Activation et personnalisation de la salle d’attente

La fonctionnalité de salle d’attente permet à l’hôte de contrôler le moment auquel un participant rejoint la réunion. En tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez admettre les participants un par un, ou placer tous les participants dans la salle d’attente et les admettre tous en même temps. Vous pouvez envoyer tous les participants dans la salle d’attente lorsqu’ils rejoignent votre réunion ou autoriser les participants de votre compte Zoom, des participants avec des domaines spécifiques ou des invités à la réunion à ignorer la salle d’attente. En tant qu’hôte, vous pouvez également choisir de déplacer automatiquement les participants vers la salle d’attente pendant une réunion si vous perdez la connexion avec la réunion.

Une fois que vous avez activé et personnalisé votre salle d’attente, apprenez-en plus à propos de la façon de gérer la salle d’attente. 

Conditions requises pour activer et personnaliser la salle d’attente pour les réunions

• Le propriétaire du compte ou l’administrateur peut activer ou désactiver les options au niveau du compte ou du groupe.
• Pour spécifier les options de la salle d’attente et la personnaliser, vous devez disposer d’un compte payant.

Comment activer ou désactiver la salle d’attente

Compte

Pour activer ou désactiver la salle d’attente pour tous les utilisateurs du compte : 

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte, puis sur Paramètres du compte.
3. Cliquez sur l’onglet Réunion.
4. Sous Sécurité, cliquez sur le bouton bascule Salle d’attente pour l’activer ou la désactiver.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou Désactiver pour confirmer la modification.
6. (Optionnel) Sous Options de la salle d’attente :
   • Cliquez sur Modifier les options pour spécifier des paramètres supplémentaires qui s’appliqueront à toutes les réunions disposant d’une salle d’attente.
   • Cliquez sur Personnaliser la salle d’attente pour personnaliser les salles d’attente avec un titre et choisir d’afficher une image, un logo, une description ou une vidéo.
7. (Optionnel) Pour empêcher les autres utilisateurs de votre compte de modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Une fois que vous avez activé la salle d’attente pour tous les utilisateurs du compte, vous pouvez également autoriser les hôtes ou les co-hôtes à renommer les participants qui s’y trouvent avant qu’ils n’entrent dans la réunion.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’administrateur bénéficiant des privilèges nécessaires pour modifier les paramètres du compte.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte, puis sur Paramètres du compte.
3. Cliquez sur l’onglet Réunion.
4. Dans Pendant la réunion (basique), cliquez sur le bouton bascule Autoriser l’hôte ou le co-hôte à renommer les participants dans la salle d’attente pour activer ou désactiver l’option.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou Désactiver pour confirmer la modification.
6. (Optionnel) Pour empêcher les autres utilisateurs de votre compte de modifier ces paramètres, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Groupe

Pour activer ou désactiver la salle d’attente pour un groupe d’utilisateurs  : 

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin ayant le privilège de modifier les groupes.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Groupes.
3. Cliquez sur le nom du groupe concerné dans la liste.
4. Cliquez sur l’onglet Réunion.
5. Sous Sécurité, cliquez sur le bouton bascule Salle d’attente pour l’activer ou la désactiver.
6. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou sur Désactiver pour confirmer la modification.
   Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du compte et doit être modifiée à ce niveau.
7. (Optionnel) Sous Options de la salle d’attente :
   • Cliquez sur Modifier les options pour spécifier des paramètres supplémentaires qui s’appliqueront à toutes les réunions disposant d’une salle d’attente.
   • Cliquez sur Personnaliser la salle d’attente pour personnaliser les salles d’attente avec un titre et choisir d’afficher une image, un logo, une description ou une vidéo.
8. (Optionnel) Pour empêcher tous les utilisateurs du groupe de modifier les paramètres, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Une fois que vous avez activé la salle d’attente, vous pouvez également autoriser les hôtes ou les co-hôtes à renommer les participants qui s’y trouvent avant qu’ils ne rejoignent la réunion.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’admin ayant le privilège de modifier les groupes.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Groupes.
3. Cliquez sur le nom du groupe concerné dans la liste.
4. Cliquez sur l’onglet Réunion.
5. Dans Pendant la réunion (basique), cliquez sur le bouton bascule Autoriser l’hôte ou le co-hôte à renommer les participants dans la salle d’attente pour activer ou désactiver l’option.
6. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou sur Désactiver pour confirmer la modification.
   Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du compte et doit être modifiée à ce niveau.
7. (Optionnel) Pour empêcher tous les utilisateurs du groupe de modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Utilisateur·rice

