Utilisation de l’extension Chrome Zoom

L’extension Zoom Chrome permet aux participants de planifier des réunions Zoom directement à partir de Google Calendar. Grâce à l’extension, vous pouvez démarrer une réunion instantanée ou planifier une réunion ultérieure. Le lien et les détails de la participation à la réunion sont ajoutés à l’événement du calendrier et peuvent être envoyés sous forme d’invitation à Google Calendar, de sorte que le participant puisse se joindre à la réunion d’un simple clic depuis le calendrier. 

Il existe d’autres méthodes pour planifier les réunions :  

• Planifiez à partir du client de bureau Zoom ou de l’application mobile
• Programmation à partir du portail webZoom
• Programmation à partir d’un plugin(Chrome, Outlook, Firefox)

Configuration requise pour l’extension Zoom Chrome

• Google Chrome
• Zoom Chrome Extension from Google Chrome Web Store
• Compte Zoom avec Google, e-mail et mot de passe professionnels, ou connexion unique (SSO)
• Utiliser Google Calendar pour planifier des réunions

Comment installer l’extension

Avant de pouvoir planifier des réunions à l’aide de l’extension Chrome ou directement dans Google Calendar, vous devez installer l’extension Chrome Zoom à partir du Chrome Web Store. Cliquez sur Ajouter à Chrome en haut à droite de la fenêtre de l’extension. 

Comment utiliser l’extension

1. L’extension Zoom Chrome installe une icône à côté de votre barre d’adresse Chrome. Si vous cliquez sur le bouton Zoom, l’extension Chrome s’ouvrira.
2. Connectez-vous à votre compte Zoom à l’aide de la méthode de connexion Google, de l’e-mail et du mot de passe, ou de la méthode SSO. 
3. Une fois connecté, vous disposerez d’options supplémentaires dans l’extension Chrome : 
   • Planifier une réunion: Cliquez sur Organiser une réunion pour ouvrir un nouvel événement sur Google Calendar. 
   • Commencer une réunion: Passez le curseur sur Démarrer une réunion pour choisir de démarrer avec ou sans vidéo. En savoir plus sur les réunions instantanées. 
   • Nom/adresse e-mail : Cliquez sur votre nom ou votre adresse e-mail pour ouvrir votre page de profil Zoom.
   • Icône d’engrenage : Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour ouvrir les paramètres de la réunion Zoom.

Comment activer un lien vers Meeting Insights dans une invitation à une réunion ?

1. Connectez-vous au portail web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet Mail & Calendar.
4. Sous Intégrations, cliquez sur le lien Insérer un aperçu de la réunion avec Zoom AI Companion dans l’invitation à la réunion pour l’activer.
   Remarque: si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte et doit être modifiée à ce niveau.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour vérifier la modification.

Comment activer la réservation de l’espace de travail pour l’extension Google de Zoom ?

1. Connectez-vous au portail web Zoom en tant qu’administrateur.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion de l’espace de travail, puis sur Espaces de travail.
3. Cliquez sur Paramètres du compte.
4. Sous Intégrations, activez Activer la réservation d’espace de travail sur l’extension Google de Zoom.

Comment planifier une réunion à partir de Google Calendar

Vous pouvez transformer n’importe quel événement de Google Agenda en réunion Zoom en planifiant une réunion directement dans l’événement de l’agenda avec l’extension. Une fois programmés, l’URL de jointure et les détails de la réunion sont automatiquement ajoutés aux détails de l’événement. 

Notes:

• L’extension Zoom Chrome synchronise vos paramètres de réunion par défaut à partir du portail web Zoom.
• Lorsque vous attribuez des privilèges de planification à d’autres utilisateurs dans le portail web Zoom, vous pouvez choisir si ces utilisateurs peuvent gérer vos réunions qui sont marquées comme privées dans Outlook ou Google Calendar. Si les utilisateurs ne peuvent pas gérer les événements privés, ils ne peuvent pas voir le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des participants.

1. Créez un nouvel événement de calendrier ou modifiez un événement de calendrier existant. 
2. Ouvrez les options supplémentaires pour l’événement.
   • Pour un nouvel événement de calendrier, cliquez sur Plus d’options.
   • Pour un événement de calendrier existant, cliquez sur l’icône du crayon.
3. Cliquez sur Faire une réunion Zoom. 
   Cela créera une réunion Zoom en utilisant vos paramètres par défaut et remplira les détails de la réunion dans la description. 
4. Invitez des personnes, configurez les notifications et réglez les autres options facultatives du calendrier selon vos besoins.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque: si vous reprogrammez une réunion Zoom à partir de Google Calendar, modifiez l’entrée du calendrier et changez la date et l’heure de la réunion. Ne faites pas glisser l’événement du calendrier ou ne copiez pas les détails de la réunion dans une autre entrée du calendrier.

