Utiliser la synthèse de réunion avec l’IA

La synthèse de réunion utilise une technologie d’IA, qui peut inclure des modèles tiers, et permet aux hôtes de lancer une synthèse de leur réunion générée par l’IA. Lorsque l’hôte active cette fonctionnalité lors d’une réunion, les participant·es peuvent recevoir automatiquement une synthèse une fois celle-ci terminée, si l’hôte a choisi de la partager avec eux. La synthèse de réunion utilise des données de reconnaissance vocale pour générer un résumé de l’appel.

Les synthèses de réunion sont envoyées par e-mail et, si l’option Autoriser les utilisateur·rices à accéder aux chats de réunion avant et après la réunion est activée, publiées dans le chat de groupe dédié de la réunion dans Zoom Chat, ce qui permet aux participant·es de revoir facilement les points clés de la réunion et les sujets qui ont été abordés.

Découvrez les autres fonctionnalités de Zoom AI et la manière dont vos données sont traitées par les fonctionnalités de Zoom AI.

Conditions requises pour utiliser la synthèse de réunion avec l’IA

Remarque : les fonctionnalités d’IA peuvent ne pas être disponibles pour certains secteurs d’activité et certains clients régionaux.

Limites de la synthèse de réunion avec l’IA

La synthèse de réunion présente les limites suivantes :

Table des matières

Comment démarrer la synthèse de réunion

Windows | macOS | Linux

Démarrer la synthèse de réunion en tant qu’hôte

Lorsque la réunion commence, l’hôte peut démarrer manuellement la synthèse de réunion afin de la mettre à la disposition des participant·es. Les hôtes peuvent également configurer la synthèse de réunion pour qu’elle soit automatiquement disponible pour les participant·es dès le début des réunions.

  1. Démarrez une réunion en tant qu’hôte avec l’application de bureau Zoom.
  2. Dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de réunion, survolez l’icône Zoom AI  .
    La fenêtre de la fonctionnalité d’IA en réunion s’ouvrira.
  3. Cochez la case Synthèse de réunion.
  4. (Optionnel) Cochez la case Générer une transcription pour générer une transcription qui sera disponible après la réunion.
  5. Cliquez sur Démarrer Zoom AI.
    La fonctionnalité de synthèse de réunion commencera à utiliser les données de transcription vocale de la réunion à titre de référence.
    Les participant·es verront le losange changer de couleur  indiquant que les fonctionnalités d’IA (y compris la synthèse de réunion) sont actives.

Le fait de démarrer et d’arrêter la synthèse génère tout de même une synthèse de réunion couvrant la discussion pendant que la fonctionnalité était activée.
Remarque : la présence de l’hôte n’est pas requise, car la génération de la synthèse de réunion commence dès que quelqu’un démarre votre réunion. Les hôtes de réunions utilisant des versions de l’application antérieures à la version 6.7.5 peuvent accéder aux fonctionnalités d’IA en réunion depuis la barre d’outils située en bas.

Demander une synthèse de la réunion en tant que participant

Si aucune fonctionnalité d’IA pendant la réunion n’est active, n’importe quel participant peut demander qu’elle soit lancée pour la réunion en cours. L’hôte recevra alors une demande pendant la réunion pour démarrer l’utilisation des fonctionnalités d’IA pour la réunion en cours. Si l’hôte n’a pas activé les fonctionnalités d’IA pendant la réunion pour ses réunions, l’hôte, les co-hôtes et n’importe quel participant peuvent demander qu’elles soient activées.
Si l’hôte ou un autre participant à la réunion est un admin, il sera invité à l’activer pendant la réunion en cours.

Si aucun participant à la réunion ne dispose des droits d’administration nécessaires, les administrateurs du compte recevront la demande dans un e-mail envoyé par Zoom.

  1. Participez à une réunion en utilisant l’application de bureau Zoom.
  2. Dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de réunion, survolez l’icône Zoom AI . 
    La fenêtre de la fonctionnalité d’IA en réunion s’ouvrira.
    Si cette fonctionnalité n’est pas activée pour la réunion en cours, le participant sera invité à demander son activation.
  3. Cliquez sur Demander à l’hôte de lancer Zoom AI.
    Si l’hôte ou un autre participant à la réunion est un admin, il sera invité à activer la fonctionnalité pendant la réunion en cours. Si personne dans la réunion ne dispose des autorisations nécessaires pour activer la fonctionnalité, les admins recevront la demande par e-mail.

Arrêter l’utilisation de l’IA en tant qu’hôte

Si l’hôte souhaite aborder certains sujets sans que l’IA ne génère de synthèse de pour ceux-ci, il peut désactiver cette fonctionnalité.

