Créer un événement pour un hub Zoom Events


Après avoir créé un hub d’événements Zoom, vous pourrez sélectionner le hub auquel vous souhaitez associer l’événement que vous créez.

Cet article traite des sujets suivants :

Conditions préalables pour créer un événement pour un hub Zoom Events

Remarques :

Comment créer un événement pour votre hub Zoom Events

Pour créer un événement pour votre hub Zoom Events :

Carte de l’événement

  1. Connectez-vous à Zoom Events.
  2. Cliquer sur Créer.
  3. Sélectionnez Événement.
  4. Sous Créer un événement pour, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le hub auquel vous souhaitez associer l’événement.
  5. (Facultatif) Cliquez sur Convertir une réunion/un webinaire Zoom existant(e) en événement Zoom.
  6. Saisissez les informations de base de l’événement :
    • Nom de l’événement : nom de l’événement.
    • Brève description : saisissez une description de votre événement, en utilisant 140 caractères ou moins.
    • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre événement.
      Remarque : (Facultatif) Si vous sélectionnez Éducation et famille, l’option Événement destiné aux parents avec leurs enfants apparaîtra. Si vous cochez cette option, vous devrez accepter le Code de conduite de l’hôte pour continuer. Toute personne qui participe à un événement axé sur la famille devra accepter le Code de conduite du participant.
    • (Facultatif) Cliquez sur Ajouter des balises pour ajouter des balises pour le suivi.
  7. Dans la rubrique Sélectionnez le type d’événement que vous souhaitez créer, sélectionnez Webinaire ou Réunion.
  8. Dans la rubrique Préciser s’il s’agit d’un événement gratuit ou payant, sélectionnez Gratuit ou Payant.
  9. (Facultatif) Dans la rubrique Pays ou régions NON AUTORISÉS à participer à un événement (facultatif), saisissez les pays ou régions qui ne sont pas autorisés à participer à votre événement.
  10. Dans la rubrique Date et heure :
    1. Sélectionnez Ponctuel ou Série.
      • Si vous avez sélectionné Série, passez aux sous-étapes suivantes. Si vous avez sélectionné Ponctuel, passez à l’étape suivante.
        1. Sélectionnez Série.
        2. Définissez l’heure de début de l’événement.
        3. Définissez la durée de l’événement.
        4. Sélectionnez le fuseau horaire de l’événement en cliquant sur la flèche vers le bas down-arrow-button.png.
          Remarque : Par défaut, le fuseau horaire défini dans votre profil Zoom sera utilisé.
        5. Sélectionnez la récurrence : Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
        6. Sous Répéter tous les, sélectionnez le nombre de jours associé à la Récurrence.
        7. Sous Terminer la série, indiquez comment la série doit se terminer :
          • Si vous choisissez Après, saisissez le nombre d’événements composant la série.
          • Si vous choisissez Le, sélectionnez la date à laquelle la série se terminera.
    2. Définissez l’heure de début de l’événement.
      Remarque : Si un événement est prévu dans les 28 jours, des billets gratuits et payants peuvent être proposés. Toutefois, si un événement est prévu plus de 28 jours après sa date de publication, seuls des billets gratuits peuvent être proposés.
    3. Définissez la durée de l’événement.
    4. Sélectionnez le fuseau horaire de l’événement.
      Remarque : Par défaut, le fuseau horaire défini dans votre profil Zoom sera utilisé.
  11. Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Profil de l’événement

Dans cette section, vous pouvez ajouter des images, des liens vidéo et une description de votre événement.

  1. Sous Média de l’événement principal, cliquez sur + Ajouter une couverture pour télécharger une image de couverture obligatoire pour votre événement.
    Remarques :
    • Il est recommandé d’utiliser une image de 1 920x1 080 pixels. Seuls les fichiers JPG/JPEG/PNG ne dépassant pas 10 Mo peuvent être utilisés.

    • Il est possible de redimensionner les images après leur téléchargement. Le créateur de l’événement peut redimensionner manuellement toutes les images téléchargées de sorte qu’elles tiennent dans la fenêtre dédiée, et rechercher une image à télécharger.

