Utiliser l’add-on Zoom for Google Workspace

Avec le module d’extension Zoom for Google Workspace, vous pouvez facilement programmer, rejoindre et gérer vos réunions directement à partir de Gmail ou de Google Agenda. Les paramètres de votre extension sont synchronisés à partir du portail Web Zoom. Une fois le module d’extension installé, vous pouvez l’utiliser dans votre navigateur Web de bureau (Gmail ou Google Agenda), ou sur un appareil mobile (application Google Agenda). Pour une intégration plus poussée avec Google Agenda, configurez l’intégration de calendrier et de contacts.

Si vous disposez d’une licence Zoom Phone, vous pouvez également passer des appels Zoom Phone à partir de votre espace de travail de calendrier ou de messagerie. En savoir plus sur l’utilisation de Zoom Phone avec le module d’extension Google Workspace.

Pour une programmation avancée des réunions, nous vous recommandons d’utiliser l’extension Zoom Chrome.

Remarque :

Éléments requis pour installer et utiliser Zoom for Google Workspace

Sommaire

Comment installer l’add-on Zoom for Google Workspace

Installer l’add-on Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs (Administrateur Google)

Si en tant qu’administrateur Google Workspace vous souhaitez installer Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Connectez-vous à votre compte Google Workspace en tant qu’administrateur.
  2. Accédez à Google Workspace Marketplace et recherchez Zoom.
  3. Cliquez sur le module d’extension Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
  5. Lisez les conditions générales du service, indiquez si vous souhaitez rendre l’application disponible pour l’ensemble de votre domaine ou pour une équipe ou un service spécifique, cochez la case pour exprimer votre accord, puis cliquez sur Accepter.

Si vous gérez le compte Google de votre organisation et avez accès à la console administrateur Google, suivez ces ressources de Google pour installer Zoom for Google Workspace pour vos utilisateur·rices. 

Installer l’add-on Zoom for Google Workspace pour vous-même

Si vous disposez d’un compte Google personnel, vous pouvez installer l’add-on pour votre propre usage.

  1. Connectez-vous à votre compte Google.
  2. Accédez à Google Workspace Marketplace et recherchez Zoom.
  3. Cliquez sur le module d’extension Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
  5. Lisez les conditions d’utilisation et cliquez sur Accepter.

Activer les contrôles de cohérence des comptes pour le module d’extension Google Workspace

Les admins peuvent exiger une correspondance stricte des adresses e-mail lors de la connexion pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés obtiennent l’accès. Cela leur permet de renforcer la sécurité, ainsi que la conformité aux politiques de l’entreprise. Suivez ces étapes pour activer les contrôles de cohérence des comptes :

  1. Connectez-vous à Zoom web portal en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte, puis sur Paramètres du compte.
  3. Dans l’onglet Réunions, faites défiler jusqu’à la section Sécurité.
  4. Cliquez sur le bouton bascule Assurer la cohérence des comptes pour les intégrations Outlook et Google Workspace pour activer ce paramètre.
  5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.

Comment activer ou désactiver l’ajout automatique d’appels vidéo aux événements Google Agenda

Une fois l’add-on Zoom for Google Workspace installé, lorsque vous créez un événement dans Google Agenda et ajoutez un invité, une réunion Zoom est automatiquement générée. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité :

  1. Connectez-vous à la console administrateur Google.
  2. Cliquez sur Applications, sélectionnez Google Workspace, puis cliquez sur Agenda. 
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Sous Appels vidéo, cochez ou décochez la case à côté de Ajouter automatiquement la visioconférence aux événements créés par les utilisateurs.
  5. Pour plus d’informations, consultez la documentation de Google.

Activer le lien Infos sur les réunions dans l’invitation à participer à une réunion

  1. Connectez-vous au portail web Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
  3. Cliquez sur l’onglet E-mail et calendrier.
  4. Sous Intégrations, cliquez sur le bouton bascule Insérer un lien vers les infos sur la réunion avec Zoom AI Companion dans l’invitation à la réunion pour l’activer.
    Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée et doit être modifiée au niveau du groupe ou du compte.
  5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.

Comment utiliser l’add-on Zoom for Google Workspace

             Web

Se connecter à l’add-on Zoom for Google Workspace

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Gmail ou Google Agenda.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
  3. Si vous y êtes invité, cliquez sur Autoriser l’accès et suivez les instructions à l’écran pour permettre à Zoom d’accéder à votre compte Google.
  4. Cliquez sur Se connecter et suivez les instructions à l’écran.