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de réunion, passez la souris sur l’icône Zoom AI  .
    La fenêtre de la fonctionnalité d’IA en réunion s’ouvre dans la réunion.
  2. Option 1 : décochez la case Synthèse de réunion
    Option 2 : cliquez sur Arrêter Zoom AI pour arrêter toutes les fonctionnalités d’IA.
    Une fenêtre de confirmation s’affiche.
  3. Dans la fenêtre, confirmez ce qui suit :
    • Confirmez la désactivation de la synthèse de réunion pour la réunion en cours.
    • (Optionnel) Cochez la case Supprimer les ressources de la réunion pour supprimer les ressources de la réunion associées. L’option de suppression des ressources de la réunion s’applique aux transcriptions et aux synthèses, à l’exception des transcriptions qui ont été effectuées par les participant·es à la réunion à l’aide de My Notes avant que l’hôte de la réunion ne supprime les ressources de la réunion.
  4. Cliquez sur Arrêter pour confirmer.
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Démarrer la synthèse de réunion en tant qu’hôte

  1. Démarrez une réunion depuis l’application mobile Zoom.
  2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de réunion, appuyez sur l’icône Zoom AI .
  3. Appuyez sur le bouton bascule Synthèse de réunion pour l’activer.
  4. (Optionnel) Appuyez sur le bouton bascule Conserver la transcription de la réunion pour générer une transcription après la réunion.
  5. Appuyez sur Démarrer Zoom AI.
  6. (Optionnel) Pour arrêter de générer la synthèse, appuyez sur l’icône Zoom AI , puis appuyez sur le bouton bascule Synthèse de réunion pour le désactiver. Pour désactiver à la fois la synthèse de réunion et les questions de la réunion, appuyez sur Arrêter Zoom AI. Une fois la réunion terminée, la synthèse sera finalisée et envoyée.

Une fois la réunion terminée, la synthèse sera finalisée et envoyée.

Demander une synthèse de réunion en tant que participant

Si cette fonctionnalité n’est pas activée pour la réunion en cours, le participant sera invité à demander son activation.

  1. Participez à une réunion avec l’application mobile Zoom.
  2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de réunion, appuyez sur l’icône Zoom AI .
  3. Appuyez sur le bouton bascule Synthèse de réunion, puis appuyez sur Demander à l’hôte de lancer Zoom AI.
    La demande sera envoyée à l’hôte (si l’hôte est un admin) ou à n’importe quel admin présent à la réunion en cours. Si aucun admin n’est présent, une demande par e-mail est envoyée à la place.

Arrêter l’utilisation de l’IA en tant qu’hôte

Si l’hôte souhaite aborder certains sujets sans que l’IA ne génère de synthèse de pour ceux-ci, il peut désactiver cette fonctionnalité.

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de réunion, appuyez sur l’icône Zoom AI  .
    La fenêtre Zoom AI en réunion s’ouvrira.
  2. Option 1 : décochez la case Synthèse de réunion
    Option 2 : appuyez sur Arrêter Zoom AI pour arrêter toutes les fonctionnalités d’IA.
    Une fenêtre de confirmation s’affiche.
  3. Dans la fenêtre, confirmez ce qui suit :
    • Confirmez la désactivation de la synthèse de réunion pour la réunion en cours.
    • (Optionnel) Cochez la case Supprimer les ressources de la réunion pour supprimer les ressources de la réunion associées. L’option de suppression des ressources de la réunion s’applique aux transcriptions et aux synthèses, à l’exception des transcriptions qui ont été effectuées par les participant·es à la réunion à l’aide de My Notes avant que l’hôte de la réunion ne supprime les ressources de la réunion.
  4. Appuyez sur Arrêter pour confirmer.

Les utilisateurs dont les paramètres de synthèse de réunion et de démarrage automatique de la synthèse sont désactivés et déverrouillés sont invités à activer ces paramètres depuis l’application mobile Zoom. Lors de la programmation d’une réunion, une bannière s’affiche pour encourager l’utilisateur à activer les synthèses pour les réunions qu’il organise. Lors de la consultation de la synthèse d’une réunion à laquelle ils ont participé, une requête similaire s’affiche. Appuyer sur Activer dans l’un ou l’autre de ces messages active à la fois les paramètres de synthèse de réunion et de démarrage automatique pour toutes les réunions de l’utilisateur.

Zoom Rooms

Démarrer la synthèse de la réunion en tant qu’hôte

  1. Démarrez une réunion à partir de la salle Zoom.
  2. Sur le contrôleur Zoom Rooms ou l’écran tactile, appuyez sur Plus.
  3. Dans les contrôles supplémentaires de la réunion en cours, appuyez sur Démarrer la synthèse.
  4. (Facultatif) Sur le contrôleur Zoom Rooms ou l’écran tactile, appuyez sur Plus, puis sur Arrêter la synthèse pour arrêter de générer la synthèse de la réunion en cours.

Comment afficher la synthèse de la réunion

Si l’hôte active le partage, les participant·es à la réunion peuvent accéder à la synthèse par e-mail et via Zoom Chat. Toute personne qui reçoit la synthèse de la réunion peut l’enregistrer et la partager avec des applications et d’autres personnes. Le propriétaire du compte peut accéder à la synthèse de la réunion.
La synthèse de la réunion est également accessible depuis Zoom Hub, aux côtés d’autres ressources Zoom telles que les documents, les tableaux blancs, les extraits vidéo et les enregistrements de réunion. Obtenez plus d’informations sur la façon de rechercher des synthèses de réunion dans Hub.