  2. (Facultatif) Sous Image/Vidéo supplémentaire, cliquez sur + Ajouter une image ou sur + Ajouter une vidéo pour télécharger jusqu’à deux autres images ou une vidéo sur le profil de l’événement.
    Remarque :
    • Il est recommandé d’utiliser une image de 1 920x1 080 pixels. Seuls les fichiers JPG/JPEG/PNG ne dépassant pas 10 Mo peuvent être utilisés.
    • La vidéo ne doit pas durer plus de 60 secondes. Seuls les fichiers vidéo MP4 n’excédant pas 50 Mo sont acceptés.
    • Il est possible de redimensionner les images après leur téléchargement. Le créateur de l’événement peut redimensionner manuellement toutes les images téléchargées de sorte qu’elles tiennent dans la fenêtre dédiée, et rechercher une image à télécharger.
  3. (Facultatif) Dans la rubrique Lien YouTube, saisissez l’URL d’une vidéo YouTube que vous souhaitez ajouter à la page de l’événement.
  4. (Facultatif) Dans la rubrique À propos de l’événement, saisissez tout détail supplémentaire sur l’événement.
  5. Sous Coordonnées, personnalisez le nom du contact qui sera affiché sur la page des détails de l’événement.
    Remarque : Par défaut, le nom d’affichage figurant sur votre page de profil Zoom sera utilisé.
  6. (Facultatif) Dans la section Collecte de fonds, cliquez sur le bouton afin qu'il soit Activé, afin de collecter des fonds pour une organisation à but non lucratif 501(c)(3) lors de l’événement.
    • Si vous connaissez le nom de l’organisation à but non lucratif à laquelle vous souhaitez faire un don :
      1. Dans la zone Rechercher une organisation à but non lucratif, saisissez le nom de l’organisation à laquelle vous souhaitez que les dons soient reversés.
      2. Cliquez sur le nom de l’organisation à but non lucratif que vous souhaitez sélectionner.
      3. (Facultatif) Répétez l’opération pour ajouter une autre organisation à but non lucratif.
      4. Cliquez sur Enregistrer.
      5. (Facultatif) Cliquez sur Définir l’objectif de la collecte de fonds pour définir l’objectif de la collecte de fonds.
    • Si vous avez besoin d’aide pour choisir la ou les organisations à but non lucratif auxquelles faire un don :
      1. Cliquez sur la zone Rechercher une organisation à but non lucratif.
      2. Cliquez sur S’inspirer.
      3. Cliquez sur la zone Choisir une cause et sélectionnez une catégorie dans la fenêtre déroulante.
      4. Cliquez sur la zone Choisir une organisation et sélectionnez une organisation à but non lucratif.
      5. Cliquez sur Ajouter une organisation à but non lucratif.
      6. (Facultatif) Répétez l’opération pour ajouter une autre organisation à but non lucratif.
      7. Cliquez sur Enregistrer.
      8. (Facultatif) Cliquez sur Définir l’objectif de la collecte de fonds pour définir l’objectif de la collecte de fonds.
  7. Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Options de l’événement

