Créer une série d’événements OnZoom

Les hôtes peuvent programmer des événements à occurences multiples, afin que chaque occurrence ait les mêmes paramètres et informations. Ces réunions peuvent être programmées à des intervalles quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Dans le cadre d’une série d’événements, les participants peuvent s’inscrire ou acheter des billets pour l’ensemble de la série. Les hôtes peuvent également créer des Billets de type Unique qui permettent aux participants de s’inscrire ou d’acheter des billets pour des dates spécifiques de la série.

Pour en savoir plus sur la programmation d’événements ponctuels, consultez les instructions de création d’événements ponctuels.

Cet article traite des sujets suivants :

Comment créer une série d’événements
Comment ajouter des billets pour une série d’événements complets

Conditions préalables à la création d’une série d’événements OnZoom

Comptes Pro, Business, Enterprise ou Education
Compte PayPal Business
Zoom Desktop Client
- Windows : version 5.6.3 ou ultérieure
- macOS : version 5.6.3 ou ultérieure

Comment créer une série d’événements

Remplir la section Carte de l’événement

Pour saisir des informations et remplir la section Carte de l’événement :

Connectez-vous à OnZoom.
Cliquer sur Créer.
(Facultatif) Cliquez sur Convertir une réunion/un webinaire Zoom existant(e) en événement OnZoom.
Saisissez les informations de base de l’événement :
- Nom de l’événement : saisissez le nom de l’événement.
- Brève description : saisissez une description de votre événement, en utilisant 140 caractères ou moins.
- Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre événement.
  Remarque : Si vous sélectionnez la catégorie Éducation et famille, l’option Événement destiné aux parents avec leurs enfants apparaîtra. Si vous sélectionnez cette option, vous devrez accepter le Code de conduite de l’hôte pour continuer. Toute personne qui participe à un événement axé sur la famille devra accepter le Code de conduite du participant.
- (Facultatif) Cliquez sur Ajouter des balises pour ajouter des balises pour le suivi.
Dans la rubrique Sélectionnez le type d’événement que vous souhaitez créer, sélectionnez Webinaire ou Réunion.
Dans la rubrique Précisez s’il s’agit d’un événement gratuit ou payant, sélectionnez Gratuit ou Payant.
Dans la rubrique Date et heure :
1. Sélectionnez Série.
2. Définissez l’heure de début de l’événement.
  Remarque : Des billets gratuits et payant peuvent être proposés pour les événements prévus dans les 28 jours suivant leur publication. Seuls des billets gratuits peuvent être proposés pour les événements prévus dans 29 jours et plus après leur publication.
3. Définissez la durée de l’événement.
4. Sélectionnez le fuseau horaire de l’événement en cliquant sur la flèche vers le bas .
  Remarque : Par défaut, le fuseau horaire défini dans votre profil Zoom sera utilisé.
Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Remplir la section Profil de l’événement

Dans la section Profil de l’événement, vous pouvez ajouter des images, des liens vidéo et une description de votre événement.

Pour saisir des informations et remplir la section Profil de l’événement :

Dans la rubrique Image de couverture, cliquez sur Ajouter une couverture pour télécharger une image de couverture obligatoire pour votre événement.
(Facultatif) Dans la rubrique Vidéo/image supplémentaire, cliquez sur l’icône + pour télécharger jusqu’à deux autres images sur le profil de l’événement.
(Facultatif) Dans la rubrique Lien YouTube, saisissez l’URL d’une vidéo YouTube que vous souhaitez ajouter à la page de l’événement.
(Facultatif) Dans la rubrique À propos de l’événement, saisissez tout détail supplémentaire sur l’événement.
Dans la rubrique Coordonnées, saisissez le nom du contact qui sera affiché sur la page de l’événement.
Remarque : Par défaut, votre nom d’affichage sur votre profil Zoom sera utilisé.
(Facultatif) Dans la section Collecte de fonds, faites basculer le bouton sur ON, afin de collecter des fonds pour une organisation à but non lucratif 501(c)(3) lors de l’événement.
- Si vous connaissez le nom de l’organisation à but non lucratif à laquelle vous souhaitez faire un don :
  1. Saisissez le nom de l’organisation à but non lucratif à laquelle vous souhaitez que les dons soient versés dans la zone de recherche, puis cliquez sur le nom de l’organisation à but non lucratif que vous souhaitez sélectionner.
  2. (Facultatif) Cliquez sur Modifier pour rechercher et ajouter une autre organisation à but non lucratif.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Définir l’objectif de la collecte de fonds pour définir l’objectif de la collecte de fonds.
- Si vous avez besoin d’aide pour choisir les organisations à but non lucratif auxquelles faire un don :
  1. Cliquez sur la barre de recherche Rechercher une organisation à but non lucratif.
  2. Cliquez sur S’inspirer.
  3. Cliquez sur la zone Choisir une cause et sélectionnez une catégorie dans le menu déroulant.
  4. Cliquez sur la zone Choisir une organisation et sélectionnez une organisation à but non lucratif.
  5. Cliquez sur Ajouter une organisation à but non lucratif.
  6. (Facultatif) Répétez ces étapes pour ajouter une autre organisation à but non lucratif.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. (Facultatif) Cliquez sur Définir l’objectif de la collecte de fonds pour définir l’objectif de la collecte de fonds.
Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Remplir la section Options de l’événement

