Avec le module d’extension Zoom for Google Workspace, vous pouvez facilement programmer, rejoindre et gérer vos réunions directement à partir de Gmail ou de Google Agenda. Les paramètres de votre extension sont synchronisés à partir du portail Web Zoom. Une fois le module d’extension installé, vous pouvez l’utiliser dans votre navigateur Web de bureau (Gmail ou Google Agenda), ou sur un appareil mobile (application Google Agenda). Pour une intégration plus poussée avec Google Agenda, configurez l’intégration de calendrier et de contacts.
Pour une programmation avancée des réunions, nous vous recommandons d’utiliser l’extension Zoom Chrome.
Remarque :
Le 16 novembre 2020, Google a défini Google Meet comme outil par défaut pour les réunions lorsque plusieurs fournisseurs de services de vidéoconférence sont utilisés. Si vous avez activé Google Meet en plus de Zoom, consultez cette page pour savoir comment modifier l’outil par défaut.
L’intégration Réservation d’un espace de travail est disponible uniquement dans l’extension Zoom Chrome.
Éléments requis pour installer et utiliser Zoom for Google Workspace
Comment installer l’add-on Zoom for Google Workspace
Installer l’add-on Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs (Administrateur Google)
Si en tant qu’administrateur Google Workspace vous souhaitez installer Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs, suivez les instructions ci-dessous :
Connectez-vous à votre compte Google Workspace en tant qu’administrateur.
Cliquez sur le module d’extension Zoom for Google Workspace.
Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
Lisez les conditions générales du service, indiquez si vous souhaitez rendre l’application disponible pour l’ensemble de votre domaine ou pour une équipe ou un service spécifique, cochez la case pour exprimer votre accord, puis cliquez sur Accepter.
Si vous gérez le compte Google de votre organisation et avez accès à la console administrateur Google, suivez ces ressources de Google pour installer Zoom for Google Workspace pour vos utilisateur·rices.
Cliquez sur le module d’extension Zoom for Google Workspace.
Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
Lisez les conditions d’utilisation et cliquez sur Accepter.
Activer les contrôles de cohérence des comptes pour le module d’extension Google Workspace
Les admins peuvent exiger une correspondance stricte des adresses e-mail lors de la connexion pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés obtiennent l’accès. Cela leur permet de renforcer la sécurité, ainsi que la conformité aux politiques de l’entreprise. Suivez ces étapes pour activer les contrôles de cohérence des comptes :
Connectez-vous à Zoom web portal en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte, puis sur Paramètres du compte.
Dans l’onglet Réunions, faites défiler jusqu’à la section Sécurité.
Cliquez sur le bouton bascule Assurer la cohérence des comptes pour les intégrations Outlook et Google Workspace pour activer ce paramètre.
Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.
Comment activer ou désactiver l’ajout automatique d’appels vidéo aux événements Google Agenda
Une fois l’add-on Zoom for Google Workspace installé, lorsque vous créez un événement dans Google Agenda et ajoutez un invité, une réunion Zoom est automatiquement générée. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité :
Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur l’onglet E-mail et calendrier.
Sous Intégrations, cliquez sur le bouton bascule Insérer un lien vers les infos sur la réunion avec Zoom AI Companion dans l’invitation à la réunion pour l’activer. Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée et doit être modifiée au niveau du groupe ou du compte.
Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.
Comment utiliser l’add-on Zoom for Google Workspace
Limites et dépannage de l’add-on Zoom for Google Workspace
Plusieurs comptes Google
Pour installer et utiliser l’add-on, nous vous conseillons de ne pas vous connecter à plusieurs comptes Google dans le même navigateur. Pour que cela fonctionne, vous devez uniquement être connecté au compte pour lequel vous souhaitez l’installer. En outre, lorsque vous avez installé l’add-on et que vous l’utilisez en étant connecté à plusieurs comptes Google, des problèmes peuvent survenir lors de la programmation de réunions Zoom.
Impossible de changer le propriétaire de la réunion dans le module d’extension Google Workspace
Le module d’extension Zoom for Google Workspace ne permet pas de transférer le rôle d’hôte Zoom lorsque l’on change de propriétaire dans Google Agenda. Lorsque vous modifiez le propriétaire d’un événement Google Agenda associé une réunion Zoom, l’utilisateur en question ne se verra pas attribuer le rôle d’hôte dans Zoom.
Vous disposez de deux options : soit ajouter un utilisateur en tant qu’hôte suppléant (en l’absence du privilège de programmation), soit modifier l’événement par le biais du module d’extension pour modifier l’option Planifier pour (si vous disposez du privilège de programmation).
Pour ajouter un hôte suppléant, procédez comme suit :
Dans Google Agenda, ouvrez la réunion et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour la modifier.
Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
Faites défiler vers le bas jusqu’au champ Hôtes suppléants et entrez l’adresse e-mail d’un utilisateur pour l’ajouter en tant qu’hôte suppléant de la réunion.
En haut du panneau, cliquez sur Ajouter une réunion.
Sur l’invitation à la réunion, cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier l’option Planifier pour, procédez comme suit :
Dans Google Agenda, ouvrez la réunion et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour la modifier.
Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
Sous Planifier pour, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez accorder les droits d’hôte selon votre privilège de programmation.
En haut du panneau, cliquez sur Mettre à jour la réunion.
Sur l’invitation à la réunion, cliquez sur Enregistrer.
Créneaux réservés « C’est une réunion de calendrier » et « Réunion Google Agenda (non synchronisé) »
Lorsque vous programmez une réunion via l’add-on, un créneau réservé est créé et les détails de l’invitation à la réunion qu’il contient sont ajoutés à l’événement de calendrier. Les détails de cet événement de calendrier, tels que le sujet, l’ordre du jour et la date/heure, ne sont pas synchronisés avec la réunion Zoom tant que l’événement de calendrier n’est pas enregistré dans Google. Une fois l’événement de calendrier enregistré, la synchronisation des informations de la réunion avec Zoom peut prendre environ 2 minutes. Les informations contenues dans le créneau réservé sont ensuite mis à jour dans l’événement de calendrier.
Pendant la synchronisation, ce créneau réservé figurera dans la liste de vos prochaines réunions Zoom sous l’intitulé « C’est une réunion de calendrier » ou « Réunion Google Agenda (non synchronisé) ». Une fois la synchronisation terminée, les informations seront mises à jour et correspondront, normalement, au sujet défini pour l’événement de calendrier. Si la synchronisation échoue, veuillez vous déconnecter et vous reconnecter au module d’extension Zoom for Google Workspace.
Remarque: Ce créneau réservé est généralement programmé pour le 31 décembre 1979 ou le 1er janvier 1980. Une fois la synchronisation terminée, la date et l’heure auxquelles vous avez programmé l’événement du calendrier remplacent celles du créneau réservé.
Erreur « Échec de la création de la conférence » lors de la programmation d’une réunion
Si vous voyez s’afficher le message d’erreur Échec de la création de la conférence lorsque vous programmez une réunion à l’aide du module d’extension Google Workspace, il peut s’agir d’un problème de service lié au dépassement de la limite de débit de l’API. Consultez la page État des services Zoom pour connaître l’état actuel de chaque service Zoom, ainsi que les périodes de maintenance prévues.
La solution recommandée consiste à utiliser l’extension Zoom Chrome jusqu’à ce que le problème soit résolu.
Résolution des problèmes de synchronisation
Si, quelques minutes après l’enregistrement de l’événement de calendrier, les détails du calendrier ne sont toujours pas synchronisés avec Zoom, le problème peut être causé par une absence d’autorisation en écriture sur le calendrier dans lequel vous programmez ou une programmation dans le passé.
Pour forcer manuellement la synchronisation :
À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
Cliquez sur l’événement Google Agenda qui rencontre des problèmes de synchronisation. L(add-on vérifiera alors l’ID d’événement du calendrier avec vos réunions Zoom et synchronisera les modifications ou les informations manquantes.
Attendez 1 à 2 minutes que la synchronisation se termine.
Comment vos données sont utilisées
Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Zoom, et les utilise :
Informations sur l’utilisateur·rice (nom, e-mail, fuseau horaire) : utilisées pour afficher des informations sur l’utilisateur·rice.
Paramètres de la réunion : utilisés lors de la création de réunions avec des paramètres par défaut.
Utilisateur·rices disposant de privilèges de programmation : utilisés pour déterminer si un·e utilisateur·rice peut planifier des réunions pour un·e autre.
Liste des réunions : utilisée pour afficher la liste des réunions actuelles d’un·e utilisateur·rice.
Détails de la réunion (numéro de réunion, sujet, heure de début, durée, mot de passe de la réunion, invitation à la réunion avec les instructions de participation) : utilisé pour afficher les détails d’une réunion à venir.
Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Google Workspace, et les utilise :
Liste des événements du calendrier : utilisée pour trouver un événement dont les informations de réunion Zoom doivent être mises à jour et pour afficher la liste des réunions d’un·e utilisateur·rice.
Détails de l’événement du calendrier (titre, heure, type, organisateur·rice) : utilisés lors de la création/mise à jour d’une réunion Zoom pour un événement de calendrier.
Destinataires de l’e-mail sélectionné : utilisés dans l’intégration Gmail pour envoyer des invitations à des réunions.
Objet de l’e-mail sélectionné : utilisé dans l’intégration Gmail pour remplir le sujet de la réunion Zoom créée.