Créer et utiliser un chat de réunion continu
Cette fonctionnalité permet aux participants de communiquer avant, pendant et après une réunion, en créant un chat de groupe dédié pour tous les participants dans Zoom Team Chat. Lorsque cette fonctionnalité est activée, les messages envoyés dans le chat en réunion s’affichent dans le chat de groupe. Les conversations peuvent ainsi se poursuivre après la réunion. Programmez une réunion périodique et associez-y un chat de groupe qui sera ouvert au groupe pendant toute la durée du projet, au cours des réunions et en dehors.
Exigences relatives à la création et à l’utilisation d’un chat de réunion continu
- Application de bureau Zoom
- Windows : version 5.14.0 ou ultérieure
- macOS : version 5.14.0 ou ultérieure
- Linux : version 5.14.0 ou ultérieure
- Application mobile Zoom
- Android : version 5.14.0 ou ultérieure
- iOS : version 5.14.0 ou ultérieure
- Zoom Rooms version 5.14.0 ou ultérieure
- Chat de groupe et Chat de réunion activés
- Chats de réunion continus activés
- Une réunion programmée avec des participants et l’option Activer le chat de réunion continu activée
Remarques :
Limites du chat de réunion continu
- Le chat de réunion continu n’est pas compatible avec l’utilisation de votre Salle de réunion personnelle.
Le n° de réunion doit être généré automatiquement. - Les réunions créées avant l’activation du chat de réunion continu pour votre compte ne sont pas automatiquement prises en charge. La réunion doit être modifiée ou reprogrammée pour prendre en charge le chat de réunion continu. Vous devez modifier la réunion pour ajouter un chat de réunion continu. Pour ce faire, modifiez la réunion et cochez ou activez l’option de chat de réunion continu. Vous pouvez également utiliser des programmateurs Zoom ou des intégrations via des extensions Firefox ou Google Chrome, le module d’extension Google Workplace ou l’option Outlook.
- Les réunions ad hoc ou instantanées ne sont pas prises en charge. La réunion doit être programmée.
- Les événements de calendrier hors ligne ou en personne ne créeront pas de chat de groupe dédié, car il n’y a pas de réunion Zoom associée.
- Les discussions qui ont lieu dans les salles de répartition ne sont pas synchronisées avec le chat de groupe de la réunion.
- Les listes de groupes ou les listes de diffusion ne sont prises en charge que par le connecteur de groupe de Google Workspace. Si vous utilisez des listes de groupes ou des listes de diffusion pour ajouter rapidement de nombreux participants à l’invitation, les membres individuels de la liste recevront des invitations à la réunion et tous les contacts internes seront ajoutés automatiquement au chat de groupe. Les contacts individuels du groupe ou de la liste de diffusion doivent être ajoutés manuellement au chat de groupe avant ou après la réunion.
- L’interopérabilité avec des services tiers via Mio n’est pas prise en charge pour le moment.
- Le chat de réunion continu n’est pas pris en charge lorsque l’option Chiffrement avancé du chat est activée ou que la réunion est programmée avec un chiffrement de bout en bout (E2EE).
Comment planifier une réunion avec le chat de réunion continu
Si le chat de réunion continu est activé dans vos paramètres Web, l’option Activer les chats de groupe dédiés pour les conversations de la réunion est activée par défaut lors de la programmation d’une réunion.
- Commencez à planifier une réunion.
- Dans la section Participants (section Invités du portail web), recherchez des contacts par nom ou par adresse e-mail.
- Cliquez pour ajouter chaque contact en tant que participant.
- (Facultatif) Cliquez sur X à côté d’un nom pour le supprimer de la liste.
- Assurez-vous que l’option Activer le chat de réunion continu est activée.
Lorsque la réunion est enregistrée, elle est ajoutée à la liste des réunions à venir de tous les participants.
Remarques :
- Les réunions programmées via le web, les ordinateurs de bureau, les téléphones portables, Outlook, Google ou les extensions de navigateur prennent en charge le chat de réunion continu. Les compléments ou extensions de calendrier utilisent les participants aux événements au lieu des contacts Zoom.