Pour saisir des informations et remplir la section Options de l’événement :

Dans la rubrique Accès à l’événement et à l’inscription, sélectionnez le niveau de visibilité souhaité pour l’événement :
- Événement public : événement et inscription accessibles à tous les utilisateurs ; événement visible dans le répertoire OnZoom.
- Exclure du répertoire et de la recherche : événement exclu du répertoire OnZoom, mais les utilisateurs disposant du lien de l’événement peuvent le consulter et s’y inscrire.
- Événement privé réservé aux invités figurant sur la liste des invités : seuls les utilisateurs que vous désignez peuvent consulter et s’inscrire à cet événement.
  - (Facultatif) Cochez la case J’enverrai mes invitations par e-mail si vous ne souhaitez pas qu’OnZoom envoie des invitations par e-mail aux utilisateurs de la liste des invités.
Dans la rubrique Options avancées, faites basculer le bouton ON (activer) ou OFF (désactiver) pour les options avancées :
Remarque : Les paramètres par défaut sont définis sur le niveau de sécurité le plus élevé pour éviter toute interruption de votre événement.
- Participer à l'événement
  - Pour les webinaires :
    - Activer la session Q. et R. : en activant cette option, l’hôte (et l’hôte suppléant, le cas échéant) peut interagir avec les participants lors d’une session Q. et R.
  - Pour les réunions :
    - Les participants peuvent rejoindre l’événement 15 minutes avant le début de l’événement : en activant cette option, les participants peuvent rejoindre l’événement avant que vous ne le lanciez.
    - Salle d’attente : en activant cette option, vous devrez accepter manuellement les participants de la salle d’attente.
- Sécurité des événements
  - Les participants peuvent changer de nom d’écran : en activant cette option, les participants pourront modifier leur nom d’affichage pendant votre événement.
  - Les participants peuvent partager leurs écrans : en activant cette option, les participants pourront partager leur écran pendant votre événement à leur discrétion.
- Paramètres d’enregistrement dans le cloud et les autorisations d’accès
  Remarque :
  - - Seule l’activité dans la salle principale de votre événement est enregistrée. L’activité dans les salles de répartition dans le cadre de l’événement n’est pas enregistrée.
    - L’enregistrement local des réunions n’est actuellement pas pris en charge.
  - Enregistrer l’hôte et tous les participants ayant la vidéo et l’audio activés : en activant cette option, vous pourrez enregistrer l’événement. Le bouton d’enregistrement apparaîtra dans les contrôles de l’événement et vous devrez démarrer l’enregistrement manuellement. Tous les participants dont la vidéo et l’audio sont activés, y compris l’hôte, seront enregistrés.
  - Enregistrement automatique à l’heure de début : en activant cette option, l’enregistrement de l’événement démarre automatiquement une fois que l’événement commence.
  - Inclure un accès gratuit à l’enregistrement dans le cloud de cet événement avec l’inscription : en activant cette option, l’enregistrement démarrera automatiquement au début de l’événement. Tous les participants dont la vidéo et l’audio sont activés, y compris l’hôte, seront enregistrés. Une fois l’enregistrement de l’événement disponible, les personnes inscrites à votre événement pourront accéder et visualiser l’enregistrement dans le cloud pendant 7 jours. Une fois qu’un participant OnZoom s’est inscrit à l’événement, il pourra accéder à l’enregistrement à partir du tableau de bord des billets, de la page de l’événement et du profil de l’hôte.
  - Avertir les participants lorsque des enregistrements sont disponibles : en activant cette option, ils seront avertis lorsqu’ils pourront visionner les enregistrements.
Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Remplir la section Billets

Remarque : Seuls les webinaires comportent à la fois la zone Billet d’intervenant et la zone Billet d’hôte suppléant.