Pour activer ou désactiver la salle d’attente pour votre propre usage  :

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet Réunion.
4. Sous Sécurité, cliquez sur le bouton bascule Salle d’attente pour l’activer ou la désactiver.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou Désactiver pour confirmer la modification.Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du compte ou du groupe. Vous devez contacter votre admin Zoom.
6. (Optionnel) Sous Options de la salle d’attente :
   • Cliquez sur Modifier les options pour spécifier des paramètres supplémentaires qui s’appliqueront à toutes les réunions disposant d’une salle d’attente.
   • Cliquez sur Personnaliser la salle d’attente pour personnaliser les salles d’attente avec un titre et choisir d’afficher une image, un logo, une description ou une vidéo.

Une fois que vous avez activé la salle d’attente, vous pouvez également vous autoriser vous-même (l’hôte) ou les co-hôtes à renommer les participants qui s’y trouvent avant qu’ils ne rejoignent la réunion.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet Réunion.
4. Dans Pendant la réunion (basique), cliquez sur le bouton bascule Autoriser l’hôte ou le co-hôte à renommer les participants dans la salle d’attente pour activer ou désactiver l’option.
5. Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer ou sur Désactiver pour confirmer la modification.
   Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du compte ou du groupe et doit être modifiée à ce niveau.
6. (Optionnel) Pour empêcher tous les utilisateurs du groupe de modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Comment configurer les options de la salle d’attente

Remarque : si la salle d’attente a déjà été personnalisée au niveau de l’utilisateur, puis désactivée, lorsque la salle d’attente est activée dans les paramètres d’une réunion, la réunion utilisera le paramètre du niveau de l’utilisateur jusqu’à ce qu’elle soit réinitialisée ou que le paramètre du compte soit verrouillé.

1. Activez la fonctionnalité Salle d’attente au niveau du compte, du groupe ou de l’utilisateur.
2. Sous les Options de la salle d’attente, cliquez sur Modifier les options pour configurer les paramètres suivants selon vos besoins :
   • Qui doit aller dans la salle d’attente ? 
     • Tout le monde : tous les participants qui participeront à votre réunion seront admis dans la salle d’attente. 
     • Utilisateurs ne faisant pas partie de votre compte : seuls les participants qui ne sont pas sur votre compte Zoom ou qui ne sont pas connectés seront admis dans la salle d’attente. S’ils ne sont pas connectés, ils auront la possibilité de le faire. 
     • Utilisateurs ne faisant pas partie de votre compte et ne figurant pas dans la liste des domaines autorisés : les utilisateurs qui sont sur votre compte ou qui sont connectés à un compte Zoom avec les domaines que vous avez répertoriés pourront ignorer la salle d’attente. Après avoir sélectionné cette option, entrez les domaines en les séparant par une virgule. En outre, vous pouvez activer l’option Appareils SIP/H.323 approuvés pour que les appareils SIP/H.323 approuvés ignorent la fonctionnalité de salle d’attente.
     • Utilisateurs ne figurant pas sur l’invitation à la réunion : lorsque cette option est activée, les participants qui reçoivent des invitations à des réunions via intégration aux calendriers peuvent rejoindre directement les réunions sans attendre dans la salle d’attente.
   • Trier l’ordre des personnes présentes dans la salle d’attente dans le panel des participants : choisissez si vous voulez trier les participants dans la salle d’attente par ordre alphabétique ou par ordre d’arrivée.
   • Personnaliser les options de la salle d’attente : les administrateurs peuvent autoriser ou non leurs utilisateurs à ajouter un logo personnalisé pour leur salle d’attente en cochant ou décochant la case Ne pas permettre à l’hôte d’ajouter un logo personnalisé. Cela empêche les utilisateurs de charger des logos non conformes pour leur salle d’attente.
   • Plus d’options :
     • Les utilisateurs invités pendant la réunion par l’hôte ou les co-hôtes pourront ignorer la salle d’attente : les utilisateurs que l’hôte ou le co-hôte invite pendant la réunion pourront ignorer la salle d’attente. Ceci s’applique aux utilisateurs invités directement via Zoom pendant une réunion, aux intervenants de Zoom Events assignés à une session de réunion ou aux utilisateurs invités par téléphone.
       Remarque : ces paramètres ne s’appliquent pas à l’invitation d’une Zoom Room ou d’un système de salle. La salle invitée sera toujours placée dans la salle d’attente. Les assistants en direct qui rejoignent des réunions via le tableau de bord ou les administrateurs utilisant un contrôleur Web sont également exemptés de ces paramètres.
     • Autoriser les participants dans la salle d’attente à répondre à l’hôte et aux co-hôtes : autorisez les participants à discuter avec les participants se trouvant dans la salle d’attente. Les messages de la salle d’attente peuvent être envoyés à tous les participants présents dans la salle d’attente ou seulement à des participants individuels. Seul l’hôte/le co-hôte peut voir les réponses de ceux qui se trouvent dans la salle d’attente.
   • Si l’hôte et les co-hôtes ne sont pas présents :
     • Déplacer les participants vers la salle d’attente si l’hôte abandonne de manière imprévue : sélectionner cette option désactivera la fonctionnalité Autoriser les participants à participer avant l’hôte.
     • Déplacer les participants vers la salle d’attente si l’hôte quitte la réunion
       • Automatiquement admettre tout le monde dans la réunion lorsqu’un hôte y participe
3. Cliquez sur Continuer.
4. (Optionnel) Si vous êtes un administrateur et que vous activez ou désactivez des options de la salle d’attente au niveau du compte ou du groupe, pour empêcher les utilisateurs de modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.

