Meilleures pratiques pour l’organisation de grandes réunions

L’organisation de grandes réunions de 500 à 5 000 participants peut s’avérer complexe. Le respect de certaines bonnes pratiques avant et pendant la réunion garantira le bon déroulement de celle-ci. Avant d’organiser la réunion, vous devrez activer le module complémentaire Réunion de grande envergure.

Conditions requises pour accueillir de grandes réunions

• L’hôte doit être un utilisateur sous licence et disposer du module complémentaire Réunion de grande envergure.

Comment se préparer pour une réunion importante

• Veuillez vérifier les paramètres que vous souhaitez activer lorsque vous planifiez la réunion. 
• Veuillez examiner les informations relatives aux modèles de réunion et déterminer si le modèle « Grande réunion » répond à vos besoins.  
• Suivez un cours dans le Centre d’apprentissage Zoom. 

Comment utiliser la salle d’attente

Admettre un participant pendant une réunion

L’organisateur de la réunion peut utiliser la salle d’attente pour admettre certains participants, tels que les intervenants, avant tout le monde. Cela peut être utile si vous avez besoin de vous préparer avant la réunion. La salle d’attente peut également être personnalisée. 

1. Démarrez une réunion en tant qu'hôte.
2. Dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
3. Dans la section Salle d'attente, cliquez sur Admettre à côté du nom d'un participant pour l'autoriser à rejoindre la réunion.

Autoriser tous les participants de la salle d’attente

L’organisateur de la réunion peut admettre tous les participants à la réunion une fois qu’ils ont terminé leurs préparatifs. 

1. Démarrez une réunion en tant qu'hôte.
2. Dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
3. Cliquez sur Admettre tous les participants.

Envoyer des messages aux participants en salle d’attente

L’organisateur de la réunion peut envoyer des messages aux participants en attente si la préparation prend plus de temps que prévu. 

1. En tant qu’hôte de la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Chat .
2. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « À : ».
3. Veuillez cliquer sur « Participants à la salle d’attente ».
4. Veuillez saisir votre message et l’envoyer à la salle d’attente.
   Une fois le message envoyé, les participants dans la salle d’attente verront le message s’afficher sur l’écran de la salle d’attente.

Comment désigner des co-organisateurs pour vous aider à gérer la réunion

&L’attribution d’un co-hôte permet à l’hôte de partager ses privilèges avec un autre utilisateur qui peut gérer l’aspect administratif de la réunion, comme la gestion des participants, le chat pendant la réunion, la réponse aux questions-réponses ou le démarrage/l’arrêt de l’enregistrement. L’hôte est le seul utilisateur autorisé à désigner un co-hôte et il n’y a aucune limite au nombre de co-hôtes pouvant participer à une réunion. Les coanimateurs ont certaines limites. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
2. Passez la souris sur le nom du participant qui sera co-animateur, puis cliquez sur Plus.
3. Cliquez sur Désigner en tant que co-hôte.

Comment gérer l’audio des participants

Désactiver le son de tous les participants

L’hôte ou le co-hôte peut couper le son de tous les participants déjà présents dans la réunion, ainsi que des nouveaux participants qui rejoignent la réunion. Cette fonctionnalité peut être utile si vous souhaitez couper le son de tous les participants pendant une présentation ou une discussion. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
2. Au bas du panneau Participants, veuillez cliquer sur « Désactiver tout ».
   Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra.
3. (Facultatif) Cochez la case Autoriser les participants à réactiver leur micro si vous souhaitez leur permettre de réactiver leur micro à tout moment pendant la réunion.
4. Cliquez sur « Mettre tout le monde en sourdine » pour désactiver le son de tous les participants actuels et futurs. 

Demander à des participants spécifiques d’activer le son

L’hôte ou le co-hôte peut demander à des participants spécifiques de réactiver le son. Cette option est utile si vous souhaitez que les intervenants de votre réunion puissent contrôler leur propre audio, mais pas celle des autres participants. Dans cet exemple, vous devez d’abord couper le son de tous les participants et leur interdire de le réactiver. Veuillez demander aux intervenants de réactiver le son après leur intervention. Une fois le son réactivé, les haut-parleurs peuvent être mis en sourdine ou réactivés à volonté. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
2. Veuillez passer la souris sur le nom du participant dont vous souhaitez réactiver le son, puis cliquez sur Demander de réactiver le son.
   Le participant peut accepter que le son soit réactivé et peut désormais activer ou désactiver le son à sa guise. Si vous désactivez à nouveau le son de tous les participants à la réunion, ce participant sera également affecté. 

Demandez à tous les participants de réactiver le son.

L’hôte et le co-hôte peuvent également demander à tous les participants à la réunion de réactiver leur micro. Cela peut être utile si tous les participants ont été mis en mode silencieux pour une présentation, par exemple. Par défaut, les participants peuvent choisir s’ils souhaitent être réactivés après l’envoi de la demande. Il est toutefois possible pour l’hôte de réactiver le son de tous les participants si ceux-ci y consentent. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
2. Au bas du panneau Participants, veuillez cliquer sur Plus, puis sur Demander à tous de réactiver le son.
   Tous les autres participants seront alors invités à réactiver le son ou à rester en mode silencieux.

Comment gérer les vidéos et les photos de profil des participants ?

Arrêter la vidéo d'un participant

Ce paramètre peut être utile pour éviter l’affichage d’images inappropriées ou susceptibles de distraire l’attention.

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Participants . .
2. Passez la souris sur le nom d’un participant, puis cliquez sur Plus.
3. Veuillez cliquer sur « Arrêter la vidéo ».
   Remarque: si le participant n’a pas démarré sa vidéo, l’option Demander de démarrer la vidéo s’affiche.

Masquer les photos de profil

Ce paramètre peut être utile pour éviter l’affichage d’images inappropriées ou susceptibles de distraire l’attention.

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Outils de l’hôte .
2. Veuillez cliquer sur « Masquer les photos de profil ».
   Toutes les photos de profil seront masquées.

Comment désactiver le partage d’écran pour les participants

Si votre réunion compte trop de participants souhaitant faire une présentation, vous pouvez utiliser ce paramètre pour les empêcher de partager. Veuillez consulter la section relative au contrôle des autorisations de partage d’écran pour obtenir plus d’informations. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône représentant une flèche vers le haut à côté de l’icône Partager .
2. Veuillez cliquer sur « Options de partage avancées ».
   Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
3. Sous « Qui peut partager », veuillez sélectionner « Hôte uniquement ».
   Seul l’hôte pourra partager son écran au cours de cette session.

Comment gérer le chat pour les participants

En fonction de l’objectif de votre réunion, vous pouvez limiter les participants avec lesquels les participants peuvent discuter pendant la session. Par exemple, si vous autorisez uniquement les participants à discuter avec l’animateur et le coanimateur, vous filtrerez les commentaires que les autres participants pourraient envoyer dans les messages de discussion publics et réduirez le nombre total de messages à examiner. 

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’icône Chat . .
2. Dans le coin supérieur droit du panneau de discussion, veuillez cliquer sur l’icône représentant trois points de suspension .
3. Vous pouvez accéder aux options suivantes sous « Le participant peut discuter avec » :
   
   • Personne : désactivez le chat en réunion.
   • Hôte et co-hôtes: Seuls l’hôte et les co-hôtes peuvent envoyer des messages à tous les participants. Les participants peuvent toujours envoyer des messages privés à l’hôte.
   • Discussion de groupe de réunion: les participants peuvent uniquement envoyer des messages publics. Les messages publics sont visibles par tous les participants. Les participants peuvent toujours envoyer des messages privés à l’hôte.
   • Réunissez un groupe de discussion et contactez directement n’importe qui: les participants peuvent envoyer des messages publics ou privés. Les messages publics sont visibles par tous les participants. Les messages privés sont envoyés à un participant spécifique et ne sont pas visibles par l’hôte.

Comment utiliser la fonction de Q&A lors d’une réunion&

La fonction « Q&&» permet aux participants de poser des questions pendant la réunion, auxquelles l’hôte et les co-hôtes peuvent répondre en privé ou en public. Les questions peuvent également être marquées comme devant être répondues en direct. Q&A vous offre une alternative au chat de réunion, qui offre moins d’options pour gérer les questions soumises. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez l’activer dans le portail Web avant la réunion. 

Réponses aux questions soumises

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’ icône Q& A  .
2. Veuillez trouver la question à laquelle vous souhaitez répondre : 
   
   • Cliquez sur Répondre en direct pour marquer la question comme devant être traitée oralement pendant la réunion.
   • Cliquez sur « Réponse écrite » pour fournir une réponse écrite au participant. Veuillez saisir votre réponse et cliquer sur « Envoyer ».
     Remarque: si vous autorisez les participants à commenter les questions, celles-ci apparaîtront toujours dans la liste Ouvertes et pourront faire l’objet d’une réponse, même si un participant a déjà commenté la question.
   • (Facultatif) Cochez la case Envoyer en privé avant de cliquer sur Envoyer. Si vous souhaitez répondre uniquement au participant.

Ignorer les questions

1. Pendant la réunion, dans la barre d’outils de contrôle de la réunion, veuillez cliquer sur l’ icône Q& A  .
2. Passez la souris sur la question que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l’icône représentant trois points de suspension .
3. Appuyez sur Ignorer ou  Supprimer.
   Les questions rejetées ne seront plus visibles par les participants et seront déplacées vers l’onglet Rejetées pour l’hôte et les co-hôtes, tandis que les questions supprimées seront définitivement supprimées et ne pourront pas être rouvertes.

Comment épingler (mettre en avant) des participants

L’épinglage de vidéos permet de désigner jusqu’à 9 participants comme principaux intervenants actifs pour tous les participants, qui ne verront alors que ces intervenants. Vous pouvez également épingler pendant le partage d’écran. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour mettre en avant un conférencier principal. 

1. Pendant la réunion, passez la souris sur la vidéo du participant que vous souhaitez épingler et cliquez sur l’icône représentant trois points de suspension . 
   Les options supplémentaires pour ce participant s’affichent. 
2. Veuillez cliquer sur Épingler.
3. (Facultatif) Pour épingler d’autres participants (jusqu’à 9 au total), répétez les étapes 2 et 3 si nécessaire.

Supprimer une épingle

1. Pendant la réunion, passez la souris sur la vidéo du participant que vous souhaitez supprimer du premier plan et cliquez sur l’icône représentant trois points de suspension . 
2. Veuillez cliquer sur « Supprimer l’épingle ».
   Cela ramènera la réunion en mode Présentateur ou Galerie. 

Comment gérer les mains levées

La fonctionnalité « Lever la main » permet aux participants à une réunion d’indiquer qu’ils ont besoin de l’animateur ou du coanimateur. En tant qu’hôte, il peut être utile d’informer vos participants de la manière dont vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité au début de la réunion. Par exemple, de nombreux hôtes utilisent cette fonctionnalité pour savoir si un participant a une question et souhaite être réactivé pour prendre la parole.

Les hôtes peuvent également constater que le fait qu’un grand nombre de personnes lèvent la main perturbe la réunion, car cela modifie l’ordre des vidéos des participants dans la disposition de la réunion. Ce problème peut être résolu en utilisant un ordre d’affichage personnalisé pour la galerie.