Pour saisir des informations et remplir la section Billets :

(Facultatif) À droite de la zone Billet d’intervenant, cliquez sur l’icône .
- Pour ajouter un intervenant par e-mail :
  1. Saisissez le nom de l’intervenant.
  2. Saissez l’adresse e-mail de l’intervenant.
  3. Cliquez sur Ajouter.
  4. (Facultatif) Répétez ces étapes pour inviter un autre intervenant.
  5. (Facultatif) Écrivez un message à envoyer avec votre invitation à l’intervenant.
- Pour importer les e-mails de plusieurs intervenants à partir d’un fichier CSV :
  1. Cliquez sur Importer à partir d’un fichier CSV.
    Une fenêtre de discussion apparaîtra.
  2. Cliquez sur Importer.
  3. Recherchez et sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Une fois le fichier CSV importé, cliquez sur Ajouter.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
(Facultatif) À droite de la zone Billet d’hôte suppléant, cliquez sur l’icône .
1. Saisissez l’adresse e-mail de l’hôte suppléant que vous souhaitez inviter à l’événement, puis cliquez sur Ajouter.
2. (Facultatif) Répétez ces étapes pour inviter un autre hôte suppléant.
3. (Facultatif) Écrivez un message à envoyer avec votre invitation à l’hôte suppléant.
4. Cliquez sur Enregistrer.
Dans la rubrique Créer un billet, sélectionnez le type de billet que vous souhaitez ajouter :
- - Cliquez sur Ajouter un billet Unique pour ajouter le nombre de billets et le prix. Les participants peuvent alors s’inscrire à des dates spécifiques et non à l’ensemble de la série.
  - Cliquez sur Ajouter un billet Ensemble de la série pour ajouter le nombre de billets et le prix. Les participants peuvent alors s’inscrire à l’ensemble de la série.
    Remarque : Le nombre total de billets, tous types de billets confondus, ne peut pas dépasser la capacité de l’événement - 1.
Dans la zone Créer un billet Unique ou Créer un billet Ensemble de la série, déterminez si le billet sera gratuit ou payant.
Dans la rubrique Nombre de billets pour chaque événement, définissez le nombre de billets disponibles.
Remarque : Le nombre ne peut pas dépasser la capacité de votre événement – 1 (si votre capacité est de 1 000, le nombre maximum de billets sera de 999).
Saisissez le nom du billet (par exemple, Préférentiel, Admission générale, etc.).
Dans la rubrique Début de la vente, définissez la date et l’heure de début des achats des billets.
(Facultatif) Cliquez sur Personnaliser... pour définir la date et l’heure de fin de la vente de billets.
(Facultatif) Dans Description, ajoutez une description pour le type de billet ou un message pour vos participants.
(Facultatif) Activez l’option Réserver les billets aux utilisateurs suivants pour gérer qui peut s’inscrire à votre événement :
- Liste des utilisateurs invités : Après avoir cliqué sur + Ajouter des utilisateurs, les adresses e-mail des utilisateurs peuvent être saisies manuellement dans la zone Utilisateurs invités ou importés à partir d’un fichier CSV.
- Utilisateurs de @domaines spécifiques : saisissez les domaines spécifiques que vous souhaitez autoriser. Si vous utilisez plusieurs domaines, ajoutez une virgule entre les domaines pour les séparer.
- Utilisateurs de mon compte : seuls les utilisateurs qui appartiennent à votre compte peuvent s’inscrire à votre événement.
Cliquez sur Enregistrer.
(Facultatif) Dans la zone Message pour l’e-mail de confirmation (facultatif), saisissez un message pour les personnes inscrites dans l’e-mail de confirmation.
S’il s’agit d’un événement payant, définissez la politique d’annulation des billets. Par défaut, les politiques définies dans la section Politique d’annulation du billet de votre compte seront utilisées.
Cliquez sur Publier pour publier l’événement sur la page de l’événement ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l’événement en tant que brouillon.
Remarque : Si vous souhaitez publier votre événement pour obtenir un aperçu de l’annonce, et que vous n’êtes pas encore prêt pour que le public puisse consulter votre événement et s’y inscrire :
1. Revenez à la section Options de l’événement.
2. Dans la rubrique Accès à l’événement et à l’inscription, sélectionnez Exclure du répertoire et de la recherche ou Événement privé.
3. Revenez à la section Billets et cliquez sur Publier.

Comment ajouter des billets pour une série d’événements complets

Si vous souhaitez augmenter le nombre de billets disponibles pour votre événement après avoir créé l’événement, vous devrez ajouter un type de billet supplémentaire.

Pour ajouter des billets supplémentaires pour une série d’événements complets :

Connectez-vous à OnZoom.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Gérer.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Événements.
Cliquez sur l’onglet À venir.
À droite de l’événement à venir, cliquez sur les points de suspension .
Cliquez sur Modifier l’événement.
Cliquez sur la section Billets.
Cliquez sur + Ajouter des billets (événement ponctuel), + Ajouter des billets Unique (événement d’une série) ou + Ajouter un billet Ensemble de la série (événement d’une série).
Saisissez les informations requises sur les billets de série.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.