Comment réserver un espace de travail à l’aide de l’extension Zoom chrome

1. Créez un nouvel événement dans le calendrier Google à l’aide de l’extension Zoom Chrome.
2. Cliquez sur le bouton Réserver le zoom sur le lieu de travail .
3. Dans le panneau de droite, recherchez l’espace de travail ou sélectionnez-le dans le menu déroulant.
4. Cochez la case de l’espace de travail disponible.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Note: Pour activer cette fonctionnalité, le paramètre Activer la réservation d’espace de travail sur l’extension Google de Zoom doit être activé.

Options de programmation de l’extension Chrome

Les options de planification de l’extension Chrome peuvent être affichées à chaque fois que vous planifiez une réunion, ou vous pouvez planifier automatiquement la réunion avec les mêmes paramètres que la dernière réunion planifiée avec l’extension.

• Programmer pour: Si vous avez le droit de planifier pour un autre utilisateur, vous pourrez choisir la personne pour laquelle vous voulez planifier dans la liste déroulante. En savoir plus sur le privilège de programmation. 
  Remarque: Confirmez tous les paramètres lorsque vous planifiez pour un autre utilisateur, car leurs paramètres par défaut ne sont pas automatiquement appliqués.
• ID de la réunion: Choisissez le type d’identifiant de réunion avec lequel vous souhaitez programmer la réunion : 
  • Générer automatiquement: Générer un identifiant de réunion unique et aléatoire.
  • Personal Meeting ID : Utilisez votre Personal Meeting ID.
• Sécurité: Choisissez les options de sécurité pour sécuriser au mieux votre réunion : 
  • Code d’accès: Entrez un code d’accès à la réunion. Les participants qui se joignent à la réunion devront saisir cette information avant de rejoindre la réunion programmée.
    Note: Le code d’accès à la réunion doit répondre aux exigences de complexité définies par votre administrateur.
  • Salle d’attente: Activez la salle d’attente pour la réunion.
  • Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer: Restreindre l’accès à la réunion de manière à ce que seuls les utilisateurs authentifiés puissent y participer.
• Cryptage: Choisissez le type de cryptage que vous souhaitez utiliser pour votre réunion : 
  • Cryptage amélioré: Clés de chiffrement stockées dans le nuage
  • Cryptage de bout en bout: Clés de chiffrement stockées sur votre appareil local
    Remarque: le cryptage de bout en bout ne prend pas en charge toutes les fonctions de Zoom. Veuillez tenir compte de ces limitations lorsque vous planifiez une réunion cryptée de bout en bout. 
• Vidéo
  • Hôte: Choisissez si vous souhaitez que la vidéo de l’hôte soit activée ou désactivée lorsque vous rejoignez la réunion. Même si vous choisissez de ne pas le faire, l’hôte aura la possibilité de démarrer sa vidéo.
  • Participants: Choisissez si vous souhaitez que les vidéos des participants soient activées ou désactivées lorsqu’ils rejoignent la réunion. Même si vous choisissez de ne pas le faire, les participants auront la possibilité de démarrer leur vidéo.
• Audio: Permet aux utilisateurs d’appeler en utilisant le téléphone uniquement, l’ audio de l’ordinateur uniquement, le téléphone et l’audio de l ’ordinateur, ou l’audio d’un tiers (si cette option est activée pour votre compte).
• Options: Configurez des options et des fonctions de réunion supplémentaires :   
  • Exiger l’inscription: Les participants devront remplir un formulaire d’inscription avant de recevoir le lien pour participer à la réunion. Les questions d’inscription et d’autres paramètres peuvent être configurés sur le portail web. 
  • Permettre aux participants de se joindre à tout moment: Permet aux participants de rejoindre la réunion sans vous ou avant que vous ne la rejoigniez. La réunion se terminera après 40 minutes pour les utilisateurs de base (gratuits).
  • Mettre les participants en sourdine à l’entrée: Si l’option Joindre avant l’hôte n’est pas activée, tous les participants seront mis en sourdine lorsqu’ils rejoindront la réunion.
  • Demandez l’autorisation d’interrompre le son des participants: Les participants seront invités à donner leur accord à l’hôte pour qu’il puisse leur couper le micro à sa guise. S’il refuse, l’hôte aura toujours la possibilité de demander la coupure du son. 
  • Activer le mode de mise au point au début de la réunion: Démarrer automatiquement la réunion avec le mode focus activé, afin de réduire les distractions pour tous les participants à la réunion. Cette fonctionnalité nécessite la version 5.9.0 du client ou une version plus récente.
  • Ajoutez un filigrane qui identifie le participant à la réunion: Ajoutez un filigrane sur le contenu partagé pendant la réunion. En savoir plus sur l’ajout d’un filigrane.
  • Enregistrer automatiquement la réunion: Cochez cette case si vous souhaitez que la réunion soit automatiquement enregistrée. Sélectionnez si vous souhaitez que l’enregistrement soit effectué localement (sur votre ordinateur) ou dans le nuage (zoom.us/enregistrement). 
  • Afficher dans la liste des événements publics: Ajoutez cette réunion à votre liste d’événements publics (si cette option est activée pour votre compte). En savoir plus sur la liste des événements publics.
  • Autorisez ou refusez l’accès aux utilisateurs de certaines régions et de certains pays: L’hôte peut soit autoriser uniquement les participants de certains pays/régions à participer, soit bloquer tous les participants de certains pays/régions.
  • Inclure le lien d’invitation dans le champ de localisation: Le lien d’invitation à la réunion sera inclus dans le champ de localisation de l’événement du calendrier, ainsi que dans la description. 
  • Activer des régions de centres de données supplémentaires pour cette réunion
• Hôtes alternatifs: Entrez l’adresse e-mail d’un autre utilisateur de Zoom qui est titulaire d’une licence sur votre compte pour lui permettre de démarrer la réunion en votre absence. 
  Remarque: <span style=’font-family : -apple-system, BlinkMacSystemFont, ’Segoe UI’, Helvetica, Arial, sans-serif;’>Si l’organisateur de la réunion souhaite ajouter d’autres organisateurs à sa réunion, il peut activer le paramètre Autoriser les autres organisateurs à ajouter ou à modifier des sondages. Cette fonctionnalité nécessite la version 5.8.0 ou supérieure du client Zoom. Si vous n’êtes pas sûr que le rôle d’hôte alternatif vous convienne, renseignez-vous sur les rôles dans une réunion.