Programmer une réunion à partir de Google Agenda

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur Créer ou cliquez sur un créneau horaire dans l’agenda pour créer votre réunion.
  3. Entrez les informations de la réunion comme le titre, le lieu et la liste des invités.
  4. Cliquez sur Autres options.
    Remarques :
    • Seules les modifications apportées au thème, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
    • Lorsque vous attribuez des privilèges de programmation à d’autres utilisateur·rices sur le portail Web Zoom, vous pouvez indiquer si vous les autorisez à gérer vos réunions marquées comme privées dans Outlook ou Google Agenda. Dans le cas contraire, ils et elles ne peuvent pas voir le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des participant·es.
  5. Dans le menu déroulant Ajouter une vidéoconférence, sélectionnez Zoom Meeting.
    Google Agenda ajoutera les options de participation à la réunion Zoom.
  6. (Facultatif) Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace pour modifier les paramètres de la réunion si nécessaire. Vous pouvez, par exemple, activer l’option de rejoindre la réunion avant l’hôte.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
    Remarque : les paramètres de réunion sont appliqués en fonction des paramètres de votre compte. Vous pouvez modifier les paramètres d’une réunion programmée.

Programmer une réunion à partir d’un fil de discussion dans Gmail

L’add-on permet de programmer une réunion Zoom à partir de Gmail. Il remplit automatiquement le sujet de la réunion avec le sujet de l’e-mail. Une fois la réunion programmée à partir de Gmail, Zoom envoie les détails de participation à l’expéditeur de l’e-mail.

  1. Connectez-vous à Gmail à l’aide d’un navigateur web.
  2. Ouvrez un fil de discussion.
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Programmer une réunion.
  5. Faites défiler le panneau vers le bas et choisissez vos paramètres de réunion par défaut, tels que l’ID de réunion, le code secret et la salle d’attente.
  6. Entrez les informations de la réunion si nécessaire :
    • Sujet : l’add-on suggérera l’objet de l’e-mail comme sujet de la réunion.
    • Fuseau horaire : par défaut, il utilisera le fuseau horaire que vous avez défini dans Zoom. Sélectionnez un autre fuseau horaire si nécessaire.
    • Quand : l’add-on suggérera une date et une heure ou vous pouvez entrer des informations différentes.
    • Durée : sélectionnez une durée pour la réunion.
  7. Cliquez sur la flèche sous Options de messagerie et activez Inviter des participants par e-mail pour envoyer un e-mail aux participants à votre réunion après avoir créé la réunion.
    Remarques :
    • L’add-on ajoutera automatiquement des participants du fil de discussion à la liste d’invitation, mais vous pouvez cocher ou décocher la case à côté de l’e-mail d’un utilisateur pour l’inviter ou le supprimer.
    • Si vous avez activé l’option Inviter des participant·es par e-mail, ces adresses e-mail recevront un message avec les détails de participation, et non une invitation Google Agenda. Pour ce faire, modifiez la réunion programmée ou programmez une réunion à partir de Google Agenda.
  8. Cliquez sur PROGRAMMER UNE RÉUNION.

Modifier une réunion programmée dans Google Agenda

Remarque : Si vous reprogrammez une réunion Zoom à partir de Google Agenda, ne copiez pas les informations de la réunion dans une nouvelle entrée d’agenda.

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le modifier.
  4. Modifiez les informations de la réunion si nécessaire.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace pour modifier les paramètres de la réunion si nécessaire, puis cliquez sur METTRE À JOUR LA RÉUNION.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher et participer à une réunion

Remarque : si l’hôte de la réunion a marqué sa réunion comme Privée, vous ne pourrez pas voir les informations la concernant, telles que le lien d’invitation, son sujet ou la liste des invité·es, sur Zoom Scheduler.

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Cliquez sur Participer une réunion Zoom pour ouvrir Zoom et participer à la réunion.
  4. Cliquez sur l’option pour ouvrir Zoom lorsque votre navigateur vous y invite.

En savoir plus sur la participation à une réunion.

Afficher la synthèse de réunion

Remarque : pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Zoom AI Companion, ainsi que l’option Insérer les détails de la réunion dans les paramètres Web de Zoom (option activée par défaut).

