Utiliser la délégation des appels (téléphones de bureau)
La délégation des appels (également appelée mode partage de lignes) est un outil qui permet aux utilisateurs de téléphones de nommer en toute simplicité d’autres personnes pour traiter leurs appels pour leur compte. Par exemple, un cadre peut attribuer des privilèges d’appel à son assistant, ce qui permet à ce dernier de passer et de recevoir des appels pour le compte du cadre.
Les termes suivants sont utilisés dans cet article :
- Le délégant est l’utilisateur de téléphone qui attribue des privilèges d’appel à un autre utilisateur de téléphone ou à un téléphone de l’espace commun. Chaque délégant peut avoir jusqu’à 15 délégataires.
- Le délégataire est l’utilisateur de téléphone ou le téléphone de l’espace commun qui passe et reçoit des appels pour le compte du délégant. Chaque délégataire peut être affecté à un maximum de 15 délégants.
- Les lignes partagées sont des numéros de téléphone directs qui appartiennent au délégant, mais peuvent être utilisées par ses délégataires.
Important :
- Les captures d’écran figurant dans cet article ont été réalisées sur un Polycom VVX450, un Yealink T56A et un AudioCodes 450HD/445HD. L’interface de votre téléphone peut être différente. Le contenu de cet article s’applique à la plupart des téléphones de bureau pris en charge.
- Cet article propose des instructions pour les délégants et les délégataires. Consultez les rubriques appropriées pour obtenir des informations adaptées à votre rôle.
Conditions requises pour utiliser la délégation des appels (téléphones de bureau)
Libellés de ligne partagée
Après avoir paramétré la délégation des appels, les lignes seront libellées comme suit sur votre téléphone :
Délégant
- Si vous ne possédez qu’un numéro direct, la touche de ligne affichera votre nom.
- Si vous possédez plusieurs numéros directs, les touches de ligne afficheront le numéro.
Délégataire
- Si vous ne possédez qu’un numéro direct, ou n’en avez pas du tout, la touche de ligne affichera votre nom.
- Si vous possédez plusieurs numéros directs, les touches de ligne afficheront le numéro.
- Toutes les lignes partagées (numéros de téléphone directs qui appartiennent au délégant) afficheront le numéro.
Remarque : vous pouvez personnaliser l’ordre et l’apparence des lignes partagées pour vous aider à les identifier.
Sélectionner une ligne partagée
Le délégant ou le délégataire peuvent sélectionner une ligne partagée avant de passer un appel. Suivez ces guides ou instructions de prise en main :
- Série Polycom VVX
- Série Yealink T4 ou T5
- AudioCodes
- 450HD : le 450HD dispose de deux sections pour afficher les touches de ligne. Utilisez les touches de ligne à droite et à gauche de l’heure pour sélectionner une ligne partagée. La barre supérieure vous permet de suivre le statut des appels et de décrocher un appel mis en attente par le délégant. Appuyez sur une ligne. Vous pouvez également appuyer sur la flèche vers le haut ou vers le bas sur le pavé de contrôle de la navigation pour la sélectionner, puis sur la touche OK.
- 445HD : le 445HD possède deux écrans distincts (écran principal et écran connexe). Utilisez l’écran principal pour sélectionner une ligne. Utilisez les touches de ligne à droite et à gauche de la date/l’heure pour sélectionner une ligne partagée. Utilisez l’écran connexe pour enregistrer vos numéros rapides et répondre aux appels mis en attente par le délégant. Appuyez sur la touche de ligne à côté d’une ligne. Vous pouvez également appuyer sur la flèche vers le haut ou vers le bas sur le pavé de contrôle de la navigation pour la sélectionner, puis appuyer sur la touche OK.
Délégant
Accédez à l’écran d’accueil du téléphone pour voir vos propres numéros de téléphone directs, qui sont des lignes partagées. Pour identifier les personnes ayant accès à ces lignes partagées, consultez les paramètres de délégation des appels.
Remarque : vous pouvez personnaliser l’ordre et l’apparence des lignes partagées pour vous aider à les identifier.
Polycom
Yealink
AudioCodes
Délégataire
Vous pouvez voir toutes les lignes partagées sur l’écran d’accueil de votre téléphone. La ligne libellée à votre nom n’est accessible qu’à vous.
Remarque : si vous possédez plusieurs numéros de téléphone directs, vos lignes ne seront pas libellées différemment des lignes partagées. Vous pouvez personnaliser l’ordre et l’apparence des lignes partagées pour vous aider à les identifier.
Polycom
Yealink
AudioCodes
Passer un appel (délégant)
Lorsque le délégant passe un appel après avoir sélectionné une ligne partagée, celle-ci est indiquée comme occupée (généralement par une icône rouge ou un voyant lumineux).
Délégant
Passez un appel après avoir sélectionné une ligne partagée.
Délégataire
Allez sur l’écran d’accueil du téléphone pour vérifier que la ligne est occupée. Généralement, ceci est indiqué par une icône rouge. Si votre téléphone est équipé de touches de ligne physiques, le voyant lumineux sera rouge fixe.
