Module d’extension pour Microsoft Outlook (sur ordinateur)

Remarque : pour une expérience optimale, Zoom recommande l’utilisation du complément Zoom pour Outlook (Web et ordinateur), en particulier si votre organisation utilise des ordinateurs macOS. Microsoft va bloquer l’exécution des modules d’extension à injection dans Outlook sur macOS, et n’autorisera plus que les compléments disponibles via le Microsoft Store. Prévue initialement pour juin 2020, cette date a été décalée et reste à déterminer par Microsoft. Nous vous recommandons de déployer le complément dans votre organisation, en lieu et place du module d’extension pour ordinateur. En savoir plus sur comment installer le complément Zoom pour Outlook.

Le module d’extension Zoom pour Microsoft Outlook a été conçu pour simplifier la programmation des réunions dans Microsoft Outlook. Il vous permet de programmer et de démarrer des réunions Zoom instantanées ainsi que de transformer des événements existants en réunions Zoom. Le module d’extension pour Outlook peut également synchroniser les disponibilités avec le client Zoom en fonction des événements de votre calendrier Outlook (Windows uniquement - téléchargez la dernière version ici).

Conditions requises pour utiliser le module d’extension pour Microsoft Outlook

• Vous devez avoir installé le client Zoom et être connecté·e à votre compte.
• Installez le module d’extension pour Microsoft Outlook de Zoom.
• Windows :
  • Outlook fait partie de Microsoft Office 365
  • Système d’exploitation 32 bits ou 64 bits
• macOS :
  • Système d’exploitation 64 bits
  • Pour macOS, envisagez d’utiliser le complément Zoom pour Outlook à la place.
  • En raison d’un nouveau protocole de sécurité, le module d’extension pour Outlook n’est pris en charge que sur certaines versions de macOS 10.14.1 et ultérieures. Si vous utilisez une version antérieure, nous vous recommandons de mettre à jour macOS, d’utiliser le complément Zoom pour Outlook (Web et ordinateur) ou de désactiver la Protection de l’intégrité du système sur votre système d’exploitation. En outre, macOS 10.15 Catalina ne prend pas en charge les modules d’extension, y compris le module d’extension Zoom pour Microsoft Outlook. 
   

Télécharger le module d’extension

Vous pouvez télécharger le fichier MSI ou PKG du module d’extension Zoom pour Microsoft Outlook via le centre de téléchargement. Une fois le téléchargement terminé, exécutez le fichier et suivez l’assistant d’installation pour terminer l’installation. Vous devrez redémarrer Outlook avant d’utiliser le module d’extension.

Remarques : plusieurs versions d’Outlook ne prennent pas en charge les options Programmer une réunion ou Démarrer une réunion instantanée. Si vous ne les voyez pas dans le ruban principal, vérifiez si elles apparaissent après la création d’un nouveau rendez-vous ou d’un nouvel événement du calendrier.

Programmer une réunion

Remarques :

• Les paramètres de votre planificateur sont synchronisés à partir du portail Web Zoom.
• Lorsque vous attribuez des privilèges de programmation à d’autres utilisateur·rices sur le portail Web Zoom, vous pouvez indiquer si vous les autorisez à gérer vos réunions marquées comme privées dans Outlook ou Google Agenda. Dans le cas contraire, ils et elles ne peuvent pas voir le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des participant·es.

1. Cliquez sur le bouton Programmer une réunion.
2. Sélectionnez les paramètres de votre choix pour la programmation d’une réunion.
   
   • N° de réunion
     • Générer automatiquement : générez un n° de réunion unique aléatoire.
     • N° personnel de réunion* : utilisez votre n° personnel de réunion.
   • Sécurité : 
     • Code secret : saisissez un code secret de réunion. Les personnes participant devront renseigner ce code avant de pouvoir rejoindre votre réunion.
       Remarque : le code secret de la réunion doit respecter les critères de complexité définis par votre admin.
     • Salle d’attente : activez la salle d’attente pour la réunion.
     • Seul·es les utilisateurs et utilisatrices authentifié·es peuvent participer : limitez l’accès à la réunion de sorte que seules les personnes connectées puissent y accéder.
   • Chiffrement :
     • Chiffrement de haut niveau : les clés de chiffrement sont stockées dans le cloud.
     • Chiffrement de bout en bout : les clés de chiffrement sont stockées sur votre appareil local.
       Remarque : l’utilisation du chiffrement de bout en bout désactive certaines fonctionnalités. 
   • AI Companion :
     • Démarrage automatique des questions en réunion : la fonctionnalité de questions en réunion d’AI Companion démarre automatiquement au début de la réunion. En outre, elle permet de sélectionner les personnes qui peuvent poser des questions. 
     • Démarrage automatique de la synthèse de réunion : la fonctionnalité de synthèse de réunion d’AI Companion démarre automatiquement au début de la réunion. De plus, elle permet de sélectionner les personnes qui recevront la synthèse après la réunion. 
   • Chat de réunion :
     