  1. Dans la rubrique Accès à l’événement et à l’inscription, sélectionnez le niveau de visibilité souhaité pour l’événement :
    • Accessible uniquement aux utilisateurs disposant d’un lien vers l’événement : l’événement peut être visualisé à partir du hub et n’est accessible qu’aux utilisateurs disposant d’un lien vers l’événement.
    • Événement privé réservé aux invités figurant sur la liste des invités : seuls les utilisateurs que vous désignez peuvent consulter et s’inscrire à cet événement.
      • (Facultatif) Cochez la case J’enverrai mes invitations par e-mail si vous ne souhaitez pas que Zoom Events envoie des invitations par e-mail aux utilisateurs de la liste des invités.
  2. Dans la rubrique Options avancées, activez ou désactivez les options avancées de l’événement :
    Remarque : Les paramètres par défaut sont définis sur le niveau de sécurité le plus élevé pour éviter toute interruption de votre événement.
    • Gérer les notifications
      • Activer les notifications et e-mails de l’événement suivants : si vous activez cette option, toutes les notifications suivantes à propos de l’événement seront activées automatiquement. Si vous la désactivez, vous devrez activer manuellement les notifications d’événement suivantes.
        • Invitation à devenir un hôte suppléant
        • Invitation pour les participants
        • Billet d’intervenant (webinaires uniquement)
        • Billet d’intervenant désactivé (webinaires uniquement)
        • Rappel de l’événement
    • Participer à l’événement
      • Coulisses du webinaire : lorsque les coulisses sont activées, les hôtes et les intervenants peuvent s’en servir comme d’un lieu de réunion privée avant, pendant et après le webinaire.
      • Activer Q. et R. : pour les événements de type webinaire, la fonctionnalité de questions et réponses (Q. et R.) permet aux participants de poser des questions pendant le webinaire, et aux intervenants, aux co-hôtes et à l’hôte de répondre ces questions.
        • Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver les paramètres suivants pour votre session Q. et R. : 
          • Autoriser des questions anonymes
          • Autoriser les participants à voir
            • réponses aux questions seulement
    • Paramètres d’enregistrement dans le cloud et les autorisations d’accès
      Remarque :
        • Seule l’activité dans la salle principale de votre événement est enregistrée. L’activité dans les salles de répartition associées à l’événement n’est pas enregistrée.
        • L’enregistrement local des réunions n’est actuellement pas pris en charge.
        • Vous devez activer l’option Enregistrement dans le cloud pour pouvoir utiliser les autres paramètres.
      • Enregistrement dans le cloud : cliquez sur le bouton de cette option pour l’activer ou la désactiver. Son activation vous permettra d’enregistrer l’événement. Le bouton d’enregistrement apparaîtra dans les contrôles de l’événement et vous devrez démarrer l’enregistrement manuellement. Tous les participants dont la vidéo et l’audio sont activés, y compris l’hôte, seront enregistrés.
        • Les hôtes peuvent sélectionner l’une des deux options d’affichage pour les sessions enregistrées :
          • Écran partagé avec intervenant actif (sélection automatique par défaut) : si vous êtes en vue Intervenant actif, l’enregistrement n’affichera que la vidéo de l’intervenant actif.
          • Écran partagé avec vue galerie : la vue Galerie vous permet de voir les vignettes des participants sous forme de grille, qui s’agrandit et se rétrécit au fur et à mesure que les participants rejoignent et quittent la réunion. L’intervenant actif est déplacé vers la page que vous consultez et est mis en évidence, ce qui vous permet de reconnaître facilement qui a la parole.
        • Cliquez sur les paramètres avancés d’enregistrement dans le cloud pour accéder aux autres paramètres d’enregistrement situés dans votre compte sur le Zoom web portal.
      • Enregistrer automatiquement à l’heure de début : cliquez sur le bouton de cette option pour l’activer ou la désactiver. Lorsqu’elle est activée, l’enregistrement commence automatiquement au début de l’événement.
      • Inclure l’accès gratuit à l’enregistrement dans le cloud de cet événement avec l’inscription : cliquez sur le bouton de cette option pour l’activer ou la désactiver. Lorsqu’elle est activée, l’enregistrement commence automatiquement au début de l’événement. Tous les participants dont la vidéo et l’audio sont activés, y compris l’hôte, seront enregistrés. Une fois l’enregistrement de l’événement disponible, les personnes inscrites à votre événement pourront accéder et visualiser l’enregistrement dans le cloud pendant 7 jours. Une fois qu’un participant Zoom Events s’est inscrit à l’événement, il pourra accéder à l’enregistrement à partir de ses pages Tableau de bord des billets et Détails de l’événement, ainsi que de la page Profil de l’hôte.
      • Pays ou régions non autorisés à visionner l’enregistrement : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner les pays ou les régions où le visionnage des enregistrements n’est pas autorisé. Vous pouvez interdire à certains pays ou régions de visionner votre enregistrement.
      • Avertir les participants lorsque des enregistrements sont disponibles : cliquez sur le bouton de cette option pour l’activer ou la désactiver. Lorsqu’elle est activée, les participants sont avertis dès qu’ils peuvent visionner les enregistrements.
      • Ajouter un message personnalisé aux notifications par e-mail sur les enregistrements : saisissez un message personnalisé à l’attention des participants.
    • Diffusion en direct
      • Autoriser la diffusion du webinaire en direct sur une plateforme tierce : pour les événements de type webinaire, cliquez sur le bouton de cette option pour l’activer ou la désactiver. Lorsqu’elle est activée, cette fonctionnalité ajoute le bouton de diffusion en direct aux contrôles disponibles dans l’événement. Les participants devront consentir à apparaître dans la diffusion en direct pour participer à l’événement, ce qui peut affecter la vente de billets. L’activation de cette fonctionnalité donne uniquement accès à la fonction. La diffusion en direct ne démarre pas automatiquement. Vous devrez lancer manuellement la diffusion en direct de votre événement.
  3. Cliquez sur Enregistrer et continuer.