Comment afficher les options de programmation à chaque fois ?

Par défaut, la réunion sera programmée avec les options que vous avez utilisées pour votre dernière réunion. Toutefois, vous pouvez faire en sorte que les options de programmation apparaissent à chaque fois. 

Remarque: les options de planification n’apparaissent que lorsque vous cliquez sur Faire une réunion Zoom à partir de la page de planification d’un événement du calendrier complet. Si vous cliquez simplement sur ce bouton dans la petite fenêtre de planification rapide, les paramètres par défaut de la réunion Zoom seront utilisés. 

1. Cliquez sur l’icône d’extension à côté de votre barre d’adresse.
2. Bouton de réglage.pngCliquez sur l’icône Settings .
3. Cochez la case Allow me to specify schedule options each time pour l’activer. 
   Les options de planification apparaîtront désormais chaque fois que vous planifierez une réunion à l’aide de l’extension Chrome. 

Comment consulter le résumé de la réunion

Remarque: pour utiliser cette fonction, Zoom AI Companion doit être activé et l’option Insérer les détails de la réunion dans les paramètres Web de Zoom doit être activée (elle l’est par défaut).

1. Créez un nouvel événement dans le calendrier Google à l’aide de l’extension Zoom Chrome.
2. Cliquez sur Faire une réunion Zoom.
   La fenêtre Schedule Options apparaît.
3. En regard de AI Companion, sélectionnez Démarrer automatiquement AI Companion.
   Les options Lancer automatiquement les questions de la réunion et Lancer automatiquement le résumé de la réunion sont sélectionnées par défaut.
4. Cliquez sur Continuer.
   Dans les détails de la réunion Zoom, vous verrez le lien Voir les informations de la réunion avec AI Companion.
5. Cliquez sur le lien pour ouvrir le résumé dans Zoom :
   • Si l’application de bureau Zoom est installée et active, elle s’y ouvrira.
   • Si ce n’est pas le cas, il s’ouvrira dans le portail web Zoom.

Comment corriger le message "La session a expiré" ?

Si vous recevez le message suivant "Votre session Zoom Chrome Extension a expiré.", vous devez vous connecter à nouveau à l’extension Chrome.

1. Cliquez sur l’icône de l’extension Zoom à côté de votre barre d’adresse.
2. Connectez-vous à votre compte Zoom.
3. Choisissez la méthode de connexion qui s’applique à votre profil : soit vous vous connectez avec Google, soit vous utilisez votre adresse e-mail et votre mot de passe, soit vous vous connectez avec SSO.