Programmer une réunion avec inscription

Lorsque vous programmez une réunion sur inscription, les participants doivent s'inscrire en indiquant leur adresse e-mail et leur nom, et en répondant aux autres questions, le cas échéant, ce qui vous permet de recueillir davantage d'informations sur eux. Une fois la réunion programmée, vous pouvez gérer vos inscrits, renvoyer des e-mails de confirmation et aussi générer des rapports d'inscription à la réunion si vous souhaitez télécharger la liste des personnes inscrites.

Si vous n'avez pas besoin de recueillir toutes ces informations, vous pouvez programmer une réunion sans inscription.

Cet article traite des sujets suivants :

• Activer l'inscription pour une réunion
• Configurer les options d'inscription
• Personnaliser l'inscription
• Comment personnaliser les liens vers les Conditions Générales du Service et la politique de confidentialité

Conditions préalables pour créer des réunions avec inscription

• L’hôte doit être titulaire d’une licence
• Compte Pro, Affaires, Éducation ou Entreprise pour configurer les options d'inscription
• La réunion avec inscription ne doit pas utiliser votre NPR ni être une réunion périodique sans heure fixe. 

Limites des réunions avec inscription

• En 2022, la procédure d'inscription aux réunions et aux webinaires Zoom va évoluer. Après l'inscription, le lien de participation ne s'affichera plus sur la page de confirmation dans le navigateur web. Les personnes inscrites recevront le lien de participation via l’e-mail de confirmation d’inscription Zoom. Ce changement permettra d'éviter que des attaquants obtiennent un lien d’inscription à l’aide d’une adresse e-mail qu’ils ne gèrent pas personnellement. Cela empêchera aussi que des invités indésirables ne participent à des réunions ou à des webinaires. Pour activer la procédure d'inscription améliorée, contactez l'assistance de Zoom.
• Le nombre maximal d'inscrits par occurrence de la réunion est de 4 999. Si vous avez besoin d'une capacité supérieure, nous vous recommandons d'utiliser une réunion périodique sur inscription, car chaque occurrence de la série de réunions peut comporter jusqu'à 4 999 inscrits.

Activer l'inscription pour une réunion

1. Connectez-vous à Zoom Web Portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Réunions.
3. Cliquez sur Planifier une réunion ou modifiez une réunion existante.
4. Dans la section Inscription, veillez à cocher la case Obligatoire.
   Après avoir programmé la réunion, les onglets Inscription et Personnalisation vont apparaître.
5. Gérer les participants : cliquez sur Afficher pour voir une liste des personnes inscrites à la réunion. Lorsque vous cliquez sur le nom d'une personne inscrite, des informations supplémentaires la concernant apparaissent.

Remarque : Si une authentification est requise pour participer à votre réunion, les personnes devront s’inscrire à l'aide d'une adresse e-mail associée à un compte Zoom actif. Cela doit être fait avant que l’inscription puisse être complétée. Certains profils d’authentification peuvent également exiger que l'inscrit participe au webinaire avec le compte associé à l’adresse e-mail avec laquelle il s’est inscrit.

Configurer les options d'inscription

Remarque : Ce paramètre n'est disponible que dans les comptes Affaires, Éducation et Entreprise.

Après avoir programmé la réunion, vous pouvez personnaliser les options d'inscription :

1. Cliquez sur l'onglet Inscription.
2. Dans la section Options d'inscription, cliquez sur Modifier.
3. Personnalisez ces options :

Onglet Inscription : personnalisez les paramètres d'inscription tels que l'approbation, la notification et les plafonds d'inscription, entre autres.  

