Gérer les réceptionnistes automatiques

Présentation

Les réceptionnistes automatiques répondent aux appels par un enregistrement personnalisé et redirigent les appels vers un utilisateur de téléphone, une file d’attente des appels, un téléphone général ou une messagerie vocale. Vous pouvez paramétrer un réceptionniste automatique pour qu’il redirige les appels vers un système de réponse vocale interactive (RVI), qui permet aux appelants de choisir parmi plusieurs options d'acheminement.

Cet article traite des sujets suivants :

Configuration requise

Personnalisation du réceptionniste automatique principal

Après avoir achevé le paramétrage initial de Zoom Phone, un réceptionniste automatique (nommé Réceptionniste automatique principal) sera créé et attribué au numéro principal de l'entreprise. Le réceptionniste automatique principal répondra à tous les appels vers le numéro principal de l'entreprise.

Remarque : en cas de sites multiples, Zoom Phone créera automatiquement un réceptionniste automatique principal pour chaque site. Le réceptionniste automatique principal du site principal (le site que vous créez après avoir activé les sites multiples) répondra aux appels vers le numéro principal de l'entreprise.

  1. Connectez-vous au portail web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur un réceptionniste automatique dont le nom est suivi de Réceptionniste automatique principal.
  4. Modifiez les paramètres du réceptionniste automatique si nécessaire.

Modifier le numéro principal de l'entreprise dans le réceptionniste automatique principal

Si vous possédez un réceptionniste automatique principal avec plusieurs numéros directs, vous pouvez modifier le numéro de téléphone utilisé comme numéro principal de l'entreprise.

Vous pouvez également réattribuer un numéro de téléphone à partir d'un autre utilisateur de téléphone, file d'attente des appels, réceptionniste automatique, téléphone général ou salle Zoom Room.

  1. Connectez-vous au portail web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur un réceptionniste automatique dont le nom est suivi de Réceptionniste automatique principal.

    Remarque : en cas de sites multiples, chaque site possède son propre réceptionniste automatique. Toutefois, le numéro principal de l'entreprise appartient uniquement au réceptionniste automatique principal du site principal. Vous pouvez voir votre site principal sur la page Informations sur l'entreprise.
  4. Cliquez sur le menu déroulant pour changer le numéro principal de l'entreprise. Vous pouvez :

Créer un nouveau réceptionniste automatique

  1. Connectez-vous au portail web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur Ajouter.
  4. Saisissez les informations suivantes :
  5. Cliquez sur Enregistrer
  6. Modifiez les paramètres du réceptionniste automatique si nécessaire.

Modifier les paramètres du réceptionniste automatique

Remarque : utilisez la gestion des rôles Zoom Phone pour autoriser un utilisateur de téléphone à accéder ou gérer les paramètres d'un réceptionniste automatique. Vous pouvez également modifier les paramètres stratégiques pour contrôler certaines fonctionnalités.

  1. Connectez-vous au portail Web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur le nom d'un réceptionniste automatique.
    Vous pourrez voir les informations et options suivantes dans l'onglet Profil :

Personnaliser les horaires d'ouverture, de fermeture et de congés

Vous pouvez personnaliser les horaires durant lesquels le réceptionniste automatique peut acheminer les appels.

  1. Connectez-vous au portail Web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur le nom d'un réceptionniste automatique.
  4. Personnalisez les paramètres suivants :

Paramètres de routage des appels

Vous pouvez personnaliser la manière dont les appels entrants sont acheminés durant les horaires d'ouverture, de fermeture et les congés :

Afficher la messagerie vocale d'un réceptionniste automatique

Remarque : pour permettre aux appelants de laisser des messages sur la messagerie du réceptionniste automatique, modifiez les Horaires d'ouverture ou les Horaires de fermeture pour les diriger vers la messagerie vocale du poste actuel.

  1. Connectez-vous au portail web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur le nom d'un réceptionniste automatique.
  4. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale.
  5. Vous pouvez identifier les messages vocaux à l'aide des méthodes suivantes :
  6. Utilisez les options de recherche en haut pour rechercher un contact ou un numéro de téléphone spécifique, ou cliquez sur le menu déroulant en haut pour filtrer par messages lus ou non lus.
  7. Cliquez sur les options suivantes pour afficher et gérer les messages vocaux :

Supprimer ou dupliquer un réceptionniste automatique

  1. Connectez-vous au portail web de Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis Réceptionnistes automatiques.
  3. Cliquez sur le nom d'un réceptionniste automatique.
  4. Cliquez sur l'icône en forme d'ellipse (...) dans la colonne de droite, puis sur l'une des options suivantes :