Billets

Remarques :

Billets réservés

Les billets qui ont été attribués à chaque rôle lorsque vous avez créé l’événement seront affichés dans cette section. Il s’agit de billets réservés aux rôles spéciaux : hôtes suppléants et intervenants.

Remarque : Si le rôle de co-hôte n’est pas activé pour votre compte, les hôtes suppléants associés à vos événements pourront démarrer des événements, mais ils ne disposeront plus des autres privilèges de co-hôte dès l’instant où vous rejoindrez un de vos événements. Vous pouvez activer le rôle de co-hôte dans le Zoom web portal.

Sous Billets réservés, pour réserver des billets à des rôles spéciaux :

  1. (Facultatif) À droite de la zone Intervenants, cliquez sur + Ajouter.
    • Pour ajouter un intervenant par e-mail :
      1. Saisissez le nom de l’intervenant.
      2. Saisissez l’adresse e-mail de l’intervenant.
      3. Cliquez sur Ajouter.
      4. (Facultatif) Répétez l’opération pour inviter un autre intervenant.
      5. (Facultatif) Écrivez un message à envoyer avec votre invitation à l’intervenant.
    • Pour importer les e-mails de plusieurs intervenants à partir d’un fichier CSV :
      1. Cliquez sur Importer à partir d’un fichier CSV.
      2. Cliquez sur Importer.
      3. Recherchez et sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ouvrir.
        Remarque : Le fichier CSV comprend deux champs (Name, Email address).
      4. Une fois le fichier CSV importé, cliquez sur Ajouter.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
  2. (Facultatif) À droite de la zone Hôtes suppléants, cliquez sur + Ajouter.
    1. Saisissez le nom de l’hôte suppléant.
    2. Saisissez l’adresse e-mail de l’hôte suppléant.
    3. Cliquez sur Ajouter.
    4. (Facultatif) Répétez l’opération pour inviter un autre hôte suppléant.
    5. (Facultatif) Écrivez un message à envoyer avec votre invitation à l’hôte suppléant.
    6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour savoir à qui un billet a été attribué pour un rôle, cliquez sur Afficher les détails.

Les e-mails d'invitation seront envoyés aux intervenants et hôtes suppléants lors de la publication de votre événement.

Préinscription

La préinscription permet d’inscrire à l’avance des invités internes ou externes. Elle s’applique uniquement aux événements gratuits créés sur des hubs publics et privés. L’hôte peut préinscrire des invités en saisissant leurs adresses e-mail ou en important un fichier CSV d’adresses e-mail.

