Activer ou désactiver la synthèse de la réunion avec AI Companion

Les titulaires de comptes et les administrateurs peuvent activer ou désactiver les synthèses de réunion par Zoom AI Companion. Cette fonctionnalité utilise la technologie de l’IA, qui peut inclure des modèles tiers, et permet aux hôtes de la réunion de lancer une synthèse de leur réunion générée par l’IA. La synthèse sera automatiquement envoyée après la fin de la réunion.

En savoir plus sur l’utilisation de la synthèse de la réunion et sur la façon dont vos données sont traitées par Zoom AI Companion.

Pour connaître les langues disponibles, consultez les langues prises en charge par Zoom AI Companion.

Activer et désactiver la synthèse de la réunion Zoom : configuration requise

• Un compte Zoom Workplace Pro, Zoom Workplace Pro Plus, Zoom Workplace Affaires, Zoom Workplace Affaires Plus, Zoom Workplace Entreprise, Zoom Workplace Entreprise Plus ou l’offre groupée Entreprise.
  Remarque : la synthèse de la réunion est disponible pour les clients avec BAA actif. En savoir plus sur la disponibilité des fonctionnalités d’AI Companion.
• Titulaire du compte, privilèges d’administrateur ou tout autre rôle personnalisé permettant de modifier les paramètres du compte.

Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans certains secteurs et pour certains clients régionaux.

Limites de la synthèse de réunion avec AI Companion

• Si vous avez défini vos pronoms dans votre profil Zoom, AI Companion les utilisera pour vous désigner. Si vous ne définissez pas vos pronoms ou si vous choisissez de ne pas les communiquer au cours de la réunion, les pronoms choisis par le modèle de langage (LLM) seront utilisés à la place. 
• La synthèse de la réunion avec AI Companion n’est pas disponible dans les salles de répartition.

Activer ou désactiver la synthèse de la réunion

Compte

Pour activer ou désactiver la synthèse de la réunion avec AI Companion pour tous les utilisateurs du compte :

1. Connectez-vous à Zoom web portal en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte puis sur Paramètres du compte.
3. Cliquez sur l’onglet AI Companion.
4. Sous Réunion, cliquez sur le bouton bascule Synthèse de la réunion avec AI Companion pour l’activer ou le désactiver.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou Désactiver pour vérifier la modification.
6. (Optionnel) Cochez les cases en regard des sous-paramètres suivants pour les activer ou les désactiver si nécessaire :
   • Activer automatiquement la synthèse de la réunion au début des réunions : si cette option est activée, la génération de la synthèse de la réunion démarre automatiquement pour les réunions des utilisateurs du compte.
     Remarque : il n’est pas nécessaire que l’hôte soit présent. La génération de la synthèse commence en même temps que la réunion elle-même.
   • Envoyer une notification par e-mail en cas de partage avec des utilisateurs : si cette option est activée, une notification par e-mail est envoyée lorsque vous partagez la synthèse de la réunion avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez choisir si l’e-mail contient ou non le texte de la synthèse de la réunion. Si vous choisissez de ne pas inclure le texte de la synthèse de la réunion dans l’e-mail, un lien sera envoyé à la place. Il permettra d’ouvrir la synthèse de la réunion via le portail web et nécessitera une authentification avant visionnage.
   • Empêcher les utilisateurs de partager des synthèses avec des personnes extérieures à notre entreprise : si cette option est activée, les utilisateurs ne peuvent pas partager les synthèses de réunion avec des utilisateurs externes.
7. Sous Partager automatiquement la synthèse avec, choisissez les personnes qui recevront automatiquement les synthèses de réunion :
   Remarque : les invités à la réunion n’incluent que les participants qui ont initialement été invités à la réunion, car les participants qui se joignent à la réunion ultérieurement (par le biais d’une invitation envoyée pendant la réunion ou un lien de participation) ne recevront pas la synthèse. 
   • Seulement l’hôte de la réunion
     Remarque : le choix de cette option désactivera le partage automatique des synthèses de réunion pour les réunions nouvellement créées à l’avenir.
   • Uniquement l’hôte de la réunion, les co-hôtes et les hôtes suppléants
   • Seulement l’hôte de la réunion et les invités de la réunion dans notre entreprise/société
   • Tous les invités à la réunion, y compris ceux qui ne font pas partie de notre entreprise/société 
     Remarque : cette option n’est pas disponible si vous empêchez les utilisateurs de partager des synthèses avec des utilisateurs extérieurs à votre entreprise.
8. Cliquez sur Enregistrer.
9. (Optionnel) Pour empêcher tous les utilisateurs de votre compte de modifier ce paramètre ou un sous-paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage  en regard d’un paramètre, puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Si l’option Synthèse de réunion est désactivée et verrouillée, une option supplémentaire s’affiche au-dessous. Elle permet aux administrateurs de contrôler si l’option Synthèse de la réunion s’affiche ou non au cours d’une réunion. Si elle s’affiche au cours d’une réunion, les participants à la réunion peuvent demander à ce qu’elle soit activée. Si un administrateur qui peut modifier les paramètres du compte ou du groupe participe à la réunion, il verra la demande pendant la réunion et sera invité à l’accepter ou à l’ignorer. Si aucun administrateur ne participe à la réunion, un e-mail sera envoyé par Zoom à tous les administrateurs de compte.