• • Approbation automatique : toute personne qui s'inscrit sera approuvée et recevra automatiquement les informations lui permettant de participer à la réunion.
  • Approbation manuelle : toute personne qui s'inscrit devra être approuvée par l'hôte depuis la page de gestion de la réunion, puis recevra les informations lui permettant de participer à la réunion. Les personnes inscrites dont le statut reste En attente ne pourront pas participer à la réunion. 
  • Envoyer un e-mail à l'hôte lorsqu'une personne s'inscrit : cochez cette option si vous voulez recevoir un e-mail lorsque quelqu'un s'inscrit à votre réunion. Les participants recevront un e-mail lorsque vous aurez approuvé leur inscription.
  • Clôturer l'inscription après la date de l'événement : cochez cette option si vous voulez éviter que des personnes s'inscrivent après la date de la réunion et l'heure de fin prévue. Les participants peuvent toujours s'inscrire le jour de l'événement et après le début de la réunion, tant que celle-ci n'est pas terminée. Par exemple, si vous programmez une réunion à 9 h d'une durée de 2 heures, l'inscription s'arrêtera à 11 h.
    Remarque : Si vous activez ce paramètre et rendez votre réunion disponible à la demande, les inscrits peuvent utiliser le lien d'inscription initial pour demander l'accès à la demande à l'enregistrement de la réunion.
  • Limiter le nombre d'inscrits : cochez cette option si vous souhaitez limiter le nombre de personnes qui peuvent s'inscrire à votre réunion. Une fois la limite atteinte, personne ne peut plus s’inscrire à la réunion.
  • Autoriser les participants à rejoindre la réunion à partir de plusieurs appareils : cochez cette option si vous voulez autoriser les participants à rejoindre la réunion depuis plusieurs appareils comme des ordinateurs et des téléphones.
  • Afficher les boutons de partage sur les réseaux sociaux sur la page d'inscription : affiche les boutons pour partager la page d'inscription sur Facebook, Twitter, LinkedIn ou par e-mail.

Paramètres de messagerie : vous pouvez personnaliser certains paramètres de messagerie liés à l'inscription. 

• Sélectionner la langue de l’e-mail : définissez la langue de l'e-mail que les inscrits recevront. Vous pouvez définir une langue spécifique, ou sélectionner l'option La même langue par défaut que celle des destinataires pour que Zoom réponde automatiquement aux inscrits dans la langue dans laquelle ils consultent la page d'inscription. 
• Adresse électronique de contact : indiquez l'adresse à fournir aux inscrits pour poser des questions à propos de la réunion. 
• E-mail de confirmation d'inscription : indiquez si vous souhaitez que l'e-mail de confirmation soit envoyé aux inscrits une fois leur inscription approuvée, et saisissez les brèves informations à ajouter au début et à la fin du modèle d'e-mail. 
  Remarque : Si des modifications plus importantes du modèle d'e-mail sont requises, elles devront être effectuées par un administrateur dans la section Personnalisation. 

Onglet Questions : vous pouvez personnaliser les champs de question qui apparaissent sur votre page d'inscription. 

1. 1. Cochez le ou les champs que vous voulez inclure sur votre page d'inscription.
   2. (Facultatif) Cochez la case Obligatoire si vous souhaitez que ce champ soit requis.
   3. Cliquez sur Enregistrer tout.
      Remarques :
      • Le nom et l'adresse e-mail sont toujours obligatoires.
      • Certains champs comme Pays/Région et État/Province apparaîtront sous forme de menus déroulants pour les participants.

Onglet Questions personnalisées

1. Cliquez sur Nouvelle question pour ajouter une question.
2. Choisissez le type de question : Réponse courte ou Réponse unique.
3. (Facultatif) Cochez la case Obligatoire si vous souhaitez obliger les participants à répondre à cette question.
4. Saisissez la question.
5. Pour les questions à réponse unique, saisissez les options de réponse.
6. Cliquer sur Créer. Répétez les étapes ci-dessus pour créer plus de questions personnalisées.
7. Cliquez sur Enregistrer tout pour enregistrer votre inscription personnalisée.

Personnaliser l'inscription

Après avoir programmé la réunion, cliquez sur l'onglet Personnalisation pour configurer les options personnalisables de votre page d'inscription :

• Bannière : cliquez sur Télécharger pour ajouter une image qui apparaîtra en haut de votre page d'inscription.
• Logo : cliquez sur Télécharger pour ajouter une image qui apparaîtra à droite du sujet de la réunion sur votre page d'inscription. Le logo apparaîtra également dans l'invitation envoyée par e-mail.
• (Facultatif) Cliquez sur Ajouter une description pour ajouter un texte alternatif à l'image. La description ne sera pas affichée à l'écran, mais aidera les personnes malvoyantes à comprendre et à accéder à l'image.

Comment personnaliser les liens vers les Conditions Générales du Service et la politique de confidentialité

Vous pouvez utiliser votre profil de compte pour personnaliser l'URL des liens vers vos Conditions Générales du Service et votre politique de confidentialité. Ces liens apparaissent sous le formulaire, sur la page d’inscription de chaque réunion, webinaire et enregistrement.