Programmer des réunions dans les Salles Zoom (Outlook)
Vue d'ensemble
Vous pouvez programmer une réunion avec une Salle Zoom dans Outlook. Réserver la salle permet d'ajouter un lien dans le Contrôleur de Salle Zoom pour démarrer la réunion. Ceci permet également de montrer que la salle est occupée pour que les autres utilisateurs sachent qu'ils ne peuvent pas la réserver pour l'instant.
Lorsqu'il est temps de commencer la réunion programmée, vous pouvez appuyer sur Démarrer sur le contrôleur pour la démarrer. L'animateur n'a pas besoin de s'identifier ou de démarrer la réunion depuis un autre appareil en tant qu'animateur s'il se trouve sur le même compte Zoom.
Cet article traite de la programmation :
Conditions préalables
Instructions
Avec le module d'extension Windows ou Mac
S'il s'agit de la première fois que vous effectuez une programmation, téléchargez le Module d'extension Outlook pour Zoom.
- Programmer une réunion. Découvrez comment programmer une réunion avec le module d'extension de Module d'extension Microsoft Outlook.
- Ajoutez la ressource (salles de conférence) en réservant directement une ressource dans Outlook.
- Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le sujet de votre réunion. Pour afficher le sujet de la réunion, vérifiez que l'optionPrivé(icône de verrou de sécurité) située dans la partie supérieure droite du Calendrier Outlook n'est pas sélectionnée
Rendre une réunion privée
- Pour masquer le sujet d'une réunion, sélectionnez l'option Privé (icône de verrou de sécurité) située dans la partie supérieure droite d'Outlook
- Dans les Salles Zoom, le contrôleur de l'iPad remplacera le sujet de la réunion par la « Réunion Zoom de l'utilisateur »
Remarque: Si vous avez précédemment programmé des réunions dans en avoir fait des réunions Zoom, celles-ci s'afficheront dans la Liste des réunions sans le bouton Démarrer. Il vous suffit tout simplement d'ajouter l'URL https://zoom.us/j/meetingID au corps de l'invitation pour que ces réunions affichent le bouton Démarrer. (L'URL personnalisée n'est pas encore prise en charge)
Avec le Client Zoom
- Programmer une réunion avec les paramètres souhaités. Pour savoir comment programmer une réunion et découvrir tous les paramètres, consultez la rubrique Comment programmer des réunions ?
- Sous Calendrier, sélectionnez Outlook.
- Après avoir cliqué sur Programmer, Outlook s'ouvrira et affichera le texte de Zoom dans l'invitation à la réunion.
Veillez à ce que le lien vers la réunion (i.e. https://zoom.us/j/123123123) soit inclus.
- Ajoutez la salle au champ À : en saisissant l'adresse e-mail de la salle, en utilisant l'Assistant de recherche pour rechercher la salle en question ou en cliquant sur Salles et en ajoutant la salle.
Remarque : Si l'on vous demande si vous souhaitez modifier le champ Emplacement de la salle sélectionnée, choisissez Non.
- Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation à des destinataires, réserver la salle et l'enregistrer sur votre calendrier.
Avec le Portail Web de Zoom
- Rendez-vous sur le site https://zoom.us/meeting et cliquez sur Programmer une nouvelle réunion.
- Sélectionnez les paramètres de votre choix puis cliquez sur Programmer.
- À côté de Ajouter à :, cliquez sur Calendrier Outlook.
- Ceci téléchargera un fichier .ics que vous pourrez ouvrir dans Outlook. Le fichier .ics inclura les détails de la réunion et complètera automatiquement l'invitation.
- Ajoutez la salle au champ À : en saisissant l'adresse e-mail de la salle, en utilisant l'Assistant de recherche pour rechercher la salle en question ou en cliquant sur Salles et en ajoutant la salle.
Remarque : Si l'on vous demande si vous souhaitez modifier le champ Emplacement de la salle sélectionnée, choisissez Non.
- Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation à des destinataires, réserver la salle et l'enregistrer sur votre calendrier.