Configurer, apprendre et utiliser Zoom Phone. Commencez à utiliser la solution téléphonique de Zoom grâce à notre expérience d’accompagnement.
Le guide de démarrage rapide de Zoom Phone aide les propriétaires de comptes et les admins à procéder à la configuration initiale et présente les fonctionnalités de Zoom Phone, notamment les sites multiples, les utilisateur·rices de téléphone, les numéros de téléphone directs et les réceptionnistes automatiques.
Remarques :
Une fois votre licence Zoom Phone activée, suivez les étapes ci-dessous. Toutes les options configurées au cours de la configuration initiale pourront être modifiées par la suite. Vous devez être le propriétaire du compte pour effectuer les étapes suivantes.
Remarques :
Remarque : Dans l’onglet Utilisateurs et salles, le propriétaire du compte ou l’admin apparaît comme le premier utilisateur. L’état de son téléphone s’affichera comme activé dans la colonne État d’activation.
Les propriétaires du compte et les admins peuvent attribuer des licences Zoom Phone, des numéros de téléphone, des files d’attente des appels et d’autres fonctionnalités aux utilisateur·rices en attente avant l’acceptation de l’invitation à leur compte. Ces personnes peuvent également gérer le moment où les utilisateur·rices reçoivent des notifications par e-mail, accèdent à l’onglet Phone et commencent à passer ou à recevoir des appels. De plus, les admins peuvent filtrer les utilisateur·rices et distinguer les utilisateur·rices en attente des utilisateur·rices actif·ves dans la section Système de téléphonie du portail Web Zoom. Cela permet aux admins de terminer la configuration et la formation des utilisateur·rices avant de leur donner accès à Zoom Phone.
Les propriétaires de comptes et les admins peuvent activer l’activation automatique de Zoom Phone pour les utilisateur·rices lors de l’attribution d’un forfait appels. Ils peuvent également désactiver ce paramètre, ce qui permet aux admins d’activer Zoom Phone manuellement. Les administrateurs peuvent également personnaliser les préférences de notification des utilisateur·rices en accédant à la section Notifications de la page Paramètres du compte, sous Informations sur l’entreprise.
En savoir plus sur la configuration de l’activation automatique de Zoom Phone.
Une fois la configuration initiale terminée, les options Zoom Phone s’affichent sous Configuration du produit, puis Système de téléphonie dans le panneau de gauche du portail Web.
Consultez les rubriques ci-dessous pour poursuivre la configuration de Zoom Phone.
Une fois la configuration initiale terminée, commencez à utiliser Zoom Phone en ajoutant des utilisateur·rices de téléphone, en achetant des numéros directs et en fournissant des téléphones de bureau aux utilisateur·rices qui en ont besoin.
Pour utiliser vos numéros de téléphone existants avec Zoom Phone, vous devez effectuer le portage du numéro vers Zoom Phone. Zoom travaillera avec votre ancien fournisseur et transférera le numéro vers votre compte Zoom Phone. Une fois le processus de portage terminé, vous pouvez attribuer les numéros concernés aux utilisateur·rices.
Vous pouvez attribuer des licences Zoom Phone et forfait appels aux utilisateur·rices du compte Zoom. L’attribution d’une licence Zoom Phone à un utilisateur ou une utilisatrice entraîne l’attribution d’un numéro d’extension. Les utilisateur·rices recevront également un e-mail les informant qu’ils/elles ont été ajouté·e·s à Zoom Phone.
Lorsque vous ajoutez pour la première fois des utilisateur·rices de téléphone, vous recevez une notification dans une fenêtre contextuelle " Activer automatiquement les utilisateur·rices de Zoom Phone", vous informant que votre compte est actuellement configuré pour activer automatiquement les utilisateur·rices sur Zoom Phone après les avoir ajouté·e·s. L’activation permet aux utilisateur·rices de commencer à passer des appels avec Zoom Phone. Vous pouvez retarder l’activation de Zoom Phone jusqu’à ce que vous soyez prêt en passant à la configuration manuelle. Choisissez l’option Passer à l’activation manuelle ou Conserver l’activation automatique. Vous pouvez modifier votre politique d’activation du téléphone à tout moment en visitant l’onglet Zoom Phone sur la page Paramètres du compte d'administration.
