La synthèse de la réunion avec Zoom AI Companion utilise la technologie de l’IA, qui peut inclure des modèles tiers, et permet aux hôtes de la réunion de lancer une synthèse de leur réunion générée par l’IA. Lorsque l’organisateur active cette fonctionnalité dans une réunion, les participants peuvent recevoir automatiquement une synthèse à la fin de la réunion, si l’organisateur a choisi de la partager avec eux.
Les résumés de réunion sont envoyés par courrier électronique et publiés sur le chat de groupe dédié à la réunion dans Team Chat, ce qui permet aux participants de revoir facilement les points clés de la réunion et les sujets qui ont été abordés.
Conditions d’utilisation de la synthèse de réunion avec AI Companion
Un utilisateur détenteur d’une licence sur un compte Zoom Workplace Pro, Zoom Workplace Pro Plus, Zoom Workplace Affaires, Zoom Workplace Affaires Plus, Zoom Workplace Entreprise, Zoom Workplace Entreprise Plus ou l’offre groupée Entreprise
Les participants doivent être connectés à leur compte Zoom pendant la réunion pour recevoir automatiquement le résumé
Seuls l’hôte et le co-hôte de la réunion peuvent démarrer ou arrêter la synthèse de la réunion via les contrôles de la réunion en cours Remarque : si vous démarrez ou arrêtez la synthèse, vous obtiendrez toujours une synthèse de la discussion lorsque la fonction était activée.
Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans certains secteurs et pour certains clients régionaux.
Limites de la synthèse de réunion avec AI Companion
La synthèse de réunion avec AI Companion présente les limites suivantes :
Si vous ne définissez pas vos pronoms ou si vous choisissez de ne pas les communiquer au cours de la réunion, les pronoms choisis par le modèle de langage (LLM) seront utilisés à la place pour se référer à vous.
La synthèse de réunion avec AI Companion n’est pas disponible dans les salles de répartition.
Vous pouvez démarrer ou arrêter la synthèse de réunion à l’aide des contrôles de la réunion en cours pour les réunions que vous organisez. La synthèse de la réunion ne commence que lorsque l’hôte ou le co-hôte clique sur Démarrer la synthèse. Les utilisateurs peuvent également régler leurs paramètres pour que la synthèse de la réunion démarre dès le lancement de la réunion. Remarque : il n’est pas nécessaire que l’hôte soit présent. La génération de la synthèse commence en même temps que la réunion elle-même.
Demande d’activation au cours d’une réunion
Si l’hôte a activé la synthèse pour ses réunions, tous les participants peuvent demander à ce qu’elle soit lancée pour la réunion en cours.
L’hôte recevra une demande en cours de réunion pour lancer la synthèse de la réunion pour la réunion en cours.
Si l’hôte n’a pas activé la synthèse pour ses réunions, lui, les co-hôtes et les participants peuvent demander à ce qu’elle le soit.
Si l’hôte ou un autre participant à la réunion est un administrateur, il sera invité à l’activer pendant la réunion en cours.
Pour les comptes Pro, un administrateur de la réunion sera invité à activer la fonction Synthèse de la réunion et le paramètre Synthèse de la réunion du portail web par le biais de l’invite de la fenêtre de la réunion. L’activation est immédiate.
Pour les comptes Affaires et au-delà, un administrateur de la réunion sera invité, dans la fenêtre de la réunion, à ouvrir le portail web et à activer le paramètre Synthèse de la réunion. L’activation prendra effet au début de la prochaine réunion.
Si aucun participant à la réunion ne dispose des droits d’administration nécessaires, les administrateurs du compte recevront la demande dans un e-mail envoyé par Zoom.
Comment afficher la synthèse de la réunion
Si l’hôte active le partage, les participants à la réunion peuvent accéder à la synthèse par e-mail et dans Zoom Team Chat. Toute personne qui reçoit la synthèse de la réunion peut l’enregistrer et la partager avec d’autres applications ou personnes. Le propriétaire du compte peut accéder à la synthèse de la réunion.