     • Activer le chat de réunion continu: permet aux participant·es de la réunion de communiquer avant, pendant et après une réunion en créant un chat de groupe dédié dans Zoom Team Chat pour toutes les personnes participant à la réunion. 
   • Vidéo :
     • Hôte : lorsque l’hôte rejoint la réunion, vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver sa vidéo. Même si vous choisissez de la désactiver, l’hôte aura la possibilité de démarrer sa vidéo.
     • Participant·es : lorsque les participant·es rejoignent la réunion, vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver leur vidéo. Même si vous choisissez de la désactiver, les participant·es auront la possibilité de démarrer leur vidéo.
   • Audio : autorisez les utilisateur·rices à appeler par téléphone uniquement, par l’audio de l’ordinateur uniquement, par les deux, ou par un système audio tiers (si cette option est activée pour votre compte).
     • Appeler à partir de : si l’option Téléphone ou Les deux est activée pour cette réunion, cliquez sur Modifier pour sélectionner les pays d’appel à inclure dans l’invitation. Par défaut, les pays autorisés répertoriés dans vos paramètres de réunion seront inclus.
   • Options avancées :
     • Autoriser les participant·es à participer avant l’arrivée de l’hôte : autorisez les participant·es à rejoindre la réunion sans vous ou avant votre arrivée. La réunion se terminera au bout de 40 minutes pour les personnes disposant d’un compte Basique (gratuit). Si cette option est activée, vous pouvez également choisir combien de temps avant le début de la réunion vous souhaitez que les personnes puissent rejoindre la réunion : 5 minutes, 10 minutes, 15 minutes ou à n’importe quel moment.
     • Q. et R. : autorisez les participant·es à poser des questions pendant la réunion, et permettez à l’hôte et aux co-hôtes d’y répondre.
     • Couper le micro des participant·es à l’arrivée : si l’option Rejoindre la réunion avant l’hôte n’est pas activée, le micro de toutes les personnes participant sera coupé à leur arrivée dans la réunion.
     • Enregistrer automatiquement la réunion : cochez cette case si vous souhaitez que la réunion soit enregistrée automatiquement. Indiquez si vous souhaitez qu’elle soit enregistrée localement (sur votre ordinateur) ou sur le cloud. En savoir plus sur l’enregistrement automatique.
     • Activer le mode Focus au démarrage de la réunion : démarrez automatiquement la réunion en mode Focus afin de limiter les distractions pour toutes les personnes y participant. Cette fonctionnalité nécessite la version 5.9.0 ou ultérieure du client.
     • Afficher dans la liste des événements publics : ajoutez la réunion à un calendrier public associé à votre URL de redirection.
     • Activer des régions de data center supplémentaires pour cette réunion
     • Autoriser ou refuser l’accès aux utilisateur·rices de certaines régions et de certains pays : l’hôte peut soit autoriser uniquement les personnes participant depuis des régions/pays spécifiques à rejoindre la réunion, soit bloquer toutes les personnes participant depuis des régions/pays spécifiques.
     • Inclure le lien d’invitation dans le champ d’emplacement : cette option vous permet d’inclure l’URL de participation dans le champ d’emplacement de l’événement du calendrier. 
     • Insérer l’invitation à la réunion Zoom au-dessus du texte existant : insérez les détails de la réunion Zoom en haut de l’invitation (avant le texte personnalisé saisi dans l’invitation).
     • Sélectionner la langue pour envoyer l’invitation : cette option vous permet de choisir la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer l’invitation Zoom.
     • Hôtes suppléant·es : saisissez l’adresse e-mail d’un·e autre utilisateur·rice Zoom détenant une licence sur votre compte pour lui permettre de démarrer la réunion en votre absence.
       Remarque : <span style='font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;'>si l’hôte de la réunion souhaite ajouter des hôtes suppléant·es à sa réunion, il ou elle peut activer le paramètre Autoriser les hôtes suppléant·es à ajouter ou à modifier des sondages. Cette fonctionnalité requiert la version 5.8.0 ou ultérieure du client Zoom. Si vous avez un doute quant au fait que le rôle d’hôte suppléant·e vous convienne, consultez notre article sur les rôles dans une réunion.
     • Enregistrer et ne plus afficher : cochez cette option si vous souhaitez utiliser les mêmes paramètres par défaut pour toutes les autres réunions à venir. La fenêtre des paramètres ne s’ouvrira pas automatiquement : vous devrez l’ouvrir manuellement pour modifier les paramètres.
3. Cliquez sur Continuer.
   L’invitation sur le calendrier sera générée automatiquement avec les informations sur la réunion Zoom.