Une fois que l’événement est publié :

Pour ajouter des invités à une liste d’invités préinscrits :

  1. Cliquez sur Ajouter un invité pour ajouter des invités préinscrits.
    Une fenêtre contextuelle Ajouter des invités apparaît.
  2. Dans la fenêtre contextuelle, sous Ajouter des utilisateurs, indiquez comment vous souhaitez ajouter les invités :
    • Saisir des adresses e-mails
      1. Dans la zone de texte Utilisateurs invités, saisissez la ou les adresses e-mail des invités à préinscrire.
    • Importer des adresses e-mail à partir d’un fichier CSV
      1. Cliquez sur Importer pour télécharger un fichier CSV contenant les adresses e-mail des invités à préinscrire.
      2. Sélectionnez un fichier CSV à télécharger.
      3. Cliquez sur Ouvrir.
  3. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des invités, cliquez sur Enregistrer pour fermer la fenêtre contextuelle.
    Les invités seront informés par e-mail qu’ils sont préinscrits à votre événement.
  4. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des invités à la liste des personnes préinscrites, cliquez sur Enregistrer.

Pour voir le nombre de personnes figurant sur la liste des invités préinscrits, consultez la rubrique Préinscription.

Cliquez sur Gérer les invités pour gérer les utilisateurs figurant sur la liste des invités préinscrits :

Billets pour les participants

Pour ajouter des billets destinés aux participants :

