Gérer les salles de répartition

Les salles de répartition vous permettent de diviser votre réunion Zoom en 50 sessions distinctes. L’hôte ou le co-hôte de la réunion peut choisir de répartir les participants dans ces sessions distinctes automatiquement ou manuellement. Il peut également autoriser les participants à sélectionner des salles de répartition et y entrer à leur convenance. Vous pouvez également pré-attribuer des participants aux salles de réunion lorsque vous planifiez la réunion plutôt que de les gérer pendant la réunion. L’hôte ou le co-hôte peut passer d’une session à l’autre à tout moment et surveiller le niveau d'activité dans chaque salle. Les participants dans les salles de répartition disposent des mêmes fonctionnalités audio, vidéo et de partage d'écran que dans la session principale.

Conditions préalables pour gérer les salles de répartition

Salles de répartition standard

Sélection autonome des salles de répartition

Contrôle total des salles de répartition par le co-hôte

Partager l’écran avec toutes les salles de discussion

Créer, supprimer des salles de répartitions et modifier leur nom après leur lancement

Enregistrer des salles de répartition pour les réutiliser

Afficher le statut d'activité des participants dans les salles de répartition

Limites des salles de répartition

Par défaut, seul l'hôte ou le co-hôte peut attribuer des participants à des salles de répartition. Il peut déterminer si les participants sont autorisés à choisir eux-mêmes leur salle, mais seulement au cours de la réunion, lors du lancement des salles de répartition.

* L'hôte et les co-hôtes peuvent attribuer des participants à des salles de répartition, mais seule la première série d'attributions sera acceptée lorsque l'un d'eux clique sur Ouvrir toutes les salles.

Les utilisateurs qui participent à la réunion Zoom à partir de l'application mobile Zoom ou d'un appareil H.323/SIP peuvent accéder aux salles de répartition, mais ils ne peuvent pas les gérer.

Si la réunion est enregistrée dans le cloud, seule la réunion principale sera enregistrée, et aucune salle de répartition ne le sera, quelle que soit la salle dans laquelle se trouve l'hôte de la réunion. Pour le moment, seul l'enregistrement local des salles de répartition est possible. L'hôte doit autoriser certains participants à enregistrer localement la réunion. Ceux-ci pourront alors enregistrer uniquement la salle dans laquelle ils se trouvent. Vous pouvez autoriser plusieurs participants à enregistrer la réunion localement.

Vous pouvez créer jusqu'à 50 salles de répartition. Le nombre maximum de participants dans une seule salle de répartition dépend de la capacité de la réunion, du nombre de salles de répartition créées et de l'affectation des participants pendant la réunion ou avant la réunion.

Ces chiffres s'appliquent uniquement aux salles de répartition créées pendant une réunion. Vous pouvez créer jusqu'à 50 salles de répartition et leur pré-attribuer jusqu'à 200 participants.

* Les capacités maximales indiquées requièrent un forfait Grande réunion. Si vous ne disposez pas du forfait Grande réunion, le nombre maximal de participants est limité par la capacité de votre réunion.

Remarque : Zoom peut augmenter la capacité de votre compte pour la porter à 100 salles de répartition maximum, avec une capacité maximale de 1 000 participants par salle (selon les limites du compte). Pour cela, TOUS les participants doivent utiliser le Zoom desktop client version 5.2 ou ultérieure. Dans le cas contraire, ils seront invités à effectuer la mise à jour vers cette version pour pouvoir accéder à la réunion, ou à y participer via le Zoom web client. Si vos utilisateurs n’ont pas le contrôle administratif de leurs ordinateurs, l’assistance de votre service informatique devra mettre à jour le client. Cela modifie également les limites de pré-attribution qui sont relevées à 100 salles et 1 000 participants. Pour en bénéficier dans votre compte, contactez l'assistance Zoom.

Windows | macOS

Créer des salles de répartition

Remarque : Vous pouvez également pré-affecter des participants aux salles de réunion lorsque vous planifiez la réunion plutôt que de les gérer pendant la réunion.

Démarrez une réunion immédiate ou programmée.
Cliquez sur Salles de répartition.
Sélectionnez le nombre de salles que vous souhaitez créer et la manière dont vous souhaitez y affecter vos participants :
- Attribuer automatiquement : laissez à Zoom le soin de répartir vos participants de manière égale dans chacune des salles.
  - Inclure les co-hôtes dans les salles de répartition : désactivée par défaut, cette option vous permet d'inclure le ou les co-hôtes dans l'attribution automatique aux salles de répartition.
    Remarque : Cette fonctionnalité requiert la version 5.10.0 ou ultérieure. Si l'hôte utilise une version antérieure à 5.10.0, le ou les co-hôtes seront attribués automatiquement aux salles de répartition.
- Attribuer manuellement : choisissez les participants que vous souhaitez voir dans chaque salle.
- Laisser les participants choisir la salle : les participants peuvent choisir eux-mêmes leur salle et y entrer.
- Charger des salles pré-attribuées : répartissez les participants à partir de pré-attributions ou d'attributions précédemment enregistrées.
Cliquer sur Créer.
Vos salles seront créées, mais ne démarreront pas automatiquement. Vous pouvez gérer les salles avant de les démarrer en suivant les instructions ci-dessous.

