Utiliser le client Zoom Calendar

Consulter votre calendrier

Une fois que vous avez associé votre client Zoom Calendar à votre compte Zoom Calendar, Google ou Microsoft 365 (Exchange), vous pouvez accéder à votre calendrier directement depuis le client de bureau Zoom.

1. Connectez-vous à Zoom desktop client.
2. Cliquez sur l’onglet Calendrier .
   Si vous n’avez jamais configuré votre compte Zoom pour l’accès à la messagerie et au calendrier, vous serez invité à le faire.
   Sinon, votre calendrier s’ouvre.
3. La vue actuelle du calendrier (par jour, par semaine de travail ou par semaine) s’affiche dans l’angle supérieur droit.
   À droite de la date affichée, cliquez sur les icônes Reculer et Avancer pour avancer ou reculer d’un jour ou d’une semaine, selon la vue actuellement affichée.
4. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Aujourd’hui  pour revenir à la date actuelle.
5. À gauche de la date affichée, cliquez sur l’icône Plus d’options  pour afficher d’autres calendriers et le mois entier, ce qui vous permettra d’effectuer des recherches dans les calendriers des autres utilisateurs et de trouver une date de réunion.
   Le panneau contient les informations suivantes :
   • Mois calendaire entier : le mois en cours est affiché en entier, ainsi que des options permettant de faire défiler les mois passés ou futurs.
   • Barre de recherche de contacts : recherchez des contacts et consultez les événements de leur calendrier parallèlement au vôtre.
   • Vues des calendriers disponibles : les calendriers auxquels vous avez déjà accès sont affichés. Vous pouvez en rechercher d’autres, par exemple ceux de certains de vos collègues, et les ajouter à cette liste. Cochez la case correspondant à un calendrier pour l’afficher.
6. Dans l’angle supérieur droit de la fenêtre du calendrier, cliquez sur la flèche vers le bas  à côté de la vue actuelle du calendrier pour modifier l’une des vues suivantes :
   • Jour : affiche les événements d’un seul jour du calendrier à la fois.
   • Work Week (Semaine de travail) : affiche les événements d’une seule semaine de travail (cinq jours) à la fois.
   • Semaine : affiche simultanément tous les événements d’une semaine entière.
7. Cliquez sur un événement du calendrier pour afficher plus de détails.
   Le panneau latéral s’affiche à droite, avec les informations suivantes concernant l’événement en question :
   • Titre
   • Date et heure
   • Icône Plus  : cliquez dessus pour accéder à d’autres options pour cet événement :
     • Copier l’invitation
     • Démarrer une réunion
     • Rejoindre depuis une salle
     • Modifier
     • Supprimer
   • Join (Rejoindre) ou Démarrer (dans le cas d’une réunion Zoom)
   • Votre réponse actuelle : affiche votre réponse actuelle à l’invitation à la réunion, par exemple Oui, Non ou Peut-être.
   • Les personnes invitées et leur réponse à l’invitation
   • Description de l’événement du calendrier et invitation à la réunion (dans le cas d’une réunion Zoom)

Programmer un événement de calendrier

Le client Zoom Calendar permet de facilement programmer des événements de calendrier, d’ajouter des détails sur une réunion ou une conférence téléphonique et d’inviter des contacts à cet événement.

Pour créer rapidement un événement de calendrier, cliquez sur  New Event (Nouvel événement) en haut du calendrier.

Pour afficher différentes dates et comparer votre calendrier avec ceux des autres utilisateurs pour identifier le meilleur horaire :

