Programmer et personnaliser une réunion avec inscription

Programmer une réunion requérant une inscription signifie que les personnes souhaitant y participer doivent fournir leur adresse e-mail et leur nom pour s’inscrire à l’événement. Vous pouvez inclure des questions personnalisées sur le formulaire d’inscription, ce qui vous permet de recueillir plus d’informations sur les personnes inscrites. Une fois ces questions programmées, vous pouvez gérer les personnes inscrites, renvoyer des e-mails de confirmation et générer des rapports sur les inscriptions à la réunion si vous souhaitez télécharger une liste des personnes inscrites.

Si vous n’avez pas besoin de recueillir toutes ces informations, vous pouvez programmer une réunion sans inscription.

Configuration requise pour la programmation d’une réunion avec inscription

• Être titulaire d’un compte Pro, Affaires, Éducation ou Entreprise.
• L’hôte doit avoir une licence Zoom Workplace.
• Vous devez générer automatiquement le numéro de la réunion au lieu d’utiliser votre numéro personnel de réunion.
• La réunion ne peut pas être une réunion périodique sans date fixe.

Limitations de la programmation d’une réunion avec inscription

• Les personnes inscrites recevront le lien de participation dans l’e-mail de confirmation d’inscription à Zoom, afin d’empêcher des attaquants d’obtenir un lien d’inscription en utilisant une adresse e-mail qu’ils ne gèrent pas personnellement. Cela évitera aussi que des invités indésirables ne participent à des réunions ou à des webinaires. Les administrateurs peuvent autoriser les hôtes à configurer leurs paramètres d’inscription de manière à fournir les informations d’accès sur la page de confirmation de l’inscription, mais cette option est désactivée par défaut.
• Le nombre maximal d’inscrits par occurrence de la réunion est de 4 999. Si vous avez besoin d’une capacité supérieure, nous vous recommandons d’utiliser une réunion périodique avec inscription, car chaque occurrence de la série de réunions peut comporter jusqu’à 4 999 inscrits.

Comment activer l’inscription pour une réunion

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Réunions.
3. Cliquez sur Programmer une réunion ou cliquez sur une réunion existante pour la modifier.
4. Dans la section Inscription, cochez la case Obligatoire.
   Remarque : si cette réunion est une réunion périodique, vous devez également choisir l’une des options suivantes lorsque vous activez l’inscription :
   
   • Les participants s’inscrivent une seule fois et peuvent participer à tous les événements
   • Les participants doivent s’inscrire à chacun des événements auquel ils participent
   • Les participants s’inscrivent une seule fois et peuvent choisir un événement ou plus auxquels ils souhaiteraient participer
5. Dans la section Nº de réunion, sélectionnez Générer automatiquement.
6. (Facultatif) Sélectionnez des options de réunion supplémentaires selon vos besoins.
7. Cliquez sur Enregistrer.
   Après avoir programmé la réunion, les onglets Inscription, Paramètres d’e-mail et Personnalisation s’afficheront.

Remarque : si vous demandez également une authentification pour participer à votre réunion, les personnes devront s’inscrire à l’aide d’une adresse e-mail associée à un compte Zoom actif pour pouvoir terminer leur inscription. Certains profils d’authentification peuvent également exiger que la personne inscrite participe à la réunion avec le compte associé à l’adresse e-mail avec laquelle elle s’est inscrite. En tant qu’hôte, vous pouvez ajouter des exceptions d’authentification (et importer un fichier CSV pour télécharger en masse des exceptions d’authentification) en utilisant les noms et les adresses e-mail des participants. Ces participants recevront des liens d’invitation aux réunions uniques et contourneront l’authentification.

Comment personnaliser les options d’inscription aux réunions, les paramètres d’e-mail et la personnalisation ?

Personnaliser les options d’inscription à la réunion

Après avoir programmé une réunion avec inscription, cliquez sur l’onglet Inscription pour gérer les personnes inscrites et personnaliser les options d’inscription, et notamment déterminer si les participants sont automatiquement approuvés après avoir soumis leur inscription ou si vous souhaitez approuver manuellement chaque inscription.