  1. Dans la section Billets d’inscription (payants) ou Billets gratuits :
    • S’il s’agit de billets pour une série d’événements, choisissez l’une des options suivantes :
      • + Ajouter des billets Unique : les invités peuvent participer à votre événement à des dates sélectionnées.
      • + Ajouter un billet Ensemble de la série : les invités peuvent participer à tous les événements de la série.
      • Vous pouvez ajouter des billets de ces deux types à votre événement.
  2. Pour les événements payants, en haut de la zone Créer un billet, indiquez si le billet est Gratuit ou Payant.
  3. (Facultatif) Saisissez le prix du billet dans la rubrique Prix par billet si l’événement est payant.
    Remarque : Les taxes indirectes (TVA, TPS, etc.), ainsi que d’autres frais, peuvent avoir une incidence sur le montant que vous recevez en tant qu’hôte. Pour plus d’informations sur les éventuelles taxes indirectes que vous devez déclarer, consultez la page TPS et TVA Zoom Events. Le cas échéant, les hôtes sont responsables des frais de transaction en devise étrangère facturés par le service tiers qui traite les paiements.
  4. Sous Nombre de billets pour chaque événement, définissez le nombre de billets disponibles.
    Remarque : Le nombre ne peut pas dépasser la capacité de votre événement –1 (si votre capacité est de 1 000, le nombre maximal de billets sera de 999).
  5. Saisissez le nom du billet (par exemple, Préférentiel, Admission générale, etc.).
  6. Sous Inscription/Début de la vente, définissez la date et l’heure de disponibilité des billets à la vente.
    • Remarques :
      • L’inscription des participants avec des billets payants est limitée par les exigences du fournisseur de paiement du hub. La disponibilité de l’inscription avec billet payant suivra les exigences du fournisseur de paiement (Stripe ou PayPal).
      • Les participants peuvent consulter la date d’ouverture de l’inscription payante à l’événement et choisir de recevoir un e-mail de rappel pour revenir à la page de l’événement payant et s’inscrire une fois que l’inscription est ouverte.
  7. (Facultatif) Cliquez sur Personnaliser... pour définir la date et l’heure de fin de la vente de billets. Cliquez sur Par défaut pour définir la date et l’heure de Fin de l'inscription/de la vente de nouveau sur Fin de chaque occurrence de cette série.
  8. (Facultatif) Dans Description, ajoutez une description pour le type de billet ou un message pour vos participants.
  9. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Inviter les participants pour Activer ou Désactiver l'option.
    Remarque : Les utilisateurs désignés n’ont droit qu’à une inscription chacun et ne peuvent pas s’inscrire au nom d’autres utilisateurs.
    Gérez qui peut s’inscrire à votre événement :
    • Inviter les participants par e-mail : une invitation sera envoyée aux adresses e-mail que vous ajoutez. Les adresses e-mail peuvent être saisies manuellement dans le champ Utilisateurs invités ou importées à partir d’un fichier CSV. Veuillez noter que si vous ajoutez ou importez des adresses e-mail qui ne sont pas associées à un compte Zoom, les participants concernés devront créer un compte Zoom (avec l’adresse e-mail que vous avez ajoutée/importée) pour pouvoir s’inscrire à votre événement.
      Remarque : Seuls les utilisateurs ajoutés à la liste des invités sont autorisés à afficher ce type de billet et à s’inscrire.
      • Pour ajouter des utilisateurs à la liste des invités de votre événement par e-mail :
        1. Cochez la case Inviter les participants par e-mail.
        2. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs.
          Une fenêtre contextuelle Ajouter des utilisateurs à la liste des invités apparaît.
        3. Dans cette fenêtre, sélectionnez Saisir des adresses électroniques.
        4. Dans la zone Utilisateurs invités, saisissez les adresses e-mail des utilisateurs.
        5. Cliquez sur Enregistrer.
        6. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter pour ajouter d’autres utilisateurs par e-mail.
        7. (Facultatif) Cliquez sur Afficher pour afficher votre liste d’invités, rechercher des invités ou supprimer des adresses e-mail.
      • Pour importer les adresses e-mail de plusieurs utilisateurs dans la liste des invités de votre événement :
        1. Cochez la case Inviter les participants par e-mail.
        2. Cliquez sur + Ajouter des utilisateurs.
          Une fenêtre contextuelle Ajouter des utilisateurs à la liste des invités apparaît.
        3. Dans cette fenêtre, sélectionnez Importer des adresses e-mail à partir d’un fichier CSV.
        4. Cliquez sur Importer.
        5. Recherchez et sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ouvrir.
        6. Une fois le fichier CSV importé, cliquez sur Ajouter.
        7. Cliquez sur Enregistrer.
    • Inviter les membres de domaines d’entreprise spécifiques : les membres des domaines que vous indiquez pourront s’inscrire aux événements sur la page Détails de l’événement. Saisissez les domaines dont les utilisateurs seront autorisés à s’inscrire. Si vous utilisez plusieurs domaines, ajoutez une virgule entre les domaines pour les séparer.
      • Pour ajouter tous les utilisateurs d’un @domaine spécifique à la liste des invités de votre événement privé :
        1. Cochez la case Inviter les membres de domaines d’entreprise spécifiques.
        2. Saisissez un ou plusieurs domaines valides.
          Remarque : Par exemple, pour inviter tous les membres de l’entreprise ABC (les membres ayant une adresse e-mail nom@abc.co), ajoutez abc.co comme domaine.
        3. Cliquez sur Enregistrer.
    • Inviter les membres de mon compte Zoom : les membres de votre compte Zoom recevront un e-mail d'invitation. Seuls les utilisateurs qui appartiennent à votre compte peuvent s’inscrire à votre événement.
  10. (Facultatif) Saisissez un Message pour l’e-mail de confirmation destiné aux personnes inscrites.
  11. Cliquez sur Enregistrer.
    Lorsque vous cliquez sur Enregistrer :
    • Si votre événement est déjà publié, l’invitation sera envoyée aux adresses e-mail invitées.
    • Si votre événement n’est pas encore publié, l’invitation sera envoyée aux adresses e-mail invitées après la publication de l’événement.
  12. (Facultatif) Cliquez sur + Ajouter un billet pour ajouter d’autres types de billets.
  13. S’il s’agit d’un événement payant, cliquez sur la flèche vers la droite forward-arrow-button.png pour afficher les options de la politique d’annulation, puis définissez la Politique d’annulation des billets pour votre événement.
    Par défaut, les politiques définies dans la section Politique d’annulation du billet dans votre compte seront utilisées.
  14. Cliquez sur Publier pour publier l’événement sur la page de l’événement ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l’événement en tant que brouillon.
    Remarque : Si vous souhaitez publier votre événement pour obtenir un aperçu de l’annonce, et que vous n’êtes pas encore prêt à ce qu’il soit consulté et accessible :
    1. Revenez à la section Options de l’événement.
    2. Sous Accès à l’événement et à l’inscription, sélectionnez Événement privé réservé aux invités figurant sur la liste des invités.
      Seuls les utilisateurs que vous désignez peuvent consulter la page de l’événement et s’inscrire à celui-ci.
    3. Revenez à la section Billet et cliquez sur Publier.