Gestion de l’inscription aux réunions et aux séminaires en ligne

Les organisateurs de réunions et de webinaires avec inscription peuvent voir et gérer leurs inscrits avant le début de la session, ce qui leur permet de s’assurer que les invités indésirables ne sont pas autorisés à entrer, de connaître le nombre de participants potentiels et de se préparer à l’audience qui les attend. Ils peuvent approuver ou refuser des inscriptions en cas d’approbation manuelle, révoquer des inscriptions approuvées ou même renvoyer des courriels de confirmation.

Notes:

• Lors de l’inscription, la page de confirmation dans le navigateur web n’affichera pas le lien d’adhésion. Les personnes inscrites recevront le lien de participation dans l’e-mail de confirmation de l’inscription à Zoom. Cela permet d’empêcher les attaquants d’obtenir un lien d’inscription en utilisant une adresse électronique qu’ils ne contrôlent pas personnellement et d’empêcher les invités indésirables de se joindre à des réunions ou à des webinaires.
• Les administrateurs peuvent autoriser les hôtes à configurer leurs paramètres d’inscription pour fournir les informations de participation sur la page de confirmation d’inscription si l’utilisateur s’inscrit moins de 60 minutes avant le début de la réunion ou si la réunion est déjà en cours. L’affichage de cette information signifie que l’utilisateur peut participer à la session sans vérifier que l’adresse électronique utilisée pour s’inscrire lui appartient. 
• Les organisateurs peuvent générer des rapports sur les webinaires, y compris le rapport d’inscription aux webinaires, qui permet aux administrateurs et aux utilisateurs de générer différents rapports de mesure et d’information.

Exigences relatives à la gestion des déclarants

• Une réunion programmée avec inscription obligatoire, ou 
• Un webinaire programmé avec inscription obligatoire 

Comment approuver ou refuser manuellement des personnes inscrites

Si vous utilisez l’approbation manuelle des registrants, l’hôte devra approuver ou refuser chaque registrant. 

1. Connectez-vous au portail web Zoom. 
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur la page Réunions ou Webinaires.
3. Recherchez la session programmée que vous souhaitez modifier et cliquez sur le sujet. 
4. Cliquez sur l’onglet Invitations (pour les webinaires) ou sur l’onglet Inscription (pour les réunions).
5. Recherchez la section Gérer les participants (webinaires) ou Gérer les inscrits (réunions) et cliquez sur Modifier ou Afficher sur le côté droit.
   La liste des inscrits à la réunion ou au webinaire s’ouvre. Vous pouvez consulter trois catégories : En attente d’approbation, Approuvé et Refusé/Bloqué. 
6. Sous l’onglet Approbation en attente , affichez la liste des inscrits non approuvés, cliquez sur le nom de l’inscrit pour afficher les détails de son inscription, puis cliquez sur Approuver ou Refuser pour son inscription. 
   • (Facultatif) Approuvez ou refusez des inscrits en masse en sélectionnant les cases à cocher de plusieurs inscrits et en cliquant sur les boutons Approuver ou Refuser.
     Note: Si un registrant est refusé, vous pourrez lui envoyer un message personnalisé. Saisissez le message personnalisé et cliquez sur Envoyer.
7. (Facultatif) Pour annuler des enregistrements (refuser des inscrits), cliquez sur le nom d’un inscrit, puis sur le bouton Annuler l’enregistrement.
   Note : Si un registrant est refusé, vous pourrez lui envoyer un message personnalisé. Saisissez le message personnalisé et cliquez sur Envoyer. Le déclarant apparaît dans l’onglet Refusé/Bloqué.
   • Pour refuser des inscriptions en bloc, cochez les cases de plusieurs inscrits et cliquez sur le bouton Annuler l’inscription .
8. (Facultatif) Pour approuver les inscrits, accédez à l’onglet Refusé/Bloqué ou Approbation en cours, puis cliquez sur le nom d’un inscrit et sur le bouton Approuver.
   • Pour approuver des inscrits en masse, cochez les cases de plusieurs inscrits et cliquez sur les boutons Approuver . 

Notes:

• Les inscriptions téléchargées par CSV pour des webinaires ou des réunions seront automatiquement approuvées. 
• Les inscrits ne peuvent pas être supprimés, mais seulement approuvés ou refusés. Si un participant s’est inscrit avec des informations incorrectes, il devra s’inscrire à nouveau avec les informations correctes, ou l’hôte peut corriger les informations dans ses propres dossiers après le téléchargement du rapport.
• Si l’hôte modifie un champ d’enregistrement pour le rendre obligatoire, les utilisateurs qui ont effectué l’enregistrement avant la modification n’auront plus d’enregistrement complet et valide. Cela signifie qu’ils ne pourront pas s’inscrire à l’aide des liens d’inscription fournis et qu’ils seront redirigés pour s’inscrire à nouveau. Ceci s’applique à la fois à la personnalisation de l’inscription aux réunions et à l’inscription aux webinaires. 

Comment renvoyer les courriels de confirmation et y accéder ?

Une fois qu’une personne inscrite a été approuvée, Zoom lui envoie un e-mail de confirmation avec son lien unique de participation et d’autres informations pertinentes pour participer à l’événement. Si quelqu’un n’a pas reçu son e-mail, l’hôte peut facilement y accéder, soit pour copier l’information et l’envoyer avec un autre service, soit pour renvoyer l’e-mail à partir de Zoom. 

Si l’utilisateur a toujours des problèmes pour recevoir des e-mails de Zoom, consultez notre guide de dépannage des e-mails.

1. Connectez-vous au portail web Zoom. 
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur la page Réunions ou Webinaires .
3. Recherchez la session programmée que vous souhaitez modifier et cliquez sur le sujet. 
4. Cliquez sur l’onglet Invitations (pour les webinaires) ou sur l’onglet Inscription (pour les réunions).
5. Recherchez la section Gérer les participants (webinaires) ou Gérer les inscrits (réunions) et cliquez sur Modifier ou Afficher sur le côté droit. 
   La liste des inscrits à la réunion ou au webinaire s’ouvre.
6. Cliquez sur l’onglet Approuvé (il se peut que cet onglet ne soit pas visible si vous utilisez l’approbation automatique) et recherchez le nom de la personne inscrite.
7. (Facultatif) Cliquez sur Copier pour afficher l’e-mail de confirmation de la personne inscrite et copier autant que nécessaire cet e-mail pour l’envoyer avec d’autres services. 
8. Cliquez sur leur nom, puis sur le bouton Renvoyer l’e-mail de confirmation pour envoyer à nouveau l’e-mail de confirmation à la personne inscrite. 
9. (Facultatif) Renvoyez les e-mails de confirmation en masse en sélectionnant les cases à cocher de plusieurs inscrits et en cliquant sur le bouton Renvoyer l’e-mail de confirmation.