• Si la mention  Affiché dans la barre d’outils Réunions est visible, les participants à la réunion verront toujours l’option en réunion et auront la possibilité de demander à un administrateur d’activer cette fonctionnalité.
• Si la mention  Masqué dans la barre d’outils Réunions s’affiche, les participants à la réunion ne verront pas l’option en réunion et n’auront pas la possibilité de demander son activation à l’administrateur. Avant la prochaine réunion, l’hôte devra activer le paramètre web pour les utilisateurs (s’il est déverrouillé au niveau du compte et du groupe) ou demander à un administrateur de lui donner accès à cette fonctionnalité (si elle est verrouillée au niveau du groupe ou du compte).

Groupe

Pour activer ou désactiver la synthèse de la réunion avec AI Companion pour un groupe d’utilisateurs :

1. Connectez-vous à Zoom web portal en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les groupes.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Groupes.
3. Cliquez sur le nom du groupe concerné dans la liste.
4. Cliquez sur l’onglet AI Companion.
5. Sous Réunion, cliquez sur le bouton bascule Synthèse de la réunion avec AI Companion pour l’activer ou le désactiver.
6. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou sur Désactiver pour vérifier la modification.
   Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du compte et doit être modifiée à ce niveau.
7. (Optionnel) Cochez les cases en regard des sous-paramètres suivants pour les activer ou les désactiver si nécessaire :
   • Activer automatiquement la synthèse de la réunion au début des réunions : si cette option est activée, la génération de la synthèse de la réunion démarre automatiquement pour les réunions des utilisateurs du groupe.
     Remarque : il n’est pas nécessaire que l’hôte soit présent. La génération de la synthèse commence en même temps que la réunion elle-même.
   • Envoyer une notification par e-mail en cas de partage avec des utilisateurs : si cette option est activée, une notification par e-mail est envoyée lorsque vous partagez la synthèse de la réunion avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez choisir si l’e-mail contient ou non le texte de la synthèse de la réunion. Si vous choisissez de ne pas inclure le texte de la synthèse de la réunion dans l’e-mail, un lien sera envoyé à la place. Il permettra d’ouvrir la synthèse de la réunion via le portail web et nécessitera une authentification avant visionnage.
   • Empêcher les utilisateurs de partager des synthèses avec des personnes extérieures à notre entreprise : si cette option est activée, les utilisateurs du groupe ne peuvent pas partager les synthèses de réunion avec des utilisateurs externes.
8. Sous Partager automatiquement la synthèse avec, choisissez les personnes qui recevront automatiquement les synthèses de réunion :
   Remarque : les invités à la réunion n’incluent que les participants qui ont initialement été invités à la réunion, car les participants qui se joignent à la réunion ultérieurement (par le biais d’une invitation envoyée pendant la réunion ou un lien de participation) ne recevront pas la synthèse. 
   • Seulement l’hôte de la réunion
     Remarque : le choix de cette option désactivera le partage automatique des synthèses de réunion pour les réunions nouvellement créées à l’avenir.
   • Uniquement l’hôte de la réunion, les co-hôtes et les hôtes suppléants
   • Seulement l’hôte de la réunion et les invités de la réunion dans notre entreprise/société
   • Tous les invités à la réunion, y compris ceux qui ne font pas partie de notre entreprise/société 
     Remarque : cette option n’est pas disponible si vous empêchez les utilisateurs de partager des synthèses avec des utilisateurs extérieurs à votre entreprise.
9. Cliquez sur Enregistrer.
10. (Optionnel) Pour empêcher tous les utilisateurs du groupe de modifier ce paramètre ou un sous-paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage  en regard d’un paramètre, puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Utilisateur

