Module d'extension pour Microsoft Outlook (sur ordinateur)

Remarque : Pour une expérience optimale, Zoom recommande l'utilisation du complément Zoom for Outlook (web et ordinateur), en particulier si votre organisation utilise des ordinateurs macOS. Microsoft va bloquer l'exécution des modules d'extension à injection dans Outlook sur macOS, et n'autorisera plus que les compléments disponibles via le Microsoft Store. Prévu initialement pour juin 2020, ce changement a été décalé à une date ultérieure en 2021, à déterminer par Microsoft. Nous vous recommandons de déployer le complément dans votre organisation, en lieu et place du module d'extension pour ordinateur. 

Le module d'extension Zoom pour Microsoft Outlook a été conçu pour simplifier la programmation des réunions dans Microsoft Outlook. Il vous permet de programmer et de démarrer des réunions Zoom instantanées ainsi que de transformer des événements existants en réunions Zoom. Le module d'extension Outlook peut également synchroniser les heures libres/occupées dans le Client Zoom en vous basant sur les événements de votre calendrier Outlook (uniquement sur PC, nécessite la version 3.5 ou ultérieure - téléchargez la dernière version).

Remarque : En raison d'un nouveau protocole de sécurité, le module d'extension pour Outlook n'est pris en charge que sur macOS 10.14.1 et versions ultérieures. Si vous utilisez une version antérieure, nous vous recommandons de mettre à jour macOS, d'utiliser le complément Zoom for Outlook (web et ordinateur) ou de désactiver la Protection de l'intégrité du système sur votre système d'exploitation.

Cet article traite des sujets suivants :

• Télécharger le module d'extension
• Planifier une réunion
• Programmer une conférence audio personnelle (CAP)
• Transformer un événement existant en réunion Zoom
• Icône du module d'extension manquant
• Programmer des réunions pour d'autres personnes

Conditions préalables à l'utilisation du module d'extension pour Microsoft Outlook

• Windows : Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure (2007 avec des fonctionnalités limitées), ou Outlook dans le cadre de Microsoft Office 365
• macOS : Microsoft Outlook 2011 ou version ultérieure, macOS 10.14 Mojave ou version ultérieure* 
• Vous devez avoir installé le client Zoom et être connecté à votre compte
• Installez le module d'extension Microsoft Outlook pour Zoom à partir de Zoom
• PC ou Mac 64 bits (le module d'extension pour Outlook est une application 64 bits ; si vous utilisez un système 32 bits, optez pour le complément Zoom for Outlook)

* macOS 10.15 Catalina ne prend pas en charge les modules d'extension, y compris le module d'extension Zoom pour Microsoft Outlook. 

Télécharger le module d'extension

Vous pouvez télécharger le fichier MSI du module d'extension Zoom pour Microsoft Outlook via le centre de téléchargement. Une fois le téléchargement complété, exécutez le fichier MSI et suivez l'assistant d'installation pour terminer l'installation. Vous devrez redémarrer Outlook avant de pouvoir utiliser le module d'extension.

Remarques : Plusieurs versions d'Outlook ne prennent pas en charge les options Programmer une réunion ou Démarrer une réunion instantanée. Si vous ne voyez pas ces options dans la barre de ruban principale, veuillez vérifier si elles apparaissent après avoir créé un nouveau rendez-vous ou événement dans le calendrier.

Planifier une réunion

Remarques :

• Les paramètres de votre planificateur sont synchronisés à partir du Zoom Web Portal.
• Lorsque vous attribuez des privilèges de programmation à d'autres utilisateurs sur le Zoom web portal, vous pouvez indiquer si vous les autorisez à gérer vos réunions marquées comme privées dans Outlook ou Google Agenda. Si les utilisateurs ne peuvent pas gérer les événements privés, ils ne peuvent pas voir le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des participants.

1. Cliquez sur le bouton Programmer une réunion.
2. Sélectionnez les paramètres de votre choix pour la programmation d'une réunion.
   