Remarque : vous pouvez annuler la réunion Zoom ou modifier ses paramètres dans l’invitation sur le calendrier en sélectionnant les boutons correspondants dans le menu.

Programmer une audioconférence personnelle (PAC)

Remarque : avant de suivre ces instructions, assurez-vous de sélectionner les numéros à composer sur le portail Web.

1. Activez et configurez l’Audioconférence personnelle sur le portail Web. 
2. Cliquez sur la flèche en bas de la page Programmer une réunion.
3. Si vous possédez plusieurs comptes PAC, sélectionnez celui avec lequel vous souhaitez programmer une réunion.
   
   Ainsi, les champs de l’événement de calendrier seront automatiquement remplis avec les informations de votre PAC. Modifiez la date et l’heure, et ajoutez autant de participant·es que nécessaire.
4. Cliquez sur Envoyer.

Transformer un événement existant en réunion Zoom

1. Ouvrez un événement existant sur le calendrier Outlook.
2. Sélectionnez soit Programmer une réunion, soit Audioconférence personnelle pour programmer le type de réunion qui vous convient.
3. Sélectionnez les paramètres de votre choix pour la programmation d’une réunion.
   Pour plus de détails, consultez la section Programmer une réunion.
4. Cliquez sur Continuer.
   L’invitation sera maintenant remplie automatiquement avec les détails.
5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Activer un lien vers les informations sur la réunion dans une invitation à une réunion

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet Mail & Calendar.
4. Sous Intégrations, cliquez sur le bouton bascule Insérer un lien vers les infos sur la réunion avec Zoom AI Companion dans l’invitation à la réunion pour l’activer.Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée et doit être modifiée au niveau du groupe ou du compte.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.

Afficher la synthèse de réunion

Remarque : pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Zoom AI Companion, ainsi que l’option Insérer les détails de la réunion dans les paramètres Web de Zoom (option activée par défaut).

1. Ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur Nouvel événement pour créer un nouvel événement de calendrier.
2. Entrez les détails de la réunion comme la date et l’heure de la réunion, le titre, l’emplacement et la liste des personnes invitées.
3. Cliquez sur Zoom , puis sur Paramètres.
   Si vous n’êtes pas connecté·e, une barre latérale s’ouvre pour vous demander vos identifiants Zoom. Si vous êtes déjà connecté·e au portail Web Zoom, il vous connectera automatiquement.
4. Sous AI Companion, sélectionnez Démarrer automatiquement AI Companion.
   Les options Activer automatiquement les questions en réunion et Lancer automatiquement la synthèse de réunion seront sélectionnées par défaut.
5. Cliquez sur Ajouter une réunion Zoom.
   Dans les détails de la réunion Zoom, vous verrez s’afficher le lien Voir les infos sur la réunion avec AI Companion.
6. Cliquez sur le lien pour ouvrir la synthèse dans Zoom :
   • La synthèse s’ouvrira dans l’application de bureau Zoom, si cette dernière est installée et activée.
   • Sinon, elle s’ouvrira dans le portail Web Zoom.

Icône de module d’extension manquante

Si vous ne voyez pas l’icône Programmer une réunion dans le ruban du menu, ouvrez vos options Outlook.

1. Sélectionnez Éléments désactivés.
2. Choisissez le module d’extension Zoom Outlook.
3. Sélectionnez Activer.
   
4. Sélectionnez les compléments Com.
5. Cochez la case Module d’extension Zoom Outlook. 
6. Cliquez sur Ok.

Programmer des réunions pour d’autres personnes

Si vous souhaitez programmer pour le compte d’un·e autre utilisateur·rice Zoom, consultez l’article au sujet des privilèges de programmation.