Remarques :
Après avoir créé des utilisateur·rices de téléphone, vous pouvez acheter des numéros de téléphone directs et les attribuer à des utilisateur·rices. Les utilisateur·rices bénéficiant d’un numéro de téléphone direct pourront toujours utiliser leur numéro de poste affecté. Vous pouvez également procéder à la portabilité des numéros de téléphone d’un autre service ou opérateur et modifier le numéro principal de l'entreprise.
Tous les utilisateur·rices de Zoom Phone peuvent passer et recevoir des appels via le client de bureau ou l’application mobile Zoom. Vous pouvez fournir et attribuer des appareils aux utilisateur·rices qui ont besoin d’un téléphone de bureau. Zoom Phone prend en charge différents appareils.
Après avoir paramétré vos utilisateur·rices et numéros, vous pouvez configurer les paramètres de Zoom Phone au niveau du compte, comme les notifications par e-mail, l’audio en cours de connexion et les heures de bureau par défaut. Vous pouvez aussi modifier les paramètres stratégiques afin d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités de Zoom Phone.
Lors de la configuration initiale, Zoom Phone crée un réceptionniste automatique principal pour le numéro principal de l'entreprise. Le réceptionniste automatique principal répond aux appels par un enregistrement personnalisé, puis redirige les appels. Commencez par choisir les horaires de bureau et les options de redirection pour le réceptionniste.
Après avoir paramétré vos utilisateur·rices de téléphone, vos numéros de téléphone directs et vos téléphones de bureau, vous pouvez paramétrer les fonctionnalités avancées qui gèrent vos utilisateur·rices de téléphone et modifient le traitement des appels.
Les réceptionnistes automatiques répondent aux appels avec un enregistrement personnalisé et acheminent les appels vers un/une utilisateur·rice de téléphone ou une file d’attente. Vous pouvez configurer un réceptionniste automatique pour qu'il passe par un système SVI qui offre aux appelants plusieurs options d’acheminement et leur permet d’effectuer une recherche dans un annuaire de vos utilisateur·rices de téléphone.
Si vous souhaitez organiser vos utilisateur·rices de téléphone par groupes, vous devez créer plusieurs sites. Vous pouvez créer, par exemple, plusieurs sites en fonction des différents bureaux ou départements. Vous pouvez aussi attribuer un code à chaque site, ce qui permet aux utilisateur·rices d’identifier facilement et d’appeler les postes téléphoniques appartenant à un même site.
Les files d’attente des appels vous permettent de gérer les appels entrants, afin de les rediriger vers un groupe d’utilisateur·rices spécifique. Par exemple, vous pouvez rediriger les appels vers certains collaborateurs du département Facturation, du service commercial ou du service client de votre organisation.
Vous pouvez modifier l’adresse d’urgence par défaut configurée initialement. En cas de sites multiples, vous pouvez modifier l’adresse par défaut attribuée à chaque site. Vous pouvez en outre activer les appels d’urgence pour les utilisateur·rices sans forfait appels ou numéro de téléphone direct.
Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour améliorer votre service Zoom Phone.
Lorsque les utilisateur·rices de téléphone commencent à passer et à recevoir des appels, vous pouvez afficher un journal détaillé de tous les appels. Vous pouvez filtrer les données par date, par type d’appel (entrant ou sortant) et par site. Vous pouvez aussi exporter les journaux et afficher le journal d’un/une utilisateur·rice spécifique.
Vous pouvez bloquer certains numéros pour tous les utilisateur·rices du compte ou pour des utilisateur·rices spécifiques. Les numéros bloqués peuvent être entrants (ils ne pourront pas vous appeler) ou sortants (les utilisateur·rices de téléphone de votre compte ne pourront pas les appeler).
Vous pouvez attribuer des licences Zoom Phone aux Zoom Rooms paramétrées dans votre compte. Ainsi, les utilisateur·rices pourront passer et recevoir des appels via Zoom Rooms.
Le tableau de bord de la qualité des appels vous permet de voir la qualité globale des appels vocaux et de filtrer les données sur un/une utilisateur·rice de téléphone spécifique. Le rapport d’utilisation vous permet de consulter les données d’utilisation du téléphone pour une file d’attente ou un/une utilisateur·rice spécifique.
Grâce à la délégation des appels, vous pouvez désigner un/une utilisateur·rice de téléphone qui passera et recevra des appels pour le compte d’un/une autre utilisateur·rice. Chaque utilisateur ou utilisatrice pourra voir le statut des lignes partagées.
Les groupes de lignes partagées vous permettent de partager un numéro de téléphone et un poste avec un groupe d’utilisateur·rices de téléphone ou des postes d’un espace commun.