1. Connectez-vous à Zoom desktop client.
2. Cliquez sur l’onglet Calendrier .
3. Une fois que vous avez trouvé une date et une heure qui conviennent aussi bien à vous qu’aux autres participants potentiels, cliquez dessus et faites-la glisser vers le calendrier pour créer un événement.
   Le panneau latéral du calendrier s’ouvre à droite et vous pouvez commencer à y créer votre brouillon.
4. Saisissez les informations suivantes pour l’événement :
   • Event title (Titre de l’événement) : donnez un nom à l’événement. Ce nom sera visible par les invités et utilisé pour la réunion Zoom.
   • Invitees (Invités) : saisissez le nom des autres personnes que vous souhaitez inviter à cet événement. Cliquez sur X à côté d’un nom pour le retirer de la liste.
   • Date et heure : sélectionnez la date et l’heure de l’événement de calendrier. Le créneau par défaut est l’heure ou la demi-heure suivante (lorsque vous cliquez sur le bouton Nouvel événement), ou bien la date et l’heure sélectionnées dans le calendrier.
   • Calendrier : si vous avez accès à plusieurs calendriers, choisissez celui dans lequel vous souhaitez programmer cet événement.
   • Ajouter un emplacement : cliquez sur cette option pour ajouter un emplacement pour cette réunion.
   • Add Description or Attachments (Ajouter une description ou des pièces jointes) : ajoutez du contexte et une description pour cet événement, ainsi que les pièces jointes dont les invités pourront éventuellement avoir besoin avant le début de la réunion.
   • Visibility (Visibilité) : choisissez le mode de visibilité de ce calendrier par les personnes amenées à le consulter : Default visibility (Visibilité par défaut), Public ou Privé.
   • Show yourself as (Apparaître comme) : choisissez sous quelle forme votre disponibilité sera visible par les autres participants lors de cet événement : Busy (Occupé) ou Free (Disponible).
   • Autoriser les participants à : ajustez les autorisations de consultation et de modification de l’événement accordées aux autres invités.
     • Modifier l’événement
     • Inviter d’autres personnes
     • See guest list (Voir la liste des invités)
   • Conferencing (Visioconférence) : programmez cette réunion en y ajoutant des détails sur la réunion virtuelle ou l’appel. Les options suivantes sont disponibles :
     • No conferencing (Aucune visioconférence) : aucun autre détail concernant la réunion n’est ajouté. C’est l’option la mieux adaptée aux réunions et événements en présentiel.
     • Réunion Zoom : une réunion Zoom sera programmée avec l’événement. Vos paramètres de réunion par défaut sont utilisés.
     • Appel Zoom Phone
   • Plus d’options : cliquez dessus pour afficher d’autres options de programmation d’une réunion Zoom associée : sécurité, vidéo, audio et autres options avancées.
5. Cliquez sur Enregistrer pour programmer la réunion.

Gérer les paramètres du client de calendrier

Les paramètres Zoom Calendar ne se trouvent actuellement pas au même endroit que les paramètres principaux du client. Ils permettent de définir les valeurs par défaut utilisées par le client de calendrier, par exemple le format 12 ou 24 heures pour l’horloge, l’ordre de la date (mois-jour-année), la durée de l’événement, etc.

1. Connectez-vous à Zoom desktop client.
2. Cliquez sur l’onglet Calendrier .
3. Dans l’angle supérieur droit de la fenêtre, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée , puis cliquez sur Calendar Preferences (Préférences de calendrier).
   Les options suivantes sont disponibles :
   • Généralités
     • Format de la date : choisissez le format souhaité d’affichage de la date.
     • Format de l’heure : choisissez le format souhaité d’affichage de l’heure.
   • Programmation
     • Default Event Duration (Durée par défaut de l’événement) : définissez la durée par défaut d’un nouvel événement.
     • Allow Invitees to (Autoriser les invités à) : sélectionnez les autorisations accordées aux invités à un événement pour l’événement concerné.
       • Modify the event (Modifier l’événement) : les invités peuvent modifier les détails de l’événement tels que son titre, son heure et sa date, sa durée, etc.
       • Invite others (Inviter d’autres personnes) : les invités peuvent à leur tour inviter des personnes supplémentaires.
       • See list of invitees (Voir la liste des invités) : les invités peuvent voir la liste complète des autres invités.
   • Importer : permet d’importer un fichier ICS contenant les événements du calendrier.
   • Your Calendars (Vos calendriers) : affiche tous les calendriers créés par ce compte.

Dissocier votre compte de calendrier

Pour vous déconnecter du compte de calendrier actuel :

1. Connectez-vous à Zoom desktop client.
2. Cliquez sur l’onglet Calendrier .
3. Dans l’angle supérieur droit de la fenêtre, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
4. Cliquez sur Se déconnecter.
   Vous êtes dirigé vers la procédure de configuration.