1. Dans la section Options d’inscription, sous l’onglet Inscription, cliquez sur Modifier.
   La fenêtre contextuelle Inscription s’affichera.
2. Personnalisez les options des onglets suivants selon vos besoins :
   • Dans l’onglet Inscription : 
     
     • Lorsque les participants soumettent leur inscription :
       • Approbation automatique : les personnes inscrites recevront automatiquement des informations sur la façon de rejoindre la réunion.
       • Approbation manuelle : l’organisateur doit approuver les personnes inscrites avant qu’elles ne reçoivent des informations sur la façon de rejoindre la réunion. Les personnes inscrites dont le statut est toujours en attente ne pourront pas participer à la réunion. 
     • Envoyer un e-mail à l’hôte : cochez cette case si vous souhaitez recevoir un e-mail lorsque quelqu’un s’inscrit à votre réunion. Les participants recevront un e-mail lorsque vous aurez approuvé leur inscription.
     • Clôturer l’inscription après la date de la réunion : sélectionnez cette option si vous voulez empêcher toute inscription après la date de la réunion. Les participants pourront encore s’inscrire le jour de l’événement, pendant la réunion, et jusqu’à 12 heures après la fin de la réunion. Par exemple, si vous programmez une réunion d’une durée de deux heures en commençant à 9 h, elle se terminera à 11 h et les participants pourront encore s’y inscrire pendant les 12 heures suivantes. Cependant, le lien d’inscription ne permettra plus de participer à la réunion. Au bout des 12 heures, les participants ne pourront plus s’inscrire à la réunion.
       Remarque : si vous activez ce paramètre et rendez votre réunion disponible à la demande, les personnes pourront utiliser le lien d’inscription d’origine pour s’inscrire à l’enregistrement de la réunion à la demande.
     • Autoriser les personnes inscrites à rejoindre la réunion depuis plusieurs appareils : sélectionnez cette option pour autoriser les participants à rejoindre la réunion depuis plusieurs appareils, comme des ordinateurs et des téléphones.
     • Limiter le nombre de participants : sélectionnez cette option si vous souhaitez limiter le nombre de personnes qui peuvent s’inscrire à votre réunion. Une fois la limite atteinte, personne ne pourra plus s’inscrire à la réunion.
     • Afficher les boutons de partage sur les réseaux sociaux sur la page d’inscription : affiche les boutons pour partager la page d’inscription sur Facebook, X, LinkedIn ou par e-mail.
     • Afficher les informations de participation sur la page de confirmation d’inscription : si vous avez activé l’approbation automatique pour l’inscription des participants, cette option sera disponible. Lorsque cette option est activée, si l’utilisateur s’inscrit moins de 5 minutes avant le début de la session ou si la session est déjà en cours, les informations de participation s’afficheront sur la page Web de confirmation. Afficher ces informations signifie que l’utilisateur peut rejoindre la session sans qu’il soit vérifié que l’adresse e-mail utilisée lui appartient.
   • Onglet Questions :
     1. Cochez la case en regard de chaque champ que vous souhaitez inclure sur votre page d’inscription.
     2. (Facultatif) Cochez la case Obligatoire si vous souhaitez que ce champ soit obligatoire.
        Remarques :
        • Le Prénom et l’Adresse e-mail sont toujours activés et obligatoires. Le Nom de famille est toujours activé, mais il n’est pas nécessaire de le rendre obligatoire dans le formulaire d’inscription.
        • Certains champs, tels que Pays/Région et État/Province, apparaîtront aux personnes qui s’inscrivent sous forme de menus déroulants.
     3. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter une question pour créer une question personnalisée.
        Remarque : il est interdit de solliciter des informations personnelles confidentielles (telles que les informations de carte de crédit ou les numéros de sécurité sociale) dans vos questions d’inscription.
        