- Pour les réunions récurrentes, un chat de groupe sera créé pour l’ensemble de la série de réunions.
- Si vous n’invitez personne, la réunion sera quand même programmée, mais il n’y aura pas de participants existants dans le chat de groupe.
- L’invitation d’un contact créera un chat de groupe dédié, associé à la réunion. Votre discussion privée avec ce contact ne sera pas utilisée.
- Les invités externes ne sont pas automatiquement ajoutés au chat de réunion mais peuvent participer et voir l’historique à partir du moment où ils rejoignent la réunion. Ils ne verront pas les discussions passées ou post-réunion. Les hôtes peuvent les ajouter s’ils y sont autorisés.
- Les participants internes invités via la fonction « Inviter » ou un lien partagé ne sont pas ajoutés automatiquement au chat de groupe ou à son historique. Cependant, l’hôte ou n’importe quel membre du groupe peut les ajouter.
- L’ajout d’utilisateurs au chat de groupe de la réunion ne les ajoute pas automatiquement à l’invitation à la réunion. Les hôtes doivent modifier leurs invitations et ajouter tout participant supplémentaire à l’aide de l’outil de programmation de leur choix.
- Lorsque vous utilisez le privilège de programmation pour modifier le propriétaire d’une réunion programmée avec l’option de chat de réunion continu activée, le propriétaire du chat de groupe dédié sera également modifié.
- Après la réunion, les hôtes peuvent ajouter des participants internes qui n’étaient pas dans le chat de groupe en raison d’invitations tardives ou d’ajouts à la liste de groupe. Ils peuvent approuver la participation de tous les invités ou de certains d’entre eux.
Comment utiliser le chat de réunion continu
Accéder au chat du groupe avant la réunion
Un chat de groupe est automatiquement créé au début de la réunion, mais vous pouvez également y accéder et envoyer des messages aux participants avant même le début de la première réunion. Il peut être utilisé comme une zone de préparation pour le projet sur lequel vous collaborez, afin de pouvoir partager les ordres du jour des réunions ou des liens avec le groupe.
- Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
- En haut de l’application, cliquez sur l’onglet Réunions
ou Calendrier 
.
Remarque : si vous avez configuré l’intégration du calendrier et des contacts pour connecter votre calendrier, l’onglet Calendrier s’affichera également. Si vous n’avez pas connecté votre calendrier, l’onglet Réunions s’affichera. - Cliquez sur la réunion Zoom que vous souhaitez ouvrir pour accéder au chat de groupe.
- Sous Invités, cliquez sur l’icône Chat
.
Le chat de groupe pour cette réunion s’ouvrira dans l’onglet Team Chat et sera également accessible en utilisant la barre de recherche. - Envoyez des messages et des réponses.
Ces messages seront disponibles avant, pendant et après la réunion.
Envoyer des messages sur le chat pendant la réunion
Lorsque la réunion programmée commence, tous les messages précédents du chat de groupe sont disponibles. Si le chat de groupe n’était pas encore accessible, il est désormais disponible et visible pour tous les participants d’origine dans Team Chat et est mis à jour immédiatement avec tous les messages envoyés au cours de la réunion.
Lorsque la réunion est en cours, les utilisateurs qui ont été inclus dans le chat de groupe de la réunion peuvent envoyer des messages. Cela leur permet d’avertir les participants actifs s’ils sont en retard, s’ils ne parviennent pas à rejoindre la réunion ou s’ils doivent fournir une réponse rapide. Ces messages peuvent être vus par toutes les personnes présentes à la réunion, y compris les utilisateurs externes.
Envoyez des messages, répondez-y et réagissez-y pendant la réunion.
Remarque : certaines options de la réunion peuvent être indisponibles en raison des paramètres de chat de l’hôte.
