Configurer la délégation des appels

La délégation des appels (également désignée sous le terme d'apparence de ligne partagée) est un outil qui permet aux utilisateurs de téléphones de nommer en toute simplicité d'autres personnes pour traiter leurs appels pour leur compte. Par exemple, un cadre peut attribuer des privilèges d'appel à son assistant, ce qui permet à ce dernier de passer et de recevoir des appels pour le compte du cadre. Si vous ne savez pas si la délégation des appels est adaptée à un cas d'utilisation, consultez notre comparaison des autres méthodes de routage.

Les termes suivants sont utilisés dans cet article :

• Le délégant est l'utilisateur de téléphone qui attribue des privilèges d'appel à un autre utilisateur de téléphone ou à un téléphone général. Chaque délégant peut avoir jusqu'à 15 délégataires.
• Le délégataire est l'utilisateur de téléphone ou le téléphone général qui passe et reçoit des appels pour le compte du délégant. Chaque délégataire peut être affecté à un maximum de 15 délégants.
• Les lignes partagées sont des numéros de téléphone directs qui appartiennent au délégant, mais peuvent être utilisées par ses délégataires.

Voici quelques fonctionnalités que vous pouvez utiliser après avoir configuré la délégation des appels :

• Le délégataire peut accéder aux numéros de téléphone directs du délégant, ce qui signifie qu'il peut passer et recevoir des appels pour le compte du délégant.
• Le déléguant comme le délégataire peuvent voir le statut des lignes partagées.
• Le délégant et le délégataire peuvent mettre des appels en attente et se les transférer.

Après la configuration, vous pouvez utiliser la délégation des appels sur le Zoom desktop client/Zoom Mobile App ou un téléphone de bureau.

Remarques :

• Cet article couvre la fonction de délégation des appels lancée le 28 septembre 2019. Si vous utilisez l'ancienne version de la délégation des appels, contactez l'assistance Zoom pour procéder à sa mise à jour.
• Les téléphones de bureau fournis attribués au délégant ou au délégataire redémarrent plusieurs fois lorsque vous configurez la délégation des appels ou modifiez les paramètres liés à la délégation des appels.

Cet article traite des sujets suivants :

• Comment attribuer un délégataire 
• Comment accepter une demande de délégation et afficher les délégants
• Comment personnaliser les touches
• Comment afficher tous les délégants et délégataires dans le compte (administrateur)

Conditions préalables pour configurer la délégation des appels (apparence de lignes partagées)

• Le délégant et le délégataire doivent avoir une licence Zoom Phone et un forfait selon la provenance des appels
• Le paramètre de la politique de délégation est activé

Remarque : chaque utilisateur de téléphone avec une délégation des appels peut être associé à plusieurs configurations de délégation des appels ou groupes de lignes partagées.

Comment attribuer un délégataire 

Suivez ces étapes si vous souhaitez être un délégant et désigner un autre utilisateur de téléphone qui passera et recevra les appels pour votre compte. Les administrateurs peuvent également suivre ces étapes pour affecter un délégataire à un utilisateur de téléphone.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Suivez l'une de ces options pour parcourir la page des paramètres du téléphone selon que vous êtes un utilisateur du téléphone ou un administrateur :
   • Utilisateur du téléphone : dans le menu de navigation, cliquez sur Téléphone, puis sur l’onglet Paramètres.
   • Administrateur : dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis sur Utilisateurs et salles. Cliquez sur le nom d'affichage d'un utilisateur de téléphone, puis cliquez sur l'onglet Paramètres utilisateur.
3. Dans la section Délégation et assistant, cliquez sur Définir ou Ajouter.
   Remarque : si vous êtes administrateur, cliquez sur le bouton de verrouillage si vous souhaitez empêcher l'utilisateur du téléphone associé de modifier ou de supprimer ses paramètres de délégation. Si une invitation en attente est associée à l’utilisateur lorsque l’administrateur tente de verrouiller les paramètres de délégation, vous devez lui demander d’accepter l’invitation en attente ou l'accepter vous-même avant de pouvoir les verrouiller.
4. Sélectionnez Utilisateur ou Téléphone de l'espace commun, puis spécifiez l’utilisateur de téléphone ou le téléphone de l'espace commun que vous souhaitez affecter comme délégataire, puis cliquez sur Envoyer une invitation.
   Remarque : le délégataire devra accepter la demande de délégation.
5. Utilisez les cases à cocher pour modifier les privilèges.
   Remarque : si un administrateur a verrouillé les paramètres de délégation, les utilisateurs du téléphone ne peuvent pas modifier ces privilèges.
   • Privilèges de délégation
     