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur Créer ou cliquez sur un créneau horaire dans l’agenda pour créer votre réunion.
  3. Entrez les informations de la réunion comme le titre, le lieu et la liste des invités.
  4. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace .
  5. Sous AI Companion, sélectionnez Démarrer automatiquement AI Companion.
    Les options Activer automatiquement les questions en réunion et Lancer automatiquement la synthèse de réunion seront sélectionnées par défaut.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
    Dans les détails de la réunion Zoom, vous verrez s’afficher le lien Voir les infos sur la réunion avec AI Companion.
  7. Cliquez sur le lien pour ouvrir la synthèse dans Zoom :
    • La synthèse s’ouvrira dans l’application de bureau Zoom, si cette dernière est installée et activée.
    • Sinon, elle s’ouvrira dans le portail Web Zoom.

Note : si vous n’êtes pas autorisé(e) à consulter la synthèse, vous verrez s’afficher le message Accès refusé.

             Android | iOS

Se connecter à l’add-on Zoom for Google Workspace

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur l’icône Plus, puis sur Événement.
  3. Appuyez sur le menu déroulant Visioconférence et sélectionnez Zoom Meeting.
  4. Appuyez sur AUTORISER et suivez les instructions à l’écran.

Programmer une réunion à partir de Google Agenda

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur l’icône Plus, puis sur Événement.
  3. Appuyez sur le menu déroulant Vidéoconférence et sélectionnez Zoom Meeting.
    Google Agenda ajoutera une réunion Zoom aux détails de votre réunion.
  4. Entrez les informations de votre réunion comme le titre, le lieu et la liste des invités.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Dans le coin supérieur droit, appuyez sur l’icône Enregistrer.

Programmer une réunion à partir d’un fil de discussion dans Gmail

L’add-on permet de programmer une réunion Zoom à partir de Gmail. Il remplit automatiquement le sujet de la réunion avec le sujet de l’e-mail. Une fois la réunion programmée à partir de Gmail, Zoom envoie les détails de participation à l’expéditeur de l’e-mail.

  1. Connectez-vous à l’application Gmail.
  2. Ouvrez un e-mail.
  3. Dans le panneau inférieur, dans la section Modules complémentaires disponibles, appuyez sur Zoom for Google Workspace.
  4. Entrez les informations de la réunion.
    Remarque : Zoom remplit automatiquement le sujet de la réunion avec l’objet de l’e-mail.
  5. (Facultatif) Dans la section Options e-mail, entrez les adresses e-mail auxquelles seront envoyées les informations d’accès.
    Remarque : ces adresses recevront un e-mail contenant les informations d’accès, et non une invitation Google Agenda. Pour envoyer une invitation Google Agenda, modifiez la réunion programmée ou programmez une réunion dans Google Agenda.
  6. Modifiez les autres options de réunion si nécessaire.
  7. En haut du panneau, appuyez sur PROGRAMMER UNE RÉUNION.

Modifier une réunion programmée dans Google Agenda

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Appuyez sur l’icône en forme de crayon.
  4. Modifiez les informations de la réunion si nécessaire.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Appuyez sur Enregistrer.

Remarques :

  • Si vous reprogrammez une réunion Zoom à partir de Google Agenda, ne copiez pas les informations de la réunion dans une nouvelle entrée d’agenda.
  • L’application Google Agenda ne peut pas modifier les paramètres de réunion d’une réunion programmée. Utilisez Google Agenda dans un navigateur Web pour cette fonctionnalité. Vous pouvez également vous connecter au portail Web Zoom pour modifier les paramètres d’une réunion programmée.

Afficher et participer à une réunion

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Appuyez sur Réunion Zoom.
    Google Agenda affichera les options de participation.
  4. Maintenez appuyé sur une option de participation pour la copier dans votre presse-papiers, ou appuyez sur le lien de participation pour participer à l’aide de l’application mobile Zoom. 

En savoir plus sur la participation à une réunion.

Limites et dépannage de l’add-on Zoom for Google Workspace

Plusieurs comptes Google

Pour installer et utiliser l’add-on, nous vous conseillons de ne pas vous connecter à plusieurs comptes Google dans le même navigateur. Pour que cela fonctionne, vous devez uniquement être connecté au compte pour lequel vous souhaitez l’installer. En outre, lorsque vous avez installé l’add-on et que vous l’utilisez en étant connecté à plusieurs comptes Google, des problèmes peuvent survenir lors de la programmation de réunions Zoom.