Options des salles de répartition

Une fois les salles de répartition créées, cliquez sur Options (Windows) ou sur l'icône en forme de roue (macOS) pour afficher les options supplémentaires.
Cochez toutes les options que vous souhaitez utiliser pour vos salles de répartition.
- Autoriser les participants à choisir la salle : les participants peuvent choisir leur salle et y entrer une fois que les salles sont lancées.
- Permettre aux participants de revenir à la session principale à tout moment : si cette option est cochée, les participants peuvent revenir à la session principale via les contrôles de leur réunion. Si cette option est désactivée, ils devront attendre que l'hôte ou le co-hôte ferme les salles de répartition.
- Déplacer automatiquement tous les participants attribués vers les salles de répartition : cochez cette option si vous souhaitez que tous les participants soient transférés automatiquement vers les salles de répartition. Si cette option est décochée, les participants devront cliquer sur Participer pour être ajoutés à la salle de répartition.
- Fermer automatiquement les salles de répartition après () minutes : si cette option est cochée, les salles de répartition se fermeront automatiquement à la fin du temps indiqué.
  - M'avertir lorsque le temps est écoulé : si cette option est cochée, l'hôte et le co-hôte seront avertis lorsque le temps imparti pour la salle de répartition sera écoulé.
- Régler le compte à rebours : si cette option est cochée, les participants disposeront d'un décompte du temps qu'il leur reste avant de retourner dans la salle principale.
Suivez les étapes ci-dessous pour assigner les participants aux salles ou cliquez sur Ouvrir toutes les salles pour commencer les salles de répartition.

Attribuer des participants à des salles

Pour attribuer des participants à vos salles, sélectionnez Attribuer à côté de la salle à laquelle vous souhaitez attribuer des participants et sélectionnez les participants que vous souhaitez attribuer à cette salle. Suivez la même procédure pour chaque salle.

Une fois qu'un participant a été attribué (manuellement ou automatiquement), le nombre de participants s'affiche à la place du bouton Attribuer.

Préparer des salles de répartition

Après avoir attribué manuellement ou automatiquement les participants aux salles, vous pouvez réorganiser les participants. Les participants qui ne sont pas attribués à des salles de répartition resteront dans la réunion principale lorsque les salles seront démarrées. Passez votre curseur au-dessus du participant ou de la salle pour accéder à ces options :

Déplacer vers (participant) : sélectionne une salle dans laquelle déplacer le participant.
Échanger (participant) : sélectionne un participant dans une autre salle pour l'échanger avec le participant sélectionné.
Supprimer une salle : Supprime la salle sélectionnée.
Recréer :
- Recréer toutes les salles : supprime les salles de répartition existantes et permet à l'hôte ou au co-hôte d'en créer de nouvelles.
- Récupérer les salles pré-affectées : recréez les salles de répartition selon les pré-attributions. Cette option n'est disponible que lorsque la fonctionnalité de pré-attribution des salles de répartition est utilisée.
Ajouter une salle : Ajoute une autre salle de répartition.
Ouvrir toutes les salles : démarre les salles. Tous les participants attribués seront transférés vers leurs salles respectives après avoir confirmé l'invitation à rejoindre la salle de répartition. S'ils sont autorisés à choisir eux-mêmes leur salle, les participants peuvent ouvrir la liste des salles pour en sélectionner une. L'hôte ou le co-hôte qui a lancé les salles de répartition, ainsi que l'hôte initial, restent dans la salle principale tant qu'ils n'ont pas rejoint manuellement l'une des salles.

Gérer les salles de répartition en cours

Une fois les salles de répartition ouvertes, les participants attribués seront invités à participer à la session de répartition. L'hôte ou le co-hôte qui a lancé les salles de répartition, ainsi que l'hôte initial, restent dans la salle principale tant qu'ils ne rejoignent pas manuellement une session. Si un participant n'a pas encore rejoint la session, il sera signalé par (non rejoint) à côté de son nom. Vous pouvez cliquer sur les options suivantes dans la fenêtre des salles de répartition :

Participer : Rejoindre la salle de répartition.
Quitter : Quitter la salle et retourner à la réunion principale (n'apparaît que dans une salle de répartition).
Fermer toutes les salles : arrête toutes les salles après un décompte de 60 secondes, présenté à l'hôte, aux co-hôtes et aux participants, et ramène tous les participants à la réunion principale.

