Gérer plusieurs sites

Les sites vous permettent d’organiser les utilisateurs de téléphone au sein de votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs sites en fonction de la localisation des bureaux. Les sites multiples présentent certains avantages :

• Chaque site possède son propre réceptionniste automatique principal, vous pouvez donc router les appels différemment pour chaque site.
• Chaque site possède également son propre nom associé à son numéro d’appelant, ses numéros de téléphone, ses files d’attente des appels et ses téléphones de bureau afin que vous puissiez mieux gérer vos postes.
• Vous pouvez attribuer un code de site à chaque site, ce qui permet aux utilisateurs d’identifier facilement et de contacter les postes qui appartiennent au même site.
• Vous pouvez personnaliser certains paramètres, comme les horaires d’ouverture, au niveau du site plutôt que de les appliquer à l’organisation dans son ensemble.

Remarque : après avoir activé plusieurs sites, Zoom créera automatiquement un site principal et tout sera transféré vers ce site (indiqué par Site principal dans l’onglet Plusieurs sites). Votre organisation possède toujours un numéro principal de l’entreprise, qui sera appliqué au réceptionniste automatique principal du site principal.

Le schéma ci-dessous illustre un paramétrage à deux sites, avec un site principal (siège) et un site secondaire (bureau satellite) :

Exigences pour gérer plusieurs sites

• Soit une licence Zoom Workplace (avec Phone inclus), soit un forfait d’appel Zoom Phone autonome.
• Privilèges des propriétaires du compte ou des admins

Comment activer plusieurs sites

Remarque : après avoir activé plusieurs sites, Zoom créera automatiquement un site principal et tout sera transféré vers ce site (indiqué par Site principal sur la page Plusieurs sites). Votre organisation possède toujours un numéro principal de l’entreprise, qui sera appliqué au réceptionniste automatique principal du site principal.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. Cliquez sur Paramètres du compte.
5. Dans la section Plusieurs, basculez le curseur Activer plusieurs sites.
6. (Optionnel) Activez et attribuez des codes de site.

Comment ajouter un site

Après avoir activé plusieurs sites, vous pouvez ajouter des sites pour organiser les utilisateurs de téléphone dans votre organisation. 

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin avec le privilège nécessaire pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. Cliquez sur Ajouter un site et saisissez les informations requises :
   • Nom affiché : entrez un nom pour identifier le site.
   • Code de site (visible uniquement si vous avez activé les codes de site)   entrez un code de site.
   • Numéro de poste court (visible uniquement si vous disposez de codes de site) : précisez la longueur des numéros de poste courts pour le site. Si les numéros de poste existants dans le site sont trop longs ou trop courts pour satisfaire à cette exigence, il vous sera demandé de résoudre le problème.
     • Intervalle (optionnel) : spécifiez un intervalle de nombres pour les numéros de poste courts.
   • Réceptionniste automatique : cliquez sur Ajouter et créez un nouveau réceptionniste automatique principal pour le site, ou copiez un réceptionniste automatique existant. Les appels entrants du site seront routés vers le réceptionniste automatique principal.
   • Pays : affiche le pays de l’adresse d’urgence par défaut du site. Le pays détermine les numéros de poste réservés que vous ne pouvez pas utiliser.
   • Adresse d’urgence par défaut : cliquez sur Ajouter et sélectionnez une adresse d’urgence que vous avez précédemment ajoutée, ou entrez une nouvelle adresse.
     Remarque : par défaut, cette adresse d’urgence sera appliquée à tous les utilisateurs de téléphone et numéros que vous avez ajoutés au site.
   • (Facultatif) Forcer l’exclusion du réseau : cliquez sur le bouton pour activer cette fonctionnalité et forcer les appels vers votre réseau RTC. En activant la fonction Forcer l’exclusion du réseau, les appels provenant d’utilisateurs ou de postes entre différents sites seront routés via le réseau PSTN. Les utilisateurs de ce site ne pourront accéder qu’aux fonctionnalités avancées (par exemple, réceptionnistes automatiques, files d’attente d’appels) configurées au sein de ce site. Les utilisateurs devront disposer d’une licence Zoom payante pour passer des appels entre les différents sites.
     Remarques :
     • Le réglage Forcer l’exclusion du réseau n’apparaîtra qu’après avoir saisi l’adresse d’urgence par défaut.
     • La fonction « Forcer l’exclusion du réseau » doit être configurée lors de la création du site et ne peut pas être activée ultérieurement.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter d’autres sites.