Impossible de changer le propriétaire de la réunion dans le module d’extension Google Workspace

Le module d’extension Zoom for Google Workspace ne permet pas de transférer le rôle d’hôte Zoom lorsque l’on change de propriétaire dans Google Agenda. Lorsque vous modifiez le propriétaire d’un événement Google Agenda associé une réunion Zoom, l’utilisateur en question ne se verra pas attribuer le rôle d’hôte dans Zoom.

Vous disposez de deux options : soit ajouter un utilisateur en tant qu’hôte suppléant (en l’absence du privilège de programmation), soit modifier l’événement par le biais du module d’extension pour modifier l’option Planifier pour (si vous disposez du privilège de programmation).

Pour ajouter un hôte suppléant, procédez comme suit :

  1. Dans Google Agenda, ouvrez la réunion et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour la modifier.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
  3. Faites défiler vers le bas jusqu’au champ Hôtes suppléants et entrez l’adresse e-mail d’un utilisateur pour l’ajouter en tant qu’hôte suppléant de la réunion.
  4. En haut du panneau, cliquez sur Ajouter une réunion.
  5. Sur l’invitation à la réunion, cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier l’option Planifier pour, procédez comme suit :

  1. Dans Google Agenda, ouvrez la réunion et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour la modifier.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace .
  3. Sous Planifier pour, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez accorder les droits d’hôte selon votre privilège de programmation.
  4. En haut du panneau, cliquez sur Mettre à jour la réunion.
  5. Sur l’invitation à la réunion, cliquez sur Enregistrer.

Créneaux réservés « C’est une réunion de calendrier » et « Réunion Google Agenda (non synchronisé) »

Lorsque vous programmez une réunion via l’add-on, un créneau réservé est créé et les détails de l’invitation à la réunion qu’il contient sont ajoutés à l’événement de calendrier. Les détails de cet événement de calendrier, tels que le sujet, l’ordre du jour et la date/heure, ne sont pas synchronisés avec la réunion Zoom tant que l’événement de calendrier n’est pas enregistré dans Google. Une fois l’événement de calendrier enregistré, la synchronisation des informations de la réunion avec Zoom peut prendre environ 2 minutes. Les informations contenues dans le créneau réservé sont ensuite mis à jour dans l’événement de calendrier. 

Pendant la synchronisation, ce créneau réservé figurera dans la liste de vos prochaines réunions Zoom sous l’intitulé « C’est une réunion de calendrier » ou « Réunion Google Agenda (non synchronisé) ». Une fois la synchronisation terminée, les informations seront mises à jour et correspondront, normalement, au sujet défini pour l’événement de calendrier. Si la synchronisation échoue, veuillez vous déconnecter et vous reconnecter au module d’extension Zoom for Google Workspace. 

Remarque: Ce créneau réservé est généralement programmé pour le 31 décembre 1979 ou le 1er janvier 1980. Une fois la synchronisation terminée, la date et l’heure auxquelles vous avez programmé l’événement du calendrier remplacent celles du créneau réservé. 

Erreur « Échec de la création de la conférence » lors de la programmation d’une réunion

Si vous voyez s’afficher le message d’erreur Échec de la création de la conférence lorsque vous programmez une réunion à l’aide du module d’extension Google Workspace, il peut s’agir d’un problème de service lié au dépassement de la limite de débit de l’API. Consultez la page État des services Zoom pour connaître l’état actuel de chaque service Zoom, ainsi que les périodes de maintenance prévues.

La solution recommandée consiste à utiliser l’extension Zoom Chrome jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Résolution des problèmes de synchronisation

Si, quelques minutes après l’enregistrement de l’événement de calendrier, les détails du calendrier ne sont toujours pas synchronisés avec Zoom, le problème peut être causé par une absence d’autorisation en écriture sur le calendrier dans lequel vous programmez ou une programmation dans le passé. 

Pour forcer manuellement la synchronisation : 

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace . 
  3. Cliquez sur l’événement Google Agenda qui rencontre des problèmes de synchronisation. L(add-on vérifiera alors l’ID d’événement du calendrier avec vos réunions Zoom et synchronisera les modifications ou les informations manquantes. 
  4. Attendez 1 à 2 minutes que la synchronisation se termine. 

Comment vos données sont utilisées

Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Zoom, et les utilise :

Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Google Workspace, et les utilise :