Tous les messages envoyés au chat de groupe de la réunion seront également immédiatement disponibles dans le chat de groupe dédié. Les messages envoyés directement à un autre participant à la réunion (messages privés) ne seront pas inclus dans le chat de groupe dédié, ne seront visibles (et enregistrables localement) que par les personnes ayant connaissance des messages privés, et seront irrécupérables à la fin de la réunion (à moins qu’ils n’aient été enregistrés localement).
Pendant la réunion, les organisateurs peuvent choisir de désactiver ou de restreindre le chat de la réunion aux seuls hôtes et co-hôtes. Dans ce cas, la zone de composition dans le chat de groupe de la réunion sera temporairement désactivée. Elle restera inactive jusqu’à ce que l’hôte rétablisse toutes les fonctionnalités du chat de la réunion, ou jusqu’à la fin de la réunion.
Participants invités
Tous les participants ajoutés pendant la réunion en direct, soit via le partage du lien soit par invitation directe, ou les participants externes, même s’ils faisaient partie de l’invitation d’origine, seront traités comme des participants invités.
Les participants invités pourront envoyer des messages et voir les autres messages envoyés pendant la réunion à partir du moment où ils la rejoignent, mais ne pourront pas charger les messages antérieurs à leur arrivée, y compris ceux envoyés dans le chat de groupe avant le début de la réunion. Leurs messages seront inclus dans le chat de groupe, mais ils ne pourront pas y accéder tant qu’un membre ne les aura pas ajoutés.
Les participants invités et ayant rejoint la session en direct en cours de route ne seront pas automatiquement ajoutés à l’événement du calendrier et devront être invités manuellement. La modification de la réunion et l’invitation de participants supplémentaires dépendent de votre méthode de programmation.
Les appareils Zoom Room sont également considérés comme invités dans les chats de réunion. Comme il s’agit d’appareils partagés, ils peuvent participer au chat de la réunion pendant la durée de celle-ci, mais ils ne peuvent pas discuter avant ou après la réunion.
Remarque : les hôtes peuvent limiter certaines fonctionnalités du chat, comme permettre aux participants de supprimer leurs propres messages en cours de réunion ou de réagir avec des emojis, mais ces restrictions ne s’appliquent pas au chat de groupe de la réunion.
Comment utiliser le chat de groupe après la réunion
Rechercher et accéder au chat de groupe
À la fin de la réunion, le chat de la réunion sera disponible pour tous les membres internes initialement invités pour qu’ils puissent poursuivre la conversation.
Le chat de la réunion apparaît dans la barre latérale gauche de l’onglet Team Chat, sous la forme d’un chat de groupe portant le même nom que le sujet de la réunion. Ces chats de groupe sont indiqués par l’icône de calendrier . Les réunions récurrentes seront indiquées par une icône de calendrier périodique.
Si l’option Organiser par section est sélectionnée dans les paramètres client sous Team Chat pour les clients disposant d’une version antérieure à 5.15.X, ceci apparaît comme Séparer les chats et les canaux.Ces chats de réunion s’afficheront dans une nouvelle section Chats de réunion. Si l’option Organiser par section n’est pas sélectionnée, vos chats de réunion apparaîtront par ordre de récence comme vos autres chats. Vous pouvez rechercher le chat de groupe par le nom de la réunion ou y accéder par l’onglet Réunions.
Tous les messages publics, les réactions et les réponses au fil de discussion envoyés avant la réunion, ainsi que tous les messages publics envoyés pendant la réunion, seront disponibles dans le chat de groupe.
Ajouter des participants au chat de groupe de la réunion
Les grandes réunions ou les réunions organisées par le biais de listes de groupes ou de diffusion peuvent ne pas inclure certains participants et les étiqueter comme invités pendant la réunion, ce qui les empêche de voir le chat de groupe en dehors de la réunion, même s’ils pourraient être les bienvenus dans le chat de groupe de la réunion. Une liste des participants étiquetés comme invités sera présentée à l’hôte sur une fiche après la réunion, lui permettant ainsi de choisir de les ajouter ou non au chat de groupe. L’hôte peut approuver tous les participants participants ou sélectionner/désélectionner des participants individuels qu’il souhaite ajouter au chat de groupe de la réunion.