        1. Saisissez votre question dans la zone de texte.
        2. Choisissez le type de question : Texte court ou Choix unique.
        3. (Facultatif) Cochez la case Obligatoire si vous souhaitez obliger les participants à répondre à cette question personnalisée.
        4. Pour les questions à choix unique, saisissez les options de réponse.
        5. (Facultatif) Répétez les étapes 1 à 5 pour créer d’autres questions personnalisées.
        6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre inscription personnalisée.
        7. pencil-button.png(Facultatif) Pour modifier la question personnalisée, cliquez sur l’icône en forme de crayon .
        8. (Facultatif) Pour supprimer la question personnalisée, cliquez sur l’icône de corbeille .
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer tout pour sauvegarder les modifications effectuées dans chaque onglet et fermer la fenêtre Inscription.

Remarque : si l’hôte de la réunion modifie un champ d’inscription pour le rendre obligatoire, toutes les inscriptions que les utilisateurs auront effectuées avant le changement deviendront incomplètes et non valides. Cela signifie qu’ils ne pourront pas participer à la réunion avec les liens d’inscription fournis et seront redirigés pour s’inscrire à nouveau. 

Gérer les personnes inscrites à la réunion

Après avoir programmé une réunion avec inscription, les participants pourront s’y inscrire individuellement. Vous pourrez également importer en masse les personnes inscrites via un fichier CSV.

Dans l’onglet Inscription, cliquez sur Afficher pour voir la liste des personnes qui se sont inscrites à la réunion. En savoir plus sur la gestion des personnes inscrites à une réunion.

Personnaliser les e-mails d’inscription à la réunion

Après avoir programmé une réunion avec inscription, cliquez sur l’onglet Paramètres d’e-mail pour personnaliser les paramètres d’e-mail relatifs à l’inscription. À droite de chaque paramètre, cliquez sur Modifier pour modifier les paramètres selon vos besoins et les enregistrer.

• Sélectionner la langue de l’e-mail : définissez la langue de l’e-mail que les personnes inscrites recevront. Vous pouvez définir une langue spécifique, ou sélectionner l’option La même langue par défaut que celle des destinataires pour que Zoom réponde automatiquement aux personnes inscrites dans la langue dans laquelle ils consultent la page d’inscription. 
• Adresse e-mail de contact : indiquez l’adresse à fournir aux personnes inscrites pour poser des questions à propos de la réunion. 
• E-mail de confirmation aux personnes inscrites : indiquez si vous souhaitez que l’e-mail de confirmation soit envoyé aux personnes inscrites après approbation. Si cette option est activée, vous pouvez modifier l’objet de l’e-mail et ajouter des éléments dans le corps du modèle d’e-mail. Cliquez sur M’envoyer un e-mail d’aperçu pour voir comment l’e-mail apparaîtra aux personnes inscrites.
  Remarque : les modifications plus importantes du modèle d’e-mail doivent être effectuées par un administrateur dans les paramètres de Personnalisation du compte. 

Personnaliser l’inscription à la réunion

Après avoir programmé une réunion avec inscription, cliquez sur l’onglet Personnalisation pour configurer les options de personnalisation de votre page d’inscription :

• Bannière : cliquez sur Importer pour ajouter une image qui apparaîtra en haut de votre page d’invitation.
• Logo : cliquez sur Télécharger pour ajouter une image qui apparaît à droite du sujet de la réunion sur votre page d’invitation, votre page d’inscription et votre invitation par e-mail.
• (Facultatif) Cliquez sur Ajouter une description pour ajouter du texte à l’image. La description ne s’affiche pas visuellement à l’écran, mais aide les personnes malvoyantes à comprendre l’image.

Comment personnaliser les liens vers les Conditions générales du Service et la Politique de confidentialité sur tous les formulaires d’inscription

Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent personnaliser les URL de leurs liens vers les Conditions générales du service et la Politique de confidentialité. Ces liens apparaissent sous le formulaire d’inscription de la page d’inscription de chaque réunion, webinaire et enregistrement.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant que propriétaire du compte ou admin.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte, puis sur Profil du compte.
3. Dans la section Pages d’inscription - Liens vers les Conditions générales du service et la Politique de confidentialité, cliquez sur Modifier.
4. (Facultatif) Dans le champ Conditions générales du service, saisissez l’URL des Conditions générales du service de votre organisation.
5. (Facultatif) Dans le champ Politique de confidentialité, entrez l’URL de la politique de confidentialité de votre organisation.
6. Cliquez sur Enregistrer.