Passez votre curseur au-dessus du nom de la salle de répartition, puis cliquez sur les points de suspension pour accéder à d'autres options concernant cette salle de répartition :

Remarque : La modification de salles de répartition ouvertes doit être activée par Zoom pour votre compte, elle doit être activée dans vos paramètres relatifs aux salles de répartition, et tous les participants doivent être connectés via la version 5.9.3 ou ultérieure.

Ajouter des participants : ajoutez des participants à une salle de répartition existante. Sélectionnez les participants concernés, puis cliquez sur Attribuer.
Renommer : renommez la salle de répartition. Saisissez le nouveau nom de la salle, puis cliquez sur Renommer.
Supprimer la salle : supprimez la salle de répartition déjà ouverte.
Remarque : L'option permettant de supprimer une salle de répartition n'est disponible que si les salles de répartition n'ont pas encore été ouvertes ou, dans le cas contraire, si la salle concernée ne contient aucun participant.

Enregistrer les attributions actuelles dans les salles de répartition pour les réutiliser

Si vous souhaitez enregistrer ces attributions (automatiques ou manuelles) afin de les réutiliser lors d'une future réunion de cette série (dans le cas d'une réunion périodique). Jusqu'à 10 attributions enregistrées différentes peuvent être associées à chaque utilisateur.

Lorsque les salles de répartition sont attribuées, mais pas encore ouvertes, cliquez sur le bouton , puis sur Enregistrer les salles de répartition.
Donnez un nom à cet ensemble d'attributions.
Cliquez sur Enregistrer.

Répondre aux demandes d'aide

Les participants dans les salles de répartition peuvent demander à l'hôte de la réunion de se joindre à leur réunion en cliquant sur Demander de l'aide.

Vous serez invité à rejoindre la salle d'où provient la demande. Cliquez sur Participer à une salle de répartition pour rejoindre la salle.

Diffuser un message à toutes les salles de répartition

L'hôte ou les co-hôtes peuvent diffuser un message dans toutes les salles de répartition afin de transmettre des informations à tous les participants. Cette option est disponible dans la session principale et dans les salles de répartition.

Remarque : Cette fonctionnalité doit être activée dans vos paramètres relatifs aux salles de répartition.

Cliquez sur Salles de répartition dans les contrôles de la réunion.
Cliquez sur Diffuser un message à tout le monde, entrez votre message et cliquez sur Diffuser.
Le message s'affiche alors à tous les participants aux salles de répartition.

Partager l’écran avec toutes les salles de répartition

Une fois que les salles de répartition sont ouvertes, l'hôte ou le co-hôte peut partager son écran depuis la session principale directement avec toutes les salles de répartition ouvertes. Ainsi, le présentateur peut partager des informations visuelles avec toutes les salles de répartition simultanément, afin d'accompagner les participants vers l'étape ou la tâche suivante.

Cliquez sur Partager l'écran dans les contrôles de la réunion.
Activez l'option Partager avec les salles de répartition en bas de la fenêtre de partage.
Indiquez ce que vous souhaitez partager, à savoir l'écran entier, un programme ouvert, etc.
(Facultatif) Cliquez également sur l'option Partager l'audio pour inclure le flux audio avec le contenu partagé.
Remarque : Le partage de l'audio avec des salles de répartition, en plus du contenu, requiert la version 5.10.0 ou ultérieure.
Cliquez sur Partager.
Le contenu sélectionné est alors partagé avec toutes les salles de répartition. Les autres partages actifs à ce moment-là dans les salles de répartition seront interrompus pour laisser place à l'écran partagé par l'hôte ou le co-hôte. Les annotations ou tableaux blancs seront enregistrés avant que le contenu partagé par l'hôte apparaisse.

Vous pouvez également utiliser l'option Vidéo qui se trouve dans l'onglet Partage avancé pour partager la lecture d'un fichier stocké localement. Dans ce cas l'audio sera aussi partagé. Cette fonctionnalité requiert, elle aussi, la version 5.10.0 ou ultérieure.

Afficher le statut d'activité des participants dans les salles de répartition

Une fois que les salles de répartition sont ouvertes, les hôtes et co-hôtes peuvent voir le niveau d'activité de chacune d'elles pour avoir une idée de l'implication des participants. Dans le panneau Salles de répartition, vous pouvez voir quels sont les participants dans chaque salle, ainsi que des icônes indiquant si leur flux audio ou vidéo est actif, s'ils partagent leur écran et s'ils sont actifs par le biais de réactions ou de commentaires non verbaux. Cette fonctionnalité peut s'avérer particulièrement utile aux formateurs qui souhaitent surveiller l'implication de leurs élèves dans les salles de répartition.

Remarques :

Cette option doit être activée dans les paramètres relatifs aux salles de répartition.
Une fois qu'elle est activée, les participants sont avertis avant de rejoindre la salle de répartition que leur statut d’activité est partagé avec l’hôte et les co-hôtes.
Les hôtes et les participants doivent utiliser le client version 5.10.3 ou ultérieure pour que les statuts d'activité apparaissent.