Polycom
Yealink
AudioCodes
Passer un appel (délégataire)
Le délégataire peut passer des appels pour le compte du délégant en sélectionnant une ligne partagée. La ligne partagée sera indiquée comme occupée.
Délégant
Allez sur l’écran d’accueil du téléphone pour vérifier que la ligne est occupée. Généralement, ceci est indiqué par une icône rouge. Si votre téléphone est équipé de touches de ligne, le voyant lumineux passera en rouge.
Polycom
Yealink
AudioCodes
Délégataire
Passez un appel après avoir sélectionné une ligne partagée.
Recevoir un appel
Le délégataire et le délégant recevront des notifications d’appel lorsque quelqu’un appelle une ligne partagée. La notification d’appel indiquera la ligne partagée qui reçoit l’appel.
Si votre téléphone est équipé de touches de ligne physiques, le voyant lumineux clignotera en rouge.
Transférer un appel
Le délégataire peut passer ou recevoir un appel sur une ligne partagée, puis le transférer au délégant :
Remarque : les captures d’écran ci-dessous illustrent un transfert d’un délégataire à un délégant. Les mêmes étapes peuvent être suivies en cas de transfert d’un délégant à un délégataire.
- Délégataire : passez ou recevez un appel, puis placez-le en attente à l’aide des contrôles d’appel.
- Délégant : la ligne en attente affichera l’une des indications suivantes.
- Étiquette En attente, En attente publique ou En attente
- icône rouge
- icône de mise en attente
- voyant rouge clignotant si votre téléphone est équipé de touches de ligne
- Délégant : répondez à la ligne partagée en attente.
- Téléphone avec touches de ligne : appuyez sur la touche de ligne de la ligne partagée en attente.
- Téléphone avec écran tactile : appuyez sur la ligne partagée en attente.
- AudioCodes HD450 : dans la barre supérieure, appuyez sur la touche de ligne avec un 1 en haut à droite, puis appuyez sur l’option avec l’icône de mise en attente.
- AudioCodes HD445 : appuyez sur la touche de ligne de l’écran connexe.
- Modèles de la série Yealink T5: maintenez appuyée la touche de ligne associée à la ligne personnelle. Un menu s’affiche, indiquant l’autre appel mis en attente par le délégataire. Utilisez les touches fléchées du téléphone pour sélectionner l’autre appel, puis appuyez sur le bouton OK ou sur Récupérer.
- Remarque : si le délégant est actuellement en cours d’appel, il doit le mettre en attente à l’aide des contrôles de l’appel en cours.
- Lorsque l’appel est terminé, le délégant peut raccrocher ou transférer à nouveau l’appel au délégataire en utilisant la même procédure (placez l’appel en attente, puis indiquez au délégataire de répondre à l’appel).
Transférer un appel sur une ligne occupée
Si un autre appel arrive sur une ligne partagée occupée, le délégant ou le délégataire peuvent répondre à l’appel et le placer en attente.
Remarque : les captures d’écran ci-dessous illustrent un transfert d’un délégataire à un délégant. Les mêmes étapes peuvent être suivies en cas de transfert d’un délégant à un délégataire.
Délégataire
Répondez à l’appel sur une ligne partagée occupée et placez-le en attente pour le délégant.
Délégant (en cours d’appel)
Cherchez la ligne en attente qui affiche l’une de ces indications :
- Étiquette En attente, En attente publique ou En attente
- icône rouge
- icône de mise en attente
- voyant rouge clignotant si votre téléphone est équipé de touches de ligne
Appuyez sur la ligne partagée ou sur la touche de ligne associée pour répondre à la ligne partagée en attente. L’appel en cours sera mis en attente. Si vous possédez l’un de ces modèles, suivez ces étapes :
- AudioCodes 450HD : dans la barre supérieure, appuyez sur la touche de ligne avec un 1 en haut à droite, puis appuyez sur l’option avec l’icône de mise en attente.
- AudioCodes HD445 : appuyez sur la touche de ligne de l’écran connexe.
Afficher l’historique des appels
Les délégants et les délégataires peuvent consulter tout l’historique des appels des lignes partagées. Si un délégant ou un délégataire supprime une entrée dans l’historique des appels d’une ligne partagée, l’entrée ne sera supprimée que pour la personne ayant effectué cette action. Vous pouvez consulter les détails de l’entrée de l’historique des appels pour identifier la ligne partagée.
Consultez ces guides de prise en main pour obtenir des instructions :
Afficher la messagerie vocale
Les délégants et les délégataires peuvent lire les messages vocaux laissés pour les lignes partagées.
Remarque :
- Les téléphones de bureau ne prennent pas en charge le téléchargement et la suppression des messages, ni la lecture des messages que le délégant ou le délégataire a déjà écoutés. Utilisez le client de bureau Zoom, le portail Web ou l’application mobile pour gérer votre messagerie vocale.
- Nous vous conseillons d’utiliser le client de bureau Zoom pour consulter la messagerie vocale des lignes partagées afin de pouvoir identifier facilement les messages. Il peut être difficile pour les délégataires d’identifier la personne pour laquelle le message a été laissé lorsqu’ils utilisent un téléphone de bureau pour vérifier la messagerie vocale des lignes partagées.