Accéder à la synthèse via Team Chat
La synthèse de la réunion n’est disponible via Zoom Team Chat que si la réunion a été programmée avec l’option Chat de réunion continu activée.
Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
Cliquez sur l’onglet Team Chat.
Sélectionnez le chat de groupe portant le même nom que le sujet de la réunion.
Recherchez le message de Zoom Meetings, puis cliquez sur Afficher les détails.
(Facultatif) Cliquez sur Modifier pour modifier la synthèse, puis cliquez sur Enregistrer. Remarque : seul l’hôte peut modifier la synthèse.
(Facultatif) Cliquez sur Supprimer pour supprimer la synthèse. Remarque : seul l’hôte peut supprimer une synthèse. Cette action est irréversible et la synthèse supprimée ne pourra pas être restaurée dans le canal de discussion.
Consulter la synthèse des e-mails
Lorsqu’une synthèse de réunion est prête, une copie est envoyée par e-mail. Si le chat de réunion continu est désactivé pour la réunion avec la synthèse de réunion correspondante, la synthèse n’est partagée que de cette manière.
Accédez à votre boîte de réception.
Sélectionnez l’e-mail ayant le même objet que le sujet de la réunion pour afficher la synthèse.
(Facultatif) Dans le corps de l’e-mail, cliquez sur Modifier la synthèse ici. Vous serez invité à vous connecter à votre compte Zoom (si ce n’est pas déjà fait) pour continuer à apporter des modifications via le portail web. Remarque : seul l’hôte dispose de l’option Modifier la synthèse ici.
Remarques :
Les utilisateurs non authentifiés ne recevront pas de synthèse par e-mail, car aucune adresse e-mail n’a été associée à leur participation à la réunion.
Les participants qui se joignent à la réunion (par le biais de l’invitation de contact en réunion ou le partage du lien de participation) alors qu’ils ne figuraient pas sur la liste initiale des invités ne recevront pas la synthèse.
Dans l’onglet Mes synthèses, sélectionnez dans la liste la synthèse de réunion à laquelle vous souhaitez accéder. Vous pouvez également saisir le sujet ou l’identifiant d’une réunion, ou sélectionner une plage de dates pour rechercher une synthèse de réunion spécifique à afficher. Choisissez parmi les options suivantes :
Partager : envoyez la synthèse par e-mail. À l’invite, entrez les adresses e-mail ou noms de contact concernés, puis cliquez sur Partager.
Modifier : modifiez la synthèse, puis cliquez sur Enregistrer.
Supprimer : supprimez la synthèse. Remarque : cette action est irréversible.
Langues prises en charge pour la synthèse de réunion avec AI Companion
La synthèse de réunion permet de résumer les discussions d’une réunion en plusieurs langues. Si plusieurs langues sont utilisées lors de la réunion, la synthèse générée sera fournie dans la langue utilisée par la majorité des participants, ou dans la langue parlée par l’hôte s’il n’y a pas de majorité claire.
Pour les conversations dans des langues autres que l’anglais, assurez-vous que la langue de sous-titrage est correctement définie pour aider AI Companion à transcrire avec précision le discours, améliorant ainsi la qualité de la transcription générée pour la synthèse de la réunion. Si les sous-titres sont désactivés ou n’étaient pas utilisés auparavant, l’anglais est choisi par défaut. S’ils étaient utilisés, la langue de sous-titrage utilisée précédemment sera utilisée à la place. Si une différence est détectée entre la langue parlée que vous avez choisie et la vôtre, AI Companion le détectera et s’adaptera à la langue parlée détectée.
: envoyez la synthèse par e-mail. À l’invite, entrez les adresses e-mail ou noms de contact concernés, puis cliquez sur Partager.
: modifiez la synthèse, puis cliquez sur Enregistrer.
: supprimez la synthèse.