Pour activer ou désactiver la synthèse de la réunion avec AI Companion pour votre propre utilisation :

1. Connectez-vous au portail web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet AI Companion.
4. Sous Réunion, cliquez sur le bouton bascule Synthèse de la réunion avec AI Companion pour l’activer ou le désactiver.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou sur Désactiver pour vérifier la modification.
   Remarque: si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte. Vous devez contacter votre administrateur Zoom.
6. (Optionnel) Cochez les cases en regard des sous-paramètres suivants pour les activer ou les désactiver si nécessaire :
   • Activer automatiquement la synthèse de la réunion au début des réunions : si cette option est activée, la génération de la synthèse de la réunion démarre automatiquement pour les réunions que vous organisez.
     Remarque : il n’est pas nécessaire que l’hôte soit présent. La génération de la synthèse commence en même temps que la réunion elle-même.
   • Envoyer une notification par e-mail en cas de partage avec des utilisateurs : si cette option est activée, une notification par e-mail est envoyée lorsque vous partagez la synthèse de la réunion avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez choisir si l’e-mail contient ou non le texte de la synthèse de la réunion. Si vous choisissez de ne pas inclure le texte de la synthèse de la réunion dans l’e-mail, un lien sera envoyé à la place. Il permettra d’ouvrir la synthèse de la réunion via le portail web et nécessitera une authentification avant visionnage.
7. Sous Partager automatiquement la synthèse avec, choisissez les personnes qui recevront automatiquement les synthèses de réunion :
   Remarque : les invités à la réunion n’incluent que les participants qui ont initialement été invités à la réunion, car les participants qui se joignent à la réunion ultérieurement (par le biais d’une invitation envoyée pendant la réunion ou un lien de participation) ne recevront pas la synthèse. 
   • Seulement moi (hôte de la réunion)
     Remarque : le choix de cette option désactivera le partage automatique des synthèses de réunion pour les réunions nouvellement créées à l’avenir.
   • Uniquement l’hôte de la réunion, les co-hôtes et les hôtes suppléants
   • Seulement l’hôte de la réunion et les invités de la réunion dans notre entreprise/société
   • Tous les invités à la réunion, y compris ceux qui ne font pas partie de notre entreprise/société 
     Remarque : cette option n’est pas disponible si un administrateur a restreint le partage externe.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque sur l’utilisation des données

Zoom n’utilise pas les contenus audio, vidéo, chat, partage d’écran, pièces jointes ou autres contenus de type communication (tels que les résultats de sondages, les tableaux blancs et les réactions) de ses clients pour entraîner les modèles d’IA de Zoom ou de tiers.

Nos modèles sont régulièrement évalués et mis à jour, et ceux prenant en charge Zoom AI Companion sont susceptibles d’être modifiés ponctuellement. Pour les fonctionnalités d’AI Companion qui utilisent des fournisseurs de modèles d’IA tiers, nous partagerons les données pertinentes avec ces tiers lorsque vous utiliserez la fonctionnalité. Par exemple, si vous utilisez la synthèse de la réunion pour créer une synthèse générée par l’IA, la transcription de la réunion sera envoyée au modèle approprié pour fournir le service. Les données peuvent être traitées dans des centres de données basés aux États-Unis.

En savoir plus sur la façon dont Zoom utilise les données pour fournir les fonctionnalités de Zoom AI Companion.