cliquez sur OK.

Ajouter un espace commun à un SVI

Si vous disposez d’un système SVI, vous pouvez fournir une option de menu SVI pour permettre aux appelants d’acheminer les appels vers l’espace commun.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans la navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis Réceptionnistes automatiques.
3. Cliquez sur le nom du réceptionniste automatique doté d’un SVI auquel vous souhaitez ajouter le téléphone.
   Remarque : sélectionnez Définir un SVI si le réceptionniste automatique n’en possède pas.
4. Dans la section Horaires d’ouverture ou Horaires de fermeture, cliquez sur Modifier dans Serveur vocal interactif (SVI).
5. Cliquez sur Modifier à côté de la clé.
6. Sélectionnez Transférer à un espace commun, saisissez le nom d’un espace commun, puis choisissez l’espace commun en question.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des espaces communs par lots

Vous ajoutez plusieurs espaces communs simultanément à l’aide d’un fichier CSV.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Utilisateurs et salles.
3. Cliquez sur l’onglet Espace commun.
4. Cliquez sur Importer en haut de la page.
5. Si vous avez créé plusieurs sites, sélectionnez le site auquel vous souhaitez que les utilisateurs appartiennent.
6. Cliquez sur Exemple de CSV. Vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV et afficher les champs requis.
   Remarque : cliquez sur Matériel certifié Zoom Phone pour afficher une liste des entrées acceptables. Renseignez les colonnes Fabricant et Modèle à l’aide de cette liste pour garantir l’importation correcte du fichier CSV.
7. Cliquez sur Télécharger.
8. Renseignez les champs dans l’exemple de CSV à l’aide d’un tableur comme Microsoft Excel.
   Remarque :
   • Ne supprimez pas la première ligne avec les noms des champs. Assurez-vous que les fabricants et les modèles sont correctement renseignés.
   • Si vous avez plusieurs sites, mais que vous n’avez pas activé les codes des sites, laissez la colonne Code de site vide. Le téléphone est importé sur le site sélectionné.
9. Cliquez sur Télécharger CSV et sélectionnez votre fichier CSV terminé pour démarrer le processus par lots.
   Remarque : si un ou plusieurs champs contiennent des erreurs, le processus par lots ne sera pas achevé. Vous aurez les options suivantes :
   • Cliquez sur Détails pour voir une description des champs qui n’ont pas été remplis correctement.
   • (Le cas échéant) Cliquez sur Ignorer les problèmes et télécharger d’autres fichiers pour poursuivre le processus par lots. Les lignes du fichier CSV qui contiennent des erreurs ne seront pas importées. Vous ne verrez pas cette option si toutes les lignes contiennent des erreurs.
   • Si toutes les lignes du fichier CSV contiennent des erreurs, le processus par lots ne sera pas achevé. Cliquez sur Télécharger à nouveau après avoir corrigé le fichier CSV.
   • Cliquez sur Fermer pour annuler le processus d’importation par lots.
10. Cliquez sur Fermer si le processus par lots a abouti.

Exporter une liste d’espaces communs

Vous pouvez également exporter un fichier CSV contenant une liste de tous les espaces communs pour votre référence personnelle.

Remarque : le Zoom web portal ne prend pas en charge la mise à niveau par lots des espaces communs à l’aide d’un fichier CSV. Veuillez ne pas modifier le CSV exporté, puis l’importer.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de Phone System, puis sur Utilisateurs et salles.
3. Cliquez sur l’onglet Espace commun.
4. (Facultatif) Utilisez la barre de recherche et les menus déroulants pour filtrer les espaces communs.
5. Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV de la liste actuelle des espaces commun dans le web portal.