Comment gérer le chat de groupe de la réunion
Ajouter des membres au chat de groupe
Tous les participants invités à la réunion en direct (non invités à l’origine ou externes) doivent être ajoutés manuellement au chat de groupe dédié.
- Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
- Cliquez sur l’onglet Team Chat .
- Dans le menu de navigation, sous Messages, cliquez sur le chat de groupe dédié à votre réunion.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Plus
. - Cliquez sur Ajouter des membres.
Une fenêtre apparaît pour rechercher et ajouter des membres. - Utilisez le champ de recherche pour rechercher des utilisateurs, puis sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs que vous souhaitez inviter.
Tout participant externe à la réunion doit être l’un de vos contacts avant de pouvoir être ajouté au chat de groupe. Découvrez comment ajouter des contacts externes.
Remarque : les paramètres de l’administrateur peuvent empêcher les participants externes d’être ajoutés comme contact, empêchant ainsi un membre du chat de groupe d’ajouter un participant externe particulier. - Cliquez sur Ajouter pour confirmer les ajouts.
Ces participants auront désormais accès au chat de groupe et aux messages envoyés jusqu’à présent.
En savoir plus sur la façon d’ajouter et de supprimer des membres dans ce chat de groupe.
Modifier les paramètres du groupe de réunion
L’hôte de la réunion, qui est également le propriétaire du chat de groupe de la réunion, peut ajuster les autorisations du chat de groupe, en limitant la visibilité des messages et des fichiers envoyés avant l’ajout d’un nouvel utilisateur ou en restreignant la possibilité pour les utilisateurs externes (utilisateurs ne figurant pas sur votre compte) d’être ajoutés au chat de groupe.
Restreindre l’historique des messages et des fichiers
- Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
- Cliquez sur l’onglet Team Chat .
- Cliquez sur le chat de groupe dédié.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Plus .
- Cliquez sur Plus d’actions.
- Cliquez sur Modifier le chat de réunion.
- Sous Historique des messages et des fichiers, cochez ou décochez la case Les nouveaux membres verront les messages et les fichiers précédents.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Restreindre l’ajout d’utilisateurs externes au chat de groupe
- Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
- Cliquez sur l’onglet Team Chat .
- Cliquez sur le chat de groupe dédié.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Plus .
- Cliquez sur Plus d’actions.
- Cliquez sur Modifier le chat de réunion.
- Cliquez sur Autorisations avancées.
- Sous l’option Qui peut ajouter des utilisateurs externes, cochez ou décochez la case Les utilisateurs externes peuvent être invités.
Certaines organisations peuvent verrouiller cette fonctionnalité au niveau du compte. - Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Remarques :
- Les fonctionnalités de chat de groupe suivantes ne sont pas disponibles pour les chats de groupe de réunion :
- La modification du nom d’un chat de groupe de réunion est désactivée. Pour modifier le nom ou le sujet d’une réunion, vous devez modifier l’invitation à la réunion et les modifications seront reflétées instantanément.
- Les chats de groupe de réunion ne peuvent pas être convertis en canaux.
- Attribuez un nouveau propriétaire. L’hôte de la réunion est le propriétaire du chat de groupe de la réunion.
- Programmez une réunion ou lancez une réunion ad hoc à partir d’un chat de groupe de réunion.
- Seuls les hôtes qui sont également propriétaires peuvent supprimer un chat de groupe de réunion.
- La suppression d’un chat de groupe de réunion avant l’heure de début de la réunion supprimera cette fonctionnalité pour cette réunion. Les participants pourront assister à la réunion mais le chat de la réunion ne sera pas disponible après la réunion.
- Le fait de refuser une invitation à une réunion ne supprime pas la personne du chat de groupe de la réunion. Les participants qui ne souhaitent pas poursuivre la conversation peuvent quitter le chat de groupe de la réunion à tout moment, comme ils le feraient pour d’autres chats.