Accéder à la synthèse via Zoom Chat

La synthèse de réunion est uniquement disponible via Zoom Chat si la réunion a été programmée avec l’option Autoriser les utilisateur·rices à accéder aux chats de réunion avant et après la réunion activée.

  1. Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
  2. Cliquez sur l’onglet Chat.
  3. Sélectionnez le chat de groupe portant le même nom que le sujet de la réunion.
  4. Recherchez le message de Zoom Meetings, puis cliquez sur Afficher les détails.
  5. (Facultatif) Cliquez sur Modifier pour modifier la synthèse, puis cliquez sur Enregistrer.
    Remarque : seul l’hôte peut modifier la synthèse.
  6. (Facultatif) Cliquez sur Supprimer pour supprimer la synthèse.
    Remarque : seul l’hôte peut supprimer une synthèse. Cette action est irréversible et la synthèse supprimée ne pourra pas être restaurée dans le canal de discussion.

Consulter la synthèse des e-mails

Dès qu’une synthèse de réunion est disponible, une copie de celle-ci est communiquée par e-mail. Si l’option Autoriser les utilisateur·rices à accéder aux chats de réunion avant et après la réunion est désactivée pour la réunion avec la synthèse de réunion correspondante, la synthèse est uniquement partagée de cette manière.

  1. Accédez à votre boîte de réception.
  2. Sélectionnez l’e-mail ayant le même objet que le sujet de la réunion pour afficher la synthèse.
  3. (Facultatif) Dans le corps de l’e-mail, cliquez sur Modifier la synthèse ici.
    Vous serez invité à vous connecter à votre compte Zoom (si ce n’est pas déjà fait) pour continuer à apporter des modifications via le portail web.
    Remarque : seul l’hôte dispose de l’option Modifier la synthèse ici.

Les utilisateurs non authentifiés ne recevront pas de synthèse par e-mail, car aucune adresse e-mail n’a été associée à leur participation à la réunion.

Les participants qui se joignent à la réunion (par le biais de l’invitation de contact en réunion ou le partage du lien de participation) alors qu’ils ne figuraient pas sur la liste initiale des invités ne recevront pas la synthèse.

Consulter la synthèse à partir du portail Web

Les utilisateurs ne disposant pas des fonctionnalités d’IA peuvent consulter les synthèses de réunion que les hôtes ou d’autres participant·es ont partagées avec eux.

  1. Connectez-vous au portail web Zoom.
  2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Mon compte.
  3. Dans le menu latéral, cliquez sur Synthèses .
  4. Dans l’onglet Mes synthèses, vous pouvez consulter et gérer vos synthèses de réunion.
  5. Dans l’onglet Partagées avec moi, vous pouvez accéder aux synthèses de réunion que d’autres utilisateurs ont partagées avec vous.
    Remarque : les utilisateurs qui ne disposent pas des fonctionnalités d’IA peuvent également consulter les synthèses de réunion partagées avec eux par l’hôte ou d’autres participant·es à la réunion.

Comment gérer les synthèses de réunions

La page Synthèses vous permet de consulter, de modifier et de partager les synthèses des réunions que vous avez organisées.

  1. Connectez-vous au portail web Zoom.
  2. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales, puis sur Mon compte.
  3. Dans le menu latéral, cliquez sur Synthèses  .
  4. Dans l’onglet Mes synthèses, sélectionnez dans la liste la synthèse de réunion à laquelle vous souhaitez accéder. Vous pouvez également saisir le sujet ou l’identifiant d’une réunion, ou sélectionner une plage de dates pour rechercher une synthèse de réunion spécifique à afficher.
    Choisissez parmi les options suivantes :

Vous pouvez également partager et supprimer des synthèses de réunion directement depuis Zoom Hub. Obtenez plus d’informations sur la manière de gérer ces ressources.

Langues prises en charge pour la synthèse de réunion

La synthèse de réunion peut résumer les discussions de la réunion dans plusieurs langues. Si plus d’une langue est parlée pendant la réunion, la synthèse générée sera fournie dans la langue utilisée par la majorité des participant·es, ou dans la langue parlée par l’hôte s’il n’y a pas de majorité claire. 
Les admins de compte et les utilisateurs peuvent configurer une langue par défaut pour les synthèses de réunion.

icône de remarque
Pour les conversations dans des langues autres que l’anglais, le fait de s’assurer que la langue de vos sous-titres est correctement réglée aide l’IA à traduire les échanges avec précision, ce qui améliore la qualité des données de reconnaissance vocale pour la synthèse de réunion. Si les sous-titres sont désactivés ou n’ont pas été utilisés auparavant, l’anglais est choisi par défaut. S’ils ont été utilisés auparavant, la langue des sous-titres précédemment utilisée sera sélectionnée à la place. Si une différence est détectée entre la langue que vous avez paramétrée et la langue que vous parlez, l’IA la détectera et s’adaptera à la langue parlée détectée.