Comment créer plusieurs sites en une seule fois

Après avoir activé plusieurs sites, vous pouvez créer plusieurs sites en une seule fois pour vous aider à organiser les utilisateurs de téléphone au sein de votre organisation.

Remarque : lors de la création de votre fichier CSV, veillez à respecter la mise en forme fournie et à éviter d’inclure des informations inutiles susceptibles de provoquer des erreurs lors du processus d’importation.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. En haut à droite, cliquez sur Importer.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l’onglet Ajouter des sites.
   • Cliquez sur Exemple de CSV pour télécharger un échantillon du fichier CSV contenant les informations requises que vous devrez fournir lors de la création de vos sites.
   • Remplissez votre fichier CSV en fournissant les informations requises suivantes :
     • Nom du site : spécifiez un nom pour chaque site.
     • Nom du réceptionniste automatique principal : indiquez le nom du réceptionniste automatique principal pour chaque site.
     • Nouveau ou copie depuis un réceptionniste automatique du site ? : définissez ce paramètre sur Oui pour un nouveau réceptionniste automatique de site, ou Non pour copier depuis un réceptionniste automatique de site existant.
     • Adresse d’urgence par défaut : spécifiez l’adresse d’urgence par défaut pour chaque site.
   • Cliquez sur Importer un fichier CSV pour importer votre fichier.
   • Cliquez sur Fermer.

Comment mettre à jour plusieurs sites en une seule fois

Si vous avez plusieurs sites à mettre à jour au sein de votre organisation, vous pouvez les gérer efficacement en utilisant un fichier CSV.

Remarque : lors de la création de votre fichier CSV, veillez à respecter la mise en forme fournie et à éviter d’inclure des informations inutiles susceptibles de provoquer des erreurs lors du processus d’importation.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. En haut à droite, cliquez sur Importer.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l’onglet Mettre à jour les sites.
   • Cliquez sur Exemple de CSV pour télécharger un échantillon du fichier CSV contenant les informations requises que vous devrez fournir pour mettre à jour vos sites.
   • Remplissez votre fichier CSV en fournissant toutes les informations à mettre à jour et les données requises suivantes :
     • Nom du site : indiquez le nom de chaque site que vous souhaitez mettre à jour.
   • Cliquez sur Importer un fichier CSV pour importer votre fichier.
   • Cliquez sur Fermer.

Comment déplacer des utilisateurs, des téléphones de l’espace commun, des réceptionnistes automatiques et des files d’attente d’appels vers un autre site

Après avoir créé des utilisateurs de téléphone, téléphones généraux, réceptionnistes automatiques ou files d’attente des appels, vous pouvez les déplacer vers un autre site de votre compte.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin avec le privilège nécessaire pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie et accédez à l’une de ces pages :
   • Utilisateurs & salles (onglet Utilisateurs, Salles Zoom Rooms ou Téléphone général)
   • Réceptionnistes automatiques
   • Files d’attente des appels
4. Cliquez sur la case à cocher pour sélectionner ce que vous souhaitez déplacer, puis cliquez sur Déplacer le site en haut du tableau.
5. Sélectionnez le site cible et cliquez sur Confirmer.

Comment désactiver plusieurs sites

Si vous ne souhaitez pas utiliser plusieurs sites, vous devez déplacer vos utilisateurs, numéros et téléphones vers le site principal avant de désactiver les sites multiples.

Supprimer des sites et déplacer des ressources vers le site principal

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. Cliquez sur le nom d’un site qui n’est pas accompagné de la mention Site principal.
5. Cliquez sur Supprimer le site.
6. Dans le menu déroulant, cliquez sur le nom de votre site principal pour déplacer tous les utilisateurs, numéros et téléphones.
7. Cochez la case pour reconnaître que les emplacements de la société du site à supprimer seront supprimés.
8. (Facultatif) Cliquez sur Exporter les emplacements pour télécharger un fichier CSV des emplacements des entreprises du site.
9. Cliquez sur Confirmer.
10. (Optionnel) Répétez ces étapes pour chaque site qui n’est pas le site principal.

Désactiver plusieurs sites

Après avoir supprimé tous les sites à l’exception du site principal, vous pouvez désactiver les sites multiples.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin disposant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du site.
2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Centre d’administration.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration du produit, puis sur Système de téléphonie, et enfin sur Informations sur l’entreprise.
4. Cliquez sur Paramètres du compte.
5. Dans la section Plusieurs sites, basculez le curseur Plusieurs sites.
6. Cliquez sur Désactiver pour confirmer.