     • Passer des appels : le délégataire peut passer des appels pour votre compte en utilisant n’importe lequel de vos numéros de téléphone directs.
     • Répondre aux appels : le délégataire peut répondre aux appels pour votre compte. Il recevra des notifications pour les appels entrants vers vos numéros de téléphone directs.
     • Prendre les appels en attente : vous pouvez transférer des appels au délégataire en mettant l’appel en attente et en informant le délégataire qu'il doit répondre à l’appel.
   • Confidentialité : cochez la case pour activer le mode Confidentialité pour le délégant, ce qui lui permet de verrouiller un appel.
6. Pour ajouter des délégataires supplémentaires, cliquez sur Ajouter et répétez les étapes 5 et 6.

Comment accepter une demande de délégation et afficher les délégants

Si quelqu'un vous a demandé d'être délégataire, vous devez accepter la demande de délégation avant de pouvoir passer et recevoir des appels en son nom. Vous pouvez également suivre ces étapes pour afficher les délégants pour lesquels vous avez accepté des responsabilités de délégation.

Remarques :

• si vous êtes un administrateur attribuant un délégataire à un utilisateur de téléphone, la configuration de la délégation est forcée et le délégataire n'aura pas à accepter de demande de délégation.
• Le délégataire recevra une notification l'invitant à accepter la demande de délégation lorsqu’il affichera les paramètres de son téléphone dans le Web portal. Vous verrez une étiquette En attente jusqu’à ce que le délégataire accepte la demande. Une fois que le délégataire a accepté la demande, son nom et son poste apparaissent dans la section Délégation.
• Si vous affectez un téléphone de l'espace commun comme délégataire, un administrateur Zoom Phone doit se connecter au Web portal et accéder à la page Utilisateurs et salles pour accepter la demande de délégation.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Téléphone.
3. Cliquez sur l’onglet Paramètres.
4. Dans la section Assistant de, cliquez sur Accepter pour accepter une demande en attente en vue d'être délégataire.
   Vous verrez le délégant auquel vous êtes affecté ainsi que les privilèges d’appel qui vous ont été accordés.
   Remarque : contactez le délégant si vous ne souhaitez plus être affecté en tant que délégataire.
   
   • Passer des appels : vous pouvez passer des appels pour le compte du délégant en utilisant ses numéros de téléphone directs.
   • Répondre aux appels : vous pouvez répondre aux appels entrants aux numéros de téléphone directs du délégant.
   • Prendre les appels en attente : vous pouvez transférer des appels au délégant en mettant l’appel en attente et en informant le délégant qu'il doit répondre à l’appel.

Comment personnaliser les touches

Les délégants ou les délégataires disposant d’un téléphone de bureau prenant en charge plusieurs touches peuvent personnaliser l’ordre et les alias des lignes partagées.

Comment afficher tous les délégants et délégataires dans le compte (administrateur)

Si vous êtes le titulaire du compte ou l’administrateur, vous pouvez afficher tous les utilisateurs de téléphones qui disposent de privilèges d’appel délégués ainsi que les lignes partagées associées.

1. Connectez-vous à Zoom web portal.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis sur Lignes partagées.
3. Cliquez sur l’onglet Apparence de lignes partagées.
   Vous verrez une liste de tous les délégants et délégataires de l'entreprise ainsi que les privilèges attribués.
4. Cliquez sur Détails pour afficher ces paramètres de délégation des appels :

• Site (visible uniquement si vous avez plusieurs sites) : le site associé au déléguant.
• Numéro de poste : le numéro de poste du délégant.
• Délégation
  • Attribuer des privilèges de délégation à : Cliquez sur Ajouter, sélectionnez Utilisateur ou Téléphone de l'espace commun, puis spécifiez l’utilisateur de téléphone ou le téléphone de l'espace commun que vous souhaitez affecter comme délégataire, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur le bouton fermer (×) pour supprimer un délégataire.
  • Privilèges de délégation : utilisez les cases à cocher pour modifier les privilèges de délégation du délégataire.
    • Passer des appels : le délégataire peut passer des appels pour le compte du délégant en utilisant ses numéros de téléphone directs.
    • Répondre aux appels : le délégataire peut répondre aux appels pour le compte du déléguant.
    • Prendre les appels en attente : le déléguant et les délégataires peuvent se transférer des appels en mettant l’appel en attente et en informant l'autre partie qu'elle doit répondre à l’appel.
  • Confidentialité : active le mode Confidentialité.
  • Surveillé : affiche le nom du groupe de surveillance si la surveillance des appels a été configurée pour cette délégation des appels. Cliquez sur le nom du groupe pour modifier les paramètres de surveillance des appels.