   • ID de réunion
     • Générer automatiquement : générez un n° de réunion unique aléatoire.
     • N° personnel de réunion* : utilisez votre n° personnel de réunion.
   • Sécurité : 
     • Code secret : saisissez un code secret de réunion. Les participants devront saisir ce code avant de pouvoir participer à votre réunion programmée.
       Remarque : le code d’accès de la réunion doit répondre aux exigences de complexité définies par votre administrateur.
     • Salle d’attente : activez la salle d’attente pour la réunion.
     • Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer : limitez l'accès à la réunion de sorte que seuls les utilisateurs connectés puissent y accéder.
   • Vidéo
     • Hôte : vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver la vidéo de l’hôte lorsqu’il rejoint la réunion. Même si vous choisissez de désactiver cette option, l'hôte aura la possibilité de démarrer sa vidéo.
     • Participants : vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver la vidéo des participants lorsqu’ils rejoignent la réunion. Même si vous choisissez de désactiver cette option, les participants auront la possibilité de démarrer leur vidéo.
   • Audio : vous pouvez autoriser les utilisateurs à participer par Téléphone uniquement, par l’Audio de l’ordinateur uniquement, par Les deux ou par un Système audio tiers (s’il est activé pour votre compte).
     • Composer le numéro de : si l'option Téléphone ou Les deux est activée pour cette réunion, cliquez sur Modifier pour sélectionner les pays dont les numéros à composer doivent figurer dans l’invitation. Par défaut, les pays à numérotation internationale répertoriés dans vos paramètres de réunion seront inclus.
   • Autoriser les participants à accéder avant l’arrivée de l’hôte : autorisez les participants à rejoindre la réunion sans vous ou avant votre arrivée. La réunion se terminera au bout de 40 minutes pour les utilisateurs Basique (gratuit) si 3 personnes ou plus participent à la réunion. Si cette option est activée, vous pouvez également choisir combien de temps avant le début de la réunion vous souhaitez qu’ils puissent rejoindre la réunion : 5 minutes, 10 minutes, 15 minutes ou à n’importe quel moment.
   • Couper le micro des participants à l'entrée : si l'option Rejoindre la réunion avant l'hôte n'est pas activée, le son de tous les participants sera coupé lorsqu'ils rejoignent la réunion.
   • Enregistrer automatiquement la réunion : cochez cette case si vous souhaitez que la réunion soit enregistrée automatiquement. Indiquez si vous souhaitez qu'elle soit enregistrée localement (sur votre ordinateur) ou sur le cloud. En savoir plus l'enregistrement automatique.
   • Activer le mode Focus au démarrage de la réunion : démarrez automatiquement la réunion en mode Focus afin de limiter les distractions pour tous les participants. Cette fonctionnalité nécessite la version 5.9.0 de Zoom Desktop Client ou supérieure.
   • Afficher dans la liste des événements publics : ajoutez la réunion à un calendrier public associé à votre URL de redirection.
   • Activer des régions supplémentaires de centre de données pour cette réunion
   • Autoriser ou refuser l’accès aux utilisateurs de certaines régions et de certains pays : l’hôte peut soit autoriser uniquement les participants de régions/pays spécifiques à rejoindre la réunion, soit bloquer tous les participants de régions/pays spécifiques.
   • Inclure le lien d’invitation dans le champ de localisation : cette option vous permet d'inclure l'URL de participation dans le champ de localisation de l'événement de calendrier. 
   • Insérer l’invitation de réunion Zoom au-dessus du texte existant : insérez les détails de la réunion Zoom en haut de l'invitation (avant le texte personnalisé que vous avez saisi, le cas échéant).
   • Sélectionner la langue de l'invitation à la réunion : cette option vous permet d'indiquer dans quelle langue vous souhaitez envoyer l'invitation.
   • Hôtes suppléants : saisissez l’adresse e-mail d’un autre utilisateur Zoom détenteur de licence sur votre compte pour lui permettre de démarrer la réunion en votre absence. 
     Remarque : Si l’hôte de la réunion souhaite ajouter des hôtes suppléants à sa réunion, il peut activer le paramètre Autoriser les hôtes suppléants à ajouter ou à modifier des sondages. Cette fonctionnalité requiert la version 5.8.0 ou ultérieure du client Zoom. Si vous n’êtes pas sûr que le rôle d’hôte suppléant vous convient, consultez notre article sur les rôles dans une réunion.
   • Enregistrer et ne plus afficher : cochez cette option si vous souhaitez utiliser les mêmes paramètres par défaut pour toutes les autres réunions à venir. La fenêtre de Paramètres ne s'affichera pas automatiquement et vous devrez l'ouvrir manuellement pour modifier les paramètres.
3. Cliquez sur Continuer.
   L'invitation sur le calendrier sera générée automatiquement avec les informations sur la réunion Zoom.

Remarque : Vous pouvez annuler la réunion Zoom ou modifier ses paramètres dans l'invitation sur le calendrier en sélectionnant les boutons correspondants dans le menu.

Programmer une conférence audio personnelle (CAP)

Remarque : Avant de suivre ces instructions, assurez-vous de sélectionner les numéros d'accès souhaités sur le web portal.

1. Activez et configurez la Conférence audio personnelle sur le web portal. 
2. Cliquez sur la flèche située en bas de Programmer une réunion.
3. Si vous possédez plusieurs comptes PAC, sélectionnez celui avec lequel vous souhaitez programmer une réunion.
   Ainsi, les champs de l'événement de calendrier seront préremplis avec les informations sur votre PAC. Modifiez la date et l'heure, et ajoutez autant de participants que nécessaire.
4. Cliquez sur Envoyer.

Transformer un événement existant en réunion Zoom

1. Ouvrez un événement existant sur le calendrier Outlook.
2. Sélectionnez soit Programmer une réunion, soit Conférence audio personnelle pour programmer le type de réunion qui vous convient.
3. Sélectionnez les paramètres de votre choix pour la programmation d'une réunion.
   Consultez la section Programmer une réunion pour plus d'informations.
4. Cliquez sur Continuer.
   L'invitation sera remplie automatiquement avec les détails.
5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Icône du module d'extension manquant

Si vous ne voyez pas l'icône Programmer une réunion dans le ruban du menu, ouvrez vos options Outlook.

1. Sélectionnez Éléments désactivés.
2. Choisissez le module d'extension Zoom Outlook Plugin.
3. Sélectionnez Activer.
   
4. Sélectionnez les Compléments COM.
5. Cochez la case Zoom Outlook Plugin. 

Programmer des réunions pour d'autres personnes

Si vous souhaitez programmer pour le compte d'un autre utilisateur Zoom, consultez l'article au sujet des privilèges de programmation.