Comment personnaliser la salle d’attente

Vous pouvez personnaliser la salle d’attente en ajoutant un titre et en choisissant d’afficher une image, un logo, une description ou une vidéo. Les salles d’attente personnalisées ne sont visibles que lorsque la réunion est programmée avec l’option Salle d’attente activée. Si cette option est activée lors d’une réunion en direct par le biais des contrôles de sécurité en cours de réunion, les participants verront la salle d’attente par défaut. 

1. Activez la fonctionnalité Salle d’attente au niveau du compte, du groupe ou de l’utilisateur.
2. Sous les Options de la salle d’attente, cliquez sur Personnaliser la salle d’attente.
   Cela ouvrira la fenêtre de personnalisation de la salle d’attente. Un aperçu de la salle d’attente telle qu’elle apparaîtra aux participants s’affiche à droite et est mis à jour au fur et à mesure que des modifications sont apportées.  
   Les options de personnalisation suivantes sont disponibles : 
   
   • Titre : cliquez dans la zone de texte pour mettre à jour le titre de la salle d’attente. Les titres sont limités à 64 caractères.
   • Les participants dans la salle d’attente verront : 
     • Une image : affichez une image avec le titre superposé en haut de l’image. Choisissez entre l’image AI Companion, l’image Zoom Workplace ou téléchargez votre propre image. Les types d’images pris en charge sont notamment les formats GIF, JPG et PNG, et ne peuvent pas dépasser 1 Mo. La résolution de l’image doit être de 400x200 au minimum, et un rapport d’image de 2:1 est recommandé pour les résolutions supérieures.
     • Un logo et une description : affichez le titre, un logo que vous téléchargez et un message. 
       • Logo : cliquez sur Télécharger le logo pour sélectionner un fichier à télécharger. Les types d’images pris en charge sont notamment les formats GIF, JPG et PNG, et ne peuvent pas dépasser 1 Mo. La résolution de l’image peut aller de 60x60 à 400x400. 
       • Description : cliquez à l’intérieur de la zone de texte pour mettre à jour la description. Les descriptions sont limitées à 400 caractères.
     • Une vidéo : affichez le titre et une vidéo que vous avez téléchargée. 
       
       • Vidéo : cliquez sur Télécharger une vidéo pour sélectionner un fichier à télécharger. La vidéo doit être au format MP4, MOV ou M4V et ne doit pas dépasser 30 Mo. Les vidéos peuvent inclure de l’audio, mais l’audio est coupé par défaut.
    
3. (Optionnel) Cliquez sur le bouton bascule de l’appareil pour basculer entre les aperçus bureau et les aperçus mobiles.
4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de personnaliser la salle d’attente.
   Les participants verront votre salle d’attente personnalisée lorsqu’ils participeront à la réunion.
5. (Optionnel) Si vous êtes un administrateur et que vous activez ou désactivez la personnalisation de la salle d’attente au niveau du compte ou du groupe, pour empêcher les utilisateurs de modifier ce paramètre, cliquez sur l’icône de verrouillage , puis cliquez sur